Definition und Beispiele im Check

OKR-Methode: So erreichst du noch 2020 deine Unternehmensziele

OKRs haben bereits Unternehmen, wie Goolge, Youtube, Zalando oder Intel zum vielfachen Wachstum verholfen. Egal ob Großkonzern oder kleines Startup – OKRs tragen zu einer effizienten und effektiven Unternehmenssteuerung bei. Was aber ist das Erfolgsgeheimnis dieses Management-Tools? OKRs sind agil und stellen eine kurzfristige Reaktionsfähigkeit sicher, sie sind transparent, richtungsweisend und extrem motivierend. Sie bringen Mitarbeiter zu Höchstleistungen und schaffen es die gesamten Ressourcen einer Firma gewinnbringend einzusetzen. Welche Elemente die OKR-Methode beinhaltet und wie du sie in deiner Firma implementierst und anwendest erfährst du im Folgenden.

Definition

Objectives und Key Results (OKR) stellen eine Management-Methode dar, die dabei hilft, die Ressourcen aller Mitarbeiter auf die wichtigsten Unternehmensziele zu fokussieren. Die zwei wesentlichen Erfolgsfaktoren der OKR-Methode sind ihre Einfachheit und Transparenz. Alles dreht sich um zwei simple Fragen: „Wo wollen wir hin?“ (Objective) und „Wie messen wir den Fortschritt?“ (Key Result). Alle festgelegten Objectives und Key Result sollst du transparent kommunizieren und jeder Mitarbeiter kann sie einsehen. Die Methode schafft somit einen Rahmen für Mitarbeiter, innerhalb dessen jeder selbstorganisiert an seinen eigenen Zielen arbeitet und damit dem Unternehmen hilft, seine strategischen Ziele nachhaltig zu erreichen. 

Strategische Ausrichtung

Um die Agilität sicherzustellen, werden OKRs kurzfristig, in der Regel quartalsweise festgelegt. Dennoch ist die strategische Ausrichtung der Methode nicht zu vernachlässigen. Eine langfristige Sicht ist für die grundsätzliche Steuerung enorm wichtig. Bevor es also in die Planung und Ausformulierung der Objectives und Key Results geht, musst du drei Schritte beachten:

  1. Entwicklung eines Firmen-Leitbildes: Vision, Mission, Werte
  2. Planung der Unternehmensstrategie
  3. Definition strategischer (mittel- und langfristiger) Ziele

Das Leitbild und die Unternehmensstrategie bilden die Basis für den OKR-Prozess. Aus den mittel- und langfristigen Unternehmenszielen lassen sich die Quartalsziele ableiten.

Der OKR-Zyklus

Der OKR-Zyklus ist ein quartalsweise ablaufender Regelkreis, bestehend aus mehreren OKR-Events. Die Zykluslänge kann zwar jedes Unternehmen individuell bestimmen, aber du solltest berücksichtigen, dass mit steigender Dauer die Agilität sinkt. Jeder Zyklus durchläuft folgende Events:

  1. OKR-Planning: In dieser Phase definiert das Management die Unternehmens-OKRs. Die einzelnen Teams diskutieren gemeinsam, wie sie das Unternehmen bei der Erreichung der Ziele unterstützen können und legen dementsprechend Team-OKRs fest. Abschließend bestimmt jeder Mitarbeiter seine Individual-OKRs, indem er überlegt, welchen Beitrag er zu den Team-OKRs leisten kann.
  2. OKR-Weekly: Wöchentlich treffen sich alle Mitarbeiter einzeln oder im Team mit ihrer Führungskraft, um ein Status-Update durchzuführen. Hier besprichst du in erster Linie den Fortschritt der einzelnen Key Results (diesen solltest du in Prozent dokumentieren). Weiterhin schätzen die Mitarbeiter das Confidence Level ein. Es gibt die Wahrscheinlichkeit an, mit der ein OKR in diesem Zyklus erreicht wird. Außerdem werden Lernerfahrungen ausgetauscht und Ursachen für Widerstände eruiert. Abschließend wird geklärt, was als Nächstes angegangen wird.
  3. OKR-Review: Das Review findet es am Ende des Zyklus statt, und geht es rein um die Auswertung des vergangenen Quartals. Auf allen drei Ebenen wird ausgewertet, wie viel von dem Vorgenommenen auch erreicht wurde. Die Key Results geben Aufschluss über den Erreichunggrad der Objectives.
  4. Retrospektive: Die Retrospektive findet ebenso am Ende des Zyklus statt und fördert die kontinuierliche Verbesserung der OKR-Methode. Je nach Unternehmensgröße kann die Retrospektive entweder bereichsübergreifend oder in den Teams durchgeführt werden. Bei der Durchführung in Teams, sollte dennoch ein bereichsübergreifender Austausch sichergestellt werden, da die Mitarbeiter sehr stark von Lernerfahrungen anderer profitieren. Das Event der Retrospektive durchläuft folgende Schritte: Die Teilnehmer sammeln positive und negative Aspekte des vergangenen Zyklus und stellen diese vor, die gesammelten Punkte werden geclustert und diskutiert, es werden Maßnahmen entwickelt, die zur Verbesserung des OKR-Prozesses beitragen, es wird abgestimmt, welche Maßnahmen als Nächstes umgesetzt werden. Wichtig ist es, nicht nur Widerstände aufzudecken und zu beseitigen, sondern auch Aspekte hervorzuheben, die die Zielerreichung vorantreiben und diese zu verstärken.

Formulierung der Objectives

Das Objective definiert, was es im folgenden Zyklus zu erreichen gilt. Es ist ambitioniert, qualitativ und gibt eine klare Richtung vor. Objektives beschreiben einen wünschenswerten Zustand in der Zukunft und sollen motivieren, darauf hinzuarbeiten. Alle Objectives auf Team-Ebene zahlen auf die OKRs der Unternehmens-Ebene ein. Die Objectives auf Individual-Ebene wiederum zahlen auf die OKRs der Team-Ebene ein. Wichtig ist es, auch andersherum darauf zu achten, das alle OKRs auf Unternehmens- und Team-Ebene in den darunter liegenden Ebenen aufgegriffen und bearbeitet werden, wenn sich nicht direkt auf dieser Ebene die Geschäftsführer bzw. Teamleiter damit befassen. Grundsätzlich werden auf jeder Ebene maximal vier Objectives mit maximal vier dazugehörigen Key Results formuliert. Überschreitest du diese Anzahl, geht meist der Fokus verloren.

Es ist durchaus sinnvoll, OKRs in ganzen Sätzen zu formulieren. Je spezifischer die Ziele lauten, desto weniger Interpretationsspielraum bleibt offen. Schließlich sollen alle Mitarbeiter ihre Aktivitäten auf dieselben Ziele ausrichten. Ein Adjektiv lässt das Objective oft noch inspirierender und ambitionierter klingen. Die Objectives sollen im definierten Zyklus erreichbar sein. Sogenannte Evergreens sind jedoch zu vermeiden. Damit sind Ziele gemeint, die nach drei Monaten nicht abgeschlossen sind, sondern jederzeit bearbeitet werden sollten. Ein Beispiel hierfür ist die Erhöhung der Kundenzufriedenheit – ein Dauerbrenner. Die Mitarbeiter müssen bei der Formulierung ihrer Ziele außerdem bedenken, dass sie nicht ausschließlich Zusatzaufgaben zu ihrem Tagesgeschäft darstellen. Das führt in der Regel dazu, dass deine Mitarbeiter die OKRs schnell vernachlässigen und somit nicht erreichen.

Objectives im Überblick

Hier noch einmal die wichtigsten Punkte, die bei der Formulierung der Objectives zu beachten sind im Überblick:

  • Maximal 4 Objectives
  • Qualitativ (ohne Kennzahlen)
  • Ambitioniert, aber erreichbar
  • Geben eine klare Richtung vor
  • Zahlen auf die OKRs der darüber liegenden Ebene ein
  • Formulierung in ganzen Sätzen (idealerweise mit Adjektiv)
  • Keine Evergreens
  • Bilden überwiegend das Tagesgeschäft ab (nicht nur Zusatzaufgaben)

Formulierung der Key Results

Die Key Results geben an, wie wir das Objective erreichen. Sie stellen messbare Schlüsselergebnisse dar, die jederzeit den aktuellen Fortschritt der Zielerreichung in Prozent angeben. Für jedes Key Result wird daher eine sinnvolle Messmethode festgelegt. Dafür muss jedes Key Result eine beeinflussbare Kennzahl enthalten, wie zum Beispiel Umsatz, Tage, Prozent oder Index. Pro Schlüsselergebnis darf jedoch nicht mehr als eine Kennzahl eingebaut werden, da sonst der Fortschritt nicht eindeutig messbar ist. Zudem ist es wichtig, immer einen Basiswert zu nennen, den dein Team erhöhen oder reduzieren soll. Das Key Result könnte also lauten: „Die Stornoquote wurde von 10% auf 7% gesenkt“.

In seltenen Fällen kannst du auch binäre Key Results definieren, dessen Ergebnis lediglich „erfüllt“ oder „nicht erfüllt“ lautet. Dies ist zum Beispiel sinnvoll, wenn es noch keinen Basiswert gibt. Das Key Result könnte in dem Fall lauten: „Es wurde ein Messinstrument eingeführt, dass den Wert der Stornoquote ermittelt“. Key Results sind Erfolgstreiber für Objectives. Sie sind nicht zu verwechseln mit KPIs, die einen Indikator für die Zielerreichung darstellen. Key Results dagegen steigern die Wahrscheinlichkeit, dass das Objective erreicht wird. Die Formulierung ist möglichst spezifisch. Vage Worte wie „umsetzen“ sollten vermieden werden. Außerdem stellen sie Ergebnisse dar und keine Meilensteine oder Aufgaben. Die Key Results dürfen sich inhaltlich nicht überschneiden. Hierzu ein Beispiel: KR1 – Die Followerzahlen unseres Instagram-Profils wurden von 10.000 auf 12.000 erhöht, KR2 – Die wöchentlichen Instagram-Posts wurden von bisher durchschnittlich 3 auf 4 erhöht. In diesem Fall ist KR2 lediglich eine Aufgabe, die dazu führt KR1 zu erreichen.

Key Results im Überblick

Hier noch einmal die wichtigsten Punkte, die bei der Formulierung der Key Results zu beachten sind im Überblick:

  • Maximal 4 Key Results
  • Quantitativ und messbar
  • Beeinflussbare Kennzahl
  • Messmethode, die den Fortschritt in Prozent ermittelt
  • Nicht mehr als eine Kennzahl pro Key Result
  • Basiswert als Maßstab in Key Result integrieren
  • Nicht zu viele binäre Key Results
  • Ergebnisse (keine Meilensteine oder Aufgaben)
  • Spezifische Formulierung (vage Worte wie „umsetzen“ vermeiden)
  • Erfolgstreiber für Objective (steigern die Wahrscheinlichkeit das Objective eintrifft)
  • Keine Indikatoren für Objectives (sondern Erfolgstreiber)

Beispiele

Die folgenden Beispiele zeigen OKRs von Firmen, die mit der Methode erfolgreich arbeiten.

Youtube

Objektive: Erreichung einer täglichen Wiedergabezeit von einer Milliarden Stunden, mit einem Wachstum, das getrieben wird von

  1. Key Result: Suchmaschinen-Team + Hauptapp (+x%), Living Room (+x%)
  2. Key Result: Steigerung der Bindung und der Wiedergabezeit bei Videospielen (x Stunden Wiedergabezeit pro Tag)
  3. Key Result: YouTube Virtual Reality-Erfahrung einführen und Ausbau der VR-Auswahl von x zu y Videos

ONE

Objective: Proaktive Integration eines breiten Spektrums an afrikanischen Perspektiven in die Arbeit von ONE, engere Ausrichtung an afrikanischen Prioritäten sowie Teilen und Ausnutzen des politischen Kapitals von ONE, um einen politischen Wandel in Richtung Afrika zu erreichen.

  1. Key Result: Erfolgreiche Einstellung von drei Mitarbeitern mit Wohnsitz in Afrika
  2. Key Result: Afrikanischer Beirat gebildet und zwei Mal einberufen
  3. Key Result: Beziehungen zu mindestens 10 führenden afrikanischen Denkern aufgebaut, die aktiv und regelmäßig ONEs politische Position und externe Arbeit kritisch hinterfragen und begleiten
  4. Key Result: Vier partizipative Reisen nach Afrika durchgeführt

Intuit

Obejctive: Bereitstellung großartiger Mitarbeitertechnologie-Lösungen und -Strategien

  1. Key Result: Implementierung eines Piloten für die ersten 100 Nutzer
  2. Key Result: Abschluss der BlueJeans-Markteinführung an Endnutzer
  3. Key Result: Transfer der ersten 50 Google-Privatkontonutzer zu Unternehmenskonto-Nutzer
  4. Key Result: Finalisierung des Slack-Vertrags und Abschluss der unternehmensweiten Einführung

Fazit

Mit OKRs können Firmen einfach den richtigen Fokus setzen – das ist der größte Mehrwert der Methode. Von langandauernden Strategieplanungsprozessen können wir uns schnell verabschieden. Die OKR-Methode hilft dabei schnell Klarheit über die wichtigsten Aufgaben der Firma zu gewinnen. Richtig angewandt, fördert die Methode außerdem den Teamzusammenhalt, verbessert die Kommunikation und beschleunigt Meeting- und Abstimmungsprozesse. Erfolgsentscheidend ist es, das alle Mitarbeiter auch wirklich begeistert und mitgezogen werden. Dafür muss das Management die Methode voller Überzeugung vorleben. Wenn du planst OKRs in deiner Firma einzuführen, hab keine Angst vor Fehlern, sondern betrachte es als einen Lernprozess. Mit jedem Zyklus wirst du besser verstehen, was funktioniert, wo es hakt und welche Tricks und mit welchen Kniffen du die Methode in deiner Firma noch erfolgreicher machst.

Über den Autor

Autorenprofil: Linda Hermanns

Linda Hermanns

Linda ist seit Dezember 2019 als HR-Managerin bei Digital Beat an Bord und unterstützt die Redaktion von Gründer.de mit ihrer Expertise im Bereich Human Resources. Ihr Fachwissen schöpft sie zum einen aus ihrem Bachelor- und Masterstudium in Wirtschaftspsychologie mit Schwerpunkt Personalpsychologie sowie beruflichen Stationen im Bereich Recruiting, Personalentwicklung und -beratung. Hier bei Digital Beat verantwortet Linda unser gesamtes HR-Management - von der Rekrutierung über die Vertragserstellung, Lohnabrechnung bis zur Personalentwicklung und dem Employer Branding.