Mahnung schreiben: Diese Angaben sollten drin stehen

Um dir einen umfassenden Überblick zu bieten, verraten wir vorab, welche Fragen zum Thema „Mahnung schreiben“ in diesem Artikel beantwortet werden:

• Wann muss ich eine Mahnung schreiben?
• Welche Regeln muss ich beachten?
• Wie formuliere ich eine Mahnung?

Mahnung schreiben: Die Gründe

Reibungslose Abläufe sind in Unternehmen das A und O. Sie sorgen dafür, dass die Unternehmensprozesse einen Rahmen bekommen und sich Abteilungen, Mitarbeiter und Partner aufeinander verlassen können. Störungen für die Abläufe sind unter anderem fehlende oder verzögerte Zahlungseingänge. Das heißt, dass Kunden – sowohl Unternehmen als auch Privatpersonen – für ihre bestellten Produkte oder Dienstleistungen noch nicht bezahlt haben. Dafür kann es bspw. folgende Gründe geben:

• verloren gegangene Rechnung
• Zahlungsschwierigkeiten
• Zahlungsfrist vergessen
• betrügerische Absichten

Aufforderungen einer Zahlung nachzukommen, sind eher undankbare Aufgaben, doch sie sind notwendig, um deine eigene Liquidität zu sichern. Daher solltest du als Gründer, Unternehmer oder Selbstständiger wissen, wie viele Mahnungen du schreiben und welche Schritte du befolgen musst, bis es ernst wird.

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Regeln und Fristen für Mahnungsschreiben

Wenn deine Kunden ihr Rechnungen nicht bezahlen, musst du erst gewisse Regeln befolgen, bevor du gerichtlich gegen die Kunden vorgehen kannst. Bereits am ersten Tag nach der Zahlungsfrist bist du berechtigt, eine Mahnung zu schreiben. Meistens wird das Abmahnen in einem dreistufigen Prozess durchgeführt. Demnach wird der Kunde dreimal aufgefordert, seiner Zahlung nachzugehen. Nicht immer muss dieses Mahnsystem dreistufig sein, doch die meisten Unternehmen wollen ihren Kunden mehr als ein Mal die Chance geben, ihre Rechnungen zu begleichen und verschicken daher drei Mahnungsschreiben.

Erste Mahnung oder Zahlungserinnerung schreiben

Die meisten Unternehmen versenden keine erste Mahnung, sondern eine Zahlungserinnerung. Im Grunde ist es das gleiche, nur dass eine Zahlungserinnerung vom Kunden höflicher und weniger bedrohlich aufgefasst wird. Und oftmals kommt es vor, dass der Kunde seine Rechnung verlegt hat oder einfach nicht mehr an die Zahlungsfrist gedacht hat. Eine freundliche Zahlungserinnerung erinnert ihn an den ausstehenden Betrag, der meistens auch schnell beglichen wird. Daher formuliere diese erste Erinnerung sehr höflich, offen und freundlich, denn du möchtest sicherlich keine Kunden verlieren oder die Geschäftsbeziehungen verschlechtern – später kannst du immer noch eine deutliche Mahnung schreiben.

Solltest du jedoch bereits nach dem ersten Mal Abmahnen schon gerichtliche Wege einleiten, muss die erste Erinnerung auch als Mahnung erkenntlich sein. Denn ein gerichtliches Mahnverfahren kann erst eingeleitet werden, wenn du auch eine Mahnung versendet hast.

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Zweite Mahnung schreiben

Auch beim Schreiben der zweiten Mahnung solltest du höflich auf den ausstehenden Betrag hinweisen. Denn wenn du vorher eine Zahlungserinnerung geschickt hast, ist das hier dann deine erste Mahnung. Bei der zweiten Mahnung kannst du bereits fordernder klingeln, aber gleichzeitig dein Entgegenkommen signalisieren. An oberster Stelle sollte stets der Kunde oder Geschäftspartner stehen, dessen Kaufbereitschaft für dich sehr wichtig ist. Biete also in den Mahnungsschreiben auch direkt Möglichkeiten wie Ratenzahlung etc. an, um zu zeigen, dass dir diese Beziehung an Herzen liegt. Weise freundlich darauf hin, dass dies bereits die zweite Mahnung ist, um eine gewisse Dringlichkeit zu erzeugen. Biete deinem Kunden an, mit dir in Kontakt zu kommen und an den Schwierigkeiten – nach Möglichkeit – zusammen zu arbeiten. Trotz deiner Hilfe sollte dem Kunden bewusst werden, welche Konsequenzen auf ihn zukommen, sollte er dieser Forderung nicht nachkommen.

Dritte und letzte Mahnung schreiben

Wenn es soweit ist und du die dritte Mahnung schreiben musst, sollte ganz klar hervorgehen, dass der Schuldner nun nicht mehr mit deinem Wohlwollen rechnen kann. Weise ihn darauf hin, dass er, sollte er dieser Forderung nicht nachkommen, mit Kosten rechnen kann, die im Laufe der Abmahnungen entstanden sind. Informiere ihn, dass du bei einer Zahlungsverweigerung ein gerichtliches Mahnverfahren anstrebst oder ein Inkassobüro beauftragen wirst.

Mahnung schreiben: Formulierungen und Muster

Damit du Mahnungsschreiben versenden kannst, musst du diese erst einmal verfassen. Du kannst natürlich auch auf Softwares zurückgreifen, die das Schreiben einer Mahnung für dich übernehmen. Diese Softwares wickeln meist auch sämtliche Rechnung für dich ab, wodurch alles mit einem Programm erledigt wird. Falls du die Mahnungen jedoch selbst schreiben möchtest, solltest du unbedingt wissen, welche Informationen und Angaben in einer vollständiger Mahnung stehen müssen.

Diese Informationen sind wichtig

Es gibt keinen festen und vordefinierten Standardtext, den du verwenden musst. Viel wichtiger ist es, dass alle erforderlichen Informationen für den Kunden im Mahnungsschreiben übersichtlich dargestellt werden. Zu diesen Informationen gehören folgende Angaben:

• „Mahnung“ oder „Zahlungserinnerung“ als Titel
• aktuelles Datum
• Rechnungsnummer und -datum
• Bezug zur ursprünglichen Rechnung und Fälligkeit
• ausstehender Betrag
• Dienstleistung oder Produkt
• neues Zahlungsziel bzw. neuer Fälligkeitstermin

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Fazit: Mahnung schreiben

Sei dir bewusst, welche Schritte du im Mahnsystem einhalten musst, bevor du gerichtlich gegen Kunden bei Zahlungsrückständen vorgehen kannst. Vor allem solltest du bedenken, dass Kunden meistens nie mit Vorsatz handeln, sondern eher eine Rechnung vergessen oder übersehen haben. Sei daher bei allen Mahnungen höflich und direkt, da du bei einem Missverständnis die Kunden und wichtigen Geschäftsbeziehungen sicherlich nicht grundlos gefährden möchtest. Bleibe beim Schreiben einer Mahnung also entgegenkommend aber bestimmt.

Häufige Fragen (FAQ) zu Mahnung schreiben