Mithilfe der Digitalisierung

So gestaltest du deine Buchführung effizienter

Damit ein Unternehmen den Überblick über seine Einnahmen und Ausgaben behält, werden finanzielle Vorgänge in der Buchhaltung im Rahmen der Buchführung festgehalten. Was früher auf Papier dokumentiert wurde, kann inzwischen digital erledigt werden. Die papierlose Buchführung schont Ressourcen, da kein Papier mehr benötigt wird. Gleichzeitig geht sie mit einem immensen Zeit- und Effizienzgewinn einher.

Was ist eine 100-prozentige digitale Buchführung?

Die digitale Buchhaltung bezeichnet die komplett digitalisierte buchhalterische Verwaltung einer Firma. Vom Erfassen eines Belegs bis zu seiner Rückerstattung werden alle Prozesse digital erledigt. Damit diese Art der Buchhaltung in ein Unternehmen implementiert werden kann, ist die entsprechende Software eine der wichtigsten Voraussetzungen. Mit ihrer Hilfe können sämtliche Schritte beschleunigt werden, die in der Buchhaltung anfallen. Dazu gehören:

  • Erfassung von Belegen,
  • Dokumentation von geschäftlichen Ausgaben,
  • Berechnung von Pauschalsätzen,
  • Ausgabenvalidierung sowie
  • Auszahlung von Beträgen.

Die digitalisierte Buchführung trägt dazu bei, die Buchhaltung organisiert und effizient zu gestalten. Eine möglichst unkomplizierte Integration kann durch Komplettsoftwarelösungen zur Verwaltung funktionieren. Hierbei handelt es sich um Programme, die die gesamte Buchhaltungsverwaltung automatisieren. Um die Produktivität einer Firma zu steigern, sind diese für viele Anwender inzwischen unverzichtbar geworden. Unter anderem bieten diese Buchhaltungssoftwares:

  • die Vereinfachung der Steuererklärung,
  • das Automatisieren von Buchungen,
  • die Aktualisierung von Buchungsbelegen in Echtzeit,
  • die übersichtliche Dokumentation von Bilanzen und anderen buchhalterischen Aufstellungen.

Zudem können entsprechende Lösungen Buchungen in Grund- und Hauptbüchern erstellen. Sie verschaffen dem Unternehmen ein übersichtliches Monitoring über mögliche Schuldner und Kreditgeber. Beispielsweise kann dank automatisierter Rechnungslegung und -dokumentation leichter festgestellt werden, ob ein Kunde mit der Zahlung in Verzug ist. In dem Fall kann an diesen eine Mahnung mit den rechtskonformen Angaben verschickt werden.

Vorlage

Vorlage: Mahnung schreiben

Alle Infos zum Aufbau und der richtigen Formulierung!

Ein weiterer Vorteil der digitalisierten Buchhaltung besteht in der Zentralisierung der Daten. Diese werden in einem einzigen Instrument – der Buchhaltungssoftware – zusammengefasst. Der unternehmensintern vereinfachte Zugriff auf die Buchhaltungsdaten kann die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit optimieren. Bei der Übermittlung der Finanzdaten an Steuerberater oder Finanzamt profitieren Unternehmen, die sich auf hochqualitative Buchhaltungssoftwares verlassen, von einer höheren Sicherheit.

Welche Vorschriften müssen bei der digitalisierten Buchführung beachtet werden?

Stellt ein Unternehmen die Buchhaltung auf einen komplett digitalisierten Prozess um, sind einige Verwaltungs- und Rechtsvorschriften zu beachten. Diese hält das Bundesfinanzministerium in einer Neuauflage des GoBD fest. Das Kürzel steht für die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Wird gegen diese Vorgaben verstoßen, kann Betroffene der Vorwurf der leichtfertigen Steuerverkürzung oder der Steuerhinterziehung treffen. Bereits kleine Fehler können dabei Konsequenzen nach sich ziehen.

Vor der Digitalisierung der Buchführung ergibt es daher Sinn, sich mit den wichtigsten Vorschriften auseinanderzusetzen. Diese können beispielsweise elektronische Rechnungen betreffen. Damit das Finanzamt diese gleichwertig zu einer Rechnung auf Papier bewertet, sind unter anderem diese Richtlinien einzuhalten:

  • Der Empfänger der elektronischen Rechnung muss dieser zustimmen.
  • Die E-Rechnung ist in einem elektronischen Format, beispielsweise PDF, auszustellen, zu senden und zu empfangen.
  • Die Rechnungsunversehrtheit muss garantiert sein.

Was sich zunächst kompliziert anhört, kann mit der richtigen Softwarelösung gut in den Unternehmensalltag integriert werden.

Hat die digitalisierte Buchhaltung eigentlich Nachteile?

Auf den ersten Blick empfinden Unternehmen, die ihre Buchhaltung digitalisieren wollen, die Anschaffung der benötigten Soft- und Hardware möglicherweise als Nachteil. Für die Buchhaltungssoftware und die Cloud fallen neben den Anschaffungskosten monatliche Fixkosten an. Jedoch fallen diese im Schnitt gering aus. Auch der Zeitaufwand, den die Umstellung auf die Digitalisierung nach sich zieht, ist kein echter Nachteil. Zwar kann er zunächst ärgerlich sein, später wird durch die automatisierten Prozesse jedoch Zeit eingespart.

Mit diesen Schritten gelingt die Digitalisierung der Buchhaltung

1.  Die richtigen Voraussetzungen schaffen

Damit die Buchführung eines Unternehmens digitalisiert werden kann, müssen die richtigen Weichen gelegt werden. Sie betreffen hauptsächlich einen Bereich: die Hardware. Zur benötigten Ausstattung, damit Daten überhaupt digital abgespeichert werden können, gehören:

  • leistungsstarke Laptops und PCs,
  • leicht und möglichst dezentral bedienbare Drucker sowie
  • Scanner.

Letztere werden allerdings überfällig, wenn sich Firmen für eine hochqualitative Buchhaltungssoftware, die das Scannen von Belegen über das Smartphone ermöglicht, entscheiden.

2. Den Steuerberater informieren

Unternehmen, die sich in Finanzfragen von einem Steuerfachmann beraten lassen, sollten keinesfalls vergessen, ihn über die Digitalisierungspläne zu informieren. Mit seiner Hilfe können sich die Verantwortlichen einen Überblick verschaffen, welche Maßnahmen erforderlich sind, um GoBD-konform zu agieren. Ebenso können Steuerberater ihren Kunden Tipps hinsichtlich der richtigen Buchhaltungssoftware geben.

3. Zeitlichen Ablauf der Umstellung planen

Bevor mit der Digitalisierung der Buchführung begonnen werden kann, sollten sich die Verantwortlichen einen realistischen Überblick darüber verschaffen, wie viel Zeit die Umstellung in Anspruch nimmt. Auch sollte geklärt werden, ob für die Prozesse Unterstützung von außen notwendig ist. Statt die Buchführung in einer „Hauruckaktion“ zu digitalisieren, kann es im Sinne der geschäftlichen Abläufe sinnvoller sein, Schritt für Schritt vorzugehen. Das ermöglicht es, einzelne Komponenten an firmenspezifische Gegebenheiten anzupassen und mögliche Fehler leichter zu erkennen und auszumerzen.

Themenseiten

Die besten Artikel & mehr direkt in dein Postfach!




* Ja, ich möchte den Newsletter. Die Einwilligung kann jederzeit im Newsletter widerrufen werden. Datenschutzerklärung.

Über den Autor

Autorenprofil: Redaktion

Redaktion

Hier schreibt das studierte Redaktionsteam aus Köln für dich an den neusten News sowie Ratgebern- und Magazin-Artikeln aus der Gründer- und Startup-Szene.

Du hast eine Frage oder eine Meinung zum Artikel? Teile sie mit uns!

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht.


Finanzkongress
Ticket
– Wert 99€ –
Kein Gewinn
Erfolgskongress
VIP-Lounge
– Wert 99€ –
Finanzkongress
Ticket
– Wert 99€ –
Erfolgskongress
VIP-Lounge
– Wert 99€ –
E-Book
Überraschung
Kein Gewinn
E-Book
Überraschung
Das Sommer-Glücksrad ist da
Jetzt drehen & tolle Gewinne abräumen!

Fast geschafft – das Spiel kann losgehen. Trage deine E-Mail Adresse ein, um am Glücksrad zu drehen & abzuräumen.

Ich erkläre mich damit einverstanden, dass meine Daten zur Bearbeitung der Glücksrad-Teilnahme verwendet werden und ich weitere Informationen per E-Mail erhalten werde. Weitere Informationen finden sich in der Datenschutzerklärung.

Unsere Regeln:

  • Ein Spiel pro Nutzer
  • Bei Verstoß werden Maßnahmen folgen

Sitemap

schliessen



* Ja, ich möchte den Newsletter. Die Einwilligung kann jederzeit im Newsletter widerrufen werden. Datenschutzerklärung.