Wie dir kleine Verhaltensregeln mehr Struktur bieten

Homeoffice-Regeln: 7 Tipps und Tricks für produktives Arbeiten

Homeoffice kann Teil des Arbeitsvertrags sein oder in der aktuellen Situation zu den Maßnahmen gegen die Ausbreitung des Coronavirus gehören. Doch für einen reibungslosen Ablauf braucht es eine Struktur und grundlegende Homeoffice-Regeln. Nur so lassen sich Ablenkungen und andere Probleme umgehen, damit das Ergebnis am Ende stimmt. Der folgende Artikel beschreibt sieben einfache Homeoffice-Regeln, die die Arbeit in den eigenen vier Wänden zum Erfolg führen.

Definition Homeoffice

Beim Homeoffice, übersetzt auch Heimarbeit, finden alle Arbeitsprozesse und Abläufe in den eigenen vier Wänden statt. Deshalb setzen momentan viele Unternehmer auf Homeoffice, um der Ausbreitung des Coronavirus entgegen zu wirken. Sobald ein Arbeitgeber diesen Schritt beschließt, muss er dafür jedoch die nötigen technischen Voraussetzungen schaffen. Dafür kann er aber im Gegenzug auch die erbrachten Leistungen überwachen oder einfordern.

Die Kommunikation läuft dabei über passende Programme für das Remote Working, Email oder Telefon. Generell setzt die Arbeit im Homeoffice eine hohe Selbstdisziplin und Struktur voraus, damit auch zuhause die Produktivität durchgehend anhält. Für eine praktische Umsetzung helfen deshalb grundlegende Homeoffice-Regeln, damit die tägliche Organisation leichter fällt.

Homoffice-Regel #1 : Umfassende Vorbereitung

Wer zuhause arbeiten möchte, kann sich nicht einfach hinsetzen und starten, sondern sollte die Homeoffice-Regeln zur Vorbereitung beachten. Dazu gehören zum Beispiel die passenden Programme für den Computer, die bestenfalls alle Beteiligten installieren. Ob zur Organisation, zur Aufgabenverteilung oder Kommunikation, es existieren viele verschiedene Angebote in allen Preisklassen. Die genaue Recherche ist wichtig, denn die Anforderungen an die Software muss vorher klar sein.

Aber auch die persönliche Vorbereitung für das Homeoffice ist wichtig. Hunger bremst jegliche Konzentration und jedes Mal einkaufen gehen, kostet wertvolle Zeit. Deshalb am besten schon bei der Vorbereitung gesunde Snacks einplanen, damit die Arbeit im Homeoffice auch organisiert und produktiv bleibt.

Homeoffice-Regel #2: Arbeitsatmosphäre schaffen

Zuhause existiert keine Kleidervorschrift, niemand würde zum Beispiel den Schlafanzug am Schreibtisch bemerken. Keiner kann genau nachprüfen, ob Texte auf der Couch verfasst wurden. Doch so gemütlich diese Vorstellungen klingen, sie blockieren die Produktivität. Denn eine feste Arbeitsstruktur ist entscheidend für die Konzentration. Deshalb ist ein wichtiger Teil der Homeoffice-Regeln, an den morgendlichen Abläufen festzuhalten. Pünktlich aufstehen, duschen und frühstücken.

Auch die Kleidung sollte passen, denn sie entscheidet unbewusst wie wir mit Menschen kommunizieren. Außerdem stellt auch der Arbeitsbereich, beispielsweise der Schreibtisch, eine wichtige Grundlage dar. Zu viele Gegenstände oder Unordnung dort verhindern nicht nur den Überblick, sondern sorgen auch für Chaos im Kopf.

Homeoffice-Regeln - Arbeitsatmosphäre schaffenQuelle: thodonal - stock.adobe.com
Den Arbeitsbereich nicht im Chaos versinken lassen, auch das gehört zu den Homeoffice-Regeln.

Homeoffice-Regel #3: Arbeitszeiten festlegen

Auch wenn in den eigenen vier Wänden keine konkreten Arbeitszeiten vorgegeben sind, lohnen sich feste Homeoffice-Regeln für die Zeiteinteilung. Denn auch dort gilt die vertraglich festgelegte Stundenanzahl. Das heißt, zwischendurch drei Stunden shoppen gehen und die Zeit als Arbeitszeit aufschreiben, funktioniert nicht. Viele Arbeitgeber nutzen deshalb auch Zeiterfassungsprogramme. Wer hingegen die Uhrzeit selbst bestimmt, sollte herausfinden, zu welcher Tageszeit die Produktivität am höchsten ist.  Natürlich sind gemeinsame Meetings mit den Kollegen oder Kundengespräche trotzdem einzuhalten, deshalb ist ein Gespräch mit dem Arbeit- oder Auftraggeber über die genauen Einsatzzeiten sinnvoll.

Homeoffice-Regel #4: Aufgabenlisten befolgen

Den Computer hochfahren, Emails beantworten, dann ein Anruf und danach schnell einen Text schreiben. Viele kleine Aufgaben, die alle im Kopf bleiben müssen. Doch wenn es dann zum Beispiel an der Tür klingelt, ist der geplante Schritt schnell vergessen. Deshalb macht es Sinn, sich auch im Homeoffice eine Aufgabenliste zu schreiben. Erledigte Aufgaben werden abgehakt und das hilft wiederum bei der eigenen Überprüfung. Wenn eine bestimmte Aufgabe im Büro zwei Stunden braucht und im Homeoffice dagegen sechs Stunden, dann stimmt die Organisation nicht. Wer diesen Teil der Homeoffice-Regeln umsetzen möchte, aber auf digitale Software setzt, kann zum Beispiel ClickUp verwenden. Dort lassen sich eigene Aufgaben sowie die des Arbeitgebers anlegen und sortieren.

Homeoffice-Regel #5: Ablenkungen vermeiden

Oft ist der Wille zum Befolgen der Homeoffice-Regeln da, aber dann tauchen die kleinen Ablenkungen auf. Die Tochter möchte plötzlich Hilfe bei den Hausaufgaben, die Fenster sehen schmutzig aus und das Smartphone zeigt neue Nachrichten über das Coronavirus an. Diese vermeintlich kleinen Ablenkungen kosten viel Zeit und stören die Konzentration. Deshalb sollte allen Freunden und Verwandten klar sein, dass Homeoffice keine durchgehende Ansprechbarkeit bedeutet. Auch Aufgaben im Haushalt werden nach dem Homeoffice erledigt. Und besonders beim Smartphone sind strikte Regeln notwendig. Mittlerweile gibt es sogar schon Apps, die alle Ablenkungen blockieren. Noch besser ist es jedoch, das Handy nicht einmal in der Nähe des Arbeitsbereichs aufzubewahren. Eine Ausnahme gilt natürlich, wenn über das Handy die berufliche Erreichbarkeit garantiert wird.

Homeoffice-Regeln - AblenkungenQuelle: FotoAndalucia - stock.adobe.com
Das Smartphone ist oft die größte Hürde, wenn Homeoffice-Regeln befolgt werden sollen.

Homeoffice-Regel #6: Pausen einlegen

Wer produktiv arbeitet und die Homeoffice-Regeln befolgt, verliert sich möglicherweise in dieser Atmosphäre und lässt die Stunden verstreichen. Denn es kommt kein Kollege vorbei und fragt nach der gemeinsamen Mittagspause, die Planung muss jeder im Homeoffice selbst übernehmen. Doch Pausen sind für die Produktivität sehr wichtig, da sich die Arbeit auch noch einmal aus einem anderen Blickwinkel betrachten lässt. Zudem schaffen sie neue Energie für kommende Aufgaben. Dazu reicht es nicht, für drei Minuten vom Schreibtisch aufzustehen und ans Fenster zu treten. Die Pausenzeit sollte nach vier Stunden mindestens bei 30 Minuten liegen, noch besser ist ein Spaziergang im Freien.

Homeoffice-Regel #7: Erfolge belohnen

Besonders nach einigen Tagen oder Wochen im Homeoffice, ist es schwer, die Motivation durchgehend hoch zu halten. Die abgehakte Aufgabenliste sorgt für Zufriedenheit, doch einen noch größeren Motivationsschub lösen Belohnungen aus. Diese Kleinigkeiten nach schwierigen und langen Aufgaben müssen nicht viel Zeit in Anspruch nehmen. Eine frische Tasse Kaffee für eine besonders gut erledigte Aufgabe. Oder eine verlängerte Pause nach der kniffligen Problemlösung. Kleine Entschädigungen über den Tag verteilt, zeigen wie wertvoll die eigene Arbeit ist und erhöhen den Ehrgeiz. Denn trotz der festgelegten Homeoffice-Regeln soll die Arbeit zuhause auch mit einem guten Gefühl enden.

Homeoffice-Regeln vom Arbeitgeber

Wer sich mit seinem Chef auf eine Tätigkeit zuhause einigt, muss sich nicht nur an die eigenen Homeoffice-Regeln halten, sondern hat auch bestimmte Vorgaben vom Arbeitgeber zu beachten:

Homeoffice-Regel zur Arbeitszeit und Vergütung

Grundsätzlich gelten im Home-Office alle Rechte und Pflichten, die auch im Büro gelten. Das bedeutet, jeder muss so lange arbeiten, wie vertraglich vereinbart ist und hat die Pflicht, die Zeit zu dokumentieren. Entsprechend steht dann natürlich jedem Arbeitnehmer die vereinbarte Vergütung zu. Natürlich gelten die Schutzvorschriften aus dem Arbeitsrecht, also Arbeitszeitbegrenzung, Pausen- und Ruhezeiten.

Homeoffice-Regel zur Erreichbarkeit

Niemand muss permanent erreichbar sein, außer die Tätigkeit erfordert es. Ansonsten müssen Arbeitnehmer auch im Homeoffice nur in der üblichen Zeitspanne auf Nachrichten antworten und bei vereinbarten Besprechungen zur Verfügung stehen.

Homeoffice-Regel zur Leistungsverweigerung

Kein Arbeitnehmer darf selbst entscheiden, dass er einfach zuhause bleiben möchte. Das ist nur dann möglich, wenn es unzumutbar wäre, zur Arbeit zu gehen. Trotz der aktuellen Corona-Pandemie darf niemand einfach selbst festlegen, dass nur das Homeoffice in Frage kommt. Generell ist es sinnvoll, sich mit dem Arbeitgeber zu einigen, um negative Konsequenzen zu vermeiden.

Fazit: Homeoffice-Regeln aufstellen reicht nicht

Beim Start ins Homeoffice sind eine sinnvolle Vorbereitung und praktische Homeoffice-Regeln wichtig. Doch am Ende entscheidet deine Selbstdisziplin, ob sich die aufgestellten Vorgaben umsetzen lassen. Du bist selbst für deinen Erfolg verantwortlich, nutze diese Chance und das gewohnte Umfeld, um deine Produktivität zu steigern. Dafür ist keine Perfektion nötig, denn unerwartete Situationen und Ablenkungen können entstehen. Und alleine arbeiten, heißt nicht, alleine Probleme lösen. Wichtig ist nur, dass du deine Arbeit im Homeoffice auch in Zeiten des Coronavirus konzentriert fortsetzt, denn dann kannst von den vorhandenen Vorteilen profitieren.

Über den Autor

Autorenprofil: Insa Schoppe

Insa Schoppe

Direkt nach dem Abitur entschied sich Insa für ein „Multimedia Production“-Studium in Kiel, danach folgten praktische Erfahrungen in einer Fernsehproduktionsfirma. Anschließend startete sie ein Volontariat in der Redaktion eines Radiounternehmens und wurde als Redakteurin übernommen. Zu ihren Aufgaben gehörten neben der Recherche und Texterstellung auch tägliche Nachrichten sowie die Verantwortung für mehrere Magazine. Im März 2020 wechselte Insa von der Radio-Redaktion in die Online-Redaktion von Gründer.de und unterstützt seitdem das Team als Junior-Online-Redakteurin.

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