Rechnungen aus dem Ausland: Buchhaltung bei internationalen Kunden

Um dir einen umfassenden Überblick zu bieten, verraten wir dir vorab, welche Fragen zum Thema „Rechnungen aus dem Ausland“ in diesem Artikel beantwortet werden:

• Was ist ein „Unternehmer im Ausland“?
• Wie funktioniert das Reverse-Charge Verfahren?
• Was muss ich bei Rechnungen innerhalb der EU beachten?
• Was muss ich bei Abrechnungen beachten?
• Wie verbuche ich Rechnungen aus dem Ausland richtig?
• Wie kann ich Rechnungen aus dem Ausland steuerlich absetzen?

Vielleicht sind dir schon Begriffe wie „Reverse-Charge-Verfahren“ oder „Steuerschuldumkehr“ im Laufe deiner Unternehmenstätigkeit begegnet. Diese Begriffe betreffen die Vorgehensweise mit Rechnungen aus dem Ausland. Für Unternehmen in Deutschland, die Waren oder Dienstleistungen aus dem Ausland beziehen, heißt das, dass die Rechnungen in Deutschland versteuert werden müssen. Sowohl für Dienstleistungen als auch Werklieferungen gilt die so genannte „Steuerschuldumkehr“, welche im internationalen Sprachgebrauch auch als „Reverse-Charge-Verfahren“ bekannt ist.

Die Definition „Unternehmer im Ausland“

Wenn es um Rechnungen aus dem Ausland geht, muss die Begrifflichkeit „Unternehmer im Ausland“ erst einmal definiert werden. Ein ausländischer Unternehmer ist nur, wer keine Vertretung, Zweigstelle, Betriebsstätte, Geschäftsleitung und keinen Wohnort im Inland besitzt. Ansonsten wird das Geschäft zwischen beiden Firmen als Inlandsgeschäft eingestuft. Dies wird in § 13b Absatz 7 UStG geregelt.

Im Falle, dass bei der Abrechnung mit der deutschen Umsatzsteuer nicht zweifelsfrei zu erkennen ist, ob der Rechnungsaussteller im Inland oder im Ausland ansässig ist, muss der ausländische Unternehmer dem zuständigen Finanzamt in Deutschland eine so genannte Ansässigkeitsbescheinigung vorlegen. Wenn nicht eindeutig geklärt ist, ob die Ansässigkeit nun im Inland oder im Ausland ist, kannst du auch sicherheitshalber diese Bescheinigung anfordern. So kannst du auf Nummer sicher gehen, wenn es zu Unklarheiten kommen sollte.

Mehrwertsteuer für Rechnungen ins Ausland: Das Reverse-Charge Verfahren

Grundsätzlich gilt seit dem 1. Januar 2010 für die Umsatzsteuer auf Rechnungen, die aus dem Ausland kommen: die Leistungen an Unternehmen sind dort steuerbar, wo die Leistung erbracht worden ist. Als Rechtsgrundlage gilt hier § 13 UStG. Das bedeutet, dass du als Empfänger der Leistung den Steuersatz auf Grundlage des Steuersatzes deines Landes selbst berechnest. Diesen Beitrag deklarierst du dann beim Finanzamt und ziehst davon die Vorsteuer ab. Somit entfällt für dich eine Registrierung als deutscher Dienstleister im Ausland, was ebenso für den Ausweis der ausländischen Mehrwertsteuer gilt.

Das heißt, wenn du als deutscher Unternehmer einem Unternehmen in Frankreich die Erstellung einer Webseite in Auftrag gibst, gilt: Du bist mit deinem Unternehmen in Deutschland Steuerschuldner, selbst wenn die französischen Auftragnehmer nie ihre Schreibtische verlassen haben.

Die Rechnung, die das Unternehmen dir ausstellt, muss auf jeden Fall den Hinweis auf die Steuerschuldumkehr enthalten. Von Seiten des Gesetzgebers ist die Formulierung „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ dafür vorgegeben. Diese Formulierung sollte auf allen deinen Rechnungen, die du von Lieferanten oder Dienstleistern aus dem Ausland erhältst, enthalten sein.

Von Seiten der Oberfinanzdirektion Niedersachsen gibt es einen Formulierungsvorschlag für Rechnungen aus dem Ausland:
„Nach § 13b UStG wird auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers hingewiesen. Der Steuersatz beträgt 19 Prozent.“

Rechnungen ins Ausland innerhalb der EU

Wenn ein Dienstleister seinem Kunden innerhalb der Europäischen Union eine Leistung erbringt oder eine Ware liefert, richtet sich die Rechnung nach der Rechtsform des Empfängers. Hier wird nochmal darin unterschieden, ob die Leistung oder Lieferung an eine Privatperson, an ein Unternehmen oder als ein Kleinunternehmer erbracht wird.

Mehrwertsteuer Deutschland: Lieferung an Privatpersonen

Stellst du als Dienstleister oder Lieferant deine Rechnung an eine Privatperson im EU-Ausland, dann gilt dein Betriebssitz als Leistungsort. Somit bist du, unabhängig von dem Sitz deines Kunden, in Deutschland steuerpflichtig. Demzufolge musst du deine normale in Deutschland gültige Umsatzsteuer ausweisen. Dies geschieht etwa im Rahmen des Regelsteuersatzes von 19 Prozent oder im ermäßigten Steuersatz von sieben Prozent.

Mehrwertsteuer Ausland: Lieferung an Unternehmen

Sobald du eine Leistung an einen anderen Unternehmer im EU-Ausland erbringst, dann gilt der Ort der Lieferung als Leistungsort. Somit wird am Ort des Empfängers im EU-Ausland die Mehrwertsteuer fällig. Für dich als deutscher Unternehmer würde es sehr viel Aufwand verursachen, wenn du die Mehrwertsteuer außerhalb von Deutschland deklarieren müsstest. Deswegen wurde das Reverse-Charge Verfahren eingeführt. Mit dieser musst du auf deiner Rechnung für die gewerblichen Kunden keine Mehrwertsteuer ausweisen. Hier muss sich dein Kunde darum kümmern, die Mehrwertsteuer für deine Leistung an das ihm ansässige Finanzamt zu melden.

Als Kleinunternehmer keine Mehrwertsteuer

Als Kleinunternehmer kannst du davon befreit sein, von deinen Kunden eine Umsatzsteuer zu erheben. Ist das der Fall, dann musst du auf deiner Rechnung keine Mehrwertsteuer ausweisen. Das gilt ebenfalls für Rechnungen, die du ins EU-Ausland stellst. Somit ist es egal, ob dein Kunde eine Privatperson oder ein Unternehmen ist: Du erhebst grundsätzlich keine Mehrwertsteuer von deinen Kunden.

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Der Unterschied zwischen Warenlieferung und Werklieferung – relevant für die Abrechnung

Von Seiten des Gesetzgebers wird in Warenlieferungen, Werklieferungen und sonstigen Leistungen unterschieden.

• Liefert ein Unternehmen aus dem Ausland eine Maschine an ein Unternehmen in Deutschland, reden wir von einer Warenlieferung.
• Liefert das ausländische Unternehmen nicht nur die Maschine, sondern baut sie in Deutschland beim Kunden auf, handelt es sich um eine Werklieferung.

Die Steuerschuldumkehr gilt sowohl für die Warenlieferung als auch für die Werklieferung. Das heißt, die Steuerschuld entsteht an dem Ort, an dem das Werk ausgeliefert wird.

Die sonstigen Lieferungen und Warenlieferungen müssen zudem auch im physischen Sinne erfolgen.

Die Rechnungen aus dem Ausland richtig verbuchen

Nachdem wir dir etwas die Grundlagen und Vorgaben erläutert haben, was die Rechnungen aus dem Ausland angeht, werden wir uns jetzt mit der Rechnung in der Buchhaltung beschäftigen.

Aufgrund des Reverse-Charge-Verfahrens hast du als Erwerber von Waren oder Leistungen die Umsatzsteuer entsprechend abzuführen, kannst aber gleichzeitig die Vorsteuer abziehen, sofern du zum Vorsteuerabzug berechtigt bist.
Durch den Vermerk „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ wird der Rechnungsbetrag ohne Umsatzsteuer ausgewiesen.
Das heißt, du schlägst die Umsatzsteuer auf die Rechnung und meldest den Gesamtbetrag aus dieser Rechnung an das Finanzamt und ziehst sie gleichzeitig als Vorsteuer ab.

In der Buchhaltung sieht das also so aus:

• Du verbuchst die ausländische Umsatzsteuer als Betriebsausgabe.
• Innerhalb des Vorsteuererstattungsverfahrens kannst du dir die Vorsteuer vom Finanzamt erstatten lassen.

Allerdings solltest du nicht nur auf die korrekte Verbuchung der Rechnung achten, sondern auch auf die richtige Form der Rechnung. Rechnungen aus dem Ausland müssen die folgenden Angaben enthalten:

1. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des leistenden Unternehmens im Ausland
2. Vollständiger Name und vollständige Anschrift des Leistungsempfängers
3. Die Umsatzsteueridentifikationsnummer (wenn vorhanden) des leistenden Unternehmens – bei Unternehmen aus Drittländern ist es die Steuernummer
4. Die Umsatzsteueridentifikationsnummer des Leistungsempfängers
5. Das Ausstellungsdatum
6. Eine fortlaufende Rechnungsnummer
7. Menge, Bezeichnung der gelieferten Produkte oder Leistungen
8. Den Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung
9. Das Entgelt für die gelieferten Produkte oder Leistungen
10. Den Hinweis auf die Steuerschuld des Leistungs- und Rechnungsempfängers

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Rechnungen aus dem Ausland steuerlich absetzen

Ausgaben, die du Unternehmen im Ausland tätigst, werden als Betriebsausgaben bezeichnet – allerdings nur, wenn die dem Erhalt des Unternehmens dienen. Dazu gehören beispielsweise Hotelkosten, Rechnungen vom Tanken oder auch Rechnungen für Materialkäufe.

Betriebsausgaben werden in der Steuererklärung angegeben und vermindern den zu versteuernden Gewinn und die Rechnungssumme. Doch auch wenn Unternehmer die im Ausland gezahlten Rechnungen als Betriebsausgabe absetzen können, heißt das nicht automatisch, dass ein Vorsteuerabzug in Deutschland möglich ist. Auslandsrechnungen, welche eine ausländische Umsatzsteuer enthalten, kannst du in Deutschland nicht im Rahmen der Umsatzsteuervoranmeldung als Vorsteuer absetzen. Schließlich musst du als Unternehmer für ausländische Rechnungen in Deutschland keine Umsatzsteuer oder Mehrwertsteuer entrichten.

Etwas anders sieht es aus, wenn du als Unternehmer die Vorsteuer im Ausland absetzen möchtest. Grundsätzlich besteht nämlich die Möglichkeit, die ausländische Umsatzsteuer vom dem jeweiligen Land erstattet zu bekommen. Dafür müssen jedoch einige Grundvoraussetzungen im Rahmen des sogenannten Umsatzsteuervergütungsverfahren erfüllt sein, um Rechnungen steuerlich absetzen zu können:

• Das Unternehmen ist in Deutschland steuerpflichtig und verfügt über eine Unternehmensbescheinigung
• Die Ausgaben müssen mit der unternehmerischen Tätigkeit zusammenhängen
• Das Unternehmen darf im entsprechenden Land, keine oder nur bestimmte steuerfreie Umsätze aufgeführt haben und es darf dort nicht ansässig sein.

Unter diesen Voraussetzungen kann es gut möglich sein, Kosten steuerlich geltend zu machen. Wenn du wissen möchtest, wie du als Unternehmer weiter Kosten sparen kannst, schau gerne in den folgenden Artikel rein.

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Häufige Fragen (FAQ) zu Rechnungen aus dem Ausland