To-Do-Listen sind nicht nur für Unternehmer ein sehr wichtiges Tool. Du kannst damit deine Aufgabenbereiche gut strukturieren sowie terminieren und hast dadurch immer im Blick, was du wann noch erledigen musst. Problematisch wird es, wenn dieses Instrument zu willkürlich und nicht zielgerichtet genutzt wird. Dann organisierst du dich als Unternehmer gerne auch einmal selbst weg und verlierst den Überblick, statt ihn zu behalten. Ganz wichtig ist daher als absolute Grundlage eine tägliche To-Do-Liste. Diese soll die wesentlichen Kernaufgaben, die dir jeden Tag begegnen und um die du dich täglich kümmern musst, festhalten. Dabei handelt es sich um die absoluten Basics, die dich als Unternehmer handlungsfähig machen und die daher auch absolut unverzichtbar für dich sind.

Warum sollte ich überhaupt eine tägliche To-Do-Liste haben?

Die Frage ist durchaus berechtigt. Schließlich beschäftigst du dich mit diesen Aufgaben täglich und weißt auch relativ schnell, dass das deine Aufgaben sind. Eine tägliche To-Do-Liste brauchst du dafür doch nicht, oder? Das ist leider nur die halbe Wahrheit. Natürlich entwickelst du bei diesen Aufgaben relativ schnell Routinen. Doch wie wir alle wissen, ist das Unternehmerleben alles andere als geradlinig. Es werden immer wieder akute Probleme oder besondere Belastungssituationen kommen, die du als Unternehmer bewältigen musst. Und genau da beginnt es, problematisch zu werden.

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Das Problem mit den Gewohnheiten

Wusstest du, dass sich Gewohnheiten am leichtesten in Extremsituationen aufbrechen lassen? Das können im persönlichen Alltag beispielsweise Hochzeit, Arbeitgeberwechsel, Geburten, Todesfälle oder Trennungen sein. In solchen Situationen sind wir so weit aus unserem Alltag raus, dass wir unser Leben im Vergleich zur Normalsituation sehr wenig an unseren alltäglich eingeschliffenen Gewohnheiten ausrichten. Wir fangen an, unsere Gewohnheiten neu zu sortieren und zu hinterfragen. Und genau da bietet es sich beispielsweise an, mit dem Abnehmen anzufangen, mit dem Rauchen aufzuhören et cetera – eben weil wir nicht mehr so stark in unserem Geflecht aus Gewohnheiten festhängen.

Als Unternehmer passiert dir das genau umgekehrt. Solange du deine zentralen Aufgaben, die du täglich erledigen musst, zeitlich gut integrieren kannst, ist alles in Ordnung. Kommst du jedoch unter Druck, in Stresssituationen und in ein überhöhtes Arbeitspensum, ändert sich die Situation. Dann fangen viele Menschen an, nach Priorität zu arbeiten, und ihre täglichen Aufgaben zu schieben. Und mit jedem Mal mehr, das du diese Aufgaben schiebst, wird es leichter, sie dauerhaft zu verdrängen und zu vernachlässigen. Damit das nicht passiert, benötigst du die tägliche To-Do-Liste. Diese erinnert dich immer wieder an die elementarsten Aufgaben, die du weder verschieben noch delegieren kannst beziehungsweise solltest.

Tipp: Damit du das auch in der Praxis schaffst, solltest du das Bestreben haben, deine Zeit nicht im quantitativen Übermaß, sondern qualitativ hochwertig zu nutzen. Dazu haben wir dir bereits an anderer Stelle gezeigt, wie du deine Produktivität steigern und deine Arbeitszeit senken kannst.

Welche unternehmerischen Aufgaben gehören auf die tägliche To-Do-Liste?

Ganz wichtig für deine tägliche Arbeit sind die Unternehmenskennzahlen, auch KPI genannt (Key Performance Indicator). Hier findest du viele Zahlen, die den Erfolg deines Unternehmens ausdrücken. Zum Beispiel kann es sich dabei um den getätigten Umsatz pro Kunde, den Umsatz in Bezug auf Anzahl und Arbeitszeit deiner Mitarbeiter oder ganz profan die Ermittlung des Gewinns handeln. Im Idealfall verstehst du das Prinzip aller dieser Zahlen, wenn sie dir beispielsweise ein Wirtschaftsexperte oder Steuerberater einmal näher erklärt. Ist das nicht der Fall, müssen bei dir zumindest alle Alarmglocken schrillen, wenn sich diese Zahlen im Laufe deines Unternehmerdaseins verändern. Dann habt ihr als Unternehmen etwas besonders gut oder besonders schlecht gemacht – und du musst unbedingt herausfinden, was das war.

Die Liquidität gehört ebenfalls zu den Bereichen, die du immer und jederzeit im Blick haben musst. Nur so erkennst du, ob du geplante Projekte überhaupt (vor-)finanzieren kannst, wann unerwartete Ausgaben die Liquidität verringern und wann Finanzierungsbedarf entsteht. Das heißt nicht, dass die Bearbeitung des kompletten Zahlungs- und Rechnungswesens von dir selbst durchgeführt werden soll. Aber du musst jederzeit über alle wichtigen Entwicklungen im Bilde sein.

Du bist der Hauptrepräsentant deines Unternehmens

Und natürlich gehört auch das Bearbeiten deiner Korrespondenz dazu. Das impliziert vor allem das Checken deiner E-Mails. Je nach Branche und Umgang mit deiner E-Mail-Adresse befinden sich darunter fast nur wichtige Dinge, egal, ob es sich um Neukundenanfragen, Korrespondenz bestehender Kunden oder rechtliche Korrespondenz handelt. Schreibt dir jemand, dann wendet er sich an den Chef deines Unternehmens, den Repräsentanten deines Unternehmens schlechthin. Und je nachdem, wie du jetzt performst, stärkst oder schwächst du das Bild deines Unternehmens.

Das bedeutet nicht, dass du alles selbst bearbeiten musst, was du bekommst. Aber zumindest eine zügige Weiterleitung an die Mitarbeiter, die Sachverhalte bearbeiten können, ist sehr wichtig für dich. Deshalb solltest du dir feste Zeiten setzen, in denen du deine E-Mails auf jeden Fall prüfst, beispielsweise einmal morgens 8 Uhr, einmal 14 Uhr. Leite die Bearbeitung dann in einer der folgenden Weisen ein:

  • Bearbeitung: Du kümmerst dich sofort darum, weil es entweder schnell geht oder wirklich wichtig und dringlich ist.
  • Terminierung: Du setzt einen Termin für die Bearbeitung. Je nachdem, bei welcher Mail du das tust, solltest du den Absender idealerweise darüber informieren, auf welchen Zeitpunkt du es zur Bearbeitung terminiert hast.
  • Weiterleitung: Leite die Mail an die zuständigen Mitarbeiter weiter und schreibe (idealerweise kurz und prägnant), welche Schritte zur Bearbeitung notwendig sind. (zum Beispiel „ Kundenanfrage bearbeiten“, „archivieren“, „Termin für Besprechung mit Abteilung XY setzen“ oder Ähnliches)

Die persönliche Seite deiner To-Do-Liste

Allerdings begehst du einen Fehler, wenn du nur die betriebliche Seite bei deiner täglichen Aufgabenliste berücksichtigst. Es glaubt immer noch nicht jeder Unternehmer, dass sein privates Leben eine Rolle für das Unternehmen spielt. Aber betrachte es einmal andersherum: Angenommen, du gerätst privat aus dem Gleichgewicht, beispielsweise weil du dich gerade von deinem Partner getrennt hast oder dein Hund gestorben ist. Läufst du dann mit bester Laune in deinem Unternehmen auf und beeinträchtigt das die Bearbeitung deiner Aufgaben nicht, obwohl du mit dem Kopf wahrscheinlich ganz woanders bist?

Und so ist es generell, egal in welcher Branche, egal in welcher Position. Balance und Ausgeglichenheit sind zentrale Faktoren, um als Unternehmer gut funktionieren und die bestmögliche Performance bieten zu können. Sonst wirst du irgendwann genervt und aggressiv oder klappst mit einem Burn-Out zusammen. Deshalb ist es absolut unverzichtbar, dass du für dich Wege entwickelst, abschalten und Kraft tanken zu können. Sport ist hierbei stets die Top-Empfehlung. Das Stresshormon Cortisol wird nach wie vor am besten durch Bewegung und Sport abgebaut. So arbeitest du dir den Stress quasi aus dem Körper.

Was kann ich für meinen mentalen Ausgleich tun?

Für den psychischen Ausgleich sind kreative Tätigkeiten ganz toll. Bei mir ist es das Schreiben, andere malen, singen, spielen ein Instrument. Ebenso ist Lesen eine wunderbare Tätigkeit, die immer noch geistige Aufmerksamkeit erfordert, aber dir Ruhe vom hektischen Alltag verschafft. Und nicht zuletzt sollte dein Freundeskreis eine elementare Rolle für den mentalen Ausgleich spielen. Ganz egal, ob Restaurant- oder Barbesuch, ein gemütlicher Spieleabend oder kulturelle Veranstaltungen: Nimm dir Zeit für deine Freunde, es wird dir guttun. Meide hingegen körperlich und geistig passive Tätigkeiten wie auf der Couch zu liegen und fernzusehen. Das entspannt auch irgendwie, aber das funktioniert mit aktiven Tätigkeiten wesentlich besser.

Welche Tätigkeiten davon tatsächlich auf deine Liste gehören, musst du natürlich entscheiden. Du kennst dich selbst am besten und weißt, was davon bei dir einen hohen Stellenwert hat. Entsprechend bringe genau diese wichtigen Dinge auf deine tägliche To-Do-Liste. Sie haben den gleichen Stellenwert wie die betrieblichen Tätigkeiten. Ausführlichere Infos zur Work-Life-Balance findest du auch hier.

Fazit

Die tägliche To-Do-Liste ist weniger ein Instrument, das du dafür nutzt, um deine täglichen Aufgaben zu kennen. Es ist vielmehr ein ganz elementarer Faktor, dir unabhängig von der betrieblichen Situation wieder in den Fokus zu holen, was du unbedingt selbst und regelmäßig machen musst. Wichtig ist, dass diese Liste nahezu absolute Gültigkeit für dich hat und unternehmerische Aufgaben wie auch privaten Ausgleich berücksichtigt. Nur so schaffst du es, deine betriebliche Tätigkeit dauerhaft erfolgreich ausüben zu können.

Deine tägliche To-Do-Liste: das sollte jeder Gründer darauf stehen haben
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