Wie die passende App oder Software deine Arbeit erleichtert

Remote Working: 15 Programme für effektives Homeoffice

Um die Ausbreitung des Coronavirus zu verhindern, wechseln viele zum Remote Working. Das bietet viele Freiheiten, fordert jedoch auch eine hohe Selbstdisziplin. Um die Arbeit im Homeoffice besser zu organisieren, stehen viele verschiedene Programme zur Verfügung. Darunter sind Software-Angebote zur besseren Koordination sowie Apps zur Steigerung der Produktivität. Der folgende Beitrag beschreibt die wichtigsten Programme und ihre Funktionen. 

Definition Remote Working

Remote Working, auch Fernarbeit, ist keine neue Erfindung. Durch die Digitalisierung haben sich die Möglichkeiten allerdings stark vervielfältigt. Statt Dauerpräsenz im Büro zu zeigen, können Mitarbeiter auch im Homeoffice arbeiten. Bei der aktuellen Krise durch den Coronavirus ist die Arbeit zuhause zudem mit vielen Vorteilen verbunden. Durch verschiedene Programme ist dabei der Austausch mit den Kollegen garantiert. Für Teamarbeit ist dies überaus wertvoll, da so digitale Teams nicht nur innerhalb einer Stadt, sondern auf der ganzen Welt gemeinsam an Projekten arbeiten können. Aber auch Selbstständige profitieren von diesen Möglichkeiten. Für einen optimalen Ablauf ist allerdings eine gute Struktur wichtig. Denn beim Remote Working gibt es, anders als im Büro, viele zusätzliche Ablenkungen.

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Remote Working Vorbereitung

Für das Remote Working existieren zahlreiche praktische Programme, die die Abläufe und die Arbeit im Homeoffice erleichtern. Doch es macht wenig Sinn, alle Programme zu installieren. Besser ist es, vorher die genauen Anforderungen festzulegen. Gibt es viele Termine, die koordiniert werden müssen? Oder muss es eine gute Struktur geben, um viele kleine Aufgaben im Blick zu behalten? Ist der Austausch mit Kollegen wichtig, da gemeinsam an Projekten gearbeitet wird? Muss die Anwendung große Daten speichern, wenn die aktuelle Krise rund um den Coronavirus noch länger andauert? Wer sich vorher die genauen Aufgaben überlegt und Programme vergleicht, startet gut vorbereitet ins Remote Working.

Die 7 wichtigsten Homeoffice-Regeln für Produktivität

Homoffice-Regel #1 : Umfassende Vorbereitung

Wer zuhause arbeiten möchte, kann sich nicht einfach hinsetzen und starten, sondern sollte die Homeoffice-Regeln zur Vorbereitung beachten. Dazu gehören zum Beispiel die passenden Programme für den Computer – für die Organisation, zur Aufgabenverteilung oder für die Kommunikation. Aber auch die persönliche Vorbereitung für das Homeoffice ist wichtig. Hunger bremst jegliche Konzentration und jedes Mal einkaufen gehen, kostet wertvolle Zeit. Deshalb am besten schon bei der Vorbereitung gesunde Snacks einplanen.

Homeoffice-Regel #2: Arbeitsatmosphäre schaffen

Zuhause existiert keine Kleidervorschrift und niemand sieht, von wo und wie du arbeitest. Doch eine feste Arbeitsstruktur ist entscheidend für die Konzentration. Deshalb ist ein wichtiger Teil der Homeoffice-Regeln, an den morgendlichen Abläufen festzuhalten. Pünktlich aufstehen, duschen und frühstücken. Auch die Kleidung sollte passen, denn sie entscheidet unbewusst wie wir mit Menschen kommunizieren. Außerdem stellt auch der Arbeitsbereich, beispielsweise der  aufgeräumte Schreibtisch, eine wichtige Grundlage dar.

Homeoffice-Regel #3: Arbeitszeiten festlegen

Auch wenn in den eigenen vier Wänden keine konkreten Arbeitszeiten vorgegeben sind, lohnen sich feste Homeoffice-Regeln für die Zeiteinteilung. Denn auch dort gilt die vertraglich festgelegte Stundenanzahl. Das heißt, zwischendurch drei Stunden shoppen gehen und die Zeit als Arbeitszeit aufschreiben, funktioniert nicht. Viele Arbeitgeber nutzen deshalb auch Zeiterfassungsprogramme. Wer hingegen die Uhrzeit selbst bestimmt, sollte herausfinden, zu welcher Tageszeit die Produktivität am höchsten ist.  Natürlich sind gemeinsame Meetings mit den Kollegen oder Kundengespräche trotzdem einzuhalten, deshalb ist ein Gespräch mit dem Arbeit- oder Auftraggeber über die genauen Einsatzzeiten sinnvoll.

Homeoffice-Regel #4: Aufgabenlisten befolgen

Den Computer hochfahren, Emails beantworten, dann ein Anruf und danach schnell einen Text schreiben. Viele kleine Aufgaben, die alle im Kopf bleiben müssen. Doch wenn es dann zum Beispiel an der Tür klingelt, ist der geplante Schritt schnell vergessen. Deshalb macht es Sinn, sich auch im Homeoffice eine Aufgabenliste zu schreiben. Erledigte Aufgaben werden abgehakt und das hilft wiederum bei der eigenen Überprüfung.

Homeoffice-Regel #5: Ablenkungen vermeiden

Oft ist der Wille zum Befolgen der Homeoffice-Regeln da, aber dann tauchen die kleinen Ablenkungen auf. Diese kosten viel Zeit und stören die Konzentration. Deshalb sollte allen Freunden und Verwandten klar sein, dass Homeoffice keine durchgehende Ansprechbarkeit bedeutet. Auch Aufgaben im Haushalt werden nach dem Homeoffice erledigt. Und besonders beim Smartphone sind strikte Regeln notwendig.

Homeoffice-Regel #6: Pausen einlegen

Wer produktiv arbeitet und die Homeoffice-Regeln befolgt, verliert sich möglicherweise in dieser Atmosphäre und lässt die Stunden verstreichen. Doch Pausen sind für die Produktivität sehr wichtig, da sich die Arbeit auch noch einmal aus einem anderen Blickwinkel betrachten lässt. Zudem schaffen sie neue Energie für kommende Aufgaben. Die Pausenzeit sollte nach vier Stunden mindestens bei 30 Minuten liegen, noch besser ist ein Spaziergang im Freien.

Homeoffice-Regel #7: Erfolge belohnen

Besonders nach einigen Tagen oder Wochen im Homeoffice, ist es schwer, die Motivation durchgehend hoch zu halten. Die abgehakte Aufgabenliste sorgt für Zufriedenheit, doch einen noch größeren Motivationsschub lösen Belohnungen aus. Eine frische Tasse Kaffee für eine besonders gut erledigte Aufgabe. Oder eine verlängerte Pause nach der kniffligen Problemlösung. Kleine Entschädigungen über den Tag verteilt, zeigen wie wertvoll die eigene Arbeit ist und erhöhen den Ehrgeiz.

Programme zur Organisation von Remote Working

factro

factro ist ein smartes Tool, um Themen und Teams im Homeoffice zu organisieren. Aufgaben und Projekte können mit wenigen Klicks angelegt und geplant werden. Alle Informationen und Dateien werden direkt in der Aufgabe abgelegt und sind jederzeit von überall abrufbar. Durch abgestimmte Zuständigkeiten, Timings und Prioritäten weiß jeder, wer bis wann was zu erledigen hat. Die Bedienung ist intuitiv und selbsterklärend, sodass jeder sofort loslegen kann. Außerdem ist factro 100% Made in Germany und garantiert höchste deutsche Datenschutzstandards.

Für Homeoffice-Neulinge bietet das Collaboration-Tool übrigens einen kostenlosen Leitfaden an, um in wenigen Schritten direkt von zu Hause durchzustarten.

factroQuelle: factro

Slack

Slack ist ein Programm, welches die Kommunikation eines ganzen Teams oder Unternehmens beim Remote Working zusammenführt. So wird ein gemeinsamer Workspace erschaffen, in dem verschiedene Unterhaltungen in Echtzeit stattfinden können. Die verschiedenen Chats lassen sich übersichtlich auflisten. Slack ist dabei mehr als ein Chatprogramm für das Homeoffice. So können zum Beispiel Dienste wie Dropbox oder Google Hangouts integriert werden, so dass Slack ganz individuell nutzbar ist. Auch Telefonate- und Videokonferenzen sind möglich.

To help protect employees, their families and communities, many teams are turning to remote work. We’re here to help. https://bit.ly/2WaMRJc

Gepostet von Slack am Donnerstag, 12. März 2020

Asana

Auch Asana ist ein Workspace für Remote Working. Der Fokus liegt hier aber nicht ganz so stark auf dem Austausch, sondern mehr auf der Planung von Projekten. Für diese lasse sich Unteraufgaben erstellen und an verschiedene Teammitglieder vergeben. Für alle Teammitglieder im Homeoffice ist dann leicht erkennbar, wie weit die Arbeit fortgeschritten ist. Aber auch Kommunikation ist über Asana möglich. Der Austausch findet unter den jeweiligen Aufgaben statt und kann dadurch sehr fachbezogen sein.

TeamViewer

Wer beim Remote Working auf den Rechner eines Kollegen zugreifen muss, nutzt am besten den TeamViewer. Dieser ist nicht nur bei der Fernwartung nützlich. Der Zugriff ist beim Homeoffice natürlich auch auf den Computer des Büros möglich. Dabei können Nutzer auch bestimmte Daten sperren, damit private und andere sensible Daten nicht übertragbar sind. Beide Rechner müssen den Einblick auch zweifach bestätigen, damit das System nicht ohne Einverständnis genutzt werden kann.

Trello

Trello ist eine browserbasierte Lösung zum Projektmanagement. Im Gegensatz zu anderen Tools für das Remote Working besticht Trello durch eine sehr einfache Nutzung. In einem Board lassen sich Listen erstellen, die dann wiederum in Karten unterteilt sind. Listen und Karten können per Drag and Drop einfach verschoben werden. In jeder Karte ist dann der Upload von Dateien, weiteren To-Do-Liste sowie zusätzliche Benutzungsrechten von Mitarbeitern möglich. Die visuelle Umsetzung der Unteraufgaben eines Projekts erleichtert dabei den Überblick.

ClickUp

Auch ClickUp ist ähnlich aufgebaut und konzentriert sich auf das Projektmanagement beim Remote Working. Der Aufbau ist ebenfalls leicht verständlich und farblich gegliedert. Besonders praktisch ist das eigene Profil, dass die zugeteilten Aufgaben ordnet und dadurch den Überblick erleichtert. Die Aufgaben lassen sich gemeinsam erledigen und per Kommentar sind Hinweise möglich. Zusätzlich können alle Nutzer auch unsichtbare Tasks erstellen, die dann für niemanden sonst sichtbar sind, aber als praktische Erinnerungen im Homeoffice funktionieren.

Bitrix24

Bitrix bietet eine kostenlose Alternative zum Projektmanagement beim Remote Working. Erst ab zwölf Nutzern ist eine Umstellung auf die Premium-Variante notwendig. Jeder Nutzer eines Teams kann dabei Aufgaben erstellen, sich selbst oder anderen Nutzern zuweisen sowie Deadlines einfügen. Unteraufgaben sind ebenso möglich wie Diskussionen unter einzelnen Aufgaben. Zusätzlich beinhaltet Bitrix aber auch einen Team-Chat, Videokonferenzen, Zeiterfassung und einen Kalender. Darüber hinaus lassen sich auch diverse E-Mail-Dienste integrieren.

Zoom

Wer Video-Chats beim Remote Working benötigt, sollte sich Zoom genauer anschauen. Das Programm unterstützt Gespräche zwischen zwei Teilnehmern, aber auch innerhalb eines ganzen Teams. Bereits in der kostenlosen Variante können bis zu 100 Teilnehmer an einem Video-Meeting teilnehmen. Der Moderator entscheidet dabei, ob er seinen kompletten Bildschirm oder nur einzelne Bereiche überträgt. Zusätzlich kann er die Maus- und Tastatur-Kontrolle an einen oder mehrere Teilnehmer übertragen. Die Dauer einer Gruppenbesprechung ist jedoch auf 40 Minuten für Meetings mit drei oder mehr Teilnehmern beschränkt.

Microsoft Teams

Microsoft hingegen setzte mit Teams usprünglich auf die Idee vom digitalen Klassenzimmer. Der Fokus liegt auf Video-Chats, aber auch Unterlagen lassen sich verschicken und Apps anderer Anbieter integrieren. Ursprünglich wurde das Programm nur für Bildungseinrichtungen entwickelt, die Microsoft Teams kostenlos nutzen können. Mittlerweile arbeiten aber auch immer mehr Firmen mit dem System, da sich auch Dokumente beispielsweise gleichzeitig bearbeiten lassen, während im Hintergrund noch der Video-Chat aktiv bleibt. Für Unternehmen im Homeoffice bietet Microsoft Teams also zahlreiche Möglichkeiten, Video-Meetings und parallel dazu weitere Bearbeitungsfunktionen zu nutzen.

Google Drive

Auch Google hat ein eigenes Produkt zur Unterstützung entwickelt. Google Drive als Begriff ist oftmals bekannt, viele Anwender schöpfen aber die Möglichkeiten beim Remote Working nicht voll aus. Das Programm bietet sich gut an, wenn Dokumente im Homeoffice gesammelt, organisiert und innerhalb eines Teams geteilt werden sollen. Den Nutzern stehen 15 Gigabyte Speicherplatz zur Verfügung. Und das genügt selbst dann, wenn der Ausnahmezustand durch den Coronavirus noch länger andauert. Jede Datei lässt sich dabei einzeln für andere Nutzer im Homeoffice freigeben, so dass der Nutzer die Kontrolle hat, welcher Kollege an welcher Steller Zugang bekommt. Bearbeiten mehrere Personen ein Dokument parallel, wird dies in Echtzeit angezeigt. Zusätzlich können alle Nutzer auch mobil auf die hinterlegten Daten zugreifen.

Doodle

Wer einen Videokonferenz-Termin oder ein Telefon-Meeting mit mehreren Mitarbeitern vereinbaren möchte, steht beim Remote Working vor einer Herausforderung. Nicht alle Termine der Kollegen sind bekannt, deshalb sind Chat-Programme nicht sinnvoll. Die gemeinsame Verabredung würde viel Zeit kosten, alle Uhrzeiten und Nachrichten dann wiederum auszuwerten ist mühsam. Doodle sendet deshalb im Rahmen einer Umfrage eine Teilnahme-Anfrage und schlägt einen bestimmten Zeitraum vor. Alle Empfänger klicken nun die verfügbare Zeit an, daraus erstellt Doodle eine Rangliste und so ist ganz übersichtlich erkennbar, welcher Zeitpunkt den sinnvollsten Termin darstellt.

Chimp or Champ

Beim Remote Working ist der persönliche Austausch mit den Kollegen und dem Chef nicht möglich. Dagegen ist im Büro sehr schnell klar, welche Stimmung herrscht und welcher Kollege mit welchem Programm oder Ablauf Probleme hat. Für ein optimales Feedback gibt es deshalb Chimp or Champ. Alle Beteiligten können anonym ihre Meinung und ihre aktuelle Stimmung im Homeoffice abgeben, dieser Feedback-Bericht wird dann gesammelt an den Auftraggeber geschickt. Das wiederum hat zwei Vorteile: Die Mitarbeiter fühlen sich wertgeschätzt und der Absender kann bei Problemen schnell handeln.

Apps für effizientes Remote Working

Evernote

Nicht nur praktische Programme sind eine Voraussetzung für effektives Remote Working, sondern auch die eigene Ordnung auf dem Arbeitstisch. Oft stapeln sich die Notizen und Klebezettel, wichtige Infos der Kollegen aus dem Homeoffice werden notiert und gehen dann im Stapel unter. Evernote hilft dabei, eigene Notizen, Fotos und Dokumente zu ordnen. Die App sortiert die Infos nach dem Datum der Erstellung, es lassen sich aber auch Erinnerungen anlegen. Jede kleine Notiz ist dann wie auf einem Block sichtbar und sogar Tonaufnahmen sind möglich. Wer bei einem Video-Meeting oder Anruf Notizen macht, kann diese auch anschließend mit den Kollegen teilen.

Goodtime

Nur mal eben bei Whatsapp schauen, kurz bei Instagram Fotos betrachten: Ablenkungen existieren beim Remote Working viele. Die App Goodtime legt deshalb produktive Phasen fest, die exakt 25 Minuten dauern. In diesen sogenannten Etappen ist auf dem Handy ein Timer zu sehen, der nicht geschlossen werden darf. Danach erlaubt die App dem Nutzer fünf Minuten Pause. Ziel ist es, in den Etappen produktiv zu sein und in der Auszeit so fokussiert auf den Pausen-Timer zu bleiben, dass alle Ablenkungen in den Hintergrund geraten. Schwierig ist es allerdings, wenn nach 25 Minuten die Aufgabe im Homeoffice noch lange nicht erledigt ist und die Konzentrationsphase durch die Pause gestört wird.

AppBlock

Noch konsequenter ist AppBlock, dort lassen sich die Ablenkungen beim Remote Working auf dem Smartphone komplett sperren. Wer dann eine dieser verbotenen Apps aktiviert, erhält sofort die Nachricht „Du hast es heute schon dreimal probiert! Nutze die Zeit und sei produktiv“. Natürlich lässt sich die Sperre jederzeit aufheben und zeitlich festlegen. Trotzdem könnte die Maßnahme gerade in stressigen Phasen im Homeoffice helfen, ein Bewusstsein für die Ablenkungen zu schaffen. Bei der kostenlosen Variante sind fünf Sperren inbegriffen, was zumindest für die großen sozialen Netzwerke reicht.

Fazit: Remote Working funktioniert nur gemeinsam

Es gibt eine große Auswahl an praktischen Programmen für Remote Working, doch du brauchst sie nicht alle installieren. Wichtig ist eine gute Vorbereitung, sprecht im Team ganz genau ab, welche Anwendungen für euch in Frage kommen und welche nicht. Jeder sollte zur Organisation, zum Speichern und zur Aufgabenverteilung das gleiche Programm nutzen, damit alle Informationen im Homeoffice schnell die Kollegen erreicht. Nur dann funktioniert das Remote Working und sorgt für einen reibungslosen Ablauf und durchgehende Produktivität.

Über den Autor

Autorenprofil: Insa Schoppe

Insa Schoppe

Direkt nach dem Abitur entschied sich Insa für ein „Multimedia Production“-Studium in Kiel, danach folgten praktische Erfahrungen in einer Fernsehproduktionsfirma. Anschließend startete sie ein Volontariat in der Redaktion eines Radiounternehmens und wurde als Redakteurin übernommen. Zu ihren Aufgaben gehörten neben der Recherche und Texterstellung auch tägliche Nachrichten sowie die Verantwortung für mehrere Magazine. Im März 2020 wechselte Insa von der Radio-Redaktion in die Online-Redaktion von Gründer.de und unterstützt seitdem das Team als Junior-Online-Redakteurin.

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