Collaboration Software: Die Top 10 Tools vorgestellt

Das klappt am besten, wenn die Schwerpunkte klar unterschieden werden. Um für jeden Einsatzzweck die richtige Lösung zu finden, zeigen wir dir 10 Tools der Kategorien Collaboration Software, Kommunikation, Dokumentenmanagement und Remote Access.

Collaboration Software zum Managen von Themen und Teams

factro – Überblick pur im Projektmanagement

Die in Bochum entwickelte Projektmanagement-Software factro ist perfekt auf agile Teamarbeit zugeschnitten. Angeboten wird factro als Cloud-Lösung. Die intuitive und leichte Bedienung ermöglicht dir einen direkten Start und schnelle Erfolge: Projekte anlegen, Aufgaben zuweisen und gemeinsam mit dem Team loslegen. Der Projektstrukturbaum eignet sich dazu am besten und bietet dir Überblick pur.

Mit nur einem Klick kannst du die Projektansicht wechseln und ins Kanban Board, Gantt Chart oder die Tabelle springen. Bei Aufgaben in mehreren parallelen Projekten hilft dir das projektübergreifende Kanban Board, alle To-Dos immer im Blick zu behalten. Das erleichtert dir die Aufgabenverwaltung. Dank cleverer Benachrichtigungen verpasst du keine Deadlines und vermeidest Terminkonflikte, was zu erhöhter Produktivität führt.

Direkt integriert ist bei dieser Software eine Zeiterfassung, in der alle Aufwände pro Aufgabe festgehalten werden können. Hier ist also kein extra Tool notwendig. Ebenfalls eingebunden ist eine Notizfunktion, in der Du alle Deine Ideen festhalten kannst. Im “Fokus” können ToDo-Listen und Meeting-Agenden mit Hinzufügen von Notizpunkten und Aufgaben per Drag & Drop erstellt werden.

Durch die offene REST-API kann das Collaboration Tool zudem Daten mit Drittsystemen austauschen. Bereits in Arbeit befinden sich Integrationen für Slack und Microsoft Teams.

factro ist in der Basic Cloud für bis zu 10 Nutzer kostenlos. Gastnutzer können in allen Tarifen kostenfrei und unbegrenzt eingeladen werden. Für größere Projekte empfehlen wir dir eine der kostenpflichtigen Editionen mit erweitertem Funktionsumfang. Los geht’s mit der Team Cloud für 7,99 Euro pro Nutzer und Monat. Alle Cloud-Tarife kannst Du zunächst 14 Tage lang kostenlos testen. factro bietet zudem bereits ab der Basic Cloud einen kostenfreien Support per E-Mail, Telefon oder Kontaktformular sowie volle DSGVO-Konformität mit deutschem Server-Standort und Datenschutz.

Trello – Kanban, Karten und Co.

Das ebenfalls webbasierte PM-Tool Trello ist ideal für alle Kanban-Liebhaber und unterstützt dich bei einer extrem agilen und projektbezogenen Projektmanagement. Die Boards erscheinen in Kanban-Optik und sind absolut flexibel und frei definierbar. Aufgaben werden durch einzelne Karten und Workflows visualisiert, die du ebenfalls individuell nach deinen Ansprüchen gestalten kannst. In den Boards können verschiedene Teams zusammenarbeiten. Trello, das seine Daten auf US-Servern hostet, bietet eine Basic-Variante, in der du 10 Teamboards gleichzeitig nutzen kannst.

Pro Nutzer kannst du unbegrenzt viele Boards erstellen, allerdings ist die Dateigröße auf 10 MB je Anhang beschränkt. Außerdem musst du für die meisten Funktionen wie Berechtigungen sogenannte Power-ups bezahlen. Die Bezahltarife starten mit Trello Standard mit Kosten von 5 $ pro User und Monat bei jährlicher Abrechnung. Trello Business kostet bei einem Jahresvertrag ca. 10 $ pro Nutzer monatlich. Der Preis für den Enterprise-Tarif richtet sich nach den Usern und wird preiswerter, je mehr Nutzer die Lizenz umfasst. Das geht bis zu knapp 7 $ pro Nutzer bei 5.000 Anwendern.

Kommunikation im Team

Slack – Messenger mit vielen Integrationen

Seit einigen Jahren ist Slack aus den meisten Unternehmen, Start-Ups und Teams als Collaboration Software nicht mehr wegzudenken. Die Chat-Software ermöglicht die gemeinsame Kommunikation in einem sogenannten Workspace. Dieser kann mit individuellen Chat-Räumen, z.B. für einzelne Teams oder Themen, konfiguriert werden. Neben Nachrichten unterstützt das Tool Anrufe und Videokonferenzen sowie Dateiaustausch. In Verknüpfung mit einem Projektmanagement-Tool wird so der Austausch optimal gewährleistet.

Dank der offenen REST-API kannst du verschiedene Dienste individuell oder mit fertigen Verknüpfungen in Slack direkt ab Werk integrieren. Dann wirst Du z.B. bei Neuigkeiten aus anderen Apps benachrichtigt. Neben einer kostenfreien Version, die auf 90 Tage Zugriff auf den Nachrichtenverlauf und einen Workspace begrenzt ist, gibt es Slack auch in kostenpflichtigen Versionen mit Preisen ab rund 7 Euro pro Nutzer monatlich für die Pro Version. Die Business+ Version ist ab ungefähr 12€ pro Monat erhältlich. In diesem Tarif könne unter anderen Zugriffsrechte festgelegt werden. Seit 2021 gehört Slack zum Unternehmen Salesforce.

Microsoft Teams – Chats, Calls & Meetings vereint

Microsoft Teams hat seit dem Start im Jahr 2017 eine große Nutzerbasis erreicht – nicht zuletzt dank seiner Bündelung an die Online-Office-Suite. Wie bei Slack kannst du private Nachrichten austauschen oder mit Kollegen in Chaträumen kommunizieren. Darüber hinaus bietet auch MS Teams Anrufe oder Videokonferenzen. Dank der Einbindung in Outlook und Co. lassen sich auch Geschäftspartner zu Online-Meetings einladen. Ein besonders praktisches Feature: Die Live-Untertitel in Besprechungen. Davon profitieren besonders internationale Unternehmen. Dank der verschiedenen Funktionen wird die Kommunikation und Zusammenarbeit optimal unterstützt.

Neben den eigenen Features lässt sich Microsoft Teams durch sogenannte Registerkarten (Tabs) erweitern. Diese ermöglichen z.B. die Integration ganzer Webseiten oder anderer Apps und Dienste. Microsoft Teams steht in einer kostenfreien Version, als eigenständige App und als Teil von Microsoft 365 bereit. Die Preise liegen zwischen circa 4 und 12 Euro monatlich pro Nutzer.

Dokumentenmanagement für alle

G Suite – Komplettpaket von Google

Die G Suite ist das Komplettpaket aus allen Office-Apps von Google sowie weiteren Features wie Kalender, E-Mail und Cloud-Speicher und bietet so einen Workspace mit einem Rundum-sorglos-Paket. Die Google Suite eignet sich dabei besonders für die gemeinsame Verwaltung und Bearbeitung von Dokumenten. Texte, Tabellen und Präsentationen können gemeinsam in Echtzeit im Team bearbeitet werden. Das senkt Rückfragen und den ständigen Versand von Anhängen. Die Kommunikation wird mit dem Chat und Google Meet unterstützt.

Durch die weiteren Apps in der G Suite, etwa den integrierten Speicherdienst Google Drive, kann das Dokumentenmanagement durch eine direkt angeschlossene Dateiablage ergänzt werden, aus der heraus schnell per Link geteilt wird. Je nach App-Umfang und Speicher kostet die G Suite zwischen 6 und 17 Euro pro Nutzer und Monat. Ebenfalls angeboten wird eine Enterprise-Version, für den Preis muss allerdings eine Anfrage gestellt werden.

Microsoft 365 – Office, Outlook und Cloud-Speicher

Microsofts Pendant zur G Suite heißt mittlerweile nicht mehr Office 365, sondern Microsoft 365. Dahinter steckt aber weiterhin das, was man vom Windows-Entwickler kennt: Office, E-Mail, Cloud und viele einzelne Zusatz-Apps. Der große Vorteil liegt auch hier in der gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten in Word, Excel oder PowerPoint – im Programm, Browser oder unterwegs.

Die verschiedenen Dienste sind gut aufeinander abgestimmt: So können z.B. neue Office-Dokumente direkt in die Unternehmenscloud hochgeladen werden, um sie mit anderen zu teilen. Mit Teams ist nicht zuletzt auch das populäre Chat-Programm enthalten. Neu ist die Integration der KI “Copilot”, mit der beispielsweise Informationen aus verschiedenen Apps durchsucht und analysiert werden können. Microsoft 365 gibt es zu Preisen zwischen 5 und 20 Euro im Monat.

Remote Access und Support

TeamViewer – Umfangreiche Fernwartung für alle

Ob Remote Support, Fernwartung oder Online-Präsentation aus dem Homeoffice – wenn der Blick über die Schulter digital sein muss, braucht es die passende Software. Eine der bekanntesten Lösungen dafür ist TeamViewer. Die App ermöglicht den sicheren Zugriff auf andere Computer und Server, um z.B. dezentral Teammitgliedern oder Kunden zu helfen oder von unterwegs auf lokale Daten zuzugreifen.

Dabei funktioniert das Remote Tool auch auf Smartphones oder Tablets. Mit Features wie Wake-On-Lan und der Integration in Service-Desk-Systeme kann TeamViewer so umfassend für Support genutzt werden – auch intern. Für den reinen Privatgebrauch ist die Software kostenlos. Die Tarife sind nach Teams und Enterprise gestaffelt. Der Enterprise-Preis ist auf Anfrage möglich. Die Preise für Teams schwanken zwischen 66 und 140 Euro monatlich je nach Leistungsumfang.

AnyDesk – Leichtfüßiger Remote-Desktop

Eine Alternative zu TeamViewer ist AnyDesk. Der Schwerpunkt ist auch hier der Zugriff auf die eigene Hardware im Büro oder der Support bei Kunden und Teammitgliedern. Der selbst entwickelte Codec DeskRT soll dafür sorgen, dass auch bei schwacher Internetverbindung eine zuverlässige Übertragung ermöglicht wird. Das soll laut Anbieter selbst bei präzisen und datenhungrigen Arbeiten wie CAD helfen. Alle Sitzungen werden protokolliert und können somit nachvollzogen werden.

AnyDesk ist mit einer Vielzahl an Betriebssystemen und Geräten kompatibel und ermöglicht so auch die Fernwartung via Smartphone, Tablet und sogar Raspberry Pi. Für die private Nutzung ist AnyDesk kostenfrei. Die Versionen für geschäftliche Zwecke liegen zwischen 30 und 80 Euro pro Monat.

Kreative Zusammenarbeit

Miro – flexible Boards für alle Fälle

Miro ist eine beliebte Collaboration Software, die es ermöglicht, interaktive Boards gemeinsam zu gestalten. Das Tool erfreut sich vor allem bei Workshops, größeren Projekten, aber auch Kick-Offs zwischen Dienstleistern und Kunden großer Beliebtheit. Miro stellt seinen Nutzern ein digitales Whiteboard zur Verfügung, welches als “visueller Workspace” bezeichnet wird. Mit Texten, Post-Its, Bildern und Co. lassen sich individuelle Spielwiesen bauen, die anders als z.B. eine PowerPoint-Folie schier unbegrenzte Größe und Freiheiten bieten. Neben einer kostenfreien Variante mit 3 Boards gibt es Miro Starter für 8 US-Dollar und Miro Business für 16 US-Dollar pro Monat und Nutzer. Einen Enterprise-Tarif gibt es auf Anfrage.

Figma – Grafikdesign im Team

Aus dem Bereich von Grafik- und UX-Design ist das Tool Figma kaum mehr wegzudenken – so hat u.a. Photoshop-Hersteller Adobe vergeblich versucht, das Tool zu übernehmen. Die kollaborative Plattform bietet vielseitige Funktionen zur Erstellung von Wireframes, Prototypen und Designbibliotheken. Und das Beste: Die Zusammenarbeit mit anderen ist ganz einfach möglich, sodass in Echtzeit gemeinsam entworfen und entwickelt wird. Dabei lassen sich Designs zur freien Bearbeitung oder nur zur Betrachtung freigeben. Figma gibt es in einer kostenfreien Version, weitere Features gibt es in Tarifen von 12 bis 75 Euro pro Monat. Der Entwickler bietet mit FigJam zudem eine Miro-Alternative an, die neben einer kostenfreien Version in Tarifen bis zu 5 Euro pro Monat und Nutzer erhältlich ist.

Fazit: Mit Collaboration Software erfolgreich zusammenarbeiten

Excel-Tabellen und E-Mails alleine reichen nicht aus, um erfolgreich im Projektmanagement zusammenzuarbeiten. Sie sind als Collaboration Software sehr eingeschränkt, intransparent und ineffizient. Mit den richtigen Tools vermeidest du unnötige Mails, reduzierst Meeting-Zeiten, räumst mit Unklarheiten auf und verbesserst so die Kommunikation im Team. So sparst du viel Zeit und Geld, sorgst für erstklassige Ergebnisse, zufriedene Kunden – und glückliche Mitarbeiter!