Umsatzsteuer VoranmeldungQuelle: Friedberg - stock.adobe.com

Jeder Gründer sollte sich am besten frühzeitig mit der Abgabe einer Umsatzsteuer Voranmeldung beschäftigen.

Wer als Gründer von der Umsatzsteuer Voranmeldung hört, befürchtet dahinter oftmals komplizierte Abläufe. Tatsächlich gibt es eine Frist, die jeder Unternehmer einhalten muss und besonders Gründer sollten sich mit der geltenden Sonderregelung beschäftigen. Zusätzlich gibt es aktuell noch besondere Regeln aufgrund der Corona-Krise, die jede Firma beachten sollte. Doch die Übermittlung an das Finanzamt ist mit der richtigen Vorbereitung und dem passenden Formular dann schnell umsetzbar. Der folgende Artikel erklärt deshalb die genaue Bedeutung der Umsatzsteuer Voranmeldung mit ausführlichen Informationen zum Ablauf und zu den aktuellen Regelungen aufgrund der Corona-Pandemie

Definition

Jedes Unternehmen in Deutschland muss die Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeben. Diese Steuerabgabe wird möglich, da jedes Unternehmen bei der Rechnungsstellung einen gewissen Prozentsatz als Umsatzsteuer addiert und diesen Prozentsatz dann wieder an das Finanzamt abgeben kann. Die Umsatzsteuer Voranmeldung kündigt also somit an, wie viele Umsätze gerade vorhanden sind und wie hoch die Umsatzsteuer ausfallen wird.

Durch die Umsatzsteuer Voranmeldung kann sich das Finanzamt absichern, da sich mögliche Insolvenzen sofort bemerkbar machen. Gleichzeitig profitieren die Unternehmen davon, dass sie nicht einmal pro Jahr einen großen Betrag zahlen müssen, sondern die Summe besser verteilt wird.

Jetzt das Gratis-Ebook "Dein digitales Business" anfordern:
Ich erkläre mich damit einverstanden, dass meine Daten zu Versandzwecken verarbeitet werden und ich weitere Informationen per e-Mail erhalten werde. Lies dazu hier bitte unsere Datenschutzerklärung.
 

Wer muss die Umsatzsteuer Voranmeldung abgeben?

In Deutschland ist prinzipiell jedes Unternehmen dazu verpflichtet, regelmäßig die Umsatzsteuer Voranmeldung beim Finanzamt einzureichen. Allerdings gibt es drei Ausnahmen:

  1. Kleinunternehmer: Dazu gehören alle Selbstständigen, deren Umsatz im Vorjahr nicht über 22.000 Euro und im aktuellen Jahr nicht über 50.000 Euro liegt. Dann gilt die sogenannte Kleinunternehmerregelung.
  2. gering verdienende Unternehmen: Wenn die Summe der Umsatzsteuer im vorherigen Jahr unter 1.000 Euro lag, kann ein Unternehmen befreit werden und muss dann nur einmal pro Jahr eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Dazu braucht es allerdings eine Absprache mit dem zuständigen Finanzamt, die dann offiziell zustimmen muss.
  3. bestimmte Berufsgruppen: Diese sind ebenfalls von der Umsatzsteuer befreit und müssen deshalb auch keine Voranmeldung abgeben. Dazu gehören zum Beispiel Ärzte, Zahnärzte, Physiotherapeuten oder Versicherungsmakler.

Wie oft muss ich die Umsatzsteuer Voranmeldung abgeben?

Die Häufigkeit der Umsatzsteuer Voranmeldung hängt vom Vorjahr ab. Anhand der Zahlen aus der vorherigen Umsatzsteuererklärung lassen sich nämlich die geltenden Vorgaben berechnen. Dabei orientiert sich das Finanzamt an den folgenden Summen, die als sogenannte Umsatzsteuerlast bezeichnet werden:

  • keine Umsatzsteuer Voranmeldung bei einer Umsatzsteuerlast bis 1.000 Euro
  • Abgabe vierteljährlich bei einer Umsatzsteuerlast zwischen 1.000 und 7.500 Euro
  • Abgabe monatlich bei einer Umsatzsteuerlast von mehr als 7.500 Euro

Das zuständige Finanzamt teilt jedem Unternehmen immer schriftlich mit, wie häufig die Umsatzsteuer übermittelt werden muss.

Sonderregelung für Gründer

Die Regeln für die Häufigkeit der Umsatzsteuer Voranmeldung gelten nicht für Gründer. Denn im ersten Jahr der Existenzgründung und im Folgejahr muss die Voranmeldung monatlich abgegeben werden. Diese Pflicht gilt unabhängig von der Umsatzsteuerlast. Wurde dann im zweiten Jahr nach der Gründung nur eine Umsatzsteuer von maximal 7.500 Euro angemeldet, stellt das Finanzamt in dritten Jahr die Anmeldefrist um. Wurden allerdings nicht mehr als 1.000 Euro im zweiten Jahr angemeldet, sind keine Umsatzsteuervoranmeldungen mehr abzugeben. Dann genügt die jährliche Umsatzsteuererklärung.

Wann endet die Frist der Umsatzsteuer Voranmeldung?

Bei der Frist für die Abgabe der Umsatzsteuer Voranmeldung gilt immer der 10. Tag eines Folgemonats als Stichtag. Wer also monatlich die Voranmeldung abgibt und sich beispielsweise auf die Umsätze aus dem Januar beziehen möchte, muss bis zum 10. Februar seine Umsatzsteuer Voranmeldung abgeben. Fällt der 10. des Monats auf einen Sonn- bzw. Feiertag oder ein Wochenende, ist der nächste Arbeitstag der Fälligkeitstag. Wichtig ist, dass bis zu diesem Tag nicht nur die Voranmeldung erfolgen muss, sondern auch die Umsatzsteuer gezahlt wird. Deshalb bietet es sich generell an, dem Finanzamt eine Einzugsermächtigung zu erteilen, um sich vor möglichen Mahngebühren zu schützen.

Antrag auf Dauerfristverlängerung

Wer feststellt, dass die Abgabe der Umsatzsteuer Voranmeldung zur vorgeschriebene Frist nicht möglich ist, kann einen Antrag auf Dauerfristverlängerung beim Finanzamt stellen. Die Dauerfristverlängerung verlängert die Abgabefrist dann um einen Monat. Das heißt, die monatliche Umsatzsteuer Voranmeldung für den Januar ist spätestens bis zum 10. März fällig und auch die Zahlung der Umsatzsteuerlast wird erst dann vom Finanzamt eingezogen.

Allerdings sind dabei noch die folgenden Fristen zu beachten:

  • monatliche Umsatzsteuer Voranmeldung: Der Antrag auf Dauerfristverlängerung muss beispielsweise für den Januar bis spätestens 10. Februar eingereicht werden. Zudem ist eine Sondervorauszahlung nötig, sie beträgt 1/11 der Umsatzsteuer-Vorauszahlungen des letzten Jahres und muss jedes Jahr erneut gezahlt werden.
  • vierteljährliche Umsatzsteuer Voranmeldung: Der Antrag auf Dauerfristverlängerung für das erste Quartal muss bis spätestens 10. April eingereicht werden.

Generell kann die Dauerfristverlängerung hohe Mahngebühren vermeiden. Selbst unter Berücksichtigung der Sonderzahlung ist eine Dauerfristverlängerung deshalb oftmals sinnvoller als die anfallenden Mahngebühren.

Mahngebühren für verpasste Fristen

Wer die Frist zur Abgabe der Umsatzsteuer Voranmeldung nicht beachtet, muss mit Mahngebühren und dem sogenannten Verspätungszuschlag rechnen. Dieser liegt bei bis zu 10 Prozent der Umsatzsteuerlast. Kommt allerdings die Zahlung zu spät beim Finanzamt an, werden je angefangenem Monat weitere 1 Prozent der Umsatzsteuerlast verlangt. Wer per Banküberweisung bezahlt, erhält dabei eine dreitägige Schonfrist. Wichtig ist, dass die Frist immer eingehalten werden muss, auch wenn mal keine Umsätze vorliegen. Ansonsten stellt das Finanzamt ein Mahnschreiben aus.

Die besten kostenlosen Rechnungsprogramme für Kleinunternehmer

Wie erfolgt die Übermittlung der Umsatzsteuer Voranmeldung?

Die Übermittlung der Umsatzsteuer Voranmeldung erfolgt ausschließlich online. Die Abgabe in Papierform erlaubt das Finanzamt nur in Härtefällen, dafür ist ein zusätzlicher Antrag nötig. Für die Übermittlung muss sich jedes Unternehmen zuerst für die „elektronische Steuererklärung“ des Finanzamts anmelden, abgekürzt ELSTER. Zudem ist noch ein elektronisches Zertifikat nötig, das sich über das ELSTER-Online-Portal bestellen lässt. Dieses Zertifikat gilt dann sozusagen als digitale Unterschrift und beweist die Authentizität der Steuerdaten. 

Formular zur Umsatzsteuer Voranmeldung

Wer seine Umsatzsteuer Voranmeldung an das Finanzamt übermitteln möchte, kann dafür das folgende Muster-Formular des Finanzministeriums nutzen:

In diesem Formular sind auch eine Anleitung und ausführliche Beschreibungen zu den einzelnen Angaben enthalten. Zusätzlich bieten aber die zuständigen Finanzämter auch eine telefonische Beratung an, um die Abgabe des Formulars zu erleichtern.

Wie berechne ich die Umsatzsteuer für eine Voranmeldung?

Jedes Unternehmen in Deutschland ist dazu verpflichtet, für verkaufte Waren oder Leistungen beim Kunden die Umsatzsteuer zu berechnen. Der Regelsteuersatz liegt dafür bei 19 Prozent, einige Waren- und Leistungsgruppen fallen jedoch unter den ermäßigten Steuersatz von sieben Prozent. Bei der Umsatzsteuer Voranmeldung wird allerdings noch zwischen der Soll- und der Ist-Versteuerung unterschieden.

Soll-Besteuerung

Alle Unternehmen müssen die Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen, wenn sie eine Rechnung gestellt haben. Das heißt, die Umsatzsteuer ist direkt fällig, unabhängig davon, ob der Kunde die Rechnung bereits gezahlt hat oder nicht. Dieser Vorgang wird bei der Umsatzsteuer Voranmeldung als Soll-Versteuerung bezeichnet und kann für eine große finanzielle Belastung sorgen. Denn wenn keine hohen Umsätze, aber gleichzeitig viele offene Rechnungen vorhanden sind, bringt das besonders kleine Unternehmen in finanzielle Schwierigkeiten.

Ist-Besteuerung

Um kleine Unternehmen zu entlasten, lässt sich beim Finanzamt eine sogenannte Ist-Besteuerung der Umsatzsteuer Voranmeldung beantragen. Dabei zahlt ein Unternehmen die Umsatzsteuer erst, wenn der Kunde seine Rechnung bezahlt hat. Somit sorgt die Ist-Besteuerung zu einer finanziellen Entlastung. Die Umstellung ist jedoch nur möglich, wenn der Umsatz im Vorjahr nicht über 500.000 Euro liegt, deshalb lohnt sich der Antrag nur für kleine Firmen mit geringen Umsätzen.

Vor- und Umsatzsteuer erklärt: Definition und Infos

Falsche Angaben korrigieren

Natürlich fordert das Finanzamt, dass alle Angaben der Umsatzsteuer Voranmeldung korrekt sind und kann auch Beweise anfordern. Doch es können beim Ausfüllen des Formulars auch Fehler passieren, beispielsweise durch einen Zahlendreher oder eine vergessene Rechnung. Für einen solchen Fall gibt es die sogenannte „berichtigte Voranmeldung“, die beim Finanzamt abgegeben wird und auch im ELSTER-Online-Portal zu finden ist. Zudem lässt sich dieser Fehler in der Umsatzsteuererklärung korrigieren, deshalb sind keine weiteren Konsequenzen zu befürchten.

Welche Regeln gelten in der Corona-Krise?

Zahlreiche Unternehmen in Deutschland sind von den Auswirkungen der Corona-Krise betroffen. Um die Unternehmen zu entlasten, hat die Regierung deshalb diverse Maßnahmen in die Wege geleitet. So sind zum Beispiel zinslose Steuerstundungen für die bis Jahresende fällige Umsatzsteuer möglich. Allerdings ist dafür ein offizieller Antrag beim Finanzamt notwendig. Die verschiedenen Landesämter stellen dafür bereits entsprechende Antragsformulare zum Download zur Verfügung. Das Antragsformular lässt sich dann per Email beim zuständigen Finanzamt einreichen, eine persönliche Beantragung ist nicht nötig.

Regelung zur Sondervorauszahlung

Mittlerweile besteht in allen Bundesländern auch die Möglichkeit, sich Sondervorauszahlungen für die Dauerfristverlängerung erstatten zu lassen. Dafür muss ein Unternehmen folgende Voraussetzungen erfüllen:

  • krisenbetroffen sein,
  • umsatz­steu­er­lich geführt,
  • Abgabe einer monat­lichen Umsatz­steuer Vor­an­mel­dun­g,
  • bereits für das Jahr 2020 eine Son­der­vor­aus­zah­lung zur Dau­er­frist­ver­län­ge­rung geleis­tet

Bislang hat die Regierung nicht genauer definiert, was mit „krisenbetroffen“ gemeint ist. Aber es ist davon auszugehen, dass es nur kurze Prüfungen geben wird, um die Vorgänge zu beschleunigen. Generell ist aber auch für diese Sonderregelung ein Antrag nötig. In manchen Bundesländern (Hessen, NRW, Sachsen) reicht dafür ein formloser Antrag. Ansonsten lässt sich die Erstattung durch eine „berichtigte Anmeldung“ (Eintragung einer „1“ in Zeile 22 und einer „0“ in Zeile 24 des Vordrucks) beantragen. Dieser Vordruck ist nach der Anmeldung im ELSTER-Online-Portal zu finden. Außerdem lohnt es sich, ein zusätzliches Erläuterungsschreiben abzugeben, und die Betroffenheit aufgrund der Corona-Pandemie ausführlich zu beschreiben. 

Steuerstundungen wegen Corona für Unternehmer

Wie erhalte ich Hilfe für die Umsatzsteuer Voranmeldung?

Die Abgabe der Umsatzsteuer Voranmeldung kann sich besonders für Einsteiger oder Gründer als große Hürde darstellen. Deshalb gibt es zwei Möglichkeiten, um die Abgabe zu vereinfachen.

  1. Der Steuerberater: Wenn ein Steuerberater die Buchhaltung für ein Unternehmen übernimmt, verursacht die Umsatzsteuer Voranmeldung keine allzu hohen Zusatzkosten.
  2. Die Buchhaltungssoftware: Diese bietet gute Tutorials für den Einstieg, zudem nutzt die Software den aktuellen Stand des Gesetzes und prüft alle Eingaben. Oftmals ist auch eine ELSTER-Schnittstelle vorhanden, wodurch sich wiederum auch Zeit sparen lässt.

Fazit

Wenn du ein Unternehmen gründest oder dich generell mit der Umsatzsteuer Voranmeldung beschäftigen musst, darfst du dich nicht von der Frist und den zahlreichen weiteren Vorgaben abschrecken lassen. Mit der richtigen Vorbereitung und ein bisschen Übung wirst auch du die erforderlichen Informationen schnell übermitteln können. Nutze dafür auch die Anleitungen des ELSTER-Online-Portals und die Beratungsstellen des Finanzamts. Und wenn es am Ende gar nicht klappt oder die Voranmeldung zu viel Zeit in Anspruch nimmt, kann diese Aufgabe auch dein Steuerberater übernehmen.

Jetzt das Gratis-Ebook "Dein digitales Business" anfordern:
Ich erkläre mich damit einverstanden, dass meine Daten zu Versandzwecken verarbeitet werden und ich weitere Informationen per e-Mail erhalten werde. Lies dazu hier bitte unsere Datenschutzerklärung.