Entdeckt das Finanzamt Lücken oder Fehler auf deinen ausgestellten Rechnungen, kennt es kein Pardon. Sind deine Angaben unvollständig oder verstößt du anderweitig gegen die formalen Vorschriften, kann das für dich teuer werden. Wir erklären dir, worauf es bei einer korrekten Fakturierung ankommt und geben dir Tipps, wie du von vornherein vermeidest, dass sich auf deinen Rechnungsformularen der Fehlerteufel einschleicht.

Warum sind korrekte Rechnungen wichtig?

Es gibt bestimmte, rechtliche Vorschriften, welche Unternehmern im Detail vorgeben, wie ihre Rechnungen auszusehen haben und welche Angaben die Dokumente enthalten müssen. Entdeckt das Finanzamt Lücken oder Fehler auf deinen ausgestellten Formularen, kann es dir unter Umständen den Vorsteuerabzug verweigern – das heißt, dem Rechnungsempfänger wird die enthaltene Umsatzsteuer nicht vom Finanzamt zurückerstattet. Stellst du einem Kunden also eine unvollständige oder fehlerhafte Rechnung aus, wird er dir diese höchstwahrscheinlich auch gar nicht erst bezahlen, was deinerseits zu Zahlungsverzögerungen führen kann. Wenn du Ärger mit Kunden und dem Finanzamt vermeiden willst, solltest du also von vornherein alle wesentlichen Pflichtangaben gesetzlich korrekt auf deinen Rechnungsformularen angeben. Du musst außerdem alle Rechnungen, die du selbst an Kunden ausgestellt oder von Lieferanten erhalten hast, über einen Zeitraum von zehn Jahren aufbewahren.

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Diese Angaben gehören auf deine Rechnungen

Damit eine Rechnung als rechtsgültig anerkannt wird, muss sie einige wichtige Pflichtangaben enthalten. Lauf dem § 14 des Umsatzsteuergesetztes (UStG) gehören dazu folgende Punkte:

  • Vollständiger Name und Anschrift des Ausstellers
  • Vollständiger Name und Anschrift des Empfängers
  • Fortlaufende Rechnungsnummer
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Menge und Art des ausgelieferten Produkts bzw. Art und Umfang der Dienstleistung
  • Zeitpunkt der Lieferung bzw. der Dienstleistung
  • Boni, Rabatte, Skonto (nach Vereinbarung)
  • Nach Steuersätzen und -befreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt mit (Netto-)Rechnungsbetrag
  • Entfallene Steuer-Beträge
  • Ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung (z.B. Kleinunternehmerregelung)

Sobald auf einer deiner Rechnungen eine dieser notwendigen Angaben fehlt – beispielsweise die Rechnungsnummer oder das -datum – kann dir das Finanzamt so lange den Vorsteuerabzug verweigern, bis du das entsprechende Formular korrigiert hast. Beachte außerdem, dass du dazu verpflichtet bist, innerhalb von sechs Monaten nach einer ausgelieferten Ware bzw. einer erbrachten Leistung eine Rechnung darüber an deinen Kunden auszustellen. Andernfalls kannst du im Falle einer Betriebsprüfung ebenfalls nicht nur Ärger mit dem Finanzamt bekommen, sondern dein Kunde ist dir gegenüber noch dazu nicht zur Zahlung verpflichtet.

Weiterhin empfehlen wir dir, von vornherein ein Zahlungsziel – also ein Datum, bis zu dem dein Kunde die Rechnungen bezahlen muss – und deine vollständige Bankverbindung mit anzugeben. So wissen deine Empfänger genau, bis wann und wohin sie das Geld überweisen müssen.

Ausnahme: Kleinbetragsrechnungen

Wenn du hin und wieder Rechnungen ausstellst, deren Gesamtbetrag 250 Euro brutto nicht übersteigt – sogenannte Kleinbetragsrechnungen – musst du bei der Fakturierung nicht ganz so strenge Regeln einhalten. Laut § 33 der Umsatzsteuerdurchführungsverordnung genügen hierfür folgende Angaben:

  • Vollständiger Name und Anschrift des Ausstellers
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Menge und Art der gelieferten Ware bzw. Art und Umfang der Leistung
  • Entgelt und Steuerbetrag für die Lieferung/Leistung
  • Steuersatz der enthaltenen Umsatzsteuer
  • Ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung

Folgendes musst du auf Kleinbetragsrechnungen NICHT angeben:

  • Den Namen des Empfängers
  • Eine Rechnungs- und Steuernummer
  • Den Ausweis der Umsatzsteuer

Wissenswertes und Tipps zur Rechnungsnummer

Der § 14 UStG schreibt vor, dass du jede deiner Rechnungen mit einer fortlaufenden Nummer versehen musst, welche eine oder mehrere Zahlenreihen enthalten sollte. Diese dient dem Finanzamt zur Identifizierung deiner Formulare. Aus diesem Grund darfst du jede Zahlenfolge nur einmalig vergeben.

Wenn du Kleinunternehmer bist oder du dein Unternehmen gerade erst neu gegründet hast, wirst du anfänglich vermutlich nur wenige Rechnungen schreiben und willst vielleicht nicht unbedingt, dass deine Kunden davon Wind bekommen. Zwar sei dahingestellt, ob eine niedrige Zahl von Rechnungen auf eine schlechte Auftragslage schließen lässt bzw. ob sich deine Kunden überhaupt dafür interessieren, allerdings kannst du in so einem Fall bei deinen Rechnungsnummern etwas tricksen:

Möchtest du erreichen, dass deine Rechnungen keine genauen Rückschlüsse auf die Zahl deiner ausgestellten Rechnungen ermöglichen, kannst du einfach das jeweilige Datum einer Rechnung als Basis für eine Zahlenfolge verwenden. Ein Beispiel: Möchtest du einem Kunden eine Rechnung für den 13. Januar 2017 ausstellen, dann versiehst du diese mit der Zahl „20170113-01“. Ein neugieriger Kunde kann dieser Ziffer lediglich die Information entnehmen, dass es sich dabei um die erste Rechnung vom 13.01.2017 handelt, welche du an diesem Tag geschrieben hast.

Umsatzsteuer ausweisen oder nicht? – Die Kleinunternehmerregelung

Wenn du zu den Selbstständigen zählst, die die Kleinunternehmerregelung anwenden, musst du keine Umsatzsteuer ausweisen. Zu den Kleinunternehmern zählst du, wenn du die gesetzlich festgelegte Umsatzgrenze von 17.500 Euro im Gründungsjahr nicht übersteigst.

Auch als Kleinunternehmer bist du wie jeder andere steuerpflichtige Unternehmer aber trotzdem dazu verpflichtet, deine Rechnungen mit den wesentlichen Pflichtangaben zu versehen – lediglich mit der Ausnahme, dass für dich die Angaben zum Steuerausweis entfallen. Was die korrekte und lückenlose Fakturierung anbelangt, gelten für dich hingegen keine Ausnahmen.

Um die Kleinunternehmerregelung anzuwenden, musst du auf deinen Rechnungen zusätzlich auf den § 19 UStG verweisen. Hierfür kannst du deine Formulare zum Beispiel einfach mit folgendem Satz versehen: „Gemäß § 19 UStG enthält der Rechnungsbetrag keine Umsatzsteuer.“ Auf diese Weise vermeidest du Nachfragen von Kunden und bist auf der sicheren Seite.

Das passiert im Falle eines unberechtigten Steuerausweises

Solltest du in der Vergangenheit versehentlich Steuern ausgewiesen haben, obwohl zu den Kleinunternehmern zählst, bist du dem Finanzamt die ausgewiesene Umsatzsteuer schuldig. Als unberechtigter Steuerausweis gelten zum Beispiel auch Rechnungen, in denen eine Ware oder eine Leistung absichtlich oder irrtümlich falsch bezeichnet wurde – das heißt, wenn du einen Computer berechnest, obwohl ein Fernseher geliefert wurde oder wenn du Malerarbeiten in Büroräumen in Rechnung stellst, obwohl die Renovierung in deinen Privaträume stattfand.

So vermeidest du Fehler auf deinen Rechnungen

Wenn du dich mit den Grundlagen der Fakturierung vertraut gemacht und bereits Rechnungsvorlagen mit allen notwendigen Pflichtangaben angelegt hast, dann musst du in Zukunft eigentlich überhaupt nicht mehr viel tun. Deine Aufgabe ist es dann lediglich, darauf zu achten, dass du stets gesetzlich aktuelle Rechnungsvorlagen verwendest, die auf dem neuesten Stand der Rechtsprechung sind. Weiterhin erleichtern dir spezielle Programme die Arbeit bei der Fakturierung um ein Vielfaches. Moderne Lösungen wie zum Beispiel Lexware faktura+auftrag plus bieten dir viele praktische Funktionen für eine korrekte Rechnungsstellung und eine reibungslose Auftragsbearbeitung. So hast du bei der Fakturierung kaum noch Arbeit.

Rechnungen ausstellen Pflichtangaben – Das musst du beachten
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