So behältst du bei deinen Projekten den Überblick

Kostenlose Projektmanagement-Tools: Die 20 Besten im Vergleich

Gerade bei Startups ist am Anfang sehr oft Geld das bestimmende Thema. Ein Startup das am Anfang steht ist in der Regel nicht gerade mit Reichtum gesegnet. Erschwerend kommt dann noch hinzu, dass wichtige Projekte bei Startups anstehen, welche übersichtlich dargestellt werden sollen. Dafür benötigst du das richtige Werkzeug, in dem Fall die passenden Tools. Deswegen stellen wir dir 20 kostenlose Projektmanagement-Tools vor, mit denen du die Projekte in deinem Unternehmen optimal abbilden und bearbeiten kannst.

Tool 1: Targetprocess – Für flexibles und visuelles Projektmanagement

Bei Targetprocess handelt es sich um eine visuelle Software aus dem Management-Bereich. Mit ihr kannst du die Kommunikation im Unternehmen optimieren und auch bestimmte Projektdaten besser verstehen. Mit Targetprocess werden sowohl Projektmanagement als auch Informationsvisualisierung vereint. Du bekommst als Anwender ein hohes Maß an Flexibilität bezüglich der Prozesse, die im Tool abgebildet werden. Das kostenlose Projektmanagement-Tool überzeugt darüber hinaus durch Sofort-Lösungen für Scrum, Kanban, Marketing und vielen anderen. Vor allem aber hilft dir Targetprocess mit seinem visuellen Ansatz dabei zu verstehen, welchen Einfluss deine Arbeit auf die Strategie deines Unternehmens hat. Neben deutsch lässt sich das Tool ebenfalls in fünf verschiedene Sprachen einstellen. Das Projektmanagement-Tool kannst du zuerst komplett kostenlos testen. Wenn du dich später dazu entscheidest, die Vollversion zu kaufen, gibt es für Startups besondere Rabatte.

Targetprocess ist ein kostenloses Projektmanagement-Tool
Targetprocess ist ein kostenloses Projektmanagement-Tool, mit dem sich Aufgaben übersichtlich darstellen lassen

Tool 2: factro – Produktivität im Team steigern

Die moderne und benutzerorientierte Projektmanagement-Tool factro ist perfekt auf agile Team-Arbeit zugeschnitten. Die intuitive Bedienung ermöglicht es dir, sofort loszulegen, erste Projekte und Aufgaben zu erstellen und im Team zu starten. Hervorzuheben ist der Projektstrukturbaum, der komplexe Zusammenhänge klar visualisiert. Aber auch eine Tabellenansicht, ein Kanban Board und das Gantt Chart sowie praktische To-Do-Listen sind vorhanden. factro ist für bis zu zehn Nutzer kostenlos und hilft dir besonders dabei, produktiver im Team zu arbeiten. So kannst du unter anderem die Meetings-Zeit um bis zu 80% reduzieren. Ob für Startups, den Mittelstand, Behörden, Projektmanager, Führungskräfte, Teamleiter – factro ist organisations- und branchenübergreifend gewinnbringend einsetzbar und bietet dir dank deutschem Server-Standort volle DSGVO-Konformität und zudem einen kostenlosen Kundenservice.

factroQuelle: factro
Ebenfalls ein sehr gutes Projektmanagement-Tool ist factro. Der Projektstrukturbaum ist dabei besonders praktisch, da er komplexe Zusammenhänge klar visualisiert.

Tool 3: Pivotal Tracker – Agiles Projektmanagement

Bei Pivotal Tracker handelt es sich um ein story-basiertes Projektmanagement-Tool. Das erleichtert dir die Zusammenarbeit im Team und man kann jederzeit untereinander über alles abstimmen. Mit dem Tracker‘s Team-Backlog bekommst du immer einen optimalen Überblick über deine Arbeit – und zwar über mehrere Projekte hinweg. Zudem kannst dir auch die Arbeiten der anderen Teams ansehen. Von Vorteil ist für dich auch, dass die geführte Iterationsplanung es jederzeit möglich macht, die Projekte teamgerecht aufzugliedern. Mit dem integrierten Analyse-Tool kannst du dir zudem aussagefähige Reports anfertigen lassen. Dieses Tool hilft dir also, Abläufe anzupassen, weiterzuentwickeln und flexibel zu bleiben.

Tool 4: Nutcache vereint Projektmanagement und Finanzen

Mit dem Projektmanagement-Tool Nutcache wird es dir möglich gemacht, durch einige Kollaborationsfunktionen die Produktivität im Team zu steigern. Arbeitszeiten können direkt mit diesem Tool erfasst und dem Kunden automatisch in Rechnung gestellt werden. In Boards kannst du gemeinsame Projekte organisieren und bekommst jederzeit einen genauen Status dieser Projekte geliefert. Sehr praktisch ist auch, dass mögliche Ausgaben direkt den jeweiligen Projekten zugeordnet werden können. So kannst du dies gleich mit in die interne Rechnungslegung miteinbeziehen. Nutcache gibt es in deutsch und weiteren acht Sprachen.

Mit dem kostenlosen Projektmanagement-Tool Nutcache lassen sich auch
Nutcache ist ein kostenloses Projektmanagement-Tool mit dem sich auch Zeiten erfassen und Rechnungen erstellen lassen

Tool 5: Planio gibt es von klassisch bis agil

Mit Planio kannst du Aufgaben verwalten und auch alle wiederkehrenden Aufgaben als automatischen Workflow zum Standard machen. Für dich ist Planio bestens geeignet, wenn du mit einem agilen Team und Projekten, beispielsweise Scrum und Kanban, arbeitest. Das Tool kann dir aber auch bei klassischen Abläufen des Projektmanagements weiterhelfen. So kannst du mit Planio alle Daten an einem Ort verwalten. Wenn es dir wichtig ist, Wissen zu speichern, dann kann du sogar eigene Wikis anlegen oder andere Informationen sichtbar machen. Von Vorteil könnte für dich auch sein, dass du all deine Tätigkeiten im Rahmen eines Projektes zeitlich erfassen kannst, um diese dann direkt in Rechnung stellen.

Tool 6: Basecamp 3 – Der Klassiker

Zu den wohl bekanntesten Werkzeugen im Bereich Projektmanagement gehört Basecamp. Dieses Tool gibt es mittlerweile in der dritten Version, sodass dir Basecamp 3 ein reiches Set an Funktionen an die Hand gibt. Es lässt sich sehr intuitiv bedienen und legt mit den Features in der Online-Lösung seinen Schwerpunkt auf die interne Kommunikation. Du kannst bei Basecamp auf einem Message-Bord Nachrichten hinterlassen oder auch Nachrichten von anderen kommentieren. Für viele Formate ist ein Datenaustausch inklusive einer Versionierung möglich. So kannst du immer alles genau nachverfolgen. Als Standard-Werkzeug musst du aber leider dafür bezahlen, aber gerade zu Beginn und leeren Kassen lässt es sich mit der kostenfreien Version prima arbeiten.

Tool 7: Das kostenfreie Clocking IT

Mit Clocking IT kannst du komplett kostenfrei arbeiten. Clocking IT ist ein webbasiertes Open-Source-Tool und richtet sich vor allem an Software-Entwickler. Wenn du dieses Tool als Plattform für deine Projektarbeit nutzen möchtest, dann stellt dir Clocking IT ein gut geordnetes Dashboard zur Verfügung. Weitere Projektmanagement-Funktionen wie Zeiterfassung, Aufgabenverwaltung oder Gantt-Grafiken werden ebenfalls unterstützt. Features, die nicht benötigt werden, kannst du leicht deaktivieren, um die Software übersichtlich zu halten. Weitere Features bei Clocking IT sind sehr umfangreiche Colloborationsmöglichkeiten und ein Wiki, mit dem Projekte dokumentiert werden können. Außerdem gibt es eine Instant-Messaging-Funktion.

Tool 8: Großes Angebot bei Zoho Projects

Zoho Projects bietet dir eine große Auswahl an Büroanwendungen. Hier ist auch ein sehr gutes Projektverwaltungs-Tool integriert. Mit Zoho Project bekommst du ein Projektmanagement-Tool an die Hand, dass alle notwendigen Applikationen für die gute Organisation der anfallenden Aufgaben enthält. Hierzu gehören Aufgabenverwaltungen und Milestones, Zeiterfassung, Kalenderfunktionen und Gantt-Diagramme. Praktisch ist auch, dass alle Nutzer miteinander chatten und gegenseitig Dokumente austauschen können. auch die Erstellung eines Wikis ist möglich. Den kostenlosen Account für Zoho Projects kannst du schnell und einfach erstellen und das Tool mit Google Apps verknüpfen.

Zoho Projects ist ein kostenloses Projektmanagement-Tool
Zoho Projects ist eine Software, mit dem man viel mehr machen kann als nur Projekte managen

Tool 9: Werkstatt42 – ein einfaches Projektmanagement-Tool

Das Online-Werkzeug Werkstatt42 ist eine einfache Projektmanagement-Software. Bei Werkstatt42 beschränkt man sich lediglich auf die grundlegenden Features, welche eine Projektmanagement-Software benötigt. Projekte lassen sich hiermit aber problemlos koordinieren und Teams wird die Zusammenarbeit erleichtert. Werkstatt42 bietet dir Funktionen wie Aufgabenverwaltung, Whiteboards, Gruppenkalender und Zeiterfassung. Nutzer haben die Möglichkeit, über Foren zu kommunizieren und jederzeit den aktuellen Stand des Projekts abzurufen. Mit der kostenlosen Version kannst du zwei Projekte durchführen und dir stehen 30 Megabyte Online-Speicher zur Verfügung. Ein Begrenzung für Nutzerkonten gibt es nicht.

Tool 10: Mit Wrike online zusammenarbeiten

Mit Wrike bekommst du einen Online-Arbeitsplatz für dein Projektmanagement geboten, der es dir zu jeder Zeit möglich macht, mit deinem Team in Echtzeit deine Projekte zu bearbeiten. Gerade für Startups die am Anfang stehen, ist das demzufolge eine tolle Lösung. Wer das Tool mit maximal fünf Nutzern für seine Projekte benutzen möchte, kann dies kostenlos tun. Wenn du mehr als fünf Zugänge benötigst und mehr umfangreiche Funktionen nutzen möchtest, kannst du zwischen drei verschiedenen kostenpflichtigen Paketen wählen.

Tool 11: Clickup

Mit dem Projektmanagement-Tool Clickup lassen sich alle deine To-Do Listen, Projektmanagement Aufgaben und Notizen kompakt abspeichern. Du kannst dich innerhalb der einzelnen Haupt- und Unteraufgaben mit deinen Kollegen austauschen und anderen Aufgaben entsprechend zuteilen. Um deine Aufgaben übersichtlich auf einem Blick zu haben, kannst du dir aussuchen, ob du sie als Board, als Liste oder als Kalender angezeigt bekommen willst. Darüber hinaus kannst du dir Erinnerungen stellen, die dir immer Bescheid geben, wann eine Aufgabe fertig sein soll. In der Grundversion ist Clickup kostenlos. Wer unbegrenzt unter anderem Dashboards und Speicher haben will, kann auf die Unlimited-Version zurückgreifen.

Tool 12: Asana

Konzipiert wurde das Tool Asana von einem Facebook-Mitgründer, der dieses ursprünglich auf die interne Organisation von Facebook ausgelegt hat. Mittlerweile ist dieses aber auch bei vielen anderen Unternehmen, wie Dropbox und Pinterest sehr beliebt. Asana setzt bei der Projekt-Organisation stark auf Listen, die sich sehr feingliedrig aufbauen lassen. So können Informationen über ein Projekt ausführlich und detailliert eingefügt werden. Zudem lassen sich Ziele in Checklisten festhalten und nach Datum anordnen. Bis zu 15 Mitglieder können das Projektmanagement-Tool kostenlos nutzen. Die kostenlose Version bietet zudem alle Funktionen, die auch Nutzern der kostenpflichtigen Version zur Verfügung stehen. Lediglich die Team-Größe, der bessere Support und private Projekte innerhalb des Teams lassen sich mit der kostenpflichtigen Version nutzen.

Tool 13: Bitrix24

Das kostenlose Projektmanagement-Tool Bitrix24 bietet neben den Funktionen des Projektmanagements auch viele andere praktische Anwendungen: Team-Chat, Videokonferenzen, Kalender, Gantt-Charts, Zeiterfassung, Versionierung und noch viele mehr. Die mobile App des Anbieters gibt es sowohl für iOS als auch für Android. Bei der kostenlosen Version können bis zu zwölf Nutzer die Projekte, Aufgaben und Unteraufgaben uneingeschränkt nutzen und erstellen. Zudem gibt es hier fünf Gigabyte Cloud-Speicher. Wer noch mehr Teammitglieder hinzufügen und Funktion nutzen möchte, kann sich ebenfalls eine der drei kostenpflichtigen Versionen kaufen.

Tool 14: Libreplan

Bei dem Open-Source-Projektmanagement-Tool Libreplan legt nicht nur eine Person die Projekte fest, sondern das ganze Team. Somit können auch Personen außerhalb des Unternehmens in die Projekte miteingebunden werden. Darüber hinaus bietet das Tool die wichtigsten Funktionen, wie Gantt-Charts, Ressourcen-Verwaltung und Finanzverwaltung. Zudem lassen sich Projekte hiermit leicht dokumentieren und umfassende Reportings erstellen.

Tool 15: Meistertask

Im Gegensatz zu den meisten anderen Projektmanagement-Tools, lassen sich bei Meistertask unbegrenzt viele Nutzer hinzufügen und Projekte anlegen. Das Design ist sehr einfach und anschaulich gehalten und dennoch werden alle wichtigen Funktionen des Projektmanagements abgedeckt. Die Boards, auf denen Projekte angelegt werden können, eignen sich ideal für ein agiles Projektmanagement und lassen sich deswegen individuell anpassen.

Tool 16: Openproject

Bei Openproject handelt es sich um eine Open-Source-Lösung, bei der sich viele verschiedene Plugins hinzu installieren lassen. So gibt es beispielsweise ein zusätzliches Meeting- und Controlling-Plugin, die du hinzufügen kannst, wenn du sie brauchst. Zu den Funktionen bei Openproject gehören unter anderem ein Wiki, Zeiterfassung, Foren und eine Meilensteinplanung. Darüber hinaus generiert Openproject für jedes Team-Mitglied ein individuelles Reporting. Damit bekommt jeder nur die Informationen, die auch ihn betreffen zugeschickt.

OpenProject ist eine Open-Source Lösung für das Projektmanagement
OpenProject ist eine Open-Source-Lösung für das Produktmanagement

Tool 17: Producteev

Producteev ist ein Projektmanagement-Tool, welches beim Umfang der Funktionen eher eingeschränkt, dafür aber für unbegrenzt viele Nutzer verfügbar und komplett kostenlos ist. Im Mittelpunkt steht bei diesem Tool die Verteilung von Aufgaben. Dementsprechend handelt es sich bei Producteev eher um eine erweiterte Form der To-Do-Liste. Wem das beim Projektmanagement ausreicht, der wird mit dem Tool soweit sehr gut bedient sein.

Tool 18: Trello

Wenn du Kanban für das Verwalten von Aufgaben und Projekten nutzt, kann Trello das perfekte Projektmanagement-Tool für dich sein. Das Tool ist sehr einfach und übersichtlich gestaltet, sodass sich jeder sehr schnell damit zurechtfinden kann. Hierbei lassen sich verschiedene Boards für Projekte anlegen, die Mitarbeitern zugewiesen, kommentiert und mit Informationen angereichert werden können. Jedoch muss man auf Gantt-Charts und Zeiterfassung bei diesem Tool leider verzichten. Wer damit kein Problem hat, wird sich sehr gut mit Trello zurechtfinden. In der Basis-Version ist dieses Projektmanagement-Tool kostenlos. Die Pro-Versionen dafür gibt es in zwei verschiedenen Ausführungen.

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Tool 19: Airtable

Für die Excel-Fans dürfte Airtable das ideale Projektmanagement-Tool sein. Dieses ist ähnlich wie Excel aufgebaut, geht aber mehr in Richtung Organisation. Optisch ist es zudem etwas ansprechender als Excel und verzichtet darüber hinaus auf komplizierte Formeln. Das Tool bietet eine flexible Benutzeroberfläche und diverse Tagging- und Filter-Möglichkeiten. Hier lassen sich zudem verschiedene Daten, beispielsweise von GitHub, MailChimp und Meetup integrieren.

Tool 20: Kanbanchi

Wer viel mit G-Suite arbeitet, für den kann das Projektmanagement-Tool Kanbanchi ebenfalls sehr gut geeignet sein. Bei diesem handelt es sich um ein Browser Add-On, mit dem sich Tasks organisieren und Projekte verwalten lassen. In der kostenlosen Version lassen sich unendlich viele Dashboards und Aufgaben erstellen. Diese können dann einfach priorisiert und zugeteilt werden. Wer größere Projekte organisieren möchte, der kann sich dafür die kostenpflichtige Version kaufen.

Tool 21: InLoox now! Starter

Bei InLoox now! Starter handelt es sich um ein  Online-Projektmanagement-Tool. Mit diesem können bis zu fünf Teammitglieder gleichzeitig zusammenarbeiten, Aufgaben managen und Projekte anlegen. Das Ganze läuft über den Internetbrowser, sodass alle Teammitglieder ortsunabhängig im Browser zusammenarbeiten können. Mit der kostenlosen Version lassem sich so Aufgaben bequem im Kaban-Board organisieren, Dokumente zentral ablegen und Checklisten erstellen. Noch bis zum 31.12.2020 kann man sich für die komplett kostenlose Version registrieren.

Fazit: Kostenlose Projektmanagement-Tools können ohne Probleme mithalten

Ob die Projektmanagement-Tools nun online funktionieren oder du dich für den Download einer Freeware entscheidest, alle diese Tools haben das Potential dein Management auf ein neues Level zu heben. Hast du schon deinen Favoriten gefunden?

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Über den Autor

Christian Neumann

BWL-Studium Fachrichtung Controlling und Unternehmensführung; 14 Jahre tätig als Projekt-Manager und Key-Account-Manager im Bereich Telekommunikation und IT; seit 10 Jahren selbständig im Bereich Projektplanung Online Business, SEO und Contenterstellung

2 Antworten

  1. Mich würde interessieren, welche der genannten Tools mit Google (Kalender, Drive, Tasks) harmonieren.

    Weiß das jemand?

    LG,
    Ronald

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