Das solltest du zukünftig beachten, um die Vorgaben des Finanzamts zu erfüllen

Reisekostenabrechnung für Selbstständige: Diese Regeln gelten 2022

Während Arbeitnehmer die Reisekostenabrechnung einfach beim Arbeitgeber vorlegen und erstattet bekommen, sieht das für Selbstständige und Freiberufler etwas anders aus. Die Gründe für Dienstreisen bei Selbständigen können vielfältig sein: So absolvierst du beispielsweise eine Fortbildung, besuchst Messen oder baust Geschäftsbeziehungen aus. Vor allem die Reisekostenreform aus dem Jahr 2014 hat das Abrechnen von Geschäftsreisen für Selbstständige und Freiberufler nicht gerade einfacher gemacht. Zudem haben sich einige Regeln in diesem Jahr nochmal verändert. Damit du keine Probleme mit dem Finanzamt bekommst, solltest du die folgenden Punkte bei deiner Reisekostenabrechnung 2021 für Selbstständige beachten.

Bei einer beruflich notwendigen Reise entstehen Kosten – beispielsweise für die Fahrt, die Übernachtung und die Verpflegung. Selbstständige und Freiberufler können diese Kosten mittels einer Reisekostenabrechnung steuerlich absetzen oder die Kosten dem Kunden anschließend in Rechnung stellen.

Reisekostenabrechnung für den Kunden

Dein Kunde erwartet dich zu einem persönlichen Treffen inklusive Projektbesprechung beispielsweise bei sich vor Ort. Bei einer vom Kunden oder Auftraggeber veranlassten Reise solltest du die Reisekosten mit ihm abrechnen. Sinnvoll ist es, dies im Vorfeld mit dem Kunden abzustimmen, damit du oder dein Kunde im Nachhinein keine böse Überraschung erleben.

In manchen Fällen ist es aber auch sinnvoll, auf die Weiterberechnung der Reisekosten zu verzichten, weil du nur wenige Minuten unterwegs warst oder den Auftrag unbedingt haben möchtest.

Das gehört in die Reisekostenabrechnung für den Kunden

In die Rechnung, die du dem Kunden über die Reisekosten stellst, kommen die tatsächlich angefallenen Reisekosten: Zugticket, Hotelrechnung oder Straßenbahntickets. Bist du mit deinem eigenen PKW zum Kunden gefahren, stellst du ihm beispielsweise eine Kilometerpauschale in Rechnung. Diese ermittelst du selbst, indem du errechnest, ob deine Fahrtkosten mit 0,60 Euro oder eventuell 0,80 Euro pro gefahrenen Kilometer gedeckt sind. Zwar wird in vielen Bereichen noch mit 0,30 Euro pro Kilometer gerechnet, doch dieser Wert deckt die Kosten bei Weitem nicht mehr ab. Auf die Kilometerpauschale rechnest du ebenfalls die Umsatzsteuer drauf. Dabei ist der Steuersatz anzusetzen, zu dem du auch deine Arbeit berechnest.

Bei der Rechnungsstellung listest du alle Kosten auf, wobei es sein kann, dass du unterschiedliche Umsatzsteuersätze berechnen musst. Ob der Auftraggeber dein Frühstück bezahlt, solltest du im Vorfeld verhandeln. Die Originalbelege deiner Reisekosten kannst du einscannen und mit der Rechnung zusammen an deinen Kunden senden.

Merke: Reisekosten und die darauf entfallende Umsatzsteuer sind in deinem Unternehmen ein durchlaufender Posten, wenn du diese dem Kunden berechnest.

Reisekostenabrechnung für Selbstständige: Reisekosten steuerlich absetzen

Um eine Dienstreise deines Unternehmens absetzen zu können, müssen zwei Punkte erfüllt sein:

  • Der Grund der Reise war ein betrieblicher, beziehungsweise beruflicher.
  • Du hast dich von deiner Arbeitsstätte entfernt

Die Ausgaben, die während deiner Dienstreise entstanden sind, können Betriebsausgaben sein. Hat die Reise allerdings auch einen privaten Anteil, handelt es sich um die so genannten „gemischten Reisekosten“, die nur teilweise abgesetzt werden können. Wichtig ist, dass du während deiner Dienstreise alle Belege, auch Bewirtungsbelege, sammelst, die du beim Finanzamt als Reisekosten absetzen möchtest.

Hinzu kommt, dass deine selbstständige Reisekostenabrechnung aussagekräftig sein muss. Das heißt, sie muss folgende Angaben beinhalten:

  • Name der Person, welche die Dienstreise gemacht hat
  • Reisedauer
  • Reisedaten
  • Reiseziel
  • Anlass
  • Fahrtkosten
  • Übernachtungskosten
  • Verpflegungsaufwand
  • Reisenebenkosten und
  • die steuerliche Zuordnung

Um den Anlass und das Reiseziel der Dienstreise zu dokumentieren und zu belegen, empfiehlt es sich, darüber hinaus eine Messebroschüre oder einen Seminarkatalog der Reiseabrechnung beizulegen.

Die einzelnen Kostenarten

Nicht alle Kosten, welche die beruflichen Reisen betreffen, werden kurzum zusammengefasst. Auch hier wird in einzelnen Reisekosten unterschieden, bei denen du die Sätze selbstständig berechnen musst, um sie bei der Reisekostenabrechnung für Selbstständige absetzen zu können.

Die Fahrtkosten

Bei den Fahrtkosten unterscheidet das Finanzamt dahingehend, ob du mit deinem privaten Fahrzeug, deinem Firmenfahrzeug, der Bahn, dem Flugzeug oder mit dem Taxi gefahren bist.
Nutzt du bei der Dienstreise deinen Firmenwagen, kannst du dies in vollem Umfang absetzen. Kosten für Tanken, Mautgebühren oder angefallene Reparaturen können komplett angegeben werden. Auch hier gilt: alle Belege auf jeden Fall aufheben.

Kilometerpauschale

Bei der Nutzung des privaten PKWs oder eines Leihwagens für die Reise, kannst du entweder nach der Kilometerpauschale oder einem Kilometersatz abrechnen. Bei der Kilometerpauschale rechnest du die gefahrenen Kilometer mal 30 Cent – dies gilt für Strecken bis zu 20 Kilometer. Ab dem 21. Kilometer kannst du vom 1. Januar 2021 bis zum 31. Dezember 2023 eine Kilometerpauschale von 35 Cent berechnen. Dadurch sollen Fernpendler und Dienstreisenden entlastet werden, da durch die CO2-Bepreisung höhere Kosten für diese erwartet werden. Für andere Transportmittel, wie Motorrad, Motorroller oder Mofa, inzwischen auch E-Bikes die schneller als 25 km/h fahren dürfen, gelten 20 Cent pro gefahrenen Kilometer.

Der Kilometersatz errechnet sich aus den jährlich anfallenden Kosten für den PKW. Das heißt, hier fließen Reparaturen, Versicherungen, KFZ-Steuer, Reifen und Benzinkosten und die Abschreibung mit ein. All diese Kosten werden zu einer Gesamtsumme zusammengerechnet und durch die gefahrenen Kilometer dividiert. Für deine Reise wird der Kilometeranteil entsprechend ermittelt und angegeben.

Pendlerpauschale: Unterschied zur Kilometerpauschale

Die oben beschriebene Kilometerpauschale gilt allerdings nur für Dienstreisen. Der Weg zur Arbeit kann über die Entfernungspauschale, auch Pendlerpauschale genannt, steuerlich geltend gemacht werden. Es handelt sich dabei um keine Dienstreise. In der Pendlerpauschale ist ausschließlich der einfache Weg zur Arbeitsstätte, also nur der Hin- oder Rückweg, anzugeben. Mit der Pendlerpauschale besteht einmal pro Tag die Möglichkeit, die Entfernung zwischen diesen beiden Orten in Form einer Pauschale von der Steuer abzusetzen. Die liegt im Jahr 2022 für Strecken bis 20 Kilometer bei 30 Cent und ab dem 21. Kilometer bei 35 Cent.

Die Übernachtungskosten

Bei den Übernachtungskosten kannst du entweder nach Belegen oder einer Pauschale als volle Betriebsausgabe berechnen. In Deutschland liegt die Pauschale pro Übernachtung bei 20 Euro. Außerhalb von Deutschland gelten andere Pauschalen, welche du dem Schreiben des Bundesfinanzministeriums entnehmen kannst. Möchtest du nach Belegen abrechnen, muss du diese entsprechend dem Finanzamt vorlegen.

Im europäischen Raum gibt es zudem einige Länder, für die es geänderte Sätze gibt. Hier solltest du vorher nachschauen, was du bei Reisen nach Belgien, Dänemark, Finnland, Portugal und Norwegen beachten musst.

Hinweis: Unternehmer dürfen bei Auslandsreisen keine Übernachtungspauschale berechnen. Als Unternehmer darfst du dabei nur deine tatsächlichen Übernachtungskosten als Betriebsausgaben geltend machen.

Der Verpflegungsaufwand

Der Verpflegungsaufwand kann seit dem 1. Januar 2020 mit einer Inlandspauschale von 28 Euro pro Tag angegeben werden. Dies gilt bei einer Abwesenheit ab 12 Stunden. Bei einer Abwesenheit zwischen 8 und 12 Stunden, kannst du 14 Euro als Pauschale geltend machen, was vor allem den Anreise- und Rückreisetag betrifft. Auch bei den Verpflegungspauschalen gelten im Ausland dementsprechend andere Pauschalen.

Beachte: Ist das Frühstück im Hotelzimmer-Preis enthalten und wird nicht gesondert ausgewiesen, bist du verpflichtet, pro Tag 20 Prozent vom Verpflegungskostenmehraufwand abzuziehen. Beim Mittag- und Abendessen ist eine Kürzung von 40 Prozent verpflichtend.

Die Reisenebenkosten

Auf die Reisekostenabrechnung für Selbstständige gehören unter anderem auch Parkgebühren, Trinkgelder, Kosten für Telekommunikation und Gepäckbeförderung oder -aufbewahrung und vieles mehr. Diese gehören zu den Reisenebenkosten. Auch hier gilt: für jede Ausgabe, die du geltend machst, muss ein Beleg vorliegen. Diese musst du getrennt ausweisen, da hier der übliche Umsatzsteuersatz von 19 Prozent gilt.

Private Leistungen dürfen natürlich nicht selbstständig von den Reisekosten abgesetzt werden. Darunter fallen beispielsweise private Telefonate. Sollte ein begründeter Verdacht bestehen, kann das Finanzamt die gesamten Kosten als privat ansehen und entsprechend die Anerkennung verweigern.

Eigenbeleg schreiben – Das gehört dazu

Alles, was du bei der Reisekostenabrechnung für Selbstständige absetzen möchtest, musst du mit einer Quittung oder einer Rechnung entsprechend belegen. Deswegen solltest du möglichst immer eine Quittung anfordern und diese gut aufheben. Oftmals ist es aber nicht möglich eine Rechnung ausgestellt zu bekommen. In so einem Fall musst du einen Eigenbeleg schreiben. Hierbei ist zu beachten, dass der Einzelbeleg einen betrieblichen Aufwand betrifft und in seiner Höhe glaubhaft für das Finanzamt ist.

Beispiele für einen Eigenbeleg wären beispielsweise, wenn du Parkkosten bezahlen musst oder Trinkgeld gibst. Für diese bekommt man keine Quittung, man kann sie aber trotzdem steuerlich absetzen.

Bei einem Eigenbeleg musst du immer folgendes angeben:

  • Zahlungsempfänger
  • Art der Aufwendung
  • Datum
  • Kostendetails, wie Einzelpreis und Ust-Satz
  • Begründung, warum der Eigenbeleg nötig ist
  • Eigene Unterschrift

Um die Glaubwürdigkeit des ausgestellten Preises zu bestärken, kann es ebenso helfen, eine Preisliste beizufügen.

Häufige Fragen (FAQ) zu Reisekostenabrechnung für Selbstständige 2022

Was sind Reisekosten?

Unter Reisekosten fallen alle Kosten, die im Zusammenhang mit einer Reise entstehen wie beispielsweise Transportkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten. Selbstständige können diese Kosten mittels einer Reisekostenabrechnung steuerlich geltend machen.

Wann darf ich Reisekosten abrechnen?

Eine Reisekostenabrechnung ist immer dann erforderlich, wenn du für dein Unternehmen eine Dienstreise antreten. Dies bedeutet, dass du eine Tätigkeit für das Unternehmen außerhalb der festen Arbeitsstätte ausführst.

Wieviel Fahrtkosten pro km in Rechnung stellen?

Sofern du einen privaten PKW oder einen Leihwagens für die Reise nutzt, kannst du entweder nach der Kilometerpauschale oder einem Kilometersatz abrechnen. Bei der Kilometerpauschale rechnest du die gefahrenen Kilometer mal 30 Cent – dies gilt für Strecken bis zu maximal 20 Kilometer.

Themenseiten

Die besten Artikel & mehr direkt in dein Postfach!




* Ja, ich möchte den Newsletter. Die Einwilligung kann jederzeit im Newsletter widerrufen werden. Datenschutzerklärung.
Das könnte dich auch interessieren ...

Über den Autor

Alexandra Jankowiak

Gelernte Bürokauffrau mit Weiterbildung zur IHK-geprüften Wirtschaftsinformatikerin mit Schritt in die Selbstständigkeit im Jahre 2005.
Seitdem texte ich mit viel Spaß zu den unterschiedlichsten Themen. Blogtexte, Ratgebertexte und Testberichte gehören zu meinem täglich-Brot des Texter-Daseins.
Dazu biete ich Dienstleistungen im Bürobereich an, die vorbereitende Kontierung für Kunden gehört ebenfalls zu meinem Tätigkeitsfeld.
Langweilig wird es mir nie - das ist Fakt :)

7 Antworten

  1. Hallo,
    in zwei Gründungsseminaren wurde vermittelt, dass sie die Anhebung auf 35ct ab dem 21. km nur auf den Weg zur Arbeitsstätte bezieht, nicht aber für Fahrten zum Kunden o.ä.
    Hier lese ich das nun wieder anders und bin ratlos.

    1. Hallo Stefan,

      Fahrtkosten können geltend gemacht werden, sobald Reisende nicht mit einem Firmenwagen reisen. Darunter fallen alle Aufwendungen, die im Zusammenhang mit Hin- und Rückfahrten, Fahrten am Zielort und Zwischenheimfahrten entstehen. Der ganz normale Weg zur Arbeit keine Dienstreise. In der Regel tragen Angestellte hier selbst die Kosten und können sich diese in der Steuererklärung als Werbekosten über die Entfernungspauschale (30ct / km einfacher Arbeitsweg) zurückholen.

      Viele Grüße
      die Gründer.de-Redaktion

  2. Die Übernachtungspauschalen sind falsch angegeben:
    „Der Verpflegungsaufwand kann seit dem 1. Januar 2020 mit einer Inlandspauschale von 28 Euro pro Tag angegeben werden. Dies gilt bei einer Abwesenheit ab 12 Stunden.“

    Richtig ist:
    Für 24 Stunden Abwesenheit können 28 Euro abgesetzt werden.

    „Bei einer Abwesenheit zwischen 8 und 12 Stunden, kannst du 14 Euro als Pauschale..“
    Richtig ist:
    „Bei 8 – <24 Stunden Abwesenheit können 14 Euro berechnet werden.

    Zusätzlich:
    Bei mehrtägigen Reisen gilt für den An- und Abreisetag eine Pauschale von 14 Euro.

    1. Hallo Felix,
      du verwechselst den Verpflegungsaufwand mit der Übernachtungspauschale. In Deutschland liegt die Pauschale pro Übernachtung bei 20 Euro. Die Verpflegungsaufwandpauschale bei 28 Euro.
      Bei einer Abwesenheit zwischen 8 und 24 Stunden erhält der Mitarbeiter 14 Euro. Das ist die sogenannte kleine Spesenpauschale. Wenn die übliche Tätigkeitsstelle für mehr als 24 Stunden verlassen wird, werden 28 Euro pauschal vergütet.
      Viele Grüße,
      die Gründer.de-Redaktion

  3. Hallo Alexandra,
    ich habe nebenberuflich ein Gewerbe angemeldet und berechne meinem Kunden neben der 0,30 EUR KM-Pauschale auch einen Verpflegungsaufwand ( Bsp. 14 EUR). Ist es korrekt, wenn ich beiden Pauschalen zusätzlich 19% Mehrwertsteuer in der Rechnung addiere? Oder ist die Mwst in den jeweiligen Pauschalen bereits enthalten (wenn ja: 19% korrekt?) und ich muss sie nur ausweisen?
    Herzlichen Dank im Voraus für deine Antwort und Zeit!

  4. Hallo,
    Eine Frage, bin etwas verwirrt. Als Freiberufler hat mir der Auftraggeber die Reisekosten erstattet. Nun verstehe ich nicht warum ich sollte diese Kosten erneut von der Steuererklärung absetzen müsste, es sind für mich keine Kosten mehr, weil der Auftraggeber sie trägt. Allein sollte ich bei der Rechnung auf die korrekte Übertragung die MWSt Acht geben, oder?
    Beste Grüße

  5. Hallo kann ich als Gesellschafter einer GbR meine Reisekosten in meiner Einkommensteuererklärung mit dem Reisekostenabrechnungsformular 743 abrechnen?

Du hast eine Frage oder eine Meinung zum Artikel? Teile sie mit uns!

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.


Premium Ticket
Contra 2022
– Wert 349€ –
Kein Gewinn
VIP Ticket 50%
Contra 2022
– Wert 749€ –
VIP-Lounge
Erfolgskongress
2022
– Wert 99€ –
Kein Gewinn
E-Book
Überraschung
VIP-Lounge
Erfolgskongress
2022
– Wert 99€ –
E-Book
Überraschung
Das Gründer.de Glücksrad ist da
Jetzt drehen & tolle Gewinne abräumen!

Fast geschafft – das Spiel kann losgehen. Trage deine E-Mail Adresse ein, um am Glücksrad zu drehen & abzuräumen.

Ich erkläre mich damit einverstanden, dass meine Daten zur Bearbeitung der Glücksrad-Teilnahme verwendet werden und ich weitere Informationen per E-Mail erhalten werde. Weitere Informationen finden sich in der Datenschutzerklärung.

Unsere Regeln:

  • Ein Spiel pro Nutzer
  • Bei Verstoß werden Maßnahmen folgen

Sitemap

schliessen



* Ja, ich möchte den Newsletter. Die Einwilligung kann jederzeit im Newsletter widerrufen werden. Datenschutzerklärung.

Die besten Artikel & mehr direkt in dein Postfach!




* Ja, ich möchte den Newsletter. Die Einwilligung kann jederzeit im Newsletter widerrufen werden. Datenschutzerklärung.