Die wichtigsten Infos zum Businessplan, den Kosten und Genehmigungen

Café eröffnen: Nur zwei Phasen definieren deinen Erfolg

Lachende Gäste genießen ihren Kaffee, zahlreiche Kunden sorgen tagtäglich für hohe Umsätze und nebenbei lassen sich alle kreativen Ideen verwirklichen – das ist die Traumvorstellung eines jeden zukünftigen Café-Besitzers. Und dieser Traum lässt sich scheinbar leicht umsetzen. Doch bis zum erfolgreichen Einstieg in die Selbstständigkeit sind zahlreiche Schritte nötig. Hinzu kommen einige behördliche Genehmigungen und hohe Kosten, um ein funktionierendes Café zu eröffnen. Der folgende Artikel beschreibt deshalb detailliert die zwei prägnantesten Phasen und die einzelnen Maßnahmen von der Geschäftsidee bis zur Eröffnung. 

Die Vorbereitungsphase, um ein Café zu eröffnen

Bevor der praktische Teil beginnt, müssen erst einmal einige Schritte zur Vorbereitung absolviert werden. Diese fünf Maßnahmen sind entscheidend, um eine gute Basis beim Café eröffnen zu schaffen.

1. Geschäftskonzept entwickeln

Wer ein Café eröffnen möchte, muss bei der Entwicklung der Geschäftsidee schon zahlreiche Entscheidungen treffen. Denn muss zum Beispiel klar sein, welches Geschäftskonzept überhaupt umgesetzt wird. Geht das Konzept eher in Richtung Confiserie und stehen damit Pralinen, Trüffel im Fokus? Soll es doch lieber der klassische Coffeeshop sein oder ein Eis- bzw. ein Stehcafé?

Zahlreiche neue Cafébesitzer setzen aktuell auf vegane Angebote oder Bio-Produkte, aber auch Omas traditionelle Rezepte sind weiterhin beliebt. Eine weitere Option wäre zudem die Übernahme eines bestehenden Konzepts, wobei sich auch dort die Rezepte und Angebote erweitern lassen. In diesem ersten Schritt muss also klar sein, wo genau der Fokus liegt und wie das grundlegende Geschäftskonzept aussehen soll.

2. Standortsuche starten

Noch bevor die nächsten Schritte anstehen, lohnt es sich einen passende Standort für das Café zu suchen. Denn Café-Inhaber besitzen einerseits Stammkunden, sind jedoch auch abhängig von der Laufkundschaft. Deshalb bietet sich ein Standort an, der leicht zu erreichen ist und an dem viele potenzielle Gäste vorbeikommen. Vor Ort sollten sich außerdem nicht zu viele weitere Cafés befinden. Dabei ist auch die zukünftige Zielgruppe entscheidend. Wer vor allem Geschäftsleute ansprechen möchte, sollte in einem Geschäftsviertel nach passenden Räumlichkeiten suchen. Stehen eher junge Menschen im Fokus, bietet sich Uni-Nähe an.

Die folgenden Kriterien sollten die Räumlichkeiten zudem erfüllen, um das Café eröffnen zu können:

  • optimale Größe: Ausreichend Platz für Tische, Stühle und für eine Theke.
  • Platz für eine Kundentoilette: Es gilt eine Toilettenpflicht für Cafés, wenn die sogenannte Schankgrundfläche mehr als 30 Quadratmeter beträgt oder mehr als zehn Sitzplätze vorhanden sind.
  • evtl. Außenplätze: Eine schön gestaltete Terrasse wirkt schon von weitem einladend.

Vom Standort hängen also auch die verschiedenen Marketingmaßnahmen ab, weshalb sich eine frühe Suche lohnt.

3. Kosten berechnen

Die Kosten sind beim Café eröffnen besonders hoch. Denn wer seine eigen Vision umsetzen möchte und beispielsweise noch Umbaumaßnahmen und Renovierungen einleitet, braucht viel Startkapital. Deshalb ist die Höhe des Startkapitals auch abhängig vom Geschäftskonzept. Wenn es zum Beispiel zu einer Geschäftsübernahme eines bestehenden Cafés kommt, ist die Einrichtung schon inbegriffen. Wird ein Franchise-Café eröffnet, fallen zudem Franchise-Gebühren an, dann eine einmalige Eintrittsgebühr und zusätzlich monatliche Lizenzgebühren.

Insgesamt entstehen beim Café eröffnen die folgenden Kosten:

  • Neukauf von Einrichtung und Geschirr
  • Ausgaben für Lebensmittel und Getränke
  • Miete oder Pacht
  • Energieverbrauch
  • Wasserverbrauch
  • Kosten für Telefon und Internet
  • Rundfunkgebühren
  • GEMA-Gebühren
  • Personalkosten
  • Pauschalkosten für Maschinenpflege und -wartung
  • Versicherungsbeiträge

Deshalb kann das Startkapital je nach Umbaumaßnahmen bei ca. 30.000 bis 50.000 Euro liegen. Um Kosten zu senken, bietet sich dabei zum Beispiel der Kauf von gastronomischen Gebrauchtgeräten an.

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4. Preisgestaltung festlegen

Da nun klar ist, welche Ausgaben beim Café eröffnen anfallen, steht nun die Berechnung der Einnahmen an. Dabei lassen sich die höchsten Einnahmen über den Getränkeverkauf generieren. Das gilt insbesondere für Kaffee, da hier in der Regel die größte Marge möglich ist. Wie hoch der exakte Preise der einzelnen Produkte liegen muss, um die Kosten zu decken, ergibt sich aus der Kostenberechnung. Generell sollten bei der Preisgestaltung jedoch die folgenden Faktoren mit einfließen:

Auch an diesem Punkt lohnt sich der Vergleich mit der direkten Konkurrenz vor Ort. Denn die eigenen Preise sollten nicht erheblich höher als die der Konkurrenz ausfallen.

5. Businessplan erstellen

Als letzter Schritt der Vorbereitung beim Café eröffnen folgt nun die Erstellung eines Businessplans. Dort lassen sich die ersten Planungen detailliert festhalten und das Geschäftsmodell des Cafés wird einer ersten kritischen Prüfung unterzogen. In einem Businessplan wird also konkret beschrieben, wie die Gründung selbst und auch die nächsten Jahre der Geschäftsleitung ablaufen. So lässt beweisen, dass die Geschäftsidee umsetzbar und wirtschaftlich tragfähig ist. Zudem sind dort auch das Alleinstellungsmerkmal, eine Kostenanalyse, die Einschätzung der Zielgruppe sowie die Konkurrenzanalyse enthalten. Somit bildet der Businessplan letztendlich eine gute Basis für Gespräche mit zukünftigen Geschäftspartnern und Kreditgebern.

Businessplan erstellen in 10 Schritten

Schritt 1: Idee, Angebot und die Zielgruppe

Im ersten Kapitel gibst du direkt einen ersten Eindruck davon, wie das Konzept deines Unternehmens aussehen soll. Was ist deine Grundidee? Wie kannst du anderen mit deiner Idee helfen und was genau ist dein Ziel? Das solltest du sehr präzise bestimmen und beschreiben können. Darüber hinaus solltest du dir genau überlegen, wer deine Zielgruppe ist und diese ebenfalls konkret definieren. Damit wird es dir im folgenden Kapitel leichter fallen, eine Marktanalyse anzufertigen.

Schritt 2: Markt und Wettbewerb

Hier geht es darum, sich intensiv mit dem Markt und den Mitbewerbern auseinanderzusetzen. Wie groß ist der Markt? Lohnt es sich hier ein Business zu starten? Mache dir bewusst, welche Wettbewerber du hast. Damit du nicht schon zu Beginn des Markteintritts stark mit diesen zu kämpfen hast, solltest du dir überlegen, was du besser machen kannst. Fertige die Analyse so detailliert wie nur möglich an, um perfekt auf deinen Start ins Business vorbereitet zu sein.

Schritt 3; Visionen und Ziele bestimmen

Besonders wichtig für dich als Unternehmer und für dein restliches Team ist es, genau Ziele und Visionen festzulegen, auf die ihr gemeinsam hinarbeiten könnt. Nur wenn du dieses Ziel einmal mit deinem Team oder deinen Gründern festgelegt hast, ist es dir möglich, die darauf abgestimmten Maßnahmen festzulegen. Sie geben dir eine Richtung vor, auf die eine Strategie aufgebaut werden kann.

Schritte 4: Deine Strategie

Auch die Strategie muss sehr gut durchdacht werden. Schließlich musst du mit ihr zu deinen Zielen gelangen. Hier musst du dir vor allem überlegen, welchen Nutzen dein Unternehmen deinen Kunden bringt. Und wie kannst du diesen Nutzen am besten umsetzen? Überlege dir in jedem Fall eine bessere Strategie als deine Mitbewerber und prüfe, was du besser machen kannst als sie. Auch alternative Strategien können sinnvoll sein, da nie gesagt ist, dass die erste Strategie direkt auf Anhieb funktioniert.

Schritt 5: Marketing

Auch die Strategie muss sehr gut durchdacht werden. Schließlich musst du mit ihr zu deinen Zielen gelangen. Hier musst du dir vor allem überlegen, welchen Nutzen dein Unternehmen deinen Kunden bringt. Und wie kannst du diesen Nutzen am besten umsetzen? Überlege dir in jedem Fall eine bessere Strategie als deine Mitbewerber und prüfe, was du besser machen kannst als sie. Auch alternative Strategien können sinnvoll sein, da nie gesagt ist, dass die erste Strategie direkt auf Anhieb funktioniert.

Schritt 6: Rechtsform und Steuern

Ein sehr unbeliebtes, aber trotzdem sehr wichtiges Thema: Die Wahl der Rechtsform und alles rund um die Steuern. Hier schreibst du nieder, für welche Rechtsform du dich entschieden hast, welche Genehmigungen du für dein Unternehmen brauchst, wie dein Unternehmen heißen soll und alles weitere, was in Richtung Buchhaltung geht.

Schritt 7: Gründerteam und Organisation

In diesem Kapitel gibst du an, wie ihr als Firma organisiert seid. Hast du einen Partner? Wer ist alles in deinem Gründerteam? Hier muss ersichtlich werden, wer für was verantwortlich ist, welche Strukturen ihr noch aufbauen wollt, wer schon alles im Unternehmen tätig ist und wer noch dazu kommt. Auch die Meilensteine, die du mit deinem Unternehmen erreichen willst, werden hier eingetragen.

Schritt 8: Finanzen

Die Finanzen bilden den Hauptteil deines Businessplans und müssen sehr genau berechnet und überprüft werden. Hier solltest du dir möglichst keine Fehler erlauben. Wo steht ihr gerade mit eurem Unternehmen, wie viel Kapital benötigt ihr noch und wann ist der Break-Even-Point geplant? – All das sind wichtige Fragen, die in dem Finanz-Teil berücksichtigt werden müssen. Spätestens hier ist es sinnvoll, ein geeignetes Tool zur Hand zu haben, mit dem sich alles leichter ausrechnen lässt.

Schritt 9: SWOT-Analyse

Nach den ganzen Zahlen folgt anschließend die SWOT-Analyse. SWOT steht für Strengths, Weaknesses, Opportunities und Threats. Hier listest du also die Stärken, Schwächen, Stärken und Risiken deines Unternehmens auf und erklärst diese. Im nächsten Schritt müssen dann Maßnahmen getroffen werden, wie mit den Ergebnissen umgegangen wird, damit die Chancen maximiert und die Risiken minimiert werden können.

Executive Summary

Als letztes Kapitel folgt die Executive Summary, eine aussagekräftige Zusammenfassung deines Businessplans. Hier werden nochmal die wichtigsten Punkte deines Businessplans zusammengefasst, um den Investoren und Banken einen guten Überblick über dein Unternehmen zu geben. Erwähne hier also nochmal die wichtigsten Kernaussagen der Geschäftsidee, deines Teams, der Marktanalyse, der Chancen und Risiken und der Finanzierung.

Die Umsetzungsphase, um ein Café zu eröffnen

Wenn die Vorbereitung abgeschlossen sind, startet die Umsetzungsphase und damit der praktische Teil der Gründung. Beim Café eröffnen sind deshalb die folgenden sechs Schritte umzusetzen.

1. Finanzierung sichern

Nur sehr wenige Gründer besitzen so viel Eigenkapital, dass sie Ihr Café komplett aus eigener Tasche finanzieren können. Deshalb lohnt es sich, nach Investoren oder Kreditgebern zu suchen. Diese können sich auch im privaten Umfeld befinden. Als Voraussetzung für diese Gespräche muss allerdings exakt feststellen, wie viel Startkapital das Café benötigt und wie hoch die laufenden Kosten sind. Dabei sollten zukünftige Café-Besitzer die verschiedene Möglichkeiten der Finanzierung vergleichen, bevor sie sich für eines entscheiden.

2. Genehmigungen einholen

Wer sich dazu entscheidet, ein Café zu eröffnen, muss sich früher oder später auch mit den behördlichen Genehmigungen beschäftigen. Die Beantragung dieser Unterlagen braucht nicht nur viel Zeit, sondern verursacht auch zusätzliche Kosten. Die folgenden Genehmigung sind dabei nötig, um ein Café zu eröffnen:

  • Gewerbeanmeldung
  • Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts
  • Bescheinigung des Gesundheitsamts zur Erstbelehrung
  • Unterrichtungsnachweis für Gastwirte durch die IHK
  • je nach Angebot eine Gaststättenerlaubnis
  • GEMA-Anmeldung

Falls das Café einen Außenbereich besitzt, gelten dort zudem noch extra Regelungen. Hierfür werden nämlich eine sogenannte erweiterte Gaststättenerlaubnis und eine Sondernutzungserlaubnis benötigt. Die Sondernutzungserlaubnis kostet einmalig mehrere hundert Euro und monatliche Gebühren. Generell macht es Sinn, auch ohne Außenbereich ca. 150 Euro für alle grundsätzlichen Behördengänge und zudem genügend Zeit einzuplanen. Denn vom Antrag bis zur endgültigen Genehmigung können einige Tage oder Wochen vergehen.

3. Name und Logo entwerfen

Von einem passenden Namen und prägnanten Logo hängt der Erfolg des eigenen Cafés ab. Denn je mehr Kunden sich davon angesprochen fühlen, desto höher auch die Wahrscheinlichkeit eines Besuchs. Der Name sollte also zum Konzept passen, originell sein und die gesetzliche Auflagen einhalten. Diese sind zum Beispiel die Einhaltung des Markenrechts und die Unterlassung irreführender Angaben.

Zur visuellen Unterstützung gehört dann noch das passende Logo. Dieses sollte besonders aussagekräftig und einprägsam erscheinen. Bei der Erstellung lohnt es sich deshalb auf Grafiker oder Design-Agenturen zurückzugreifen. Wichtig ist außerdem, dass das Logo auch in Schwarz-Weiß funktioniert und auf Visitenkarten oder Kugelschreibern gut erkennbar ist.

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4. Mitarbeiter finden

Erfolgreiche Unternehmer wissen: Gute Mitarbeiter sind entscheidend und müssen die eigenen Ansprüche erfüllen können. Beim Café eröffnen liegt der Fokus dabei auf Serviceorientierung und Freundlichkeit gegenüber den Gästen legen. Dafür ist nicht zwingend eine Ausbildung notwendig, auch Berufs- und Quereinsteiger oder Studenten bieten sich dort an. Deshalb macht es Sinn, die bekannten Jobportale im Internet und die örtlichen Stellenanzeigen zu nutzen. Wichtig ist jedoch, dass die Mitarbeiter vor Arbeitsantritt ein Gesundheitszeugnis vorlegen. Zudem gilt eine Mitführungs- und Vorlagepflicht von Ausweispapieren, falls es zu behördlichen Kontrollen kommt.

5. Versicherungen abschließen

Die aufwendige Planung und Umsetzung bis hierhin darf natürlich nicht umsonst gewesen sein. Deshalb ist es ratsam, beim Café eröffnen auch eine passende Versicherung abzuschließen. Dazu gehört zum Beispiel die Betriebshaftpflichtversicherung, die Sach- und Personenschäden Dritter abdeckt. Aber auch die Geschäftsinhaltsversicherung, um die Einrichtung und Waren ausreichend abzusichern. Die einzelnen Versicherungen bieten dabei auch oftmals Kombi-Versicherungen an, die im Vergleich günstiger sind. Deshalb ist es sinnvoll, die einzelnen Anbieter ausführlich zu vergleichen.

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6. Marketingmaßnahmen planen

Fast geschafft! Nun steht die Eröffnung kurz bevor und davon sollen so viele Kunden wie möglich erfahren. Glücklicherweise gibt es einige klassische Marketingmaßnahmen, die sich für den Start eignen und nicht zu teuer sind. Zu diesen Maßnahmen gehören:

  • ein kostenloser Eintrag bei Google MyBusiness
  • Social-Media-Profile, zum Beispiel bei Facebook und Instagram
  • Einträge auf Bewertungsplattformen, wie zum Beispiel Yelp, Qype und Foursquare
  • ein Artikel über die Eröffnung in einer lokalen Zeitung
  • kleine Anzeigen in Zeitschriften, Magazinen und Stadtführern
  • Flyer
  • Gutschein-Aktionen und Coupons

Generell sind ein seriöser Online-Auftritt und eine funktionierende Website wichtig. Wer sich die zusätzlichen Ausgaben anfangs nicht leisten kann, sollte verstärkt auf die Social-Media-Kanäle setzen.

Café eröffnen während der Corona-Pandemie

Durch die momentanen Entwicklungen der Corona-Pandemie gibt es beim Café eröffnen gesonderte Kriterien und Auflagen. Hier gilt es zu beachten, dass ja nach Bundesland andere Auflagen gelten. Grundsätzlich sind jedoch die folgenden Faktoren einzuhalten:

  • Die Tische sollten alle mindestens 1,5 Meter voneinander entfernt stehen.
  • Alle Mitarbeiter sind verpflichtet einen Mund-Nasen-Schutz zu tragen.
  • Alle Gäste müssen einen Mund-Nasen-Schutz tragen, wenn sie sich vom Tisch wegbewegen.
  • An den Tischen dürfen nur eine begrenzte Anzahl an Personen Platz nehmen.
  • Es gilt ein Verbot für Buffets, Selbstbedienung oder Schankwirtschaft
  • Lass deine Gäste ihre Kontaktdaten aufschreiben, damit du die Infektionskette bei einer möglichen Corona-Infektion nachvollziehen kannst und die Gäste auch erreichst.
  • Nutze nach Möglichkeit digitale Speisekarten. Mit einem einfachen QR-Code kann die Speisekarte ganz einfach auf dem Smartphone der Gäste angezeigt werden.
  • Markierungen auf dem Boden können den Gästen helfen, sich an die Anstandsregeln zu halten.

Generell ist es sinnvoll, sich beim Gesundheitsamt über neue oder erlassende Auflagen informieren und somit den Gästen und Mitarbeitern optimalen Schutz zu bieten.

Fazit

Wenn du ein Café eröffnen möchtest, brauchst du dafür viel Zeit und Geduld. Die einzelnen Kosten können zudem schnell dein Budget übersteigen, weshalb die ausführliche Planung und eine gewissenhafte Umsetzung besonders wichtig sind. Weil sehr viel auch von deinem überzeugenden Businessplan abhängt, solltest du dich darauf besonders fokussieren. Dabei helfen dir dann auch Gründungsberater oder Gründerzentren in deiner Nähe. Mit einem funktionierenden Konzept und den nötigen finanziellen Mitteln steht dann deinem eigenen Café und deiner Traumverwirklichung nichts im Wege.

Über den Autor

Autorenprofil: Insa Schoppe

Insa Schoppe

Direkt nach dem Abitur entschied sich Insa für ein „Multimedia Production“-Studium in Kiel, danach folgten praktische Erfahrungen in einer Fernsehproduktionsfirma. Anschließend startete sie ein Volontariat in der Redaktion eines Radiounternehmens und wurde als Redakteurin übernommen. Zu ihren Aufgaben gehörten neben der Recherche und Texterstellung auch tägliche Nachrichten sowie die Verantwortung für mehrere Magazine. Im März 2020 wechselte Insa von der Radio-Redaktion in die Online-Redaktion von Gründer.de und unterstützt seitdem das Team als Junior-Online-Redakteurin.

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