Mit der Selbstständigkeit gehen neue unternehmerische Pflichten einher – einschließlich der Auseinandersetzung mit betrieblichen Steuern. Ein ganz zentraler Punkt dabei ist die Umsatzsteuer, die an das Finanzamt gemeldet und abgeführt werden muss. Umgehen lässt sich das mit der sogenannten Kleinunternehmerregelung, für oder gegen die du dich im Regelfall bereits bei Unternehmensgründung entscheiden solltest. Wir erklären dir, was es mit dieser Regelung auf sich hat, welche Vorteile sie dir bietet und wann du sie nicht nutzen solltest.

So funktioniert das Prinzip Umsatzsteuer

Um dir zu zeigen, worin die Vorteile der Kleinunternehmerregelung für dich liegen, musst du zumindest in groben Zügen verstehen, wie die Umsatzsteuer funktioniert. Dabei handelt es sich um eine Steuer, die pauschal auf den Verkauf einer Ware oder Dienstleistung erhoben wird. Derjenige, der sie einnimmt, muss sie an das Finanzamt abführen. Im Regelfall liegt sie bei 19 Prozent, nur für ausgewählte Warengruppen gilt ein reduzierter Steuersatz von 7 Prozent. Alternativ können dir auch die Begriffe „Mehrwertsteuer“ (umgangssprachlich) oder „Vorsteuer“ (Umsatzsteuer, die ein Unternehmer für Einkäufe und in Anspruch genommene Dienstleistungen zahlt) begegnen.

Wichtig dabei zu wissen ist, dass die Umsatzsteuer deiner ausgestellten Rechnungen nicht zu deinem Umsatz zählt. Du nimmst sie zwar ein, aber musst sie vollständig wieder an das Finanzamt entrichten und hast genau gar nichts davon, dass du sie eingenommen hast. Deine Kunden müssen aber trotzdem den vollen Preis inklusive Umsatzsteuer an dich entrichten. Das kann für sie eine Mehrbelastung sein. Das System ist dabei so aufgebaut, dass immer der private Endkunde derjenige ist, den die Steuerlast trifft. Unternehmen, die Vorsteuer zahlen müssen, können diese mit der zu entrichtenden Umsatzsteuer verrechnen. Beispielhaft sieht das etwa so aus:

  1. Unternehmen A verkauft die Rohstoffe für die Herstellung eines Produkts an Unternehmen B für 100 Euro zuzüglich 19 % Umsatzsteuer.
  • Das Unternehmen A nimmt 19 Euro Umsatzsteuer ein und muss 19 Euro an das Finanzamt abführen.
  1. Unternehmen B stellt aus den Rohstoffen ein Produkt her und verkauft es für 200 Euro zuzüglich 19 % Umsatzsteuer an den Handel.
  • Das Unternehmen B nimmt 38 Euro Umsatzsteuer ein, darf aber die für den Einkauf gezahlte Umsatzsteuer von 19 Euro (= Vorsteuer) davon abziehen. Damit muss es ebenfalls 19 Euro Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen.
  1. Der Handel verkauft das Produkt für 500 Euro zuzüglich 19 % Umsatzsteuer an einen Endkunden.
  • Der Handel nimmt 95 Euro Umsatzsteuer ein, darf davon 38 Euro Vorsteuer für den vorher getätigten Einkauf bei Unternehmen B abziehen und muss 57 Euro Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen.
  1. Der Endkunde zahlt 95 Euro Umsatzsteuer, kann sich die aber nirgendwo wiederholen, wenn er das Produkt nicht für sein Unternehmen gekauft hat.

 

Rechnest du nun alle Positionen zusammen, wirst du feststellen, dass insgesamt genau 95 Euro Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt wurden (19 Euro + 19 Euro + 57 Euro). Es erhält also immer die Umsatzsteuer, die für den letzten Verkauf eines Produktes eingenommen wird, auch wenn sich der gesamte Ablauf über mehrere Schritte hinzieht. Die beteiligten Unternehmen nehmen sie zwar ein und führen sie an das Finanzamt ab, für sie ist es aber immer ein neutraler, durchlaufender Posten. Deshalb wirst du häufig feststellen, dass Unternehmer nur in Nettopreisen kalkulieren. Das ist die Größe, die für sie ausschlaggebend ist. Derjenige, der eine wirkliche Belastung dadurch hat, ist immer der private Endkunde.

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Wie funktioniert die Kleinunternehmerregelung?

Als Kleinunternehmer steigst du zu einem gewissen Grad aus diesem Kreislauf aus. Du darfst dann nämlich Rechnungen ohne Umsatzsteuer erstellen. Das bedeutet, du darfst einfach deinen Nettoerlös als Rechnungsbetrag veranschlagen. Auf der anderen Seite bedeutet das aber auch, dass du vom Finanzamt keine Vorsteuer zurückfordern darfst. Entsprechend wirst du dann quasi zum „Endkunden“, wenn du Waren und Dienstleistungen für dein Unternehmen einkaufst. Du darfst dir die Steuer schließlich nicht wiederholen, musst sie aber trotzdem voll tragen. Damit ist die Umsatzsteuer für dich kein durchlaufender Posten mehr, sondern gehört in vollem Umfang zu deinen Betriebsausgaben.

Um die Kleinunternehmerregelung nutzen zu können, müssen die folgenden Kriterien erfüllt sein:

  • Der Umsatz im vorherigen Jahr darf 17.500 Euro nicht überstiegen haben.
  • Der Umsatz im aktuellen Jahr darf 50.000 Euro nicht übersteigen.
  • Du darfst im Fragebogen, den das Finanzamt dir zur Gründung zuschickt, nicht auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichten.

Wie sind diese Voraussetzungen in der Praxis zu interpretieren?

Möchtest du diese Regelung direkt im Gründungsjahr in Anspruch nehmen, so ist für dich die Umsatzgrenze von 17.500 Euro maßgeblich. Liegt dein Umsatz niedriger, darfst du die Regelung nutzen. Liegt er höher, so musst du automatisch deine Rechnungen mit entsprechender Umsatzsteuer ausweisen, Umsatzsteuervoranmeldungen erstellen und die ermittelten Beträge an das Finanzamt zahlen.

Achtung: Beginnt deine Geschäftstätigkeit mitten im Jahr, so werden deine Umsätze zur Bemessung auf das Jahr hochgerechnet. Startest du mit deinem Unternehmen beispielsweise im November und planst in den ersten beiden Monaten zusammen 5.000 Euro Umsatz, so wird von einem Jahresumsatz von 30.000 Euro ausgegangen. Damit scheidet für dich die Anwendung der Kleinunternehmerregelung aus.

Etwas komplizierter wird es, wenn du bereits in einer laufenden Geschäftstätigkeit bist und auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichtet hast. Mit dieser Entscheidung bist du erst einmal fünf Jahre gebunden und kannst dich erst dann wieder umentscheiden. Dafür gelten dann die besagten Grenzen: Du darfst im 5. Jahr nicht mehr als 17.500 Euro Umsatz getätigt haben und für das neue (6.) Geschäftsjahr voraussichtlich nicht mehr als 50.000 Euro Umsatz generieren.

Was passiert, wenn ich zu viel Umsatz generiere?

Für die Umsatzermittlung kannst du natürlich zunächst nur Schätzwerte berücksichtigen. Schließlich musst du die Kleinunternehmerregelung direkt anwenden, wenn du dich für sie entscheidest. Da Schätzungen nicht immer die Realität abbilden, kann es dir passieren, dass du die vorgesehenen Umsatzgrenzen überschreitest. Damit wäre dann die Kleinunternehmerregelung hinfällig und du musst für alle deine Umsätze Umsatzsteuer nachzahlen – oder nicht?

Grundsätzlich hängt das davon ab, ob deine Schätzung nachvollziehbar und logisch war. Sobald man dir unterstellen kann, dass du deine Umsätze absichtlich falsch geschätzt hast, um dir einen Vorteil zu verschaffen, hast du ein Problem. Dann sind nämlich alle deine Umsätze rückwirkend steuerpflichtig und du musst dafür die Umsatzsteuer entrichten. Um das zu vermeiden, musst du dem Finanzamt gegenüber glaubwürdig argumentieren können, dass du die höheren Umsätze gar nicht hättest planen können. Das gelingt dir nicht mit viel Geschwafel und einer ausgeprägten Redekunst, sondern nur mit harten Fakten. Beispiele dafür könnten folgendermaßen aussehen:

  • Du hast zu Beginn deiner Geschäftstätigkeit mit relativ kleinen Projekten angefangen, die nur einen geringen Umsatz generieren. Plötzlich ergibt sich im Laufe deiner Geschäftstätigkeit die Möglichkeit, für einen Kunden ein Großprojekt auszuführen. Dieser zahlt dir dann beispielsweise 2.000 Euro jeden Monat für die Projektbetreuung. Gleichzeitig waren deine anderen Projekte im Wesentlichen einmalige, kleinere Geschichten, die dir mit 300 bis 800 Euro pro Kunde vergütet wurden. In dem Fall hast du einen Kunden gewonnen, mit dem du gerade so früh in deiner Geschäftstätigkeit nicht planen konntest.
  • Gleiches gilt, wenn du im Laufe der Zeit einen Kunden gewinnst, der dir für deine Tätigkeit einen Stundensatz weit über dem Durchschnitt zahlt. Arbeitest du beispielsweise regulär für einen Stundensatz von 30 Euro, hast aber plötzlich einen Kunden, der dich häufig in Anspruch nimmt und dir für eine vergleichbare Tätigkeit 80 Euro pro Stunde zahlt, gehen natürlich deine Umsätze nach oben. Und auch das ist eine Besonderheit, die du so nicht zum Start einplanen, aber nachvollziehbar darlegen kannst.
  • Außerdem kann es sein, dass du plötzlich für einen Kunden eine höherwertige Geschäftstätigkeit ausführst, als du das für dein Unternehmen eigentlich vorgesehen hattest. Hast du einen mobilen Büroservice, der nach Bedarf für Unternehmen Dokumenten- und Verwaltungsarbeiten übernimmt, wirst du weniger damit verdienen, als wenn du unerwartet für einen deiner Kunden plötzlich Controlling-Analysen und Liquiditätsplanungen anfertigen sollst. Auch das kannst du nicht planen, solange du es in deiner unternehmerischen Tätigkeit gar nicht bewusst vorsiehst.

Wichtig ist, dass du darlegen kannst, warum du deinen Schätzwert gewählt hast und warum du damit nicht rechnen konntest, ihn derart zu überschreiten.

Achtung: Selbst wenn du die Kleinunternehmerregelung bei zu hohen Umsätzen nicht für das zurückliegende Geschäftsjahr aberkannt bekommst, so musst du trotzdem für das laufende Jahr automatisch alle Rechnungen – auch rückwirkend – mit Umsatzsteuer ausstellen beziehungsweise in Kauf nehmen, dass deine bisherigen Nettoumsätze nun vom Finanzamt als Bruttoumsätze eingestuft werden.

Welche Vor- und Nachteile bietet mir die Kleinunternehmerregelung?

Das ist der entscheidende Punkt, woran du überhaupt festmachen solltest, ob du die Kleinunternehmerregelung nutzt oder nicht. Nur dass du sie anwenden darfst, ist nicht gleichbedeutend damit, dass du davon auch profitieren würdest. Ein wesentliches Argument für die Kleinunternehmerregelung liegt darin, dass du dir eine Menge bürokratischen Aufwand sparst. Es müssen keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen an das Finanzamt übermittelt werden, da du weder Vorsteuer geltend machen kannst, noch Umsatzsteuer einnimmst, die du an das Finanzamt übermitteln müsstest. Buchführung und Jahresabschluss musst du trotzdem anfertigen, weswegen du dir den Steuerberater dafür nicht komplett sparen kannst. Aber immerhin hast du schon einmal die zu Beginn der Geschäftstätigkeit zwangsläufig monatlich einzureichende Umsatzsteuer-Voranmeldung vom Tisch.

Viel entscheidender ist aber die Tatsache, dass du mit Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung Vorsteuer gegenüber dem Finanzamt geltend machen darfst. Mit der Kleinunternehmerregelung darfst du das nicht. Einfach ausgedrückt: Als Kleinunternehmer kaufst du teurer ein, da du die Umsatzsteuer selbst tragen musst. Dafür hast du aber auch einen niedrigeren Gesamtpreis im Verkauf, da du keine Umsatzsteuer darauf erheben musst. Ob das Sinn macht, hängt von folgenden Fragen und Kriterien ab:

  • Wie hoch ist die Vorsteuer, die du monatlich auf alle Wareneinkäufe, Käufe von Betriebsausstattung und alle in Anspruch genommenen Dienstleistungen zahlst. Je höher der Wert ist, umso mehr lohnt es sich für dich, ihn vom Finanzamt wiederzubekommen.
  • Welche Kundengruppen sprichst du vorwiegend an? Gewöhnliche Geschäftskunden, Freiberufler und Kleinunternehmer oder Privatkunden? Je mehr „echte“ Geschäftskunden du hast, umso irrelevanter wird es, ob du deine Umsätze mit oder ohne Umsatzsteuer berechnest. Schließlich können Geschäftskunden ebenfalls die an dich gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer dem Finanzamt gegenüber geltend machen. Hast du jedoch viele Privatkunden oder Geschäftskunden ohne Umsatzsteuer-Voranmeldung, dann handelt es sich bei der von dir erhobenen Umsatzsteuer um zusätzliche Kosten für deine Kunden. Damit wird dein Angebot effektiv teurer ohne größeren Gewinn für dich. Du verpasst es, durch die Kleinunternehmerregelung einen besseren Preis bei gleichem Umsatz anbieten zu können oder bei einem normalen Preis mehr Umsatz zu generieren.

Daraus kannst du folgende Faustregel für dich ableiten: Je höher deine monatlichen Kosten ausfallen, umso sinnvoller ist der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung für dich; je höher deine Umsätze mit Privatkunden sind, umso schmerzhafter ist die Zahlung von Umsatzsteuer für deine Kunden. Eine klare Antwort darauf, welche Entscheidung richtig ist, lässt sich pauschal nicht geben. Das kann man nur anhand des individuellen Sachverhalts und der Unternehmensstruktur abwägen. Wichtig ist, dass du vor allem die beschriebenen Mechanismen dahinter kennst und verstehst, damit du in deinem individuellen Fall selbst abschätzen kannst, ob die Kleinunternehmerregelung dir eher hilft oder schadet.

Wie und wo entscheide ich, ob ich die Kleinunternehmerregelung nutzen möchte?

Gründest du dein Unternehmen, bekommst du einen Fragebogen vom Finanzamt zugesendet. Dort musst du einige Angaben zu deinem Unternehmen machen, unter anderem, welchen Umsatz du voraussichtlich im laufenden Geschäftsjahr erwartest. Gibst du dort einen Wert an, der auf das Jahr hochgerechnet 17.500 Euro übersteigt, fällt die Kleinunternehmerregelung per se raus. Liegst du darunter, kannst du auf Wunsch ankreuzen, dass du auf die Einstufung als Kleinunternehmer verzichtest. Tust du das nicht, wirst du Kleinunternehmer.

Was muss ich darüber hinaus beachten und welche Fehler sollte ich vermeiden?

  • Stelle deine Rechnungen ohne Umsatzsteuer und mit Verweis auf die Kleinunternehmerschaft aus

Bei der Rechnungsstellung kannst du zwei gravierende Fehler machen. Bist du Kleinunternehmer, stellst deine Rechnungen aber trotzdem mit Umsatzsteuer aus, so hast du dadurch keinen zusätzlichen Gewinn. Wer Umsatzsteuer ausweist, muss sie auch an das Finanzamt abführen. Das lässt sich zwar korrigieren, setzt aber voraus, dass du deinen Kunden darüber informierst, die Rechnung korrigierst und ermittelt wird, ob dein Kunde Vorsteuer aus deiner Rechnung geltend gemacht hat. Hat er das nicht, gelingt die Korrektur noch vergleichsweise glimpflich. Hat er das schon gemacht, muss er dem Finanzamt die Vorsteuer zurücküberweisen, ehe das Finanzamt sie dir zurückzahlt. Diesen Papierkrieg willst du nicht wirklich haben, oder?

Außerdem musst du auf deinen ausgestellten Rechnungen auf deine Kleinunternehmerschaft verweisen. Dafür genügt ein Passus auf der Rechnung wie:

„Aufgrund von Kleinunternehmerschaft (§19 UStG) ist kein Ausweis der Umsatzsteuer möglich.“

So ist deine Rechnung eindeutig, für alle verständlich und du wirst keine Probleme bezüglich der korrekten Rechnungsstellung bekommen.

  • Achte darauf, wie lange du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen darfst

Hast du im vorangegangen Jahr den Umsatz von 17.500 Euro überschritten oder überschreitest voraussichtlich die Marke von 50.000 Euro im laufenden Jahr, kannst du die Kleinunternehmerregelung nicht mehr in Anspruch nehmen. Darauf musst du allerdings selbst achten. Du bekommst keinen Brief, in dem steht, dass du ab sofort nur noch Rechnungen mit Umsatzsteuer ausstellen darfst. Achtest du nicht darauf und verpasst diesen Zeitpunkt, musst du auch hier für alle deine Umsätze nachträglich Umsatzsteuer entrichten – selbst wenn du dich noch als Kleinunternehmer gefühlt hast.

  • Die Kleinunternehmerregelung gilt pro Person, nicht pro Unternehmen

Hast du mehrere kleine Unternehmen gegründet und möglicherweise die Idee, einfach mit jedem Unternehmen unter 17.500 Euro Umsatz zu bleiben? Das darfst du gerne tun, aber es wird nicht jedes Unternehmen einzeln bewertet. Die Kleinunternehmerschaft ist an dich als Person gekoppelt, nicht an die Unternehmen, die du betreibst. Überschreitest du mit allen deinen Unternehmen zusammen den Umsatz von 17.500 Euro im Gründungsjahr oder 50.000 Euro im Jahr darauf, dann bist du kein Kleinunternehmer, sondern vollständig umsatzsteuerpflichtig für alle deine Unternehmen. Auch hier kann es dir passieren, dass du ordentlich Umsatzsteuer nachzahlen musst, wenn du deine Umsätze nicht im Blick hast.

Zusammenfassung

Die Kleinunternehmerregelung soll gerade in der Gründungszeit Unternehmen finanziell fördern und bürokratisch entlasten. Das bedeutet jedoch nicht, dass eine Anwendung auch immer sinnvoll ist, nur weil du sie nutzen darfst. Abhängig ist das davon, wie viel Vorsteuer du als Unternehmer zahlst und ob dein Kundenstamm vorwiegend selbst Vorsteuer gegenüber dem Finanzamt geltend machen kann oder durch zu zahlende Umsatzsteuer zusätzlich belastet wird. Genau das sollten für dich auch die Hauptkriterien sein, um abzuwägen, ob die Kleinunternehmerregelung für dich sinnvoll ist oder nicht.

Nutzt du sie, bist du zusätzlich in der Verantwortung, deine Umsätze stets im Blick zu haben. Die Kleinunternehmerregelung ist nämlich wirklich nur für dauerhaft kleine Unternehmen auch eine Dauerlösung. Hast du hingegen ein wachsendes Unternehmen, so bist du dafür verantwortlich, darauf aufzupassen, ab wann du die Regelung für dich nicht mehr nutzen darfst. Andernfalls droht dir ein enormer bürokratischer Aufwand in Kombination mit ordentlichen Umsatzsteuernachzahlungen. Hast du das im Blick, solltest du die Regelung nutzen, wenn sie dir finanziell und/oder am Markt einen Vorteil verschafft. Weitere Tipps zum Thema Steuern sparen findest du im Artikel 3.000€ Steuern als Kleinunternehmer sparen – so gelingts.

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