Zeiterfassung Tools

Freelancer, Selbstständige und Startups treffen oftmals auf die Problematik, dass sie, um Projektzeiten abrechnen zu können, die Zeiten entsprechend erfassen müssen. Eine Tabelle auf dem Computer ist vielleicht eine Möglichkeit, doch ist sie praktikabel und sinnvoll? Oder gehörst du zu denen, die ihre Zeiten auf Zettel schreiben? In dem Fall tippst du wahrscheinlich für die Rechnungsstellung die Zeiten ab, um sie entsprechend abrechnen zu können.
Wenn du deine Arbeiten nach Projektzeiten abrechnen musst, ist ein Zeiterfassungstool eine sinnvolle Variante, alles im Blick zu haben und einfach zu verwalten. Der Vorteil eines Zeiterfassungstool liegt darin, dass du die Rechnung an deinen Kunden sozusagen auf Knopfdruck ausstellen kannst.

Auf dem Markt werden ganz unterschiedliche Tools zur Zeiterfassung angeboten – solche, bei denen du die Zeiten auf dem Computer oder auf dem Smartphone erfassen kannst.

Im Folgenden möchten wir dir die 7 effektivsten Zeiterfassungstools vorstellen, mit denen du dir die Zeiterfassung einfach gestalten kannst.

1. Clockodo – das Zeiterfassungstool mit diversen Schnittstellen

Clockodo

Der Zeiterfassungsanbieter sieht sich mit seinem Tool Clockodo in kleineren und mittleren Unternehmen, während die Zeiterfassung innerhalb eines Teams im Vordergrund steht.

Zu den Funktionen von Clockodo gehören:

  • Zeiterfassung auf Projektbasis
  • Zeiterfassung auf verschiedenen Endgeräten, entweder per Stoppuhr oder manuell
  • die Urlaubsplanung

Bei Clockodo liegt der Schwerpunkt in der Team-Zeiterfassung. Natürlich ist das System auch von Einzelpersonen nutzbar und kann jederzeit um weitere Nutzer erweitert werden. Insgesamt weist Clockodo eine gute Struktur auf, ist nutzerfreundlich und auch preislich erschwinglich.
Clockodo bietet verschiedene Schnittstellen zu Fakturierungsprogrammen und Buchhaltungssystemen, so dass du deine mit Clockodo erfassten Zeiten ohne großen Aufwand in die weiterführenden Programme importieren kannst.

2. Mite – für Freiberufler und Projektteams

Mite

Mit dem Zeiterfassungstool Mite lassen sich laut Anbieter die Zeiten sehr gut auf allen Endgeräten erfassen. Dabei sind die folgenden Funktionen in Mite enthalten:

  • Projekt-Zeiterfassung
  • Anwesenheitserfassung auf verschiedenen Endgeräten
  • Projektstatus für den Kunden einsehbar

Das Zeiterfassungstool Mite ist sowohl für den Einzelunternehmer als auch für Teams geeignet. Durch die zahlreichen Schnittstellen kannst du die erfassten Projektzeiten in weiterführende Programme importieren. Im Gegensatz zu Clockodoo verfügt Mite über keine Urlaubsplanung und lässt sich auch nicht im Offline-Betrieb verwenden.

3. primaERP – verschiedene Module zeichnen das Tool aus

primaERP

primaERP besteht aus 3 Modulen, die unabhängig voneinander eingesetzt werden können. Das Zeiterfassungstool kann sowohl von Freelancern als auch von Projektteams verwendet werden – je nach erworbenen Modulen. Die einzelnen Module sind:

  • reine Zeiterfassung
  • Fakturierung
  • Projektzeiterfassung mit Aufgabenverwaltung

Der Vorteil dieses Erfassungstools liegt klar auf der Hand – durch die einzelnen Module kannst du nur das kaufen, was du wirklich brauchst und das Programm wird nicht durch diverse Funktionen aufgebläht. Wächst dein Unternehmen, buchst du einfach bei Bedarf das entsprechende Modul nach. Und noch etwas:
Zeiterfassungsmodul und Projektmodul bis zu 3 Usern und das Rechnungsmodul bis zu 1 User sind derzeit kostenlos. Erst bei mehreren Mitarbeitern ist das Programm kostenpflichtig.

4. Jephi – kleine Lösung zu Top-Preis

Jephi

Für Gründer gibt es das Zeiterfassungstool als kostenlose Einsteigerversion – ein interessanter Ansatz. Insgesamt macht das Tool einen schlanken Eindruck, eignet sich allerdings nur für Einzelplayer, nicht für den Einsatz in Teams.

Diese Funktionen zeichnen Jephi aus:

  • Fakturierung aus dem Tool heraus möglich
  • Projektzeiterfassung
  • Projektstatus vom Kunden einsehbar

Jephi kann auf verschiedenen Endgeräten eingesetzt werden. Im Gegensatz zu den anderen, bisher vorgestellten Zeiterfassungssystemen, kannst du aus Jephi heraus direkt die Rechnung stellen.

Das Zeiterfassungstool ist für bis zu 5 Kunden und Projekte kostenlos. Allerdings ist die Bezahlversion nicht sonderlich teuer – sie ist für unter 10 Euro monatlich pro User erhältlich.

5. Timicx – Arbeitszeit- und Projekterfassung

Timicx

Der Vorteil von Timicx ist, dass dieses Tool mit deinem Projekt wachsen kann. Die Projekterfassung steht bei Timicx im Vordergrund. Wer eine Schnittstelle zu Fakturierungs- und Buchhaltungsprogrammen sucht, wird aktuell keine finden, ist aber in der Planung. Über eine API kann Timicx in die Software-Architektur des Unternehmens eingebunden werden.
Derzeit ist es möglich, Timicx auf dem Desktop zu nutzen und eine mobile Version wurde jüngst veröffentlicht.
Für Freelancer eignet sich Timicx, allerdings werden nur wenige die komplexe Projektverwaltung benötigen. Auch dieses Zeiterfassungstool kostet monatlich unter 10 Euro pro User.

6. Timr – inklusive Fahrtenbuch

Timr

Für Freelancer und Mitarbeiter, die auch vor Ort beim Kunden arbeiten, ist dieses Zeiterfassungstool interessant. Denn neben der Arbeitszeiterfassung, der Projektzeiterfassung gehört auch das Führen eines Fahrtenbuchs dazu. Timr kannst du auf allen Endgeräten einsetzen, auch die Zeiterfassung offline ist möglich.
Allerdings verfügt Timr über keine Schnittstellen zu anderen Softwareprodukten, sondern nur über API-Schnittstellen. Was die Konfiguration anbelangt, brauchst du für Timr einiges an Zeit.

7. Timetac – flexibel mit Einsatzplanung und Urlaubsverwaltung

Timetac

Mit Einsatzplanung und Urlaubsverwaltung – allein diese 4 Wörter lassen auf ein komplexes Tool schließen und das ist Timetac auch. Ähnlich wie bei primaERP können bei Timetac einzelne Module hinzugebucht werden.

Als Funktionen stehen dir bei Timetac zur Verfügung:

  • Zeiterfassung
  • Zeiterfassung nach Projekten
  • Personaleinsatzplanung
  • Urlaubsverwaltung

Neben der API-Schnittstelle bietet Timetac Schnittstellen zu gängigen Lösungen. Timetac bietet, was kein anderer Zeiterfassungsanbieter hat, Zeiterfassungsterminals. Ansonsten können die Zeiten online oder auch offline erfasst werden.
Gegen eine monatliche Basisgebühr für den Unternehmens-Account fallen separate Gebühren für die Projektzeiterfassung, die Arbeitszeiterfassung und die beiden anderen Funktionen an. Für Gründer ist Timetac vielleicht aus Kostengründen nicht ganz so sinnvoll.

Das waren die 7 Zeiterfassungstools, mit denen du deine Arbeitszeiten erfassen kannst.

Bevor du dich für ein System entscheidest, überlege dir, was du genau benötigst. Benötigst du Schnittstellen zu Fakturierungs- oder Buchhaltungsprogrammen oder anderen Systemen. Oder möchtest du ohne großen Aufwand deine Rechnungen direkt aus dem Tool zur Zeiterfassung stellen. Oder legst du Wert auf Zusatzfunktionen, wie zum Beispiel das Fahrtenbuch?
Diese Fragen solltest du im Vorfeld für dich selbst beantworten, bevor du deine Entscheidung triffst.

Generell ist zu sagen, dass alle hier vorgestellten Zeiterfassungstools zu übersichtlichen und fairen Konditionen erhältlich sind, weder Mindestlaufzeiten noch versteckte Kosten dahinterstecken.
Wichtig: die Zeiterfassungstools sind an das deutsche Arbeitsrecht angepasst.

Zeiterfassungstools: 7 Programme, die den Arbeitsalltag effektiver machen
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