KPI Dashboard

Jeder Unternehmer, egal ob kleines oder großes Unternehmen, sollte seine wichtigsten KPI´s kennen. Doch was sind KPI´s eigentlich. KPI ist die Abkürzung des Begriffes Key Performance Indikator und kann auch als Leistungskennzahl ins Deutsche übersetzt werden. KPI´s sind wichtige Hilfsmittel um ein Unternehmen zu steuern und zu mehr Wachstum zu führen. Auch für die dich als Gründer sind deshalb diese Kennzahlen sehr wichtig und auch du solltest darüber nachdenken, dir ein KPI Dashboard aufzubauen.

Warum ist ein KPI Dashboard so wichtig?

Warum man ohne KPI´s keinen oder nur mäßigen Erfolg haben wird, haben wir bereits im Artikel „KPI´s – Diese zwei Kennzahlen solltest du als Gründer genau im Auge behalten“ beschrieben. Mit einem KPI kannst du als Unternehmer für dich, aber auch für deine Mitarbeiter einen ganz klaren Fokus darauf legen, was für dein Unternehmen wichtig ist. Eine klare Setzung von KPI´s zeigt immer, worauf die Prioritäten zu legen sind, damit du dein Unternehmen stetig nach vorne bringen kannst.

Damit du diese Zahlen aber messen kannst, brauchst du ein KPI Dashboard. Damit bist du auch in der Lage, auf der einen Seite schnell handeln zu können, wenn es in deinem Business Probleme gibt, aber auch mal einfach etwas Neues ausprobieren und mit dem KPI Dashboard den Erfolg zu messen. Du kannst auch erkennen, welche Gelegenheiten sich dir bieten, deinen Umsatz zu steigern und ein stärkeres Wachstum zu erreichen.

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Nicht zu viele Kennzahlen festlegen

Es gibt in der heutigen Zeit mit den Möglichkeiten der Informationstechnologie die Gefahr, dass eine Unmenge von Zahlen und Daten jeden Tag bereitgestellt werden. Vor allem in den großen Unternehmen sind ganze Abteilungen damit beschäftigt, jeden Tag Unmengen von Reports und Ergebnissen bereitzustellen, die eigentlich gar kein Mensch braucht. Deshalb ist es für dich vor dem Aufbau von einem KPI Dashboard wichtig, dass du deine wirklich wichtigen Ziele kennst. Deshalb sollten für dich Kennzahlen in deinem KPI Dashboard im Fokus steht, mit denen du folgende Möglichkeiten hast:

  • du kannst jederzeit Chancen, aber auch Risiken erkennen
  • Kennzahlen anzeigen, mit denen die Potenziale nutzen kannst
  • es für dich immer möglich ist, Fehlentscheidungen schnell korrigieren zu können
  • immer in der Lage sein die richtigen Entscheidungen zu treffen
  • du konkrete Maßnahmen ergreifen kannst

Die Arbeit mit Kennzahlen, also mit KPI´s sollte zu deinem täglichen Geschäft gehören. Dein KPI Dashboard muss so aufgebaut sein, dass die Zahlen einfach und klar zu erkennen sind.

Mach eine Bestandsaufnahme

Für den Aufbau von einem effektiven KPI Dashboard musst du zunächst eine Bestandsaufnahme machen. Wenn du jetzt bereits mit Reports und Berichten arbeitest, solltest du dir bewusst sein, welche du bereits jetzt regelmäßig zur Verfügung hast. Bekommst und arbeitest du täglich damit, nur einmal die Woche oder einmal im Monat. Welche dieser Berichte und Reports sind für dich wichtig und wie wichtig sind die Information für dich, die du daraus erhältst?

Mit deinem KPI Dashboard den Überblick behalten

Mit dem Aufbau von deinem KPI Dashboard solltest du dir immer als Ziel vor Augen halten, dass es dir einen schnellen Überblick über kritische Kennzahlen deines Unternehmens, aber auch aus einzelnen Bereichen deines Unternehmens liefert. Dein KPI Dashboard sollte immer aktuelle Daten verwenden und die Entwicklung immer in Echtzeit darstellen. Historische Daten sind zwar auch interessant, sollten von dir in das KPI Dashboard aber nur ergänzend eingebunden werden.

Wichtig ist für dich vielmehr, dass du von deinem Business-Cockpit immer eine Bewertung der Daten geliefert bekommst. Dies kannst du mit Hilfe von Ampeln (rot, gelb, grün), Tachometern oder mit farblichen Markierungen erreichen. Um dir dies anzuzeigen, sollte von deinem KPI Dashboard immer ein Vergleich zwischen Ist- und Sollzustand, oder aus Werten die aktuell und von früher bestehen, gezogen werden.

MERKE DIR: Ein KPI Dashboard ist für dich kein Instrument, aus dem du Interpretationen ableitest. Ein KPI Dashboard soll dich einzig darauf aufmerksam machen, dass es mögliche Abweichungen gibt und du daraus Hinweise bekommst, wo du genauer hinschauen musst, um den Grund für diese Abweichungen zu erkennen und du dann daraus geeignete Maßnahmen ableiten kannst.

Baue dein KPI Dashboard Schritt für Schritt auf

Eingangs von diesem Artikel hatte ich ja bereits beschrieben, welche KPI´s für dich wichtig sind. Im Detail allerdings müssen die Kennzahlen für dein KPI Dashboard natürlich zu deinem Business passen. Das bedeutet, dass du für dein KPI Dashboard, welches du für Marketing nutzen willst, andere Kennzahlen definieren musst wie beispielsweise als Betreiber von einem Online-Shop. Allerdings müssen die Kennzahlen immer so sein, dass sie die die oben beschriebenen Möglichkeiten bieten und dies ist ganz unabhängig von deinem Business. Außerdem musst du dir vor dem Aufbau von deinem KPI Dashboard Gedanken machen, wie du die Daten aufbereiten willst. Willst du die Ergebnisse in Tabellen angezeigt bekommen, sollten es Diagramme sein oder eine andere Form?

Bleiben wir mal bei den beiden Beispielen, um dir die Wichtigkeit der Definition der Kennzahlen für dein KPI Dashboard besser veranschaulichen zu können.

KPI Dashboard für Marketing

Willst du dein KPI Dashboard für das Marketing nutzen, dann sind folgende Kennzahlen für dich sehr wichtig:

  • wie viele aktuelle Nutzer gibt es derzeit pro Kanal
  • die Höhe der Conversion Rate pro Kanal
  • Anzahl der Nutzer die von dir pro Kanal erwartet werden (hier kannst du beispielsweise die letzte Woche als Durchschnittswert heranziehen)
  • welche Conversion Rate erwartest du pro Kanal (auch hier kannst du Daten aus einem vergleichbaren Zeitraum als Basis nehmen)

Für diese Kennzahlen für den Bereich Marketing würde sich für die visuelle Darstellung für den Kanal-Mix am besten ein Torten-Diagramm eignen. Die Conversion Rate könntest du sehr gut mit einer Ampel darstellen. Eine Performance, die deutlich unter dem Durchschnitt liegt, könnte dann als rote Ampel visuell dargestellt werden. So kannst du sofort erkennen, dass hier akuter Handlungsbedarf besteht und du gegensteuern musst.

KPI Dashboard für Online-Shop

Solltest du einen Online-Shop betreiben, dann brauchst du natürlich andere Kennzahlen für den KPI Dashboard als beim Beispiel Marketing. Hier muss du deinen Fokus auf Verkaufszahlen und Umsätze legen. Dafür eigenen sich folgende KPI´s für dich:

  • Gegenüberstellung Anzahl Verkäufe und Anzahl der zu erwartenden Verkäufe
  • wie groß ist ein durchschnittlicher Warenkorb und welche Größe hattest du erwartet
  • ist dein Gesamtumsatz niedriger oder höher als dein erwarteter Gesamtumsatz
  • wie sieht die Rohmarge aus deinen Verkäufen aus und wie verhält sie sich gegenüber deiner Zielmarge, die du hattest

Auch hier musst du dir auch wieder Gedanken machen, wie du diese Zahlen aus deinem KPI Dashboard visuell am besten darstellen kannst. Ideal wäre es beispielsweise, wenn du Verkäufe und Umsätze mit einer Grafik mit einem Verlauf darstellst. Für die Auswertung zum Thema Warenkorb hingegen wäre ein Ampel eine gute Darstellungsvariante. Hier könntest du wieder mit einer roten Ampel arbeiten, wenn entweder die Marge zu niedrig ist oder die Warenkörbe deutlich zu niedrig sind.

Die häufigsten Fehler beim Aufbau von einem KPI Dashboard

Wenn du dein KPI Dashboard aufbaust, solltest du wirklich klein anfangen. Definiere erst einmal für dich deine wichtigsten Kennzahlen und versuche nicht gleich alles abzubilden. Du wirst feststellen, dass sich die Anforderungen an dein KPI Dashboard mit der Zeit sowieso ändern und du dann weitere Kennzahlen hinzufügen musst, von denen du vielleicht jetzt noch gar nicht weißt, wie wichtig diese für dich werden können. Gerade als Gründer hast du die Möglichkeit, mit einer günstigen Cloud-Software dein KPI Dashboard aufzubauen. Diese kannst du dann bei Bedarf einfach und flexibel erweitern. Auf jeden Fall solltest du darauf achten, dass du folgenden Fehler beim Aufbau von deinem Business-Cockpit vermeidest:

  • Deine Ausgangsbasis für das Dashboard muss passen. Deshalb solltest du nicht zu lange am Anfang über das System nachdenken, sondern dich auf die inhaltlichen Aspekte konzentrieren
  • Packe in dein KPI Dashboard nicht zu viele Daten. Damit verlierst du die Übersichtlichkeit und wertvolle Informationen können von dir viel leichter übersehen werden
  • Überlege dir ganz genau, welche KPI´s du wirklich brauchst. Deine Kennzahlen müssen zwar aussagefähig sein, müssen aber auch Fragestellungen genau abbilden können
  • Mach dir ausreichend Gedanken darüber, wie du deine Daten darstellen willst. Möglichkeiten dazu habe ich dir in den genannten Beispielen ja bereits genannt
  • Passt gut darauf auf, welche Vergleichszahlen du für dein KPI Dashboard verwendest. Du musst darauf achten, dass die aktuellen Zahlen immer in Bezug zu aussagefähigen Zahlen aus der Vergangenheit stehen. Es hilft dir als Beispiel nichts, wenn du im Juli Verkaufszahlen von Winterjacken mit den Zahlen aus dem letzten Dezember vergleichst.

Bestimmte Perspektiven mit deinem KPI Dashboard abbilden

Mit deinem KPI Dashboard bist du auch in der Lage, mehrere Perspektiven, also Sichten auf bestimmte Bereiche abzubilden. Dies ist möglich für

  • die Perspektive auf den Bereich Finanzen
  • du kannst die Kundenperspektive abbilden
  • eine Sicht auf die Prozessperspektive in deinem Unternehmen ist möglich
  • auch eine Perspektive auf deine Mitarbeiter und auf die Entwicklung ist möglich

Diese Ansichten kannst du in deinem KPI Dashboard jederzeit ganz nach deinen Bedürfnissen anpassen und so gestalten, dass du am besten damit arbeiten kannst und mit diesen Kennzahlen dein Business steuern kannst.

Abbildung der Finanzperspektive

Kennzahlen aus dem Bereich Finanzen sind natürlich für dich als Unternehmer immer wichtig. Diese Kennzahlen solltest du aus deinem Standardberichtswesen ableiten. Dazu gehören Punkte wie Umsatz, Liquidität, Ergebnisse und die Rentabilität deines Umsatzes. Es könnte für dich auch von Vorteil sein, wenn du hier auch KPI´s aus der Kapitalflussrechnung mit einbeziehst. Vor allem der Cash Flow kann dir in diesem Fall sehr gute Erkenntnisse liefern. Bei dieser Perspektive hast du in deinem KPI Dashboard auch jederzeit einen Überblick über deine Forderungen und Verbindlichkeiten.

Abbildung der Kundenperspektive

Wenn du erfolgreich in deinem Business sein willst, dann spielen natürlich deine Kunden eine wichtige Rolle. Deshalb ist es wichtig, dass du dich auch an deinen Kunden orientierst. Dein KPI Dashboard sollte dir hier Informationen liefern, wie sich dein Unternehmen aus Sicht der Kunden darstellt. Wie sieht es aus mit der Kundenzufriedenheit? Wie groß ist die Treue deiner Kunden? Du kannst mit deinen definierten Kennzahlen auch deinen Marktanteil und die Kundenrentabilität zur Anzeige bringen.

Abbildung der Prozessperspektive

Für jedes Unternehmen sind die Geschäftsprozesse ein ganz wichtiger Faktor. Also solltest du in diesem Bereich immer richtig im Bilde sein. Die Prozessperspektive kannst du damit in die Bereiche Betriebsprozess, Innovationsprozess und Kundendienstprozess aufteilen, falls dies in deinem Business eine Rolle spielt. In welchen Bereichen besteht Bedarf für Optimierungen, wie sieht es mit deinen Lieferzeiten aus und gibt es Produkte oder Dienstleistungen bei dir, welche Sinn machen, sie weiterzuentwickeln. Auch hier kann dir dein KPI Dashboard ganz wichtige Informationen liefern.

Abbildung der Entwicklungsperspektive

Bei vielen Auswertungen und Reports ist es normal, dass man die Entwicklungsperspektive nur sehr wenig betrachtet. Doch gerade wenn es um Verbesserungen geht oder gar neue Innovationen, dann brauchst du diese Daten. Auch die Sicht auf deine Mitarbeiter ist ein ganz wichtiger Faktor. Wichtige Kennzahlen hier können die Produktivität der Mitarbeiter sein, welche Weiterbildungen wären sinnvoll oder sind deine Mitarbeiter zufrieden. Vielleicht bietet sich hier eine Mitarbeiterbefragung an, dessen Ergebnisse du dann in dein KPI Dashboard aufnehmen kannst.

Stimme dein KPI Dashboard auf Zielgruppen ab

Beim Aufbau von deinem KPI Dashboard solltest du auch auf bestimmte Zielgruppen achten. Damit sind aber nicht die Zielgruppen im Bereich deiner Kunden gemeint, sondern die Zielgruppen in deinem Unternehmen. Wer also alles braucht in deinem Unternehmen Kennzahlen aus dem Business-Cockpit? Dein Mitarbeiter im Marketing braucht andere Kennzahlen, als die Mitarbeiter im Vertrieb oder der Buchhaltung. Selbst wenn du noch sehr klein bist mit deinem Unternehmen und erst am Anfang stehst und womöglich noch so viel wie möglich selbst deine Kennzahlen auswertest, ist dies wichtig. Schließlich steht für dich sicherlich auch Wachstum auf deiner Liste der Ziele, die du gerne erreichen möchtest. Und deshalb solltest du auch beim Thema KPI Dashboard und Kennzahlen an die Zukunft denken.

Welche Tools stehen dir für den KPI Dashboard zur Verfügung?

Das KPI Dashboard stellt eine virtuelle Schnittstelle dar, wo du für dich wichtige Kennzahlen aggregieren kannst und diese Kennzahlen messen kannst. Das KPI Dashboard hat im Vergleich zu anderen Methoden KPI`s zu messen den Vorteil, dass du deine benötigten Daten immer in Echtzeit zur Verfügung gestellt bekommst. Im Verlauf dieses Artikels habe ich dir ja nun aufgezeigt, auf welche Punkte beim Aufbau von solch einem Business-Cockpit du achten sollst und welche Faktoren sehr wichtig und entscheidend sind.

Kommen wir deshalb nun zu sechs durchaus sehr interessantesten Tools die auf dem Markt sind und die sich für dich anbieten, um damit dein KPI Dashboard aufzubauen.

KPI-Tool Databox

Databox

Databox ist ein KPI Dashboard, welches aus einer cloudbasierten Lösung besteht. Databox bietet dies sehr viele Schnittstellen zu Drittdiensten an. Du kannst es mit Facebook und dem Ad-Portfolio verbinden, genauso wie an bestimmte CRM-Systeme. Von Vorteil könnte eventuell für dich auch sein, dass dieses KPI Dashboard auch speziell für die mobile Verwendung konzipiert ist und dir eine App zur Verfügung gestellt wird, die sehr optisch ansprechend ist. Für kleine und einfache Erhebungen von Daten ist das KPI-Tool von Databox kostenlos, für eine umfangreichere Abbildung von Kennzahlen beginnt der Preis ab 49 US-Dollar.

KPI Dashboard von Geckoboard

Geckoboard

Im Bereich KPI Dashboard gehört Geckobard zu einem der bekanntesten Anbietern. Die Dienste sind flexibel erweiterbar und setzt sich aus Widgets zusammen. Geckoboard ist webbasiert und macht es dir möglich, Daten aus den unterschiedlichsten Webdiensten auszulesen und auch graphisch aufzubereiten. Solltest du dich für Geckoboard entscheiden, dann stehen dir unter anderem bereits vorgefertigte Container für Paypal, Shopify, Google Analytics zur Verfügung. Mit zu erwähnen sind auch die vorgefertigten Container für Facebook, Basecamp oder Mailchimp. Das KPI Dashboard von Geckoboard gibt es für den Desktop, für das iPhone oder das iPad. Von Vorteil ist auch, dass du es ebenfalls mit einem HD-TV nutzen kannst. Solltest du Bereiche in deinem Unternehmen haben, wo du deine Mitarbeiter über bestimmte Kennzahlen in Echtzeit informieren willst, beispielsweise in einem Callcenter oder in der Produktion, dann kannst du Geckoboard mit programmierbaren Glühbirnen bestücken. Liegt etwas außerhalb der vorgegeben Zahlen, dann macht ein rotes Licht die Mitarbeiter darauf aufmerksam, ist etwas besonders gut, dann erstrahlt das grüne Licht. Monatlich musst du bei Geckoboard mit Kosten zwischen 25 und 599 US-Dollar rechnen. Der Preis ist ganz davon abhängig, wie hoch die Anzahl der Browser-Sessions ist. Eine Rolle beim Preis spielen auch mögliche Mehrnutzer-Lizenzen und die Anzahl der gewünschten Zusatzfunktionen.

Das Business-Cockpit von Cyfe

Cyfe

Cyfe bietet dir ein KPI Dashboard an, welches durchaus als All-in-One. Dashboard bezeichnet werden kann. Mit diesem Tool von Cyfe werden sowohl Marketer. Dienstleister im E-Commerce-Bereich und Startsups gleichermaßen angesprochen. Eine API für die individuelle Anpassung der Daten gehört ebenso zu den Kernfunktionen, wie vorgefertigte Widgets. Beim KPI Dashboard von Cyfe können per Exportfunktion auch alle Daten in Tabellen in den Formaten PDF, Excel oder JPEG ausgegeben werden. Außerdem gibt es Schnittstellen zu beispielsweise Facebook, Paypal und Google Analytics und ganz speziell gestaltete Container für Pinterest, Instagram und iTunes. Und jetzt kommt das Beste: Cyle ist kostenlos. Legst du allerdings Wert auf Features wie TV-Modus oder Branding, dann kostet dich das Tool monatlich 19 US-Dollar.

Das Dashboard von Pubnub

Pubnub

Pubnub bietet ein KPI Dashboard an, welches sich deutlich von anderen Anbietern unterscheidet. Klar ist, dass du hier auch Auswertungen deiner KPI´s machen kannst, aber die Anzeige ist dann doch etwas anders. Bei Pubnub gibt es ein Startup-Metrics-Dashboard, welches eher spielerisch gestaltet ist und mehr an ein Videospiel erinnert. Die Macher von Pubnub haben zwar die Auswertungsmöglichkeiten nicht vernachlässigt, aber dennoch die Design der Anwendung in den Vordergrund gestellt. Hier gibt es Sternchen, es gibt Elemente die erreichte Meilensteine anzeigen, die auch noch animiert sind. Pubnub ist Open Source und damit durchaus eine Alternative für ein modernes und junges Startup, wenn es um ein KPI Dashboard geht.

KPI Dashboard von Datapine

Datapine

Datapine richtet sich als KPI Dashboard vor allem an kleine und mittelständische Unternehmen. Für die Firma Datapine aus Berlin steht vor allem die Benutzerfreundlichkeit im Vordergrund. Dazu gehört das Prinzip von Drag&Drop genauso wie eine Bedienung, für die keinerlei SQL-Kenntnisse erforderlich sind. Die Reportingfunktionen von Datapine sind automatisiert und einfach zu bedienen. Diese KPI Dashboard unterstützt Datenquellen wie Google Drive, Google Analytics und Dropbox. Datapine bietet verschiedene Pakete an, was die Preisgestaltung betrifft. Interessant dürfte für dich vielleicht das Startup-Paket für ab 219 Euro sein. Wer sich für ein Enterprise-Paket entscheidet, der muss dafür 799 Euro auf den Tisch legen. Diese Preise sind Monatsbeiträge.

Das Dashboard von SimpleKPI

SimpleKPI

SimpleKPI stellt an sich den Anspruch, als KPI Dashboard für seine Nutzer die einfachste Anwendung zu sein. Wer sich für SimpleKPI entscheidet, bekommt dennoch viele Möglichkeiten zur Hand, was die Gestaltung vom Business-Cockpit betrifft. Jedes Dashboard lässt sich ohne Probleme an das firmeneigene Branding anpassen. Es gibt einige vorgefertigte Templates, etwa für Finanzen, Verkauf und SEO, welche zunächst kostenfrei getestet werden können und dann gekauft werden können. SimpleKPI kann von dir zunächst für einen Testzeitraum kostenfrei geprüft werden. Wer sich danach für das Tool entscheidet, der kann es für monatlich ab 99 Euro für die Nutzung von 5 Personen erwerben.

Fazit

Es ist unbestritten, dass du für den Erfolg deines Unternehmens deine Ziele, deine Kennzahlen und auch deine Erfolge messen musst. Egal ob es sich um ein großes oder ein kleines Unternehmen handelt. Ein KPI Dashboard ist dabei für dich innerhalb deiner Unternehmenssteuerung ein ganz wichtiger Erfolgsfaktor. Mit Hilfe von einem KPI Dashboard bekommst du alle Daten, die für dich und deinen Unternehmenserfolg wichtig sind, stets in Echtzeit geliefert. Du kannst diese Zahlen auswerten und visuell nach deinen Wünschen und Vorstellungen zur Ansicht bringen. Hier stehen dir viele Möglichkeiten offen. Mit diesem Business-Cockpit kannst du viele Perspektiven deines Unternehmens betrachten und bist jederzeit in der Lage, auf unerfreuliche Ergebnisse sofort zu reagieren und geeignete Maßnahmen zu ergreifen.

Deshalb solltest du selbst als junger Gründer, der gerade erst mit seinem Business gestartet ist, dir ein KPI Dashboard anschaffen. Du musst hier immer daran denken, dass du noch viel Wachstum vor dir hast und deshalb von Anfang an den nötigen Überblick über deine Kennzahlen haben solltest.

KPI Dashboard: So einfach hast du alle Kennzahlen im Blick
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