Steigere die Produktivität und Produktqualität

Scrum: Die agile Projektmanagement-Methode

Immer mehr Unternehmen in Deutschland, auch junge Gründer und Startups, setzen bei ihren Projekten auf innovative und verbesserte Projektmanagement-Prozesse und -Theorien. Immer mehr an Beliebtheit gewinnt dabei Scrum, eine agile Projektmanagement-Methode. Scrum ist vor allem im Bereich IT nicht mehr wegzudenken und sowohl für IT-Entwickler als auch Software-Programmierer ein Vorgehensmodell, das zum Alltag gehört. Doch mehr und mehr setzt sich die Scrum-Methode auch in anderen Projekten durch und soll daher im folgenden Artikel ausführlich dargestellt werden.

Was ist Scrum eigentlich genau?

Scrum nennt man eine Vorgehensmodell im Bereich Projektmanagement und Produktmanagement. Entstanden ist dieser Prozess eigentlich in der Entwicklung von Softwares. Hinter dem Konzept von Scrum steht die grundlegende Erfahrung, dass es Projekte für die Entwicklung gibt, die einfach zu komplex und auch zu vielschichtig sind, um sie nur in einem einzigen Projektplan zu erfassen. Der Begriff Scrum selbst stammt eigentlich aus dem Rugby-Sport und bedeutet übersetzt soviel wie Gedränge. Mittlerweile hat sich Scrum im Bereich agiles Projektmanagement einen Namen gemacht und wird von immer mehr Unternehmen verwendet.

Grundsätzlich kannst du mit dieser Methode die Produktqualität verbessern, die Produktivität im Team durch bessere Zusammenarbeit erhöhen und dadurch auch eine verkürzte Markteinführungszeit erreichen. Der Vorteil ist, dass du diese Methode nicht nur im Bereich Software-Entwicklung nutzen kannst, denn Scrum gewinnt auch im Bereich Marketing immer mehr an Bedeutung. Willst du einen Online-Shop umsetzen? Oder planst du den Launch einer neuen Webseite? Dann solltest du dich mal mit der Scrum-Methode befassen.

Die Funktionsweise von Scrum und die Rollen

Die Funktionsweise von Scrum beruht auf den Prinzipien des agilen Arbeitens. Des weiteren gibt es bei Scrum nur wenig Regeln, es gibt drei Rollen und fünf Aktivitäten. Die drei Rollen im Prozess sind der Produkt Owner, der Scrum Master und das Team. Wichtig zu beachten ist, dass die Scrum-Teams in etwa für sieben Mitarbeitern ausgelegt sind. Diese kleinen Teams organisieren sich selbst, bestimmen autonom ihre Taktik und legen fest, wie sie gemeinsam ihr Ziel erreichen möchten.

  • Der Produkt Owner: Er steht bei Scrum für den Auftraggeber bzw. Interessenvertreter des Projekts. Er ist für die Konzeption verantwortlich, weil er am ehesten weiß, wie das Produkt für den Kunden auszusehen hat. Am Ende ist er auch derjenige, der das Projekt abnimmt und prüft, ob alle Kundenerwartungen erfüllt sind. Die erforderlichen Produkteigenschaften werden von ihm dann im „Product Backlog“ verwaltet.
  • Der Scrum Master: Er in seiner Rolle ist für die Koordination des Teams verantwortlich. Er kümmert sich um das Projektmanagement, beseitigt Hindernisse und hält dem Team in jeder Situation den Rücken frei. In Meetings führt er das Team durch alle Absprachen und kann hier als Moderator bezeichnet werden. Vor allem ist er dafür verantwortlich, dass der gesamte Scrum-Prozess eingehalten wird.
  • Das Team: Im Team gibt es keine hierarchischen Strukturen. Das bedeutet aber nicht, dass nicht verschiedene Spezialisten zusammenarbeiten, doch am Ende zählt, dass das Team im vorgesehen Zeitraum die vereinbarten Ergebnisse liefert.

Der Scrum-Prozess

Der Scrum-Prozess besteht im Grunde aus sich wiederholenden Sprints, also gewissen Bearbeitungszeiträumen. Diese Zeitspannen sind in der Regel zwischen zwei bis vier Wochen lang. Der gesamte Scrum-Prozess beinhaltet demnach fünf Events, auch Zeremonien genannt, die die Methode vervollständigen.

  1. Sprint: Ein Arbeitszyklus, in dem konzentriert an der Umsetzung des Projekts und daher an den Teilaufgaben gearbeitet wird.
  2. Sprint-Planning: Ein Meeting, in dem festgelegt und geplant wird, welche Anforderungen in den Prodct Backlog kommen und welche Aufgaben in welcher Priorität abgearbeitet werden. Mit diesen Meetings beginnt stets der jeweilige Sprint.
  3. Daily Stand-up: Täglich werden in 15 Minuten kurze Besprechungen im Team abgehalten und die Fortschritte präsentiert. Hier geht es darum, dass jedes Mitglied immer auf dem aktuellen Stand ist und dass sich durch kurze Updates auch schnell Hindernisse oder Probleme herausfinden lassen.
  4. Sprint Review: Die Review findet immer am Ende eines Sprints statt, um die erarbeiteten Ergebnisse zu präsentieren. Oftmals auch direkt mit den Kunden. Hier ist Raum für Feedback und Anmerkungen sowie Änderungen, die dann in den nächsten Sprint mit eingebunden werden.
  5. Retrospective: Am Ende der Sprints wird die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern, Product Owner und Scrum Master reflektiert und bewertet. Hier gilt es, mit Verbesserungsvorschlägen den Arbeitsprozess zu optimieren, um künftig noch besser zusammenzuarbeiten. Das Produkt an sich, spielt hier keine Rolle.

Die Scrum-Artefakte

Um den Prozess zu durchlaufen, gibt es drei Artefakte, die es ermöglichen, die Fortschritte des Prozesses festzuhalten und gleichzeitig Orientierung zu bieten.

  • Product Backlog: Wie bereits erwähnt, führt diesen Backlog der Product Owner und hält hier alle Anforderungen an das Projekt fest. Der Backlog ist das wichtigste Dokument im Scrum-Prozess und kann als übergeordnete To-Do-Liste betrachtet werden.
  • Sprint Backlog: Auf dieser Liste stehen die Aufgaben, die in einem Sprint erledigt werden sollen. Abgeleitet werden diese aus den übergeordneten Aufgaben aus dem Product Backlog.
  • Product Increment: Das Inkrement ist die Summe aller Product Backlog-Elemente und muss allen Anforderungen entsprechen.

Nutze die Scrum-Methode für dein Projekt

Wie bereits oben erwähnt, wird Scrum in vielen Unternehmen immer beliebter und nicht nur im Bereich IT. Auch für dich im Bereich Marketing hat dieses Modell einiges an Vorteilen zu bieten. Doch bevor du dein Marketingprojekt mit der Scrum Methode angehst, gilt es für dich erst einmal darum, dass du nachfolgende Prozesse planen und durchführen musst.

Du musst die Projektvision und messbare Ziele definieren

Im Vorfeld eines Projektes mit Scrum musst du zunächst einmal deine Vision des Projektes definieren. Außerdem besteht deine Aufgabe darin, messbare Ziele festzulegen. Bleiben wir bei den Beispielen neuer Online-Shop und neue Webseite. Dazu musst du für dich zunächst folgende Fragen klären:

  • Welche Ziele willst du mit deinem Online-Shop verfolgen?
  • Was willst mit deiner neuen Webseite erreichen?

Wichtig sind für dich auf jeden Fall messbare Zahlen. Hier spricht man auch von KPIs, den Key Performance Indicators. Als Beispiel können dies für dich die Kundenanfragen sein oder auch Downloads, je nachdem was du im Shop anbietest.

Bau dir einen Backlog auf

Für Scrum ist der Backlog sehr wichtig. Deshalb musst auch du vor dem Start deines Projektes einen solchen aufbauen. Halte also alle deine Ideen und Anforderungen schriftlich fest. Diese Anforderungen müssen für jeden einfach und verständlich formuliert sein. Am besten ist es, wenn du es aus Benutzersicht und mit dem jeweiligen Nutzen beschreibst.

Prioritäten im Backlog setzen

Wenn du und auch deine Mitarbeiter alle Ideen und Anforderungen im Backlog beschrieben haben, dann geht es darum, diese Punkte mit Prioritäten zu versehen. Verzichte dabei auf die häufig angewendete Methode der A-B-C-Einteilung. Besser ist es, wenn du in Zahlenfolge diese Priorisierung vornimmst. Nur so stellst du auch sicher, dass wirklich das Wichtigste als erstes umgesetzt wird. Hilfreich ist für dich bei dieser Reihenfolge auch, wenn du parallel zur Priorisierung eine Kosten-Nutzen-Aufstellung formulierst. Das bedeutet, höchste Prio bekommen die Punkte, die bei niedrigsten Kosten den größten Nutzen bringen. Diese festgelegte Liste wird dann bei der Scrum-Methode von oben nach unten abgearbeitet.

Die Scrum Methode braucht gewisse Voraussetzungen

Scrum bietet dir viele Vorteile. Damit du diese aber für dich auch alle nutzen kannst, musst du gewisse Voraussetzungen schaffen. Folgende Punkte gilt es für dich zu klären:

  • Zeitliche Ressource vom Product Owner: Scrum hat den Vorteil, dass die Planung, die Konzeption und die Abstimmung von einem Projekt deutlich weniger Zeit erfordert, als du es von herkömmlichen Projekten kennst. Allerdings darfst den Zeitaufwand während des Projektes dann nicht unterschätzen. Der Product Owner muss regelmäßige Meetings durchführen, die vom täglichen Statusmeeting, über wöchentliche Sprint-Meetings bis zum Review-Treffen reichen. Du solltest deshalb für die Arbeit des Projekt Owners bis zu 50 Prozent seiner normalen Arbeitszeit für das Projekt mit der Scrum Methode einplanen.
  • Kompetenz und Verantwortung: Beim Projektmanagement nach der Scrum-Methode muss der Produkt Owner auch die nötige Kompetenz und Verantwortung mitbringen. Es geht nicht, dass du jemanden für diese Aufgabe einsetzt, der dann bei jeder Entscheidung deine Einwilligung einholen muss. Das ist nicht der Sinn von Scrum. Der Prozess Owner braucht deshalb die nötige Kompetenz und Verantwortung und dies mit deiner vollen Unterstützung und Rückendeckung.
  • Zusammenarbeit muss flexibel und abteilungsübergreifend sein: Im Scrum-Verfahren ist es so, dass alle benötigten Teammitglieder zusammenarbeiten, egal aus welchen Bereichen sie kommen. Nur so ist es möglich, dass beispielsweise Fehler oder Nachbesserungen schneller erkannt werden. Das heißt, dass du als Unternehmer hier die besten aus den verschiedensten Bereichen unter Selbstorganisation zusammen arbeiten lässt.

Fazit

Scrum ist sicherlich eine Methode, mit der sich Projekte schnell und zeitsparend umsetzen lassen. Dennoch muss dir bewusst sein, dass Scrum nicht nur Vorteile hat. Die Scrum Methode muss vor allem gut und durchdacht vorbereitet werden. Nur so kannst du dir die vielen Vorteile zu Nutzen machen. Gerade bei noch sehr kleinen Unternehmen sollte gut überlegt werden, ob diese Methode die richtige für ein effektives Projektmanagement ist. Denn du solltest nie vergessen, dass die Grundvoraussetzung hier ein eigenverantwortliches Handeln erfordert. Dazu musst du ein Team bestens zusammenstellen. Nur dann wirst du Scrum erfolgreich nutzen können. Für größere Unternehmen hingegen führt an dieser Methode kaum ein Weg vorbei.

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Über den Autor

Christian Neumann

BWL-Studium Fachrichtung Controlling und Unternehmensführung; 14 Jahre tätig als Projekt-Manager und Key-Account-Manager im Bereich Telekommunikation und IT; seit 10 Jahren selbständig im Bereich Projektplanung Online Business, SEO und Contenterstellung