Umsatzsteuer VoranmeldungDie Umsatzsteuer Voranmeldung – die meisten Unternehmer müssen monatlich oder vierteljährlich die Umsatzsteuer an das Finanzamt melden. Wer nicht pünktlich und fristgerecht die Umsatzsteuer Voranmeldung übermittelt, muss mit Verspätungszuschlägen rechnen. Was bei der Voranmeldung zu beachten ist, welche Fristen gelten und welche Rechte du hast, möchten wir im folgenden Beitrag behandeln.

Umsatzsteuer Voranmeldung – wer muss sie abgeben?

Grundsätzlich müssen alle umsatzsteuerpflichtigen Unternehmer eine Umsatzsteuer Voranmeldung abgeben. Die einzige Ausnahme – Kleinunternehmer sind von dieser Regelung ausgenommen.

Wissenswertes zur Umsatzsteuer Voranmeldung

Elektronisch übermitteln

Die Umsatzsteuer Voranmeldungen müssen auf elektronischem Wege, also online, über Elster an das Finanzamt übermittelt werden. Mit einer Buchhaltungssoftware kannst du die Meldungen direkt aus dem Programm vornehmen – auf jeden Fall eine Erleichterung gegenüber der Eingabe über Elster-Online.

Elektronische Übermittlung über Elster-Online

Um die Umsatzsteuer melden zu können, musst du dich auf Elster erst einmal registrieren. Im privaten Bereich findest du unter Formulare / Umsatzsteuer die Umsatzsteuervoranmeldung. Hier gibst du deine Steuernummer, Unternehmensangaben, die Voranmeldezeitraum und die Umsätze ein. Nach einer Plausibilitätsprüfung erfolgt die Übermittelung der Umsatzsteuerdaten an das Finanzamt.
Die Übermittlung der Umsatzsteuer aus einem entsprechenden Programm heraus, geht wesentlich einfacher und schneller. Bevor du die Umsatzsteuerdaten erstmalig übermitteln kannst, benötigst du ein so genanntes Elster-Zertifikat. Nach Erhalt, wird dieses Zertifikat wird auf dem PC hinterlegt und bei der Übertragung der Umsatzsteuerdaten greift die Software darauf zu.

Umsatzsteuer Voranmeldung – monatlich, vierteljährlich oder jährlich?

Die Häufigkeit der Umsatzsteuer Voranmeldung hängt von der im Vorjahr gezahlten Umsatzsteuer ab. Diese Zahlen liefert die Umsatzsteuererklärung, beziehungsweise teilt dir dein Finanzamt mit, wie häufig die Umsatzsteuer von dir übermittelt werden muss. Dabei orientiert sich das Finanzamt an den folgenden Umsatzsteuerzahlen:

  • Bei einer Zahllast von mehr als 7.500 Euro: monatliche Umsatzsteuervoranmeldung
  • Bei einer Zahllast zwischen 7.500 und 1.000 Euro: vierteljährliche Umsatzsteuervoranmeldung
  • Bei einer Zahllast bis 1.000 Euro: jährliche Umsatzsteuererklärung ist ausreichend, es ist keine Voranmeldung nötig.

Allein in dem Jahr der Existenzgründung und in dessen Folgejahr ist die Umsatzsteuer Voranmeldung monatlich zu übermitteln, unabhängig von der Zahllast. Im dritten Jahr nach der Existenzgründung solltest du den Umsatz des Vorjahres recht schnell ermitteln, denn gegebenenfalls kannst du einen Antrag auf die Umstellung der Umsatzsteuer Voranmeldung von monatlich auf vierteljährlich stellen.
Musstest du im Vorjahr einen Umsatzsteuerbetrag von 15.000 Euro an das Finanzamt zahlen, und davon wurden dir 10.000 Euro als Vorsteuer erstattet, liegt deine Umsatzsteuer-Zahllast im Vorjahr bei 5.000 Euro. Das heißt, du kannst bei der Finanzbehörde einen Antrag auf Wechsel von der monatlichen zur vierteljährlichen Voranmeldung stellen.

Die Fristen der Umsatzsteuer Voranmeldung

Bis wann musst du die Umsatzsteuer Voranmeldung beim Finanzamt elektronisch übermittelt haben? Eines vorweg: ganz gleich, ob du monatlich oder vierteljährlich melden musst – der 10. Tag nach Ende des Erfassungszeitraums ist für dich der Stichtag für die Umsatzsteuer Voranmeldung.
Wenn du monatlich melden musst, ist beispielsweise für die Meldung von Januar der 10. Februar der Stichtag und bis zu diesem Tag ist auch die Umsatzsteuer fällig. Fällt der 10. des Monats auf einen Sonn- oder Feiertag oder ein Wochenende, ist der nächste Arbeitstag der Fälligkeitstag.

Stichwort Dauerfristverlängerung

Wenn dir die Frist bis zum 10. des Folgemonats zu knapp ist, kannst du einen Antrag auf Dauerfristverlängerung beim Finanzamt stellen. Die Dauerfristverlängerung gibt dir einen Monat als Puffer, das heißt, die monatliche Umsatzsteuer Voranmeldung für den Januar meldest du spätestens am 10. März und auch die Zahlung der Umsatzsteuerzahllast wird erst dann fällig.
Auch bei vierteljährlicher Umsatzsteuer Voranmeldung ist ein Antrag auf Dauerfristverlängerung möglich.

Das solltest du bei der Antragstellung auf Dauerfristverlängerung beachten:

Bei monatlicher Umsatzsteuer Voranmeldung:

  • Die Antragstellung auf Dauerfristverlängerung muss spätestens am 10. Februar auf elektronischem Wege beim Finanzamt eingehen.
  • Bei monatlicher Umsatzsteuer Voranmeldung ist 1/11 der letztjährigen Umsatzsteuer-Zahllast an das Finanzamt als Sonderzahlung zu zahlen. Dieser Betrag wird bei der Umsatzsteuer Voranmeldung im Dezember entsprechend verrechnet.

Bei vierteljährlicher Umsatzsteuer Voranmeldung:

  • Der Antrag auf Dauerfristverlängerung muss spätestens am 10. April beim Finanzamt auf elektronischem Wege eingehen.
  • Bei vierteljährlicher Umsatzsteuer Voranmeldung ist keine Vorauszahlung fällig.

Durch die Dauerfristverlängerung kannst du Säumniszuschläge vermeiden. Selbst unter Berücksichtigung der Sonderzahlung ist eine Dauerfristverlängerung oftmals lukrativer als Säumniszuschläge.

Ist- und Soll-Versteuerung

Soll- und Ist-Versteuerung – was bedeutet das?

Gewerbetreibende müssen ihre Umsatzsteuer ans Finanzamt abführen, wenn sie eine Rechnung gestellt haben. Das heißt, die Umsatzsteuer ist direkt fällig, unabhängig davon, ob der Kunde die Rechnung bereits gezahlt hat oder nicht. Dies wird als Soll-Versteuerung bezeichnet.
Lag der Umsatz im Vorjahr nicht über 500.000 Euro, kannst du beim Finanzamt einen Antrag auf Ist-Versteuerung stellen. Denn bei Ist-Versteuerung zahlst du die Umsatzsteuer erst, wenn der Kunde seine Rechnung bezahlt hat. In Kombination mit vierteljährlicher Umsatzsteuer Voranmeldung und Dauerfristverlängerung ist die Zahllast im „extremsten“ Fall erst Monate später fällig.

Säumniszuschläge – wenn es etwas zu lange dauert

Reichst du die Umsatzsteuer Voranmeldung verspätet ein oder zahlst du zu spät, fallen Säumniszuschläge an. Um dies zu vermeiden, melde fristgerecht und erteile dem Finanzamt eine Lastschrifteinzugsermächtigung. Dadurch erhältst du weitere 4 bis 5 Tage sozusagen als Zahlungsaufschub, da das Finanzamt erst nach diesem Zeitraum nach Fälligkeit abbucht. Das bringt dir kurzfristig mehr Liquidität.

Verrechnet – und jetzt?

Es ist passiert – die Umsatzsteuer Voranmeldung ist bereits abgegeben und du merkst, dass du hast dich verrechnet, eine Rechnung vergessen oder einen falschen Betrag verbucht, hast. Und dadurch stimmt deine Umsatzsteuer Voranmeldung für diesen Zeitraum nicht. Entweder kannst du es so belassen und mit der Umsatzsteuererklärung das Ganze korrigieren oder für den aktuellen Zeitraum die Korrektur vornehmen. Das heißt, du korrigierst deine Daten und meldest diese nochmals mit der Funktion „berichtigte Voranmeldung“ an das Finanzamt.

Finaler Tipp zur Vorsteuererstattung!

Du planst eine größere Investition, die eine höhere Vorsteuererstattung zur Folge hat? Damit du möglichst schnell an dein Geld kommst und unnötige Rückfragen vermeidest, reiche bei der Umsatzsteuervoranmeldungsstelle beim Finanzamt unaufgefordert eine Kopie der entsprechenden Rechnung ein. So kommst du in der Regel schneller an dein Geld.