Das solltest du zukünftig beachten, um die Vorgaben des Finanzamts zu erfüllen

Reisekostenabrechnung für Selbstständige: Diese Regeln gelten 2020

Während Arbeitnehmer die Reisekostenabrechnung einfach beim Arbeitgeber vorlegen und erstattet bekommen, sieht das für Selbstständige und Freiberufler etwas anders aus. Die Gründe für Dienstreisen bei Selbständigen können vielfältig sein: So absolvierst du beispielsweise eine Fortbildung, besuchst Messen oder baust Geschäftsbeziehungen aus. Vor allem die Reisekostenreform aus dem Jahr 2014 hat das Abrechnen von Geschäftsreisen für Selbstständige und Freiberufler nicht gerade einfacher gemacht. Damit du keine Probleme mit dem Finanzamt bekommst, solltest du die folgenden Punkte bei deiner Reisekostenabrechnung 2020 für Selbstständige beachten.

Bei einer beruflich notwendigen Reise entstehen Kosten – beispielsweise für die Fahrt, die Übernachtung und die Verpflegung. Selbstständige und Freiberufler können diese Kosten als Reisekosten steuerlich absetzen oder die Kosten dem Kunden anschließend in Rechnung stellen.

Reisekostenabrechnung für den Kunden

Dein Kunde erwartet dich zu einem persönlichen Treffen inklusive Projektbesprechung beispielsweise bei sich vor Ort. Bei einer vom Kunden oder Auftraggeber veranlassten Reise solltest du die Reisekosten mit ihm abrechnen. Sinnvoll ist es, dies im Vorfeld mit dem Kunden abzustimmen, damit du oder dein Kunde im Nachhinein keine böse Überraschung erleben.

In manchen Fällen ist es aber auch sinnvoll, auf die Weiterberechnung der Reisekosten zu verzichten, weil du nur wenige Minuten unterwegs warst oder den Auftrag unbedingt haben möchtest.

Das gehört in die Reisekostenabrechnung für den Kunden

In die Rechnung, die du dem Kunden über die Reisekosten stellst, kommen die tatsächlich angefallenen Reisekosten: Zugticket, Hotelrechnung oder Straßenbahntickets. Bist du mit deinem eigenen PKW zum Kunden gefahren, stellst du ihm beispielsweise eine Kilometerpauschale in Rechnung. Diese ermittelst du selbst, indem du errechnest, ob deine Fahrtkosten mit 0,60 Euro oder eventuell 0,80 Euro pro gefahrenen Kilometer gedeckt sind. Zwar wird in vielen Bereichen noch mit 0,30 Euro pro Kilometer gerechnet, doch dieser Wert deckt die Kosten bei Weitem nicht mehr ab. Auf die Kilometerpauschale rechnest du ebenfalls die Umsatzsteuer drauf. Dabei ist der Steuersatz anzusetzen, zu dem du auch deine Arbeit berechnest.

Bei der Rechnungsstellung listest du alle Kosten auf, wobei es sein kann, dass du unterschiedliche Umsatzsteuersätze berechnen musst. Ob der Auftraggeber dein Frühstück bezahlt, solltest du im Vorfeld verhandeln. Die Originalbelege deiner Reisekosten kannst du einscannen und mit der Rechnung zusammen an deinen Kunden senden.

Merke: Reisekosten und die darauf entfallende Umsatzsteuer sind in deinem Unternehmen ein durchlaufender Posten, wenn du diese dem Kunden berechnest.

Reisekosten steuerlich absetzen

Um eine Dienstreise deines Unternehmens absetzen zu können, müssen zwei Punkte erfüllt sein:

  • Der Grund der Reise war ein betrieblicher, beziehungsweise beruflicher.
  • Du hast dich von deiner Arbeitsstätte entfernt

Die Ausgaben, die während deiner Dienstreise entstanden sind, können Betriebsausgaben sein. Hat die Reise allerdings auch einen privaten Anteil, handelt es sich um die so genannten „gemischten Reisekosten“, die nur teilweise abgesetzt werden können.

Wichtig ist, dass du während deiner Dienstreise alle Belege, auch Bewirtungsbelege, sammelst, die du beim Finanzamt als Reisekosten absetzen möchtest.

Hinzu kommt, dass deine selbstständige Reisekostenabrechnung aussagekräftig sein muss. Das heißt, sie muss folgende Angaben beinhalten:

  • Name der Person, welche die Dienstreise gemacht hat
  • Reisedauer
  • Reisedaten
  • Reiseziel
  • Anlass
  • Fahrtkosten
  • Übernachtungskosten
  • Verpflegungsaufwand
  • Reisenebenkosten und
  • die steuerliche Zuordnung

Um den Anlass und das Reiseziel der Dienstreise zu dokumentieren und zu belegen, empfiehlt es sich, darüber hinaus eine Messebroschüre oder einen Seminarkatalog der Reiseabrechnung beizulegen.

Die einzelnen Kostenarten

Nicht alle Kosten, welche die beruflichen Reisen betreffen, werden kurzum zusammengefasst. Auch hier wird in einzelnen Reisekosten unterschieden, bei denen du die Sätze selbstständig berechnen musst, um sie bei der Reisekostenabrechnung für Selbstständige absetzen zu können.

Die Fahrtkosten

Bei den Fahrtkosten unterscheidet das Finanzamt dahingehend, ob du mit deinem privaten Fahrzeug, deinem Firmenfahrzeug, der Bahn, dem Flugzeug oder mit dem Taxi gefahren bist.
Nutzt du bei der Dienstreise deinen Firmenwagen, kannst du dies in vollem Umfang absetzen. Kosten für Tanken, Mautgebühren oder angefallene Reparaturen können komplett angegeben werden. Auch hier gilt: alle Belege auf jeden Fall aufheben.

Bei der Nutzung des privaten PKWs oder eines Leihwagens für die Reise, kannst du entweder nach der Kilometerpauschale oder einem Kilometersatz abrechnen. Bei der Kilometerpauschale rechnest du die gefahrenen Kilometer mal 30 Cent. Für andere Transportmittel, wie Motorrad, Motorroller oder Mofa, inzwischen auch E-Bikes die schneller als 25 km/h fahren dürfen, gelten 20 Cent pro gefahrenen Kilometer.

Der Kilometersatz errechnet sich aus den jährlich anfallenden Kosten für den PKW. Das heißt, hier fließen Reparaturen, Versicherungen, KFZ-Steuer, Reifen und Benzinkosten und die Abschreibung mit ein. All diese Kosten werden zu einer Gesamtsumme zusammengerechnet und durch die gefahrenen Kilometer dividiert. Für deine Reise wird der Kilometeranteil entsprechend ermittelt und angegeben.

Die Übernachtungskosten

Bei den Übernachtungskosten kannst du entweder nach Belegen oder einer Pauschale als volle Betriebsausgabe berechnen. In Deutschland liegt die Pauschale pro Übernachtung bei 20 Euro. Außerhalb von Deutschland gelten andere Pauschalen, welche du dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums entnehmen kannst. Möchtest du nach Belegen abrechnen, muss du diese entsprechend dem Finanzamt vorlegen.

Im europäischen Raum gibt es zudem einige Länder, für die es geänderte Sätze gibt. Hier solltest du vorher nachschauen, was du bei Reisen nach Belgien, Dänemark, Finnland, Portugal und Norwegen beachten musst.

Hinweis: Unternehmer dürfen bei Auslandsreisen keine Übernachtungspauschale berechnen. Als Unternehmer darfst du dabei nur deine tatsächlichen Übernachtungskosten als Betriebsausgaben geltend machen.

Der Verpflegungsaufwand: Neuerungen seit 2020

Der Verpflegungsaufwand kann seit dem 1. Januar 2020 mit einer Inlandspauschale von 28 Euro pro Tag angegeben werden. Dies gilt bei einer Abwesenheit ab 12 Stunden. Bei einer Abwesenheit zwischen 8 und 12 Stunden, kannst du 14 Euro als Pauschale geltend machen, was vor allem den Anreise- und Rückreisetag betrifft. Auch bei den Verpflegungspauschalen gelten im Ausland dementsprechend andere Pauschalen.

Beachte: Ist das Frühstück im Hotelzimmer-Preis enthalten und wird nicht gesondert ausgewiesen, bist du verpflichtet, pro Tag 20 Prozent vom Verpflegungskostenmehraufwand abzuziehen.

Die Reisenebenkosten

Auf die Reisekostenabrechnung für Selbstständige gehören unter anderem auch Parkgebühren, Trinkgelder, Kosten für Telekommunikation und Gepäckbeförderung oder -aufbewahrung und vieles mehr. Diese gehören zu den Reisenebenkosten. Auch hier gilt: für jede Ausgabe, die du geltend machst, muss ein Beleg vorliegen. Diese musst du getrennt ausweisen, da hier der übliche Umsatzsteuersatz von 19 Prozent gilt.

Private Leistungen dürfen natürlich nicht selbstständig von den Reisekosten abgesetzt werden. Darunter fallen beispielsweise private Telefonate. Sollte ein begründeter Verdacht bestehen, kann das Finanzamt die gesamten Kosten als privat ansehen und entsprechend die Anerkennung verweigern.

Eigenbeleg schreiben – Das gehört dazu

Alles, was du bei der Reisekostenabrechnung für Selbstständige absetzen möchtest, musst du mit einer Quittung oder einer Rechnung entsprechend belegen. Deswegen solltest du möglichst immer eine Quittung anfordern und diese gut aufheben. Oftmals ist es aber nicht möglich eine Rechnung ausgestellt zu bekommen. In so einem Fall musst du einen Eigenbeleg schreiben. Hierbei ist zu beachten, dass der Einzelbeleg einen betrieblichen Aufwand betrifft und in seiner Höhe glaubhaft für das Finanzamt ist.

Beispiele für einen Eigenbeleg wären beispielsweise, wenn du Parkkosten bezahlen musst oder Trinkgeld gibst. Für diese bekommt man keine Quittung, man kann sie aber trotzdem steuerlich absetzen.

Bei einem Eigenbeleg musst du immer folgendes angeben:

  • Zahlungsempfänger
  • Art der Aufwendung
  • Datum
  • Kostendetails, wie Einzelpreis und Ust-Satz
  • Begründung, warum der Eigenbeleg nötig ist
  • Eigene Unterschrift

Um die Glaubwürdigkeit des ausgestellten Preises zu bestärken, kann es ebenso helfen, eine Preisliste beizufügen.

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Über den Autor

Alexandra Jankowiak

Gelernte Bürokauffrau mit Weiterbildung zur IHK-geprüften Wirtschaftsinformatikerin mit Schritt in die Selbstständigkeit im Jahre 2005.
Seitdem texte ich mit viel Spaß zu den unterschiedlichsten Themen. Blogtexte, Ratgebertexte und Testberichte gehören zu meinem täglich-Brot des Texter-Daseins.
Dazu biete ich Dienstleistungen im Bürobereich an, die vorbereitende Kontierung für Kunden gehört ebenfalls zu meinem Tätigkeitsfeld.
Langweilig wird es mir nie - das ist Fakt :)

2 Antworten

  1. Hallo kann ich als Gesellschafter einer GbR meine Reisekosten in meiner Einkommensteuererklärung mit dem Reisekostenabrechnungsformular 743 abrechnen?

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