Bei Reisekosten sparen: So einfach geht es wirklich

Geschäftsreisen werden immer teurer

Reisekosten sind seit 2018 weiter gestiegen. Laut aktuellen Statistiken haben deutsche Unternehmen im letzten Jahr mehr als 60 Milliarden Euro für Geschäftsreisen ausgegeben – ein Anstieg, der auf die höheren Preise für Flugreisen, Übernachtungen und Transportmittel wie Taxis und öffentliche Verkehrsmittel zurückzuführen ist. Die durchschnittlichen Tagesausgaben pro Geschäftsreisendem liegen inzwischen bei rund 180 Euro, was unter anderem durch gestiegene Energiekosten und Inflation bedingt ist. Im Hotelgewerbe wurden für 2024 Preiserhöhungen von bis zu 12 Prozent prognostiziert. Ein Grund mehr also, den Fokus auf effiziente Reisekostensenkungen zu legen.

Gerade für junge Unternehmen und Start-ups ist es entscheidend, unnötige Ausgaben zu vermeiden und ein gut durchdachtes Reisekosten-Management zu etablieren. Doch wie lassen sich Geschäftsreisen so gestalten, dass sie das Budget schonen und trotzdem produktiv sind? Im nächsten Abschnitt erfährst du praktische Tipps, wie du deine Reisekosten systematisch optimieren und langfristig senken kannst.

Optimiere dein Reisekosten-Management

Für Unternehmer, Startups und Selbstständige ist es wichtig, die Kontrolle über Reisekosten zu behalten. Besonders als Gründer können solche Ausgaben erheblich ins Gewicht fallen. Mit einem strukturierten Reisekosten-Management lässt sich das Budget besser einhalten. Hier einige aktuelle Tipps:

• Flüge vergleichen: Vergleiche immer die Preise verschiedener Anbieter und Buchungsplattformen. Apps wie Skyscanner oder Kayak bieten flexible Suchoptionen, die auch neue Preisalarme senden.
• Alternative Transportmittel nutzen: Für kürzere Strecken sind Züge oft kostengünstiger und bieten mehr Flexibilität. Auch bei den aktuellen Energiekosten ist die Bahn eine nachhaltige Wahl.
• Notwendigkeit von Geschäftsreisen überdenken: Prüfe, ob ein physisches Meeting notwendig ist, oder ob eine Videokonferenz per Zoom, Microsoft Teams oder Google Meet die gleichen Ergebnisse liefert.
• Gruppenbuchungen: Wenn mehrere Mitarbeiter auf Geschäftsreise gehen, lassen sich oft Rabatte bei Gruppenbuchungen im selben Hotel aushandeln.
• Flexibel bei Hotelwahl: Statt teurer Hotelketten sind günstigere Optionen wie Business-Hostels oder Serviced Apartments eine gute Alternative. Der Komfort bleibt erhalten, aber die Kosten sinken deutlich.

Ein gut geplantes Reisekosten-Management hilft dir also, unnötige Ausgaben zu vermeiden und stets die Kontrolle über deine Kosten zu behalten. Gerade mit klaren Richtlinien und einer flexiblen Auswahl der Optionen kannst du langfristig viel sparen.

Kosten für Übernachtung sind besonders hoch

Die Übernachtungskosten stellen nach wie vor einen der größten Ausgabenposten dar. Neben traditionellen Hotels bieten Hostels wie a&o oder Motel One eine günstige und gleichzeitig komfortable Alternative. Gerade für Gründer und kleine Teams sind diese Angebote ideal. Hostels bieten oft Einzel- oder Mehrbettzimmer zu deutlich günstigeren Preisen und haben Standorte in vielen Großstädten wie Berlin, München und Frankfurt. Diese können auch für Geschäftsreisende attraktiv sein, die Wert auf ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis legen.

Alternative Übernachtungsmöglichkeiten

Mit Plattformen wie Airbnb können Unternehmen Reisekosten sparen, indem sie Unterkünfte zu niedrigeren Preisen buchen. Besonders Business-Apartments sind für längere Aufenthalte geeignet und bieten oft eine Küche, was zusätzliche Einsparungen bei Verpflegungskosten ermöglicht. Für budgetbewusste Unternehmen gibt es noch weitere kostengünstige Alternativen:

• Booking.com: Neben Hotels findet man hier auch viele Apartments, Hostels und Serviced Apartments, oft mit flexiblen Stornierungsoptionen.
• Homelike: Speziell für Geschäftsreisende konzipiert, bietet Homelike möblierte Apartments für längere Aufenthalte mit Services wie Wäsche und Reinigung.
• a&o Hostels: Günstige Hostels mit Business-Zimmern und Konferenzräumen in vielen europäischen Städten.

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Aktuelle Pauschalen für Verpflegungsmehraufwand und Übernachtung

In den letzten Jahren wurden die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand regelmäßig angepasst. Aktuell gelten folgende Sätze:

Pauschalen für Geschäftsreisen im Inland

• Kleine Pauschale: Für Reisen zwischen acht und 24 Stunden, sowie an An- und Abreisetagen: 14 Euro.
• Große Pauschale: Für Abwesenheiten von mindestens 24 Stunden: 28 Euro.
• Übernachtungspauschale: Im Inland unverändert bei 20 Euro pro Nacht.

Pauschalen für Geschäftsreisen im Ausland

Die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand und Übernachtungen im Ausland sind je nach Land unterschiedlich. Aktuelle Werte und spezifische Anpassungen können in der offiziellen Länderliste der Finanzbehörden nachgeschlagen werden. Diese Liste wird jährlich aktualisiert und ist online zugänglich. Die Länderliste regelt auch Unterschiede zwischen Städten und ländlichen Gebieten.

Reisekosten digital managen und steuerlich absetzen

In den letzten Jahren haben digitale Tools das Reisekostenmanagement stark vereinfacht. Mit modernen Apps wie Concur und SAP Travel Management können Reisekosten digital erfasst und direkt ausgewertet werden. Diese Entwicklungen erleichtern die Belegerfassung und ermöglichen eine schnelle, digitale Buchhaltung, was auch die Vorlage beim Finanzamt vereinfacht.

Damit Reisekosten steuerlich anerkannt werden, muss die Reise als „Auswärtstätigkeit“ qualifiziert sein – also ein geschäftlicher Aufenthalt an einem anderen Ort als der gewöhnliche Arbeitsort. Genauere Informationen und Tipps dazu findest du auch in unserem Artikel „Reisekosten von der Steuer absetzen – So geht es“.

Reisekosten sparen mit KI: Smarte Tools für effizientes Management

Dank moderner KI-Technologien ist es heute möglich, Geschäftsreisen noch kosteneffizienter zu gestalten und besser zu planen. Künstliche Intelligenz kann dabei helfen, automatisch die besten Angebote für Flüge und Hotels zu finden, den günstigsten Buchungszeitpunkt zu ermitteln und sogar Reiserouten zu optimieren.

Statt mühsam Preise zu vergleichen und manuell Belege zu verwalten, übernehmen KI-gestützte Tools diese Aufgaben und sparen so Zeit und Geld. Tools wie TripActions und TravelPerk bieten Echtzeit-Preisvergleiche und passen Buchungsempfehlungen individuell an deine Bedürfnisse an.

Gleichzeitig ermöglicht Expensify die digitale Erfassung und Kategorisierung von Belegen, sodass Abrechnungen deutlich schneller und fehlerfrei erledigt werden. Mit diesen smarten Technologien lassen sich nicht nur Reisekosten senken, sondern auch das gesamte Reiseerlebnis optimieren – effizient und stressfrei.

Fazit

Eine gut durchdachte Planung und die Nutzung moderner Tools machen es Unternehmern heute einfacher, Reisekosten zu sparen. Alternativen wie Business-Hostels oder Airbnb, effektive Planungstools und die Anpassung an aktuelle Pauschalen können die Kosten erheblich reduzieren. Auch die Einführung einer standardisierten Reisekostenrichtlinie bietet klare Vorteile und sorgt für Transparenz. Ein Blick auf die Verpflegungs- und Übernachtungspauschalen sowie die digitale Erfassung der Belege sind entscheidend, um Reisekosten optimal zu managen.

Häufige Fragen (FAQ) zum Thema Reisekosten