Alle Funktionen und Kosten im Vergleich

Zeiterfassungstools: Die 10 besten Tools für einen produktiven Arbeitsalltag

Zeit ist Geld – diese weit verbreitete Redewendung passt ideal, wenn sich Freelancer oder Gründer mit der Arbeitszeit beschäftigen. Denn Freiberufler müssen ihren Auftraggebern nachweisen, wie viel Zeit sie für ein Projekt aufwenden. Und Gründer möchten ihre eigene Arbeitszeit oder die ihrer Mitarbeiter im Blick behalten. Dafür gibt es zum Glück verschiedene Zeiterfassungstools, die das Tracking zuverlässig übernehmen. Doch es ist schwierig, sich bei den zahlreichen Angeboten für eine Software zu entscheiden. Deshalb zeigt der folgende Artikel die zehn besten Zeiterfassungstools mit ihren Funktionen, Kosten sowie einer Beurteilung der Nutzbarkeit.

Zeiterfassungstools – Die Definition

Unter der Zeiterfassung bzw. der Personalzeiterfassung versteht man die Erfassung der geleisteten Arbeitszeiten, die in einem Unternehmen oder im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit für ein Projekt erfolgt. Diese Arbeitszeit wurde früher über Arbeitskarten und Stechuhren erfasst. Doch heutzutage ist die Zeiterfassung auch über eine Software möglich, die bei dem Arbeitszeiterfassungsprogramm auf einer Datenbank sowie einer Benutzeroberfläche beruht.

Diese sogenannten Zeiterfassungstools ermöglichen dabei noch viele weitere Funktionen, wie zum Beispiel die Dienstplanung und Rechnungsstellung. Deshalb sind sie auch bei Freelancern und Gründern so beliebt, da sie eine unkomplizierte Zeiterfassung möglich machen. Dabei sind die Tools generell für den Computer gedacht, während sich die Zeiterfassungs-Apps als Arbeitszeiterfassungsprogramm auf das Smartphone fokussieren.

Im Folgenden werden die zehn besten Zeiterfassungstools vorgestellt, mit denen die Zeiterfassung einfach gelingt.

1. Clockodo – das Zeiterfassungstool mit diversen Schnittstellen

Der Zeiterfassungsanbieter Clockodo hat sich mit seinem praktischen Tool auf kleine und mittelständische Unternehmen spezialisiert. Deshalb steht die Zeiterfassung kleiner Teams bis zu 50 Personen im Vordergrund. Dabei überzeugt Clockodo als Zeiterfassungstool besonders durch ein vielfältiges Angebot und eine einfache Benutzeroberfläche.

Die Funktionen von Clockodo

Zu den Funktionen von Clockodo gehören:

  • Zeiterfassung auf Projektbasis
  • Zeiterfassung auf verschiedenen Endgeräten, entweder per Stoppuhr oder manuell
  • Urlaubsplanung

Obwohl das Zeiterfassungstool Clockodo den Schwerpunkt auf die Team-Zeiterfassung liegt, ist das System auch von Einzelpersonen nutzbar und kann jederzeit um weitere Nutzer erweitert werden.

Die Beurteilung von Clockodo

Insgesamt weist Clockodo eine gute Struktur auf, ist nutzerfreundlich und mit 6,50 Euro pro Monat und Nutzer im mittleren Preissegment angesiedelt. Außerdem bietet Clockodo als Arbeitszeiterfassungsprogramm verschiedene Schnittstellen, so dass sich die erfassten Zeiten dieses Zeiterfassungstools ohne großen Aufwand in andere Programme exportieren lassen.

2. Mite – das besonders nutzerfreundliche Zeiterfassungstool

Das Zeiterfassungstool Mite eignet sich besonders gut für Freelancer und Projektteams, da es neben der Zeiterfassung sehr viele Schnittstellen besitzt und sich somit Zeit bei der Abrechnung einsparen lässt.

Die Funktionen von Mite

Aktuell sind die folgenden Funktionen in Mite enthalten:

  • Online-Zeiterfassung
  • Anwesenheitserfassung auf verschiedenen Endgeräten
  • Projektstatus im Arbeitszeiterfassungsprogramm für den Kunden einsehbar
  • Anbindung an Projektmanagement-Tools
  • Anbindung für verschiedene Buchhaltungssoftwares 

Die Beurteilung von Mite

Beim Zeiterfassungstool Mite sind viele Schnittstellen vorhanden, die diese Software besonders nutzerfreundlich machen. Dadurch lassen sich die erfassten Projektzeiten in weiterführende Programme exportieren. Zudem liegen die Kosten für die Zeiterfassung mit Mite nur bei 5 Euro pro Nutzer und Monat. Allerdings setzt die Software eine ständige Internetverbindung voraus und gehört damit zu den Zeiterfassungstools, die nicht offline nutzbar sind.

3. primaERP – verschiedene Module in einem Zeiterfassungstool

Normalerweise setzen Zeiterfassungstools auf ein Komplettpaket, bei dem Nutzer alle Funktionen in einer Software kaufen oder monatlich bezahlen müssen. Doch primaERP bietet stattdessen drei verschiedene Module an, die sich unabhängig voneinander einsetzen lassen.

Die Funktionen von primaERP

Die einzelnen Module des Zeiterfassungstools primaERP sind:

Diese Module lassen sich nicht nur getrennt voneinander nutzen, sondern sind auch einzeln buchbar.

Die Beurteilung von primaERP

Der Vorteil dieses Erfassungstools liegt klar auf der Hand. Denn durch die einzelnen Module von primaERP kaufen Nutzer nur das, was sie wirklich brauchen. Damit wird das Programm zur Zeiterfassung nicht durch zusätzliche Funktionen unnötig kompliziert gemacht. Sobald sich die Bedürfnisse eines Freelancers oder Unternehmens ändern, können also weitere Module hinzukommen, die preislich bei 4,64 Euro pro Nutzer und Monat starten.

4. Jephi – die mögliche Freeware für Kleinunternehmer

Das Ziel des Zeiterfassungstools Jephi ist es, ein besonders schlichtes Design ohne unnötige Zusatzfunktionen anzubieten. Dabei ist das Zeiterfassungstool für bis zu fünf Nutzer als kostenlose Freeware erhältlich.

Die Funktionen von Jephi

Diese Funktionen zeichnen das Zeiterfassungstool Jephi aus:

  • Rechnungsstellung aus dem Tool heraus möglich
  • Projektzeiterfassung der gesamten Abläufe
  • Projektstatus im Arbeitszeiterfassungsprogramm vom Kunden einsehbar

Außerdem kann das Zeiterfassungstool Jephi auf verschiedenen Endgeräten eingesetzt werden.

Die Beurteilung von Jephi

Wer bei den Zeiterfassungstools eine Freeware sucht und auf zusätzliche Funktionen verzichten kann, kann auf die kostenlose Zeiterfassung mit Jephi setzen. Dabei eignet sich die Software als Zeiterfassungstool besonders für Freelancer und Gründer, größeren Teams könnten die vorhandenen Funktionen hingegen nicht ausreichen. Doch mit 5 Euro pro Monat und Nutzer ist dieses Tool auch preislich noch relativ günstig.

5. Timicx – ideal für die Projekterfassung

Während sich die anderen Zeiterfassungstools auf das Tracking der gesamten Arbeitszeit fokussieren, setzt Timicx auf die Projekterfassung. Deshalb lassen sich einzelne Bereiche der Projekte separat messen und auswerten.

Die Funktionen von Timicx

Die Projekterfassung der einzelnen Teilbereiche steht bei Timicx im Vordergrund, deshalb sind auch keine weiteren Funktionen vorhanden. Außerdem fehlen Schnittstellen zu anderen Programmen bei diesem Arbeitszeiterfassungsprogramm.

Die Beurteilung von Timicx

Wer detailliert ein Projekt auswerten und einzelne Bereiche messbar machen möchte, kann dazu das Zeiterfassungstool Timicx nutzen. Dabei erkennen Nutzer durch die webbasierte Erfassung dieses Zeiterfassungstools schnell, wo die aufgewendete Zeit hingeht und können ihre Projekte so besser steuern bzw. abrechnen. Aktuell ist das Tool ab 8,50 Euro pro Monat und Nutzer erhältlich.

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6. Harvest – die Freeware mit Mahnung-Funktion

Das Zeiterfassungstool Harvest möchte eine kostenlose Alternative für Freelancer sein, das neben der Zeiterfassung auch weitere Funktionen anbietet. Dabei steht die Nutzerfreundlichkeit im Fokus, damit Einsteiger ohne Vorkenntnisse direkt alle Funktionen nutzen können.

Die Funktionen von Harvest

Die folgenden Funktionen gehören zum Angebot des Zeiterfassungstools Harvest:

  • Online-Zeiterfassung im Arbeitszeiterfassungsprogramm
  • Kundenzahlungen in der Übersicht
  • Rechnungsstellung
  • Mahnungen verwalten und verschicken

Die Beurteilung von Harvest

Dieses Tool lässt sich auch als Einsteiger schnell verwenden und ist in der Gratisversion uneingeschränkt nutzbar. Allerdings ist diese kostenlose Version durch die Zahl der Nutzer und Projekte eingeschränkt. Denn nur ein Nutzer und bis zu zwei Projekte sind kostenlos, ein Upgrade kostet dann 11 Euro pro Monat und Nutzer.

7. Timetac – Zeiterfassung und Personaleinsatzplanung

Das Zeiterfassungstool Timetac setzt neben den gängigen Funktionen noch auf eine Personaleinsatzplanung, die sich direkt innerhalb des Zeiterfassungstools umsetzen lässt. Außerdem sind einige Bereiche dieser Software nachträglich buchbar, um den Einstieg mit den grundlegenden Funktionen zu erleichtern.

Die Funktionen von Timetac

Die folgenden Funktionen stehen bei der Zeiterfassung mit Timetac zur Verfügung:

  • Online-Zeiterfassung
  • Zeiterfassung nach Projekten
  • Personaleinsatzplanung
  • Urlaubsverwaltung im Arbeitszeiterfassungsprogramm

Dabei bietet Timetac als Zeiterfassungstool auch Schnittstellen zu anderen gängigen Software-Lösungen an, wie zum Beispiel diversen Buchungssoftwares.

Die Beurteilung von Timetac

Wer nicht nur die Zeit erfassen, sondern auch das Personal über ein Zeiterfassungstool organisieren möchte, kann sich Timetac genauer anschauen. Denn in der Basicversion kostet die Software nur 3,50 Euro pro Monat und Nutzer. Jedoch sind in diesem Preis die Funktionen der erweiterten Personal- und Urlaubsplanung noch nicht inbegriffen.

8. askDANTE – das Tool mit integriertem Schichtplan

Während Timetac als zusätzliche Funktion auf die Personaleinsatzplanung setzt, fokussiert sich das Zeiterfassungstool askDANTE auf eine komplette Schichtplanung. Dabei lassen sich die Pläne dann auch per Klick an die eigenen Mitarbeiter weitergeben.

Die Funktionen von askDANTE

Diese Funktionen des Zeiterfassungstools askDANTE sind besonders interessant:

  • Zeiterfassung mit Arbeitszeitprofilen
  • Schichtplanung
  • Projektzeiterfassung
  • Urlaubsverwaltung
  • Schnittstellen zu weiteren HR-Softwareanbietern

Die Beurteilung von askDANTE

Das Zeiterfassungstool askDANTE ist ein Cloud-Service, der sowohl die klassische Arbeitszeiterfassung als auch eine vielseitige Projektzeiterfassung ab 4,50 Euro pro Monat und Nutzer anbietet. Dabei sind die Auslastungsübersichten und die Möglichkeit für Mitarbeiter besonders praktisch. Damit können sich Mitarbeiter auf Schichten bewerben und damit die Planung vereinfachen.

9. Toggl – die unkomplizierte Freeware

Das Zeiterfassungstool Toggle stellt Schnelligkeit und eine kostenlose Benutzung in den Fokus, weshalb die Software bewusst auf aufwendige Zusatzfunktionen verzichtet.

Die Funktionen von Toggl

Das Zeiterfassungstool Toggl beinhaltet die folgenden Funktionen:

  • Online-Zeiterfassung im Arbeitszeiterfassungsprogramm
  • Kundenverwaltung mit Erinnerungsfunktionen

Die Beurteilung von Toogl

Das Tool ist minimalistisch gestaltet, wodurch sich die Zeiterfassung unkompliziert und einfach nutzen lässt. Doch wer trotzdem noch auf der Suche nach weiteren Features ist, kann sie per Upgrade hinzubuchen und bezahlt dann 8 Euro pro Monat und Nutzer.

10. todu.vu – Zeit erfassen und Projekte managen

Das Tool todo.vu ist nicht nur auf die Zeiterfassung spezialisiert, sondern bietet mit dem Upgrade ein umfassendes Tool mit dem Fokus auf das Aufgaben- und Projektmanagement.

Die Funktionen von todu.vu

Nutzer können sich bei todu.vu auf die folgenden Funktionen freuen:

  • Online-Zeiterfassung
  • Aufgabenmanagement
  • Projektmanagement
  • Kundensupport
  • Abrechnungen im Arbeitszeiterfassungsprogramm

Dabei unterscheidet sich je nach Upgrade die Speicherkapazitäten der einzelnen Angebote.

Die Beurteilung von todu.vu

Zwar gibt es auch eine Gratisversion dieses Zeiterfassungstools, doch der gesamte Umfang des Programms ist nur durch ein Upgrade und dann 8 Euro pro Monat und Nutzer verfügbar. Dabei ist die Organisation der Projekte besonders effektiv, da das Tool einzelne Bereiche abgrenzen und dadurch verschiedenen Personen zuordnen kann.

Fazit für ein Arbeitszeiterfassungsprogramm

Bevor du dich für ein System entscheidest, überlege dir, was du genau benötigst. Denn brauchst du unbedingt Schnittstellen zu einem Rechnungsprogramm oder einer Buchhaltungssoftware? Wenn du die wichtigsten Punkte kennst, kann das deine Entscheidung erleichtern. Außerdem ist es wichtig, die Vertragsbedingungen jedes Zeiterfassungstools vorher ganz genau zu lesen. Generell bietet es sich an, nicht zu lange Vertragslaufzeiten zu wählen, um das Zeiterfassungstool je nach Bedarf doch noch kurzfristig wechseln zu können.

Häufige Fragen (FAQ) zu Zeiterfassungstools

Was ist ein Zeiterfassungstool?

Unter der Zeiterfassung bzw. der Personalzeiterfassung versteht man die Erfassung der geleisteten Arbeitszeiten, die in einem Unternehmen oder im Rahmen einer freiberuflichen Tätigkeit für ein Projekt erfolgt. Diese Arbeitszeit wurde früher über Arbeitskarten und Stechuhren erfasst. Doch heutzutage ist die Zeiterfassung auch über eine Software möglich, die auf einer Datenbank sowie einer Benutzeroberfläche beruht.

Was können Zeiterfassungstools?

Die Zeiterfassungstools ermöglichen neben der Zeiterfassung noch viele weitere Funktionen, wie zum Beispiel die Dienstplanung und Rechnungsstellung. Deshalb sind sie auch bei Freelancern und Gründern so beliebt, da sie eine unkomplizierte Zeiterfassung möglich machen.

Welche sind die besten Zeiterfassungstools?

Zu den besten Zeiterfassungstools gehören zum Beispiel Clockodo, Mite und primaERP.

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Über den Autor

Alexandra Jankowiak

Gelernte Bürokauffrau mit Weiterbildung zur IHK-geprüften Wirtschaftsinformatikerin mit Schritt in die Selbstständigkeit im Jahre 2005.
Seitdem texte ich mit viel Spaß zu den unterschiedlichsten Themen. Blogtexte, Ratgebertexte und Testberichte gehören zu meinem täglich-Brot des Texter-Daseins.
Dazu biete ich Dienstleistungen im Bürobereich an, die vorbereitende Kontierung für Kunden gehört ebenfalls zu meinem Tätigkeitsfeld.
Langweilig wird es mir nie - das ist Fakt :)

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