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Das solltest du wissen!

EÜR-Software – das richtige Mittel für einen sorgenfreien Jahresabschluss?

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EÜR – drei Buchstaben, viel Arbeit? Nicht unbedingt! Es gibt ein Buchhaltungsprogramm, das dir beim Erfassen deiner Einnahmen und Ausgaben für die Steuererklärung hilft: Die Einnahmen-Überschuss-Rechnungs-Software, kurz EÜR-Software. Welche Vorteile dir die Software bietet und worauf du beim Kauf achten solltest, erfährst du hier.

Was ist eine Einnahmenüberschussrechnung?

Mit der Einnahmenüberschussrechnung, kurz EÜR, ermitteln Freiberufler, Gewerbetreibende und Kleinunternehmer den Gewinn (oder Verlust) ihres Wirtschaftsjahres. Die Berechnung ist relativ simpel: Du ziehst einfach die Betriebsausgaben von den Betriebseinnahmen ab. Was übrig bleibt, ist der Überschuss, also der Gewinn des gesamten Wirtschaftsjahres. Der ermittelte Betrag dient dann als Grundlage für die Besteuerung.

Deshalb musst du die EÜR als Anlage zusammen mit der Steuererklärung beim Finanzamt einreichen. Der Gesetzgeber nennt dieses Vorgehen „einfache Buchführung“. Es gibt auch noch die „doppelte Buchführung“, die wesentlich komplexer ist. Davon sind Freiberufler und Kleinunternehmer sowie Gewerbetreibende, die unter den Gewinn- und Umsatzgrenzen bleiben aber – glücklicherweise – befreit. Die EÜR gilt daher auch als Gegenstück zur GuV (Gewinn- und Verlustrechnung).

Übrigens: Bei der Gewinnermittlung mithilfe der EÜR gilt das sogenannte Zufluss- und Abflussprinzip. Das heißt: Du darfst nur diejenigen Einnahmen angeben, die tatsächlich auf deinem Konto oder in deiner Kasse innerhalb des vergangenen Wirtschaftsjahres eingegangen sind.

Denke bei den Betriebsausgaben auch an die abnutzbaren Anlagegüter zum Zwecke der Abschreibung. Im Rahmen der Einnahmenüberschussrechnung lassen sich viele deiner Betriebsausgaben und betrieblichen Vermögenswerte zumindest teilweise steuerlich absetzen, was dir viele Vorteile liefert. Dazu gehören auch die Kosten für die Anschaffung von Wirtschaftsgütern und das Arbeitszimmer.  

Mehr zum Thema EÜR erfährst du hier.

Vorteile einer professionellen Buchhaltungs- und EÜR-Software für dein Business

Du kannst deine EÜR problemlos selbst erstellen. Unser Tipp: Trage deine Zahlen für die Gewinnermittlung nicht in Excel-Tabellen ein, sondern nutze eine professionelle EÜR-Software. Diese beschleunigt und erleichtert deine Büroarbeit enorm. Hintergrund ist, dass die meisten Buchhaltungsprogramme automatisiert arbeiten – damit sind sie uns Menschen einen großen Schritt voraus. Davon profitierst du gleich doppelt und dreifach.

  • Du sparst Zeit und steigerst deine Effizienz: Die Zeiten, in denen du Belege abgeheftet und alle Betriebseinnahmen und Ausgaben in eine Excel-Tabelle eingetragen hast, sind vorbei. Denn das Programm erfasst alle Dokumente mühelos per App. Einfach abfotografieren – fertig. Anschließend erstellt die Software aus allen Rechnungen und Belegen eine EÜR. Darüber hinaus übernimmt sie weitere wichtige Aufgaben: Zum Beispiel weist sie Zahlungseingänge automatisch der passenden Rechnung zu oder wandelt Angebote in Rechnungen um. So verbringst du weniger Zeit mit lästigen Verwaltungsaufgaben und hast mehr Zeit für deine Kunden.
  • Du behältst deine Finanzen im Blick und unter Kontrolle: Eine EÜR hilft nicht nur dem Finanzamt, sondern auch dir selbst. Wie war der Umsatz im letzten Monat? Sind die Ausgaben zu hoch? All das sagt dir deine EÜR-Software. Sie liefert tagesaktuelle Auswertungen und stellt Einnahmen und Ausgaben in übersichtlichen Diagrammen dar. Daraus kannst du wichtige Erkenntnisse für dein Business ableiten – und im Notfall gegensteuern.
  • Du vermeidest Fehler in der Buchhaltung: Fehler dürfen bei deiner EÜR nicht passieren. Denn: Fehlende oder falsche Angaben sind nicht nur ärgerlich und machen einen unprofessionellen Eindruck. Sie können auch dazu führen, dass das Finanzamt die Belege nicht anerkennt. Im schlimmsten Fall drohen hohe Nachforderungen. Doch keine Sorge: Flüchtigkeitsfehler passieren einer professionellen EÜR-Software so gut wie nie – schließlich arbeitet sie mit intelligenten Features, wie zum Beispiel der KI-gestützten Texterkennung zum automatischen Erfassen deiner Belege. Sie stellt auch sicher, dass deine Rechnung alle Pflichtangaben enthalten und GOBD-konform sind. So bist du bei deinen Rechnungen immer auf der sicheren Seite.

Wann ist der richtige Zeitpunkt für einen Wechsel zur EÜR-Software?

Alle Jahre wieder: Die Steuererklärung steht an. Schon geht die Sucherei los: Sind alle Belege da? Wo ist die letzte Handwerkerrechnung abgeblieben? Wenn du dich ertappt fühlst, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, etwas zu ändern. Sprich: Eine EÜR-Software zu kaufen.

Wer schon bereits beim letzten Jahresabschluss schlaflose Nächte hatte und auch im laufenden Jahr den Überblick über die Einnahmen und Ausgaben zu verlieren scheint, sollte über eine EÜR-Software nachdenken. Du hast dein Unternehmen gerade erst gegründet und stehst noch am Anfang? Auch dann macht es Sinn, von Anfang an mit einer EÜR-Software zu arbeiten und das Zettelchaos zu verhindern. Keine Sorge: Die benutzerfreundlichen Buchhaltungsprogramme sind größtenteils selbsterklärend und nehmen dich Schritt für Schritt beim Thema Buchhaltung an die Hand.

Manuelle Buchhaltung und EÜR-Software: Das sind die Unterschiede

Laut DATEV sparst du 50 Prozent Zeit ein, wenn du mit einer EÜR Software arbeitest statt deine Buchhaltung manuell zu erledigen. Die wesentlichen Unterschiede zwischen manueller Buchhaltung und EÜR-Software verdeutlicht die folgende Tabelle:

Manuelle BuchhaltungEÜR-Software
Ablage von Rechnungen und Belegen in AktenordnernAlle Dokumente sind an einem Ort digital gespeichert
Du musst deine Aktenordner mit allen Dokumenten zum Steuerberater schleppenJederzeit und von überall aus kann dein Steuerberater Zugriff auf die relevanten Dokumente erhalten
Eingehende Dokumente werden manuell sortiert und ins Buchhaltungssystem oder in Excel-Tabellen eingetragenDie Belege werden eingescannt, Felder wie Rechnungsnummer, Umsatzsteuerbetrag, Datum oder Betrag füllt die Software automatisch aus
Manuelle Eingabe aller Rechnungsangaben in eine Vorlage (hohe Fehleranfälligkeit, z.B. Vergessen von Pflichtangaben)Integriertes Rechnungsprogramm, das alle Rechnungsdaten an der richtigen Stelle einfügt, z.B. auch automatischer Vermerk der Kleinunternehmerregelung  
Zahlungseingänge müssen regelmäßig überprüft und mit offenen Rechnungen abgeglichen werdenSoftware erfasst Zahlungseingänge und gleicht diese automatisch mit Rechnungen ab
Für die EÜR müssen alle Rechnungen und Belege herausgesucht und die Einnahmen und Ausgaben in eine Excel-Tabelle eingetragen werdenDie Software erstellt die EÜR selbst und stellt diese zum Download bereit

So findest du die passende EÜR-Software

Es gibt Anwendungen, die du auf deinem Rechner installierst. Und es gibt moderne Cloud-Software für die Online-Buchhaltung, die du einfach in deinem Browser oder einer praktischen App öffnest. Lass dich besser nicht von kostenlosen Angeboten locken – oftmals musst du dort für wichtige Funktionen extra zahlen. Für professionelle Rechnungsprogramme, mit denen du auch deine EÜR erstellen kannst, bezahlst du einen Monats- oder Jahresbeitrag. Diese Kosten kannst du als Betriebsausgabe geltend machen. Außerdem rechnet sich die Anschaffung durch die eingesparte Zeit recht schnell. Und es gibt weitere Vorteile: Gute Anbieter halten ihre Programme durch regelmäßige Aktualisierungen immer auf dem neuesten Stand und stellen ihre Software auch für mobile Geräte zur Verfügung.

Bevor du dich für eine Software entscheidest, solltest du dir ein paar Gedanken machen:

  • Welche Tätigkeiten rauben dir beim Jahresabschluss besonders viel Zeit?
  • Wobei könntest du Hilfe und Unterstützung gebrauchen?
  • Möchtest du zusätzlich einen Steuerberater ins Boot holen?
  • Welche Funktionen sind dir neben der EÜR-Funktion besonders wichtig?
  • Reicht dir die einfache Erfassung der Einnahmen und Ausgaben oder möchtest du auch von unterwegs Rechnungen einscannen und erfassen können?

Fakt ist nämlich: Eine EÜR-Software kann viel mehr als ihr Name vermuten lässt. Sie nimmt dir auch unterjährig jede Menge Arbeit ab. Achte bei der Auswahl des Programms auf die folgenden Funktionen:

  • Integriertes Rechnungsprogramm (z.B.: Rechnungen und Angebote erstellen, Auftragsbestätigungen verschicken, Zahlungserinnerungen erstellen)
  • Dateiablage/Archivierung
  • Rechnungen automatisiert verbuchen
  • Digitale Belegerfassung
  • DATEV- und Elster-Schnittstelle
  • Kostenloser Steuerberater-Zugang
  • Umsatzsteuervoranmeldung (UStVA)
  • Kassenbuch
  • Anlagenverwaltung/Abschreibungen
  • Aktuelle Finanzübersicht
  • Schnittstelle zum Online-Banking
  • Automatisierte Texterkennung
  • Kundendaten verwalten
  • Schnittstellen zu Drittanbietern

sevDesk als zuverlässiges Tool für deine EÜR

Eine zuverlässige und beliebte EÜR-Software ist sevDesk. Sie gehört zu den Online-Buchhaltungsprogrammen. Grundsätzlich bietet sevDesk drei Tarife an:

  1. Rechnung
  2. Buchhaltung
  3. Warenwirtschaft

Wichtig: Die EÜR-Funktion ist nur im zweiten und dritten Tarif enthalten. Das Thema Warenwirtschaft ist nur relevant, wenn du einen Onlineshop betreibst. Ansonsten reicht „sevDesk Buchhaltung“ für dich als Selbstständiger und Gründer aus.

Du möchtest das Programm erst einmal ausprobieren? Kein Problem. Du kannst alle drei Tarife 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen. Anschließend entscheidest du dich, ob du deinen Wunschtarif für einen Monat, 12 Monate oder 24 Monate lang nutzen willst. Übrigens: Wenn du die längere Laufzeit wählst, zahlst du weniger. Der Tarif „Buchhaltung“ kostet pro Monat 22,90 Euro. Bei einer Laufzeit von 24 Monaten reduziert sich der Preis auf 17,90 Euro pro Monat.

Auch um den Datenschutz musst du dir bei sevDesk keine Sorgen machen: Der Anbieter garantiert, dass deine Daten bei ihm sicher sind. sevDesk ist nicht nur „made und hosted in Germany“, sondern gewährleistet durch aktuelle Verschlüsselungstechnologien auch eine sichere Datenübertragung.

5 typische Anfängerfehler und wie du sie vermeidest

Mit einer guten Software für die Buchführung sind Steuererklärung und Jahresabschluss schnell erledigt – vorausgesetzt du vermeidest diese typischen Anfängerfehler.  

Fehler 1: Belege nicht einscannen und archivieren

Der Gesetzgeber verlangt eine ordnungsgemäße Buchführung nach GoBD. Das bedeutet: Alle Belege müssen vollständig eingescannt und archiviert werden. Außerdem sollten sie so abgelegt werden, dass man sie jederzeit wiederfindet. Fehlt etwas, kann es zu Steuernachzahlungen kommen – zum Beispiel, wenn es zu den Zahlungseingängen auf deinem Konto keine passende Ausgangsrechnung gibt.

Unser Tipp: Lege alle Ein- und Ausgangsrechnungen nach Datum oder Rechnungsnummer sortiert in einem Ordner ab. Fehlt eine Quittung – zum Beispiel von deinem Lieferanten – ist es ratsam sofort nachzuhaken und diese so schnell wie möglich einzuscannen. Vorsicht bei Kassenbons: Sie verblassen mit der Zeit und sollten daher besonders zeitnah eingescannt werden.

Fehler 2: Steuertermine verpassen

Die Abgabefrist für die Einkommensteuererklärung inklusive EÜR endet normalerweise am 31. Juli des jeweiligen Folgejahres. Diese Frist solltest du unbedingt einhalten. Ansonsten drohen Verspätungs- und Säumniszuschläge. Zeichnet sich ab, dass du in Verzug gerätst, solltest du rechtzeitig das Finanzamt informieren und um Aufschub bitten. Das lässt sich aber von vorneherein verhindern, wenn du dir die Fristen im Kalender rot markierst.  

Fehler 3: Private Ausgaben als Betriebsausgaben deklarieren

Einen Restaurantbesuche mit der Familie von der Steuer absetzen? Das klingt verlockend. Trotzdem solltest du diesen Fehler unbedingt vermeiden. Denn das kann richtig Ärger geben. Das Finanzamt erkennt Privatausgaben auf den ersten Blick und bestraft solche Versuche bei einer Betriebsprüfung mit Steuernachzahlungen. Im schlimmsten Fall musst du sogar mit einer Anzeige wegen Steuerhinterziehung rechnen.

Es gibt aber auch legale Wege, um Steuern zu sparen. Welche, das erfährst du hier.

Fehler 4: Fehlerhafte Rechnungen verschicken

Wenn du eine Rechnung schreibst, musst du einiges beachten. Es gibt gewisse Pflichtangaben, die nicht fehlen dürfen – zum Beispiel eine fortlaufende Rechnungsnummer und die Anschrift des Rechnungsempfängers. Erfüllt deine Ausgangsrechnung diese Anforderungen nicht, kann es sein, dass der Empfänger den Betrag nicht bezahlt und eine Stornorechnung verlangt. Auch das Finanzamt sieht solche Fehler nicht gerne – normalerweise werden fehlerhafte Rechnungen nicht anerkannt.

Daher gilt: Kontrolliere jede Ausgangsrechnung, bevor du sie verschickst! EÜR-Software hin oder her – wenn du den falschen Rechnungsbetrag einträgst, kann die Software das nicht erkennen.

Fehler 5: Offene Forderungen aus den Augen verlieren

Rechnung geschrieben, verschickt – erledigt! So einfach ist es nicht. Du solltest deine offenen Forderungen unbedingt im Blick behalten. Leider kommt es immer wieder vor, dass Auftraggeber  zu spät oder gar nicht bezahlen. Das ist ein Problem. Denn: Wenn du den Zahlungseingang nicht zu deinen Ausgangsrechnungen verbuchen kannst, leidet die Liquidität deines Unternehmens. 

Überprüfe daher regelmäßig – am besten einmal im Monat – die Zahlungseingänge. Deine EÜR-Software unterstützt dich dabei. Sie zeigt an, welche Forderungen offen sind. Einige Programme bieten übrigens als Funktionen ein Mahnwesen an.

Realitätscheck: sevDesk

Schauen wir uns das Ganze einmal bei sevDesk an: Die Buchführungssoftware hilft dir viele der oben genannten Fehler zu vermeiden. Sie

  • bietet ein Mahnwesen als kostenpflichtiges Add-on an (4,90 Euro pro Monat)
  • stellt die kostenlose Funktion „Zahlungserinnerungen“ zur Verfügung
  • übernimmt für dich die Belegverwaltung, indem sie die Daten deiner Eingangsrechnungen erkennt und ins Programm überträgt,
  • weist Zahlungseingänge automatisch der passenden Rechnung zu,
  • hinterlegt alle Pflichtangaben auf deinen Ausgangsrechnungen,
  • achtet – falls nötig – darauf, dass der Hinweis auf die Kleinunternehmerregelung nicht fehlt,
  • erinnert dich an Fristen und exportiert deine Daten dank Elster- und DATEV-Schnittstelle im DATEV-Format direkt ans Finanzamt oder deinen Steuerberater

sevDesk im Test: Das sagen die Nutzer

Und welche Erfahrungen haben andere Selbstständige und Gründer mit sevDesk gemacht? Würden sie die Software weiterempfehlen? Wir haben bei Domenico Galizia, Gründer von Epic Minutes Produktion, nachgefragt. Er suchte ein Programm, das ihn bei allen Aufgaben rund um die Buchhaltung unterstützt. Die Wahl fiel auf sevDesk.

„sevDesk ist für uns die perfekte Lösung!“ betont der Gründer. „Wir nutzen die Software inzwischen für all unsere Prozesse – zum Beispiel zum Erfassen der Belege oder fürs Schreiben von Angeboten und Rechnungen. Und das Beste: Am Jahresende kann ich meine EÜR fertig aufbereitet herunterladenund direkt ans Finanzamt schicken.“ Domenicos Fazit: „Kein Chaos, kein Papierkram, jede Menge Zeitersparnis und richtig gute Ergebnisse!“

Fazit

Eine EÜR-Software – zum Beispiel von sevDesk – ist für dich als Kleinunternehmer, Freiberufler oder Einzelunternehmer eine wertvolle Unterstützung. Durch die automatisierten Prozesse sparst du Aufwand und Zeit. Während bei der manuellen Buchführung schnell Flüchtigkeitsfehler passieren, behält sevDesk alle rechtlichen Vorgaben im Blick. Zusätzlich verschafft es dir einen besseren Überblick über deine aktuelle finanzielle Situation. Teste sevDesk 14 Tage lang kostenlos und überzeuge dich selbst!

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