Als Unternehmer musst du nicht alles selber machen

Outsourcing: Wann es sinnvoll ist, Aufgaben abzugeben

Als Unternehmer kommen auf dich viele verschiedene Aufgaben zu. Diese alle zu bewältigen, stellt eine riesige Herausforderung dar. Doch in deinem Unternehmen musst du nicht alles selbst erledigen. Bei vielen Aufgaben ist es absolut sinnvoll, diese an externe Firmen abzugeben. Das spart Zeit und das Ergebnis ist oftmals viel besser. Wann macht Outsourcing also Sinn?

Definition: Was bedeutet Outsourcing?

Der Begriff Outsourcing setzt sich aus den Begriffen „outside“, auf deutsch außen, „resource“, also Quelle und „using“, auf deutsch nutzen, zusammen. Beim Outsourcing wird dabei ein externer Dienstleister engagiert, der bestimmte Aufgaben übernimmt. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn man die Aufgaben im eigenen Unternehmen nicht gut erledigen kann. Vielleicht weil einem die Erfahrungen dafür fehlen oder weil es sich vom Aufwand her nicht rechnet. Somit holt man sich mit dem Outsourcing einen externen Dienstleister ins Unternehmen, der Aufgaben übernimmt und der Firma somit Arbeit abnimmt. Typische Bereiche, die häufig outgesourced werden, sind der Kundensupport oder die Buchhaltung.

Was ist Online-Outsourcing?

Auch für ein Online-Business gibt es die Möglichkeit, Aufgaben abzugeben. Zu diesen Aufgaben gehören besonders das Auslagern von Marketing-Dienstleistungen oder IT- Aufgaben, die über das Internet erbracht werden können. Beispiele hierfür sind die SEO-Optimierung, Programmieraufträge oder Multimedia-Produktionen. Interessant ist das Online-Outsourcing vor allem für kleine und mittlere Unternehmen, die finanziell noch nicht ganz so gut aufgestellt sind.

Warum sollte man das Outsourcing nutzen?

Outsourcing ist im Vorfeld mit viel Arbeit verbunden. Schließlich muss man erstmal einen geeigneten Dienstleister finden, mit ihm die Verträge aushandeln und am Ende muss man trotzdem selbst die Qualität der Arbeit prüfen. Trotzdem lohnt es sich in vielen Bereichen, die Arbeit an andere Firmen abzugeben. Oft steht der Aufwand, den man betreiben müsste, um sich die Fähigkeiten der Aufgaben anzueignen oder die benötigten Gerätschaften dafür zu besorgen, in keinem Verhältnis zum Aufwand, einen externen Dienstleiter mit an Bord zu holen. Und auch, wenn sich viele Unternehmen dazu entscheiden, alle Aufgaben selbst zu übernehmen, ist es nicht selten der Fall, dass die Qualität darunter leidet. Häufig ist es also der Fall, dass es günstiger und qualitativ besser ist, sich Unterstützung von außerhalb zu holen.

Welche Arten von Outsourcing gibt es?

Outsourcing kann je nach Bereich und Aufgaben variieren und anders kombiniert werden. Die folgenden Formen gehören zu den häufigsten, wenn es um das Thema Outsourcing geht.

Outtasking

Während es beim Outsourcing oft um sehr große Aufgaben und Aufgabenbereiche geht, die an externe Dienstleister abgegeben werden, sind es beim Outtasking eher bestimmte Teilaufgaben, die abgegeben werden. Man gibt also nicht gleich ein ganzes Projekt ab, welches man außerhalb erledigt haben möchte, sondern nur einen Teil eines großen Projektes, für welches man vielleicht nicht die Kapazitäten hat.

Out-Servicing

Beim Out-Servicing lagert man alle Aufgaben aus, die mit dem Kontakt zum Kunden zu tun haben. Das wäre beispielsweise beim Kundensupport, Callcentern oder Beratungsstellen der Fall. Dies fällt auch in den Bereich der sogenannten Managed Services, die sich um die Wartung der Informations- und Kommunikationstechnik kümmern.

Transitional Outsourcing

Muss man eine Abteilung im Unternehmen komplett umstrukturieren, stehen die Aufgabenbereiche dieser Abteilung für eine Weile still. Damit das nicht passiert, lassen sich die Abteilungen vorübergehend an externe Dienstleister abgeben. Somit können Verluste während der Zeit der Umstrukturierung vermieden werden.

Application Service Providing

Unter diesem Begriff sind die sogenannten Anwendungsdienstleister gemeint, die Softwaredienste für Unternehmen bereitstellen. Diese Softwares laufen meistens über ein externes Datacenter. Somit können Unternehmen die Software nutzen, ohne sie auf jeden einzelnen Computer installieren zu müssen.

Business Process Outsourcing

Das Business Process Outsourcing bedeutet, dass ganze Geschäftsprozesse an einen Dienstleister abgegeben werden. Das kann beispielsweise in den Bereichen Finanzen, Recruiting oder Logistik der Fall sein. Hierbei handelt es sich dadurch um Dienstleistungsbetreiber und nicht Dienstleistungslieferanten, wie bei den anderen Arten des Outsourcings.

Business Transformation Outsourcing

Diese Form wird vor allem dann genutzt, wenn neue Geschäftsmodelle eingeführt werden. In dem Fall unterstützt der Dienstleister das Unternehmen, in dem er die Aufgaben übernimmt und hilft dem Unternehmen ebenfalls mit einer Unternehmensberatung. Ziel ist hierbei die Transformation und Optimierung des Unternehmens.

Offshore-Outsourcing

Beim Offshoring werden bestimmte Aufgabenbereiche eines Unternehmens ins Ausland abgegeben. Das bietet zum einen den Vorteil, dass der Wettbewerb international stattfindet und so zu noch mehr Reichweite für das Unternehmen führt. Zudem kann man in vielen Fällen von günstigeren Produktionskosten und niedrigeren Löhnen für hochqualifiziertes Personal profitieren.

Complete Outsourcing

Beim Complete Outsourcing werden komplette Aufgabenbereiche ausgelagert. Der Unterschied zum übergeordneten Outsourcing besteht hier darin, dass das Personal des ausgelagerten Bereichs oft mit ausgelagert wird. Das ist beispielsweise häufig im EDV- oder IT-Bereich der Fall.

Die Vorteile und Nachteile

Das Outsourcing von verschiedenen Aufgaben bringt viele Vorteile aber auch Nachteile mit sich. Gerade wenn ein Unternehmen noch am Anfang steht, sollte es über das Abgeben von Aufgaben nachdenken, weil es oft nicht zu schaffen ist, als kleines Unternehmen alle Aufgaben zu bewältigen. Was gibt es aber noch für Vor- und Nachteile?

Vorteile

  • Kostenreduzierung: Dienstleister oft andere Größenvorteile nutzen können
  • Risikominimierung: Junge Unternehmen sind von wirtschaftlichen Schwankungen stärker betroffen. Durch das Outsourcing können sie mit ihrer Belegschaft flexibler agieren.
  • Zeitgewinn: Bis man sich in einen neuen Bereich eingelesen hat, kann viel Zeit vergehen. Mit dem Outsourcing umgeht man dies.
  • Höhere Qualität: Dienstleister, die sich auf einen Bereich spezialisiert haben, liefern in der Regel eine höhere Qualität als Unternehmen, die versuchen es selbst hinzubekommen.
  • Freie Ressourcen: Durch das Auslagern von Aufgaben kann das Unternehmen seine Ressourcen auf die Hauptaufgaben legen, um das Geschäft weiter zu entwickeln.

Nachteile

  • Abhängigkeit: Durch das Auslagern entstehen Abhängigkeiten vom Dienstleister. Man muss sich darauf verlassen, dass dieser seine Aufgaben fristgerecht und in guter Qualität erledigt.
  • Vertragsbindung: Durch das Abschließen von Verträgen mit Dienstleistern, ist man eine gewisse Zeit an diese gebunden. So kann man nicht spontan den Anbieter wechseln.
  • Datenschutz: Wer Aufgaben an Dienstleister abgibt, gibt auch einen Teil seines Datenschutzes mit ab. Man muss sich darauf verlassen, dass die Dienstleister sorgsam mit diesen Daten umgehen.
  • Aufwendige Kommunikation: Die Kommunikationswege sind mit externen Anbietern deutlich länger, als intern. Das kann zu Zeitverzögerungen führen.
  • Mitarbeiter werden nicht gefördert: Wer nur Aufgaben abgibt und keine Mitarbeiter mit diesen konfrontiert, riskiert gleichzeitig, dass diese sich nicht weiterentwickeln. Wenn diese aber genau das wollen, riskiert man, dass sie das Unternehmen wechseln.

Fehler, die man vermeiden sollte

Beim Outsourcing können viele Fehler auf einen zukommen, sodass nicht immer unbedingt alles nach Plan läuft. Besser ist es daher, die größten Fehler direkt zu vermeiden.

1. Falsche Anbieter

Möchte man eine Aufgabe Outsourcen, hat man oft eine Auswahl an vielen verschiedenen Anbietern. Gar nicht mal so einfach, sich da für einen zu entscheiden. Sei daher sehr gründlich in der Auswahl und vergleiche viele Angebote verschiedener Anbieter, um das beste für sich zu finden.

2. Nicht einfach alles Auslagern

Wer einmal auf den Geschmack gekommen ist, ungemütliche Aufgaben abzugeben, wird oft dazu verleitet, es wieder zu tun. Wirf hier nochmal einen Blick auf die Vorteile und Nachteile und wäge den Kosten und Nutzen des Outsourcings genau ab. Bei vielen Aufgaben muss es sich nicht unbedingt lohnen, diese abzugeben.

3. Unklare absprachen

Sowohl intern als auch extern sollte man darauf achten, dass alle Aufgaben klar verteilt sind. Wenn du also vor hast, einen Aufgabenbereich abzugeben, solltest du sowohl mit deinen Mitarbeitern als auch mit den Dienstleistern genau Absprache halten. Es muss jedem klar sein, was genau in seinem Aufgabenbereich fällt und was eben nicht.

Fazit

Das Outsourcing kann für viele Unternehmen, gerade für Startups, sehr wertvoll sein. Man gibt Aufgaben ab, in denen man keine Expertise hat, spart sich damit Kosten und Zeit. Allerdings muss es nicht immer nur von Vorteil sein, alles an externe Dienstleister abzugeben. In vielen Fällen sollte man es sich zweimal überlegen, ob man externe Unternehmen mit ins Boot holt oder ob man die Aufgaben nicht lieber intern abbildet. So sollte man zwischen den Vorteilen und Nachteilen gründlich abwägen, um dann für das eigene Unternehmen die beste Lösung zu finden.

Häufige Fragen (FAQ) zum Outsourcing

 

Was ist Outsourcing?

Der Begriff setzt sich aus den Wörtern „outside“ (auf deutsch: außen), „resource“ (auf deutsch: Quelle) und „using“ (auf deutsch: nutzen) zusammen. Es bedeutet, dass ein externer Dienstleister engagiert wird, der für ein Unternehmen bestimmte Aufgaben erledigt. Dieser Prozess kommt beispielsweise dann zum Einsatz, wenn man die Aufgaben im eigenen Unternehmen nicht erledigen kann.

Was ist Online-Outsourcing?

Auch wenn man ein Online-Business betreibt, hat man die Möglichkeit, Aufgaben abzugeben. Das können beispielsweise Marketing- oder IT- Aufgaben sein.

Welche Arten von Outsourcing gibt es?

Mit zu den häufigsten Outsourcing-Arten gehören die folgenden:
1. Outtasking
2. Out-Servicing
3. Transitional Outsourcing
4. Application Service Providing
5. Business Process Outsourcing
6. Business Transformation Outsourcing
7. Offshore-Outsourcing
8. Complete Outsourcing

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Über den Autor

Autorenprofil: Leoni Schmidt

Leoni Schmidt

Nach ihrem Abitur studierte Leoni an der Fachhochschule des Mittelstands in Köln Medienkommunikation & Journalismus. In diesem Studium sammelte sie durch Praktika bei der Rheinischen Post und bei Antenne Düsseldorf viele praktische, journalistische Erfahrung. Neben ihres Studiums arbeitete sie als Werkstudentin bei einem Online-Magazin. Bei diesem wurde sie nach ihrem Studium übernommen und arbeitete dort in der Online-Redaktion. Im Mai 2019 wechselte sie dann zu Digital Beat und Gründer.de und arbeitet seitdem dort als Junior-Online-Redakteurin.

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