Diese Vorgaben gelten für die Steuern und die Kilometerpauschale

Fahrtkosten absetzen: Alle Regeln und Tricks für die Steuererklärung

Ob im Auto oder in öffentlichen Verkehrsmitteln – wer sich auf den Weg zur Arbeit macht, muss dafür auch Fahrtkosten bezahlen. Dabei ist allgemein bekannt, dass sich diese Fahrkosten unter bestimmten Bedingungen von der Steuer absetzen lassen. Doch welche Regeln gelten dabei? Und wie werden die Kosten eigentlich berechnet? Der folgende Artikel erklärt die Definition von Fahrtkosten, alle Regeln zur Berechnung und drei Tipps, die das Fahrtkosten absetzen erleichtern.

Definition Fahrtkosten – Was ist mit Fahrtkosten gemeint?

Mit dem Begriff Fahrtkosten sind alle Ausgaben für Fahrten gemeint, die man für den einfachen Weg zum Hauptarbeitsplatz benötigt. Dabei ist es nicht entscheidend, ob der Arbeitnehmer die Fahrten mit dem eigenen PKW, den öffentlichen Verkehrsmitteln, dem Fahrrad, einem Dienstwagen oder in einer Fahrgemeinschaft vornimmt. Generell ist es jedoch möglich, dass Arbeitnehmer die entstehenden Fahrtkosten absetzen und damit steuerlich beim Finanzamt geltend machen. Dabei verändert sich je nach Verkehrsmittel auch die Höhe des Betrags, die pro Kilometer für die Fahrkosten in der Steuererklärung abgesetzt werden dürfen. Zusätzlich gibt es einen Betrag, der sich pauschal von der Steuer absetzen lässt. Dieser Betrag wird offiziell als Entfernungspauschale, aber oftmals auch als Kilometerpauschale oder Pendlerpauschale bezeichnet.

Fahrtkosten von der Steuer absetzen – Regeln für die Steuererklärung

Damit Arbeitnehmer ihre Fahrtkosten absetzen können, müssen diese als Werbungskosten in der Anlage N der Steuererklärung vorhanden sein. Diese Werbungskosten für die Fahrten werden auch Kilometerpauschale, Pendlerpauschale oder Entfernungspauschale genannt. Dabei ist es entscheidend zu wissen, dass pro gefahrenem Kilometer immer pauschal 30 Cent steuerlich absetzbar sind. Allerdings zählt für die Kilometerpauschale bzw. Pendlerpauschale immer nur der einfache Weg zur Arbeit, nicht der Hin- und Rückweg. Zusätzlich erkennt das Finanzamt nicht unbegrenzt viele Fahrten zur Arbeit und wieder zurück an. Wer zum Beispiel fünf Tage pro Woche arbeitet, kann beim Finanzamt 220 bis zu 230 Fahrten angeben. Bei sechs Tagen Arbeit pro Woche sind es dagegen 260 bis 280 Fahrten.

Neben dieser Begrenzung der maximalen Anzahl an Fahrten, die man in der Steuererklärung als Fahrtkosten absetzen kann, gibt es noch eine weitere Regelung. Denn jeder Arbeitnehmer muss für die Fahrtkostenerstattung immer den kürzesten Arbeitsweg wählen. Das bedeutet, längere Fahrten sind beim Finanzamt nur zulässig, wenn diese Umwege verkehrsgünstiger sind. Außerdem gilt seit Januar 2021 zusätzlich noch die folgende Regel: Für die ersten 20 Kilometer lassen sich pro gefahrenem Kilometer 30 Cent absetzen, für alle darüberhinausgehenden Kilometer je 35 Cent. Allgemein sind damit bis zu 4.500 Euro als Fahrkostenerstattung und Kilometerpauschale bzw. Pendlerpauschale absetzbar.

Fahrtkosten absetzen mit dem Kilometersatz – Die Kilometerpauschale berechnen

Wer beim Finanzamt seine Fahrtkosten absetzen möchte, aber nicht auf den pauschalen Betrag zurückgreift, kann auch den sogenannten Kilometersatz für die Steuererklärung ermitteln. Dieser bezieht sich auf die tatsächlichen Fahrzeug-Kosten pro Jahr. Die folgenden Schritte sind für die Kilometerpauschale bzw. Pendlerpauschale notwendig:

  1. Alle Kfz-Kosten der letzten 12 Monate ermitteln, zum Beispiel die Reparaturkosten, Treibstoffe, Pflege, Kosten für die Garage, Kfz-Steuer, Haftpflichtversicherung, Zinsen für Anschaffungsdarlehen etc. Dabei gelten Parkgebühren, Unfallkosten, Strafzettel sowie Beiträge für eine Unfallversicherung nicht als Kfz-Kosten.
  2. Die anteilige Abschreibung des PKW berechnen, womit die Wertminderung von Vermögensgegenständen gemeint ist. Diese lässt sich mithilfe einer Tabelle des Bundesfinanzministeriums bestimmen.
  3. Nun erfolgt die Berechnung des Kilometersatzes und damit die Kosten pro gefahrenem Kilometer. Dafür werden alle Kosten durch die gefahrenen Kilometer geteilt. Anschließend lässt sich dieser Wert dann als Werbungskosten in der Steuererklärung angeben, wobei zur Absicherung auch immer Belege vorhanden sein sollten.

3 Tricks, die beim Fahrtkosten absetzen helfen

Die folgenden Tricks können das Fahrtkosten absetzen noch weiter erleichtern, um die die Kilometerpauschale bzw. Pendlerpauschale beim Finanzamt zu erweitern:

Trick 1: Bei Dienstreisen lassen sich Fahrtkosten absetzen

Wer nicht nur zur Arbeit fährt, sondern im Auftrag des Arbeitgebers oder im Rahmen der Ausbildung eine Dienstreise unternimmt, kann beim Finanzamt ebenfalls seine Fahrtkosten absetzen. Dabei läuft die Berechnung dann zwar über die Reisekosten, jedoch werden diese Kosten trotzdem in der Steuererklärung angegeben. Für jeden einzelnen Kilometer lassen sich somit 30 Cent absetzen und das nicht nur für eine einfache Fahrt am Tag, sondern sowohl für die Hinfahrt als auch für die Rückfahrt. Generell sind diese Ausgaben nicht als Kilometerpauschale bzw. Pendlerpauschale, sondern als Dienstreisekosten ausgewiesen.

Trick 2: Eine Teilstrecke gehört ebenfalls in die Steuererklärung

Was viele nicht wissen: Auch Kosten für eine Teilstrecke, die mit dem eigenen Auto, Fahrrad oder E-Bike zurückgelegt wird, sind steuerlich als Fahrtkosten absetzbar. Dazu gehört zum Beispiel der Weg zum Bahnhof, um dann mit dem Zug zur Arbeit weiterzufahren. Besonders praktisch ist, dass für diese Teilstrecken beim Finanzamt keine steuerliche Höchstgrenze existiert. Somit dürfen die Teilstrecken bei der Kilometerpauschale bzw. Pendlerpauschale unbegrenzt immer in der Steuererklärung auftauchen.

Trick 3: Auch Selbstständige können Fahrtkosten absetzen

Tatsächlich lohnt sich das Fahrtkosten absetzen beim Finanzamt auch für Selbstständige. Denn wer für sein eigenes Unternehmen unterwegs ist und beispielsweise Kundenbesuche macht, kann die tatsächlichen Kosten als Betriebsausgaben abziehen. Auf diese Weise lassen sich die Fahrtkosten als Kilometerpauschale bzw. Pendlerpauschale in der Steuererklärung geltend machen. Dabei gilt auch zwischen Wohnung und Firmensitz, wie beim Arbeitnehmer, die Entfernungspauschale.

Fazit

Wenn du deine Fahrtkosten absetzen bzw. in der Steuererklärung angeben möchtest, solltest du dich zunächst mit der Berechnung vertraut machen. Denn nur dann ist es möglich, eine möglichst hohe Summe bei den Fahrtkosten steuerlich abzusetzen. Falls du dir trotzdem die Berechnung der Fahrtkosten und der Kilometerpauschale bzw. Pendlerpauschale nicht zutraust, lohnt es sich zudem bei einem Steuerberater nachzufragen. Denn insgesamt sind für lange Arbeitswege hohe Summen absetzbar und kein Arbeitnehmer oder Selbstständiger sollte sich diese Chance der steuerlichen Vorteile beim Finanzamt entgehen lassen.

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Über den Autor

Autorenprofil: Sascha Ahlers

Sascha Ahlers

Sascha Ahlers ist Geschäftsführender Gesellschafter bei What The Funnel GmbH und war zuvor von 2017 bis 2019 zuständig für die Projektleitung von Gründer.de. Für diese Aufgabe hat er zuvor 10 Jahre Erfahrung in der Berliner Startup-Szene gesammelt und war dort vor allem für das Marketing zahlreicher Unternehmen verantwortlich. Seit 2014 ist er zudem selbst Gründer und unterstützt Startups und KMUs im Online-Marketing.

5 Antworten

  1. Für meine Arbeit bin ich ständig unterwegs. Gut zu wissen, dass man die Kosten steuerlich absetzen lassen kann. Ich esse während dieser Zeit immer in Restaurants, werde es auch mal mit den Verpflegungskosten versuchen.

  2. Es ist gut zu wissen, dass du die Fahrkosten von den Steuern absetzten kannst. Sehr wichtig ist es immer die Rechnung aufzubewahren. Es gibt so einiges das man von den Steuern absetzen kann aber das ist einem nicht immer so bewusst.

  3. Meinen Dank für die Tipps zu der Reisekosten-Abrechnung! Vielleicht hat es Sinn, die Betriebsausgaben vor der Abreise aufzulisten, damit es später keine Missverständnisse entstehen. Die steuerliche Erleichtetung wird ja niemanden schaden, danke!

  4. Habe mich auch daran gewöhnt, dass ich Arbeit nur im Büro erledige. Wenn etwas mit dem Finanzamt geklärt werden muss, kann das auch die Vertretung übernehmen. Man geht kaputt, wenn man versucht alles allein zu regeln.

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