5S-Methode: Mach Schluss mit Chaos am Arbeitsplatz

Mit der 5S-Methode können Sie Effizienz, Qualität, Ordnung und Sauberkeit sowie Sicherheit gleichzeitig verbessern. Wir erklären, wofür die 5 S stehen und beantworten folgende Fragen in diesem Artikel:

• Wie funktioniert die 5S-Methode?
• 5A-Methode: Was ist das?
• Was sind die Vorteile und was sind die Nachteile der 5S-Methode?
• Was sind die Ziele von 5S am Arbeitsplatz?

Begriffsbestimmung: 5S-Methode

Die 5S-Methode beruht auf dem Grundgedanken, dass man nur die Gegenstände am Arbeitsplatz haben soll, die man dort wirklich braucht. Dabei gibt es für jedes Arbeitsmittel einen festen Platz. Die Abläufe am Arbeitsplatz sind somit standardisiert und jeder Mitarbeiter bringt die Disziplin auf und trägt dazu bei, diesen Zustand zu erhalten und zu verbessern. Die Methode ist vor allem in der Produktionsindustrie verbreitet. Sie lässt sich allerdings auch im Sinne einer Clean-Desk-Policy auf Büro-Arbeitsplätze übertragen. Übersetzt aus dem Japanischen stehen die 5 S für:

1. Seiri – Sortieren: Nach Schritt 1 wird alles, was nicht wirklich für den eigentlichen Arbeitsvorgang gebraucht wird, entfernt. Dadurch erscheint der Arbeitsplatz geordneter. Das sorgt für Struktur.
2. Seiton – Setzen und anordnen: In einem nächsten Schritt werden die Arbeitsmaterialien neu angeordnet – aber nicht irgendwie sondern mit Struktur. Stelle dir hierfür folgende Fragen: Wie oft benötige ich welches Arbeitsmittel? In welcher Reihenfolge? Wo lege ich das benötigte Werkzeug so ab, dass ich es ergonomisch und ohne Aufwand erreichen kann?
3. Seiso – Sauberkeit: Eigentlich ist Ordnung eine Selbstverständlichkeit an hochwertigen Produktionsarbeitsplätzen und auch am Schreibtisch. Wenn du bisher Einkaufszettel und Aktenordner kreuz und quer herumfliegen hattest, ist spätestens nun der Zeitpunkt, Ordnung einzuführen und beizubehalten. Du wirst merken, dass Ordnung enorm hilfreich ist, wenn du dich fokussieren möchtest.
4. Seiketsu – Standardisierung: Die neu eingeführte Ordnung solltest du nun als Standard setzen und künftig einhalten. Hinter der Standardisierungs-Idee steckt der Grundgedanke, Mitarbeitende schnell und problemlos an einem anderen beliebigen Arbeitsplatz im Unternehmen einsetzen zu können.
5. Shitsuke – Selbstdisziplin: Schritt 5 der 5S-Methode ist für viele die größte Herausforderung. Denn Selbstdisziplin aufrecht zu erhalten kann mühsam sein. Aber vergiss nicht: Nur wenn du strikt die neue Ordnung einhältst, können die Arbeitsprozesse in deinem Team effizienter werden.

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5S- und 5A-Methode – Was ist der Unterschied?

Im 5S-Zyklus werden somit insgesamt fünf Einzelschritte durchlaufen, deren Bezeichnungen – wie oben aufgeführt – jeweils mit dem Buchstaben „S“ beginnen. In Deutschland wird die 5S-Methode häufig auch als 5A-Methode bezeichnet. Die 5 As stehen dann für:

1. Aussortieren
2. Aufräumen
3. Arbeitsplatz säubern
4. Anordnungen zum Standard machen
5. Alle Punkte einhalten und optimieren

Werden alle Schritte der 5A- bzw. 5S-Methode verfolgt, so führt dies zu einem besser geordnetem Grundzustand im Verantwortungsbereich des Mitarbeiters und der Führungskraft. Ziel ist es, sichere Arbeitsplätze zu schaffen, an denen Produkte oder Arbeitsprozesse dann in bester Qualität, in kürzester Zeit hergestellt bzw. umgesetzt werden.

5S-Beispiel: Arbeitsmaterialien haben einen fixen Standort

Ein typischer Arbeitsplatz nach der 5S-Methode entspricht der folgenden These: Alles bekommt einen Platz und alles ist an seinem Platz. Denn wenn alles an einem festen Platz ist, müssen du und deine Mitarbeiter nicht lange suchen. Somit bleibt mehr Zeit für die eigentliche Arbeit sowie die Kundenbetreuung. Das bedeutet: Die Umsetzung der 5S-Methode reduziert die unproduktive Zeit. Im Idealfall sind an einem Arbeitsplatz nach 5S-Methode alle Gegenstände so zu organisieren, dass sich ihre Funktion und der Aufbewahrungsort intuitiv erkennen lassen. Zudem sind alle Gegenstände so zu organisieren, dass sie sich leicht finden lassen, schnell zur Hand sind und auch wieder schnell aufgeräumt sind. So lassen sich Arbeitsprozesse in wenigen einfachen und standardisierten Handgriffen erledigen.

Sinn und Zweck von 5S

Das klingt auf den ersten Blick nach einer totalen Standardisierung von Arbeitsplatz und Arbeitsprozessen. Bei genauerem Hinsehen stellt sich die 5S-Methode jedoch als hochgradig effiziente und effektive Methode zur Arbeitsplatzoptimierung heraus. Denn die Standardisierung geht mit positiven Effekten für das Qualitätsmanagement, die Arbeitssicherheit, den zeitlichen Aufwand, die Übernahme von Aufgaben im Team und die Etablierung von Routinen einher. Funktionieren kann die 5S-Methode allerdings nur dann, wenn sie dauerhaft etabliert und auch von Führungskräften mitgetragen wird.

Überblick über die Vorteile der 5S-Methode

Durch Anwendung der 5S-Methode im Büro oder am Arbeitsplatz profitierst du und dein Unternehmen von verschiedenen Vorteilen. Du schaffst so zum Beispiel Ordnung. Weitere Vorteile der 5S-Methode sind:

• Unnötige Verschwendungen kannst du schneller erkennen und eliminieren
• Ergonomische und sichere Arbeitsplatzgestaltung.
• Die Einarbeitungszeit verkürzt sich.
• Verringerungen von Störungen auf ein Minimum.
• Am Arbeitsplatz ist alles benötigte Material vorhanden. Hin- und herlaufen zwischen Stationen usw. ist nicht mehr nötig.
• Die Fehlerquote verringert sich und dadurch steigt die Qualität. Reklamationen werden somit automatisch verringert. Das Vertrauen deiner Kunden wächst damit einhergehend.
• Verfügbare Arbeitsflächen werden effektiv genutzt.
• Erfolge und Ideen werden durch die einheitliche Umsetzung am Arbeitsplatz visualisiert und verbessern das Gemeinschaftsgefühl.

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Nachteile der 5S-Methode

Demgegenüber hat die 5S-Methode lediglich 2 Nachteile. Erstens die Standardisierung. Diese ist Vor- und Nachteil in einem. Immerhin kann zu viel Standardisierung dich und deine Mitarbeiter träge machen. Daher solltest du darauf achten, Aufgaben abwechslungsreich zu verteilen. Der zweite Nachteil ist, dass die Beibehaltung und Etablierung einer Ordnung viel Disziplin von dir und deinen Mitarbeitern verlangt. Wichtig für den dauerhaften Erfolg ist daher Schritt Nummer 5: Selbstdisziplin! Alle eingeführten Standards erhalten und verbessern verhindert, dass du wieder in alte Muster zurückfällst. Sonst breitet sich das Chaos schnell wieder aus und damit einhergehend die Ineffizienz.

Fazit: Garantiert effiziente und sichere Arbeitsplatzgestaltung mit der 5S-Methode

Die 5S-Methode ist nicht nur was für die Produktionsindustrie. Im Gegenteil: Der Grundgedanke lässt sich auf nahezu jeden Arbeitsplatz übertragen, egal ob es sich um die Einrichtung eines Büros, einer Praxis oder einer Werkstatt dreht. In jedem Fall ist es sinnvoll, die einzelnen Schritte zu befolgen und den Arbeitsplatz neu zu gestalten. So kann ein effizienterer Workflow mit möglichst wenig Ablenkung erreicht werden. Wichtig ist es zudem, die Arbeitsplatzgestaltung mehr als Prozess zu verstehen und stetig über Optimierungsmaßnahmen nachzudenken. 5S dient nicht nur dazu, die Produktion zu optimieren und die Kosten zu senken, sondern auch, um die Sicherheit im Betrieb und am Arbeitsplatz zu erhöhen. Das Ergebnis sind zufriedene Mitarbeiter.

Häufige Fragen (FAQ) zu 5S-Methode

Davorin Barudzija

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