Was bringt das berühmte Microsoft-Programm noch?

Buchhaltung mit Excel: Vor- und Nachteile im Check

Das Multifunktionstool Excel ist eigentlich jedem bekannt. Insbesondere bei kleinen Unternehmen kommen für Aufgaben wie die Buchhaltung oft Word und Excel zum Einsatz. Warum die einfachste Lösung jedoch nicht immer gleich die Beste ist zeigen wir dir in diesem Artikel. Wir stellen dir die wichtigsten Vor- und Nachteile bei der Buchhaltung mit Excel vor.

Vorteile bei der Buchhaltung mit Excel

Günstig

Ein offensichtlicher Vorteil ist der Preis. Excel und auch anderen Office-Produkte sind im Vergleich zu professionellen Buchhaltungssoftwares deutlich erschwinglicher. Gerade kleinen Unternehmern stehen häufig nicht genug finanzielle Mittel zur Verfügung. Daher ist es hier besonders attraktiv die Buchhaltung mit Excel zu bearbeiten.

Zuverlässigkeit

Ein weiterer großer Vorteil ist die Zuverlässigkeit von Excel. Mit Microsoft steht ein gigantisches Unternehmen hinter der Software und versichert damit eine funktionieren Performance für das Tabellenkalkulationsprogramm. Besonders kleine Buchhaltungssoftware weisen gerne ein paar kleine Bugs auf, die die Benutzung behindern.

Modalität

Eine blanke Tabelle aus der man viel machen kann – mit Excel ist einiges möglich. Dazu bietet das Tabellenkalkulationsprogramm sehr viel verschieden Einstellungsmöglichkeiten. Du bist komplett frei und kannst dir alles so erstellen wie du es haben willst. Außerdem lassen sich im Internet unendlich viele Vorlagen bzw. Templates für die eigenen Finanzen finden.

Nachteile bei der Buchhaltung mit Excel

Fehlende Pflichtangaben

Die Dokumente, die du erstellst, also alle Angebote, Rechnungen, Lieferscheine etc. müssen Pflichtangaben enthalten, die gesetzlich vorgeschrieben sind. Je nachdem, ob du eine Rechnung ins Inland, ins EU-Ausland oder in ein Drittland – wie bspw. die Schweiz – stellst, verändern sich die Umsatzsteuersätze oder es müssen weitere spezifische Angaben enthalten sein, wie zum Beispiel der Hinweis auf eine innergemeinschaftliche Lieferung bei einer Rechnung ins EU-Ausland.

Wenn du deine Buchhaltung mit Excel erledigts, ist die Gefahr groß, dass du etwas vergisst und die Rechnung vom Kunden nicht akzeptiert wird. Viele Buchhaltungsprogramme generieren die korrekten Angaben bereits automatisch.

Aber auch Flüchtigkeitsfehler treten sehr gerne bei der Buchhaltung mit Excel auf. Wenn man einfach das letzte Excel-Dokument kopiert und die Daten ändert, vergisst man schnell einmal, die Rechnungsnummer oder das Datum anzupassen. Im schlimmsten Fall fällt das ganze erst auf, wenn der Kunde die Rechnung beim Finanzamt einreicht und dieses das Dokument nicht anerkennt, weil die formalen Anforderungen nicht erfüllt wurden.

Online Geld verdienen (eBook)

Die Bedienung

So sehr die einfache Bedienung von Excel auch ein Vorteil ist, so kann sie auch sehr viele Probleme mit sich bringen. Durch die große Modularität verstellt man schneller etwas als man schauen kann oder verliert sich in den Möglichkeiten der Einstellungen. Bei guter Buchhaltungssoftware bleibt das Layout immer gleich und man muss sich nicht mehr um die Formatierung kümmern.

Keine einfache Belegerfassung

Neben der Erstellung von Angeboten und Rechnungen musst du natürlich auch die Belege deiner Ausgaben sammeln und verwalten. Mit Excel musst du dir also ein sicheres Ablagesystem überlegen, in dem du die Belege wiederfindest und die Daten der Belege in eine Tabelle einträgst. Das ist sehr mühselig und natürlich auch sehr fehleranfällig. Mit der meisten Buchhaltungssoftware erstellst du einfach einen Beleg und lädst das dazugehörige PDF oder Bild des Originalbelegs hoch, fertig. Du kannst Belege auch unterwegs mit dem Smartphone scannen oder fotografieren und per E-Mail an deinen Account schicken. So sind alle Belege automatisch an einem Ort archiviert. Auch das Wiederfinden von Belegen verläuft meist schnell und einfach.

EÜR und UStVA werden nicht automatisch erstellt

Bei der Buchhaltung mit Excel, musst du trotzdem noch alle Daten erfassen, um die UStVA (Umsatzsteuer-Voranmeldung) und die EÜR (Einnahmenüberschussrechnung) anfertigen zu können. Anders gesagt musst du also alle Beträge, die du in Rechnung gestellt hast, und alle Belege zu deinen Ausgaben, erfassen und die Werte ermitteln, die du dem Finanzamt übermitteln musst. Bei der gängigen Buchhaltungssoftware passiert das mittlerweile automatisch im Hintergrund. Sobald du einen Zahlungseingang für eine Rechnung buchst oder einen Beleg als bezahlt gekennzeichnet hast, wird die EÜR und die UStVA aktualisiert. Du hast alle Angaben auf einen Blick.

Daten und Dokument nicht an einem Ort

Im Vergleich zur Buchhaltung mit Excel werden bei einer Buchhaltungssoftware alle Daten und alle Dokumente an einem Ort gelagert. Alle Kunden- und Lieferantenadressen, alle geschriebenen und erhaltenen Rechnungen der letzten Jahre, alle Angebote, alle erfassten Zeiten und alle abgewickelten Projekte. Bei einer Cloudsoftware sind deine Daten dabei besonders sicher. Egal, ob die Festplatte Deines Computers kaputtgeht oder das Notebook bzw. der USB-Stick verloren geht – mit Internet kannst du von überall darauf zugreifen. Selbstverständlich gibt es die darüber hinaus die Möglichkeit über eine Exportfunktion, alle Daten jederzeit zu exportieren und auf einem beliebigen Speichermedium zu sichern.

Nutze unsere kostenlose Vorlage, um deinen Kunden eine Rechnung zu schicken. Hier geht’s zum kostenlosen Download.

Fehlende Anerkennung

Das größte und entscheidende Problem bei der Buchhaltung mit Excel ist jedoch, dass alle Aufzeichnungen jederzeit verändert bzw. manipuliert werden können. So sind die Änderungen nicht mehr nachvollziehbar. Damit ist keine Sicherheit gegeben, dass ein Steuerpflichtiger seine Eintragungen ordnungsgemäß bei Excel einträgt. Excel Tabellen lassen sich ohne Probleme löschen, überschreiben oder anderweitig ändern. Die Finanzverwaltung wir eine solche Buchhaltung nicht annehmen.

Viele Buchhaltungen mit Excel verstoßen dabei gegen die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD). Diese besagt, dass Buchungen und Aufzeichnungen unverändert bleiben müssen. Alle wichtigen Belege müssen so aufbewahrt werden, dass sie nicht verändert werden können bzw., jegliche Änderung gekennzeichnet ist. Genau diese Grundsätze sind bei Excel nicht gewährleistet.

Fazit

Wie du siehst hat es deutlich mehr Nachteile die Buchhaltung mit Excel zu erledigen. Durch die GoBD ist die Benutzung von Excel deutlich schwieriger geworden. Auch für kleine Unternehmen lohnt es sich heutzutage mehr in eine gescheite Buchhaltungssoftware zu investieren.

Es werden viele lästige Schritte abgenommen und darüber hinaus viele Fehlerquellen eliminiert, die im ungünstigsten Fall zu Problemen mit dem Finanzamt führen können.

Excel eignet sich im Gegensatz dazu wesentlich besser als ein digitales Haushaltsbuch. Trage deine monatlichen Ausgaben in eine Tabelle ein und behalte so einen Überblick über deine Finanzen. Probiere es doch mal aus!

Excel als Buchhaltungssoftware

Was ist Excel?

Microsoft Excel ist ein Tabellenkalkulationsprogramm. Es gehört zum Microsoft-Office-365-Abonnement und lässt sich sowohl Online, als Desktop Programm oder Mobil vom Handy aus benutzen.

Welche Vorteile hat Excel als Buchhaltungssoftware?

Im Vergleich zu professioneller Buchhaltungssoftware ist Excel wesentlich preiswerter. Dazu steht dem Programm mit Microsoft ein gigantisches Unternehmen in Hintergrund. somit ist auch eine vernünftige Performance gesichert. Auch Bugs und andere kleine Fehler werden meist recht zügig behoben.

Welche Nachteile hat Excel als Buchhaltungssoftware?

Bei der Buchhaltung mit Excel ist man komplett auf sich allein gestellt. Schon hier schleichen sich gerne Flüchtigkeitsfehler ein. Außerdem müssen bei Excel alle Änderungen individuell vorgenommen werden. Im schlimmsten Fall vergisst man verschiedene Angaben und das Dokument wird vom Finanzamt nicht mehrangenommen. Ein weiterer Punkt ist die nicht-automatisierte-Erstellung von EÜR und UStVA. Dazu wird Excel durch die hohen Veränderungs- bzw. Manipulationsmöglichkeiten von vielen Institutionen nicht anerkannt.

Themenseiten

Die besten Artikel & mehr direkt in dein Postfach!




* Ja, ich möchte den Newsletter. Die Einwilligung kann jederzeit im Newsletter widerrufen werden. Datenschutzerklärung.
Das könnte dich auch interessieren ...

Über den Autor

Autorenprofil: Aaron Gefeke

Aaron Gefeke

Bereits in der Schulzeit entstand bei Aaron großes Interesse für redaktionelle Tätigkeiten und dem Schreiben von Texten. Nach seinem Abitur 2020 entschied er sich dazu. durch verschiedene Praktika einen möglichsten großen Einblick in die Arbeitswelt zu erhalten um sich somit persönlich weiterzuentwickeln. Durch ein Praktikum im Herbst 2020 konnte er bereits einige Erfahrung in der Welt der Startups und der Unternehmensgründung sammeln.
Seit Mai 2021 ist Aaron Praktikant unserer Online Redaktion von Gründer.de und ist somit als Redakteur vor allem für die Content-Erstellung zuständig. In seiner Freizeit betreibt er gerne Kraftsport und Yoga und liest besonders gerne Kriminalliteratur.

Du hast eine Frage oder eine Meinung zum Artikel? Teile sie mit uns!

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.


Sitemap

schliessen



* Ja, ich möchte den Newsletter. Die Einwilligung kann jederzeit im Newsletter widerrufen werden. Datenschutzerklärung.

Die besten Artikel & mehr direkt in dein Postfach!




* Ja, ich möchte den Newsletter. Die Einwilligung kann jederzeit im Newsletter widerrufen werden. Datenschutzerklärung.