So erleichtert die digitale Buchhaltung deine Unternehmensprozesse

Warum ist die digitale Buchhaltung wichtig für dein Unternehmen?

Die digitale Buchhaltung will vor allem eins: Deine Buchhaltungssprozesse vereinfachen. Sie arbeitet ohne Papier und stellt alle Dokumente in elektronischer Form bereit. Das gilt beispielsweise für Eingangsrechnungen, also Rechnungen die dein Unternehmen erhält, und für Ausgangsrechnungen, die du selbst verschickst: Eingangsrechnungen werden eingescannt und in einem digitalen Archiv abgelegt.

Darüber hinaus setzt die digitale Buchhaltung auf Automatisierung. Dadurch ergeben sich für dein Unternehmen einige Vorteile – zum Beispiel im Mahnwesen. Ist ein Kunde beispielsweise säumig, verschickt die passende Buchhaltungssoftware automatisch Mahnungen. Grundsätzlich punktet die digitale Buchhaltung mit einigen hilfreichen Tools und Prozessen, die deinem Unternehmen helfen effizienter und zeitsparender zu arbeiten. Wie genau dein Unternehmen profitiert, dazu später mehr.

Voraussetzungen und Regelungen

Um Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden, musst du bei der papierlosen Buchhaltung einige Regelungen beachten. Fehlt bei einer Betriebsprüfung beispielsweise die Verfahrensdokumentation, macht das keinen guten Eindruck auf den Prüfer. Ergebnis: Er bewertet die Buchführung als mangelhaft. Grund genug, dein Unternehmen noch einmal genauer unter die Lupe zu nehmen. Deckt die Betriebsprüfung dabei weitere Mängel auf, können Nachzahlungen und Strafzinsen drohen.

GoBD

Für die digitale Buchhaltung gelten die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (kurz GoBD). Diese sind vom Bundesministerium der Finanzen gesetzlich vorgeschrieben. Im Wesentlichen geht es dabei um die folgenden Punkte:

• Archivierung: Egal ob analog oder digital – du bist verpflichtet alle Belege und Dokumente zehn Jahre lang revisionssicher aufzubewahren.
• Revisionssicherheit: Revisionssicher bedeutet,dass deine Buchhaltungsdaten vor einer Abänderung (Revision) geschützt sein müssen. Du bist verpflichtet bei der Archivierung darauf zu achten, dass deine Dokumente vollständig, unveränderlich und unverlierbar abgelegt sind. Alle Belege müssen im Original vorhanden sein.
• Vernichtung von Papierbelegen: Ein Papierbeleg, der eingescannt und digitalisiert wurde darf vernichtet werden – vorausgesetzt es gibt für diesen Beleg keine spezielle Vorschrift, die das verbietet. Außerdem muss der Scan mit dem Original übereinstimmen.
• Zugang zu den Dokumenten: Du bist verpflichtet dafür zu sorgen, dass deine Dokumente jederzeit und lückenlos verfügbar sind. Das gilt insbesondere für den Fall einer Betriebsprüfung.

Übrigens: Die GoBD gelten unabhängig von der Größe deines Unternehmens.

Verfahrensdokumentation

Ein Teilbereich der GoBD ist die Verfahrensdokumentation. Sie fasst alle steuerrelevanten Geschäftsprozesse zusammen. Man könnte auch sagen: Sie ist das Handbuch zu deinem Unternehmen. Kündigt sich der Betriebsprüfer an, verschafft ihm die Verfahrensdokumentation einen guten Überblick über Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens. Daher sollte deine Verfahrensdokumentation unbedingt verständlich, vollständig und aussagekräftig sein.

Vorteile der digitalen Buchhaltung

Lass dich von den Regelungen der GoBD nicht abschrecken. Es gibt inzwischen einige Buchhaltungsprogramme, die GoBD-konform arbeiten. Dein Steuerberater berät dich bestimmt gern und überprüft, ob alle Anforderungen erfüllt sind. Auch wenn die Umstellung auf eine papierlose Buchhaltung mit Aufwand und Kosten verbunden ist – insgesamt überwiegen die Vorteile. Die folgenden Argumente sprechen beispielsweise dafür:

1. Effizienzsteigerung

Effizient arbeiten heißt, Aufgaben mit wenig Aufwand zu erledigen. Im Gegensatz zur Buchhaltung mit Papierbelegen erledigt sich die digitale Variante quasi nebenbei. Schließlich werden Buchhaltungsprogramme dank automatisierter Prozesse immer intelligenter: Es gibt beispielsweise eine automatisierte Belegerfassung, die dir bei der Verwaltung deiner Belege hilft. Du kannst deinen Beleg entweder vom Desktop aus per Drag & Drop in deinen Account laden, unterwegs mit einer App einscannen oder per E-Mail weiterleiten. 

2. Zeitersparnis

Bei der digitalen Buchhaltung fallen einige zeitintensive Arbeiten – zum Beispiel das Suchen und Sortieren von Papierbelegen – weg. Dadurch bleibt dir und deinen Mitarbeitern mehr Zeit für produktivere Aufgaben.

3. Mehr Überblick und Transparenz

Regelmäßige Datenanalysen verschaffen dir einen guten Überblick über Einnahmen und Ausgaben – und zwar in Echtzeit. Auch die Auswertungen deines Steuerberaters sind jederzeit einsehbar. Darüber hinaus sorgt die digitale Finanzbuchhaltung für mehr Transparenz: Sie gibt jedem Zugriffsberechtigten einen Einblick in die wirtschaftliche Lage deines Unternehmens.

4. Bessere Entscheidungsgrundlage

Datenvisualisierungstools, auch Business Intelligence Tools genannt, verwandeln deine Geschäftsdaten in übersichtliche Berichte, Diagramme oder Grafiken. Die Analyse der Daten dient als Grundlage für strategische Geschäftsentscheidungen. So kannst du Probleme oder Fragen leichter identifizieren, Markttrends erkennen und neue Umsatz- oder Geschäftsmöglichkeiten finden.

Deine Buchhaltung digitalisieren – Schritt für Schritt

Strategisches Vorgehen ist auch bei der Umsetzung deines Digitalisierungsprojekts gefragt. Du brauchst vier Schritte bis ans Ziel:

1. Schritt: Den Weg ebnen
2. Schritt: Steuerberater mitnehmen
3. Schritt: Passende Buchhaltungssoftware finden
4. Schritt: Tax-Compliance-Prüfung

1. Schritt: Den Weg ebnen

Räume zunächst mögliche Stolpersteine aus dem Weg: Sorge dafür, dass leistungsstarke Laptops oder PCs bereitstehen. Ideal ist ein Scanner mit Einzugsfunktion. Damit kannst du schnell und einfach alle Belege aus Papier erfassen und digitalisieren. Fachleute nennen das „ersetzendes Scannen“. Wähle für diese Aufgabe am besten zwei oder drei Mitarbeiter aus.

2. Schritt: Steuerberater mitnehmen

Informiere deinen Steuerberater, dass du in Zukunft papierlos arbeiten willst. So erfährst du auch, ob eine Zusammenarbeit auf digitaler Basis überhaupt möglich ist. Falls ja, kann dich dein Steuerberater beraten und unterstützen – zum Beispiel bei der Wahl des richtigen Buchhaltungssystems oder bei der Schulung deiner Mitarbeiter.

3. Schritt: Passende Buchhaltungssoftware finden

Je nach Art und Größe deines Unternehmens hast du verschiedene Möglichkeiten. Es gibt beispielsweise Programme für kleine und mittelständische Unternehmen, die neben der Buchhaltung ein Warenwirtschaftsprogramm anbieten. Dieses Upgrade macht allerdings nur Sinn, wenn du ein Handelsunternehmen führst. Denn damit hast du die Möglichkeit nebenbei noch die Lagerverwaltung zu erledigen.

Die folgenden Anforderungen sollte eine professionelle Buchhaltungssoftware auf jeden Fall erfüllen:

• GoBD-konformes Arbeiten
• Integriertes Rechnungsprogramm (z.B.: Rechnungen und Angebote erstellen, Auftragsbestätigungen verschicken, Zahlungserinnerungen erstellen)
• Dateiablage/Archivierung
• Rechnungen automatisiert verbuchen
• Digitale Belegerfassung
• DATEV-Schnittstelle
• Kostenloser Steuerberater-Zugang
• Umsatzsteuervoranmeldung (UstVA)
• Kassenbuch
• Anlagenverwaltung/Abschreibungen
• Finanzauswertung
• Doppelte Buchführung

Wichtiger Hinweis: Ein vermeintlich günstiges Programm kann durch unerwartete Folgekosten ganz schnell teuer werden. Informiere dich vorab genau, um böse Überraschungen zu vermeiden.  

4. Schritt: Tax-Compliance-Prüfung

Endlich, das Ziel ist in Sicht! Der ganze Papierkram ist eingescannt und archiviert, das Buchhaltungssystem installiert. Trotzdem: Gehe auf Nummer Sicher und wende dich erneut an dein Steuerbüro. Dein Berater kann eine sogenannte Tax-Compliance-Prüfung durchführen. Dabei überprüft er, ob alle GoBD-Kriterien eingehalten wurden.

sevdesk als digitale Buchhaltungssoftware

sevdesk gehört zu den beliebtesten Buchhaltungsprogrammen. Die Software unterstützt dich nicht nur bei lästigen Routineaufgaben wie Umsatzsteuervoranmeldung, Rechnungserstellung und Belegerfassung. Mit ihr sparst du dank zahlreicher Schnittstellen zu externen Anbietern – zum Beispiel zu Dokumenten-Management-Systemen oder Scan-Systemen – zusätzlich Zeit. Im Folgenden erfährst du mehr über das Programm und seine Vorteile.

Funktionen und Vorteile von sevdesk

sevdesk arbeitet nicht nur GoBD-konform. Ein großer Vorteil ist, dass sich das Buchhaltungssystem auch an den Bedürfnissen deines Unternehmens orientiert. Du kannst sevdesk beispielsweise am Anfang als reines Rechnungsmanagement-Programm (ab 4,45 Euro pro Monat) nutzen und später das Upgrade „Buchhaltung“ (ab 9,95 Euro pro Monat) oder „Buchhaltung Pro“ (ab 13,95 Euro pro Monat) dazubuchen. Oder du wählst von Anfang an den Tarif „Buchhaltung“ – je nachdem, welche Funktionen du benötigst. Du kannst alle drei Tarife 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich testen.

Im Buchhaltungsprogramm sind unter anderem diese Funktionen enthalten:

• Belegerfassung
• Belegverwaltung
• Doppelte Buchführung
• DATEV-Export & DATEV connect online
• Finanzauswertung
• Kassenbuch
• Kostenloser Zugang Steuerberater
• Online Banking (Zahlungsabgleich)
• USt-VA mit Schnittstelle zum Finanzamt

Durch verschiedene (kostenpflichtige) Add-ons hast du zudem die Möglichkeit das Programm um weitere nützliche Funktionen – zum Beispiel zusätzliche Benutzer, Mahnstufen oder Premium-Briefpapier – zu erweitern.

Grundsätzlich bietet dir die Buchhaltungssoftware von sevdesk ein hohes Maß an Flexibilität. Egal ob du im Büro bist oder unterwegs – du kannst deine Buchhaltung von jedem Standort aus erledigen. Denn deine Buchhaltungsdaten sind in einer Cloud gespeichert. Fahre deinen Laptop hoch, verbinde dich mit dem Internet, öffne den Browser – und los geht‘s. Oder du startest die sevdesk App auf deinem Smartphone.

Besondere Stärken im Vergleich zu anderen Anbietern

sevdesk zeichnet sich durch eine besonders hohe Nutzerfreundlichkeit aus. Jeder – egal ob Buchhalter oder Nicht-Buchhalter – findet sich in dem übersichtlichen Programm schnell zurecht. Hast du trotzdem Fragen oder Probleme, eilt dir das sevdesk-Experten-Team zur Hilfe. Denn im Vergleich zu anderen Anbietern setzt der Softwareanbieter auf ein umfangreiches Support- und Service-Angebot.

Bei Produktdemos via Video lernst du die Software richtig kennen. So vermeidest du typische Einstellungs- und Anwendungsfehler. Oder du greifst auf die zahlreichen Erklärvideos, Hilfeartikel und Anleitungen in der Wissensdatenbank zurück. Neu ist das Support+-Angebot, quasi ein erweiterter Kundenservice: Bei diesem Termin darfst du einen sevdesk-Experten mit deinen Fragen rund um das Thema Buchhaltung löchern (einmal im Monat für 30 Minuten). Zusätzlich ist ein kostenpflichtiger Einrichtungsservice möglich, wenn man in einem Einzeltermin die Einrichtung mit einem Mitarbeiter durchführen will.

Nutzer loben außerdem die kostenlosen Zusatzfunktionen, wie zum Beispiel:

• Fremdwährungen: Hast du Kunden aus der Schweiz? Kein Problem. sevdesk liest auchBelege in Fremdwährungen ein und erstellt Rechnungen mit Fremdwährungen. Das Programm rechnet den Betrag sogar in Euro um und verbucht ihn anschließend.
• Postschnittstelle: Digitalisierung hin oder her – manche Behörden verlangen nach wie vor Dokumente in Papierform. Deshalb bietet sevdesk eine Anbindung an die Post an. Damit kannst du deine Rechnungen aus dem Programm heraus postalisch versenden.
• Kostenstellen: sevdesk verfügt über eine Kostenstellen-Zuordnung, mit der du deine Rechnungen und Belege verschiedenen Kostenstellen zuweist.

Fazit

Die Digitalisierung macht deine Buchhaltungsprozesse schneller und effizienter. Bevor es jedoch an die Umsetzung geht, solltest du deine Mitarbeiter informieren, die passende Hardware bereitstellen und dich mit deinem Steuerberater zusammensetzen. Er behält nicht nur die GoBD im Blick, sondern gibt dir auch Tipps zur passenden Software. Eine gute Lösung ist beispielsweise sevdesk. Mit diesem Programm lassen sich alle Prozesse der Buchführung abbilden. Teste sevdesk jetzt 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich!

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