Outsourcing: Wann es sinnvoll ist, Aufgaben abzugeben

Outgesourcte Bereiche oder Prozesse – davon hört man in der Wirtschaft oder vergleichbaren Bereichen immer wieder. Da fallen Begriffe wie „office-outsourcing“ oder „complete outsourcing“. Es geht also darum, Aufgaben auszulagern. Und irgendwann kommt fast immer der Tag, an dem man selbst als Gründer abwägt, ob Outsourcing sinnvoll für das eigene Vorhaben ist. Wir klären den Begriff und wegen ab, wann ein Outsourcing von Aufgaben sinnvoll sein kann:

• Was ist Outsourcing?
• Was ist der Unterschied beim Online-Outsourcing?
• Warum sollte man Outsourcing nutzen?
• Welche Arten von Outsourcing gibt es?
• Was sind die Vor- und Nachteile von Outsourcing?
• Welche Fehlerquellen gibt es?

Definition: Outsourcing

Der Begriff Outsourcing setzt sich aus den Begriffen „outside“, auf deutsch außen, „resource“, also Quelle und „using“, auf deutsch nutzen, zusammen. Beim Outsourcing wird dabei ein externer Dienstleister engagiert, der bestimmte Aufgaben übernimmt. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn man die Aufgaben im eigenen Unternehmen nicht gut erledigen kann. Vielleicht weil einem die Erfahrungen dafür fehlen oder weil es sich vom Aufwand her nicht rechnet. Somit holt man sich mit dem Outsourcing einen externen Dienstleister ins Unternehmen, der Aufgaben übernimmt und der Firma somit Arbeit abnimmt. Typische Bereiche, die häufig outgesourced werden, sind der Kundensupport oder die Buchhaltung.

Online-Outsourcing

Auch für ein Online-Business gibt es Outsourcing als Möglichkeit, Aufgaben abzugeben. Zu diesen Aufgaben gehören besonders das Auslagern von Marketing-Dienstleistungen oder IT- Aufgaben, die über das Internet erbracht werden können. Beispiele hierfür sind die SEO-Optimierung, Programmieraufträge oder Multimedia-Produktionen. Interessant ist das Online-Outsourcing vor allem für kleine und mittlere Unternehmen, die finanziell noch nicht ganz so gut aufgestellt sind.

Warum und wann Outsourcing sinnvoll ist

Outsourcing ist im Vorfeld mit viel Arbeit verbunden. Schließlich muss man erstmal einen geeigneten Dienstleister finden, mit ihm die Verträge aushandeln und am Ende muss man trotzdem selbst die Qualität der Arbeit prüfen. Trotzdem lohnt es sich in vielen Bereichen, die Arbeit an andere Firmen abzugeben. Oft steht der Aufwand, den man betreiben müsste, um sich die Fähigkeiten der Aufgaben anzueignen oder die benötigten Gerätschaften dafür zu besorgen, in keinem Verhältnis zum Aufwand, einen externen Dienstleiter mit an Bord zu holen. Und auch, wenn sich viele Unternehmen dazu entscheiden, alle Aufgaben selbst zu übernehmen, ist es nicht selten der Fall, dass die Qualität darunter leidet. Häufig ist es also der Fall, dass es günstiger und qualitativ besser ist, sich Unterstützung von außerhalb zu holen.

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Outsourcing: Typische outgesourcte Prozesse

Outsourcing kann je nach Bereich und Aufgaben variieren und anders kombiniert werden. Die folgenden Formen gehören zu den häufigsten, wenn es um das Thema Outsourcing geht.

Outtasking

Während es beim Outsourcing oft um sehr große Aufgaben und Aufgabenbereiche geht, die an externe Dienstleister abgegeben werden, sind es beim Outtasking eher bestimmte Teilaufgaben, die abgegeben werden. Man gibt also nicht gleich ein ganzes Projekt ab, welches man außerhalb erledigt haben möchte, sondern nur einen Teil eines großen Projektes, für welches man vielleicht nicht die Kapazitäten hat.

Out-Servicing

Beim Out-Servicing lagert man alle Aufgaben aus, die mit dem Kontakt zum Kunden zu tun haben. Das wäre beispielsweise beim Kundensupport, Callcentern oder Beratungsstellen der Fall. Dies fällt auch in den Bereich der sogenannten Managed Services, die sich um die Wartung der Informations- und Kommunikationstechnik kümmern. Hier ist es wichtig, den Dienstleister genau unter die Lupe zu nehmen. Schließlich ist der Kundenservice das Aushängeschild nach außen und Fehler und Pannen fallen auf dein Unternehmen zurück.

Transitional Outsourcing

Muss man eine Abteilung im Unternehmen komplett umstrukturieren, stehen die Aufgabenbereiche dieser Abteilung für eine Weile still. Damit das nicht passiert, lassen sich die Abteilungen vorübergehend an externe Dienstleister abgeben. Somit können Verluste während der Zeit der Umstrukturierung vermieden werden.

Application Service Providing

Unter diesem Begriff sind die sogenannten Anwendungsdienstleister gemeint, die Softwaredienste für Unternehmen bereitstellen. Diese Softwares laufen meistens über ein externes Datacenter. Somit können Unternehmen die Software nutzen, ohne sie auf jeden einzelnen Computer installieren zu müssen.

Business Process Outsourcing

Das Business Process Outsourcing bedeutet, dass ganze Geschäftsprozesse an einen Dienstleister abgegeben werden. Das kann beispielsweise in den Bereichen Finanzen, Recruiting oder Logistik der Fall sein. Hierbei handelt es sich dadurch um Dienstleistungsbetreiber und nicht Dienstleistungslieferanten, wie bei den anderen Arten des Outsourcings.

Business Transformation Outsourcing

Diese Form wird vor allem dann genutzt, wenn neue Geschäftsmodelle eingeführt werden. In dem Fall unterstützt der Dienstleister das Unternehmen, in dem er die Aufgaben übernimmt und hilft dem Unternehmen ebenfalls mit einer Unternehmensberatung. Ziel ist hierbei die Transformation und Optimierung des Unternehmens.

Offshore-Outsourcing

Beim Offshoring werden bestimmte Aufgabenbereiche eines Unternehmens ins Ausland abgegeben. Das bietet zum einen den Vorteil, dass der Wettbewerb international stattfindet und so zu noch mehr Reichweite für das Unternehmen führt. Zudem kann man in vielen Fällen von günstigeren Produktionskosten und niedrigeren Löhnen für hochqualifiziertes Personal profitieren.

Complete Outsourcing

Beim Complete Outsourcing werden komplette Aufgabenbereiche ausgelagert. Der Unterschied zum übergeordneten Outsourcing besteht hier darin, dass das Personal des ausgelagerten Bereichs oft mit ausgelagert wird. Das ist beispielsweise häufig im EDV- oder IT-Bereich der Fall.

Was kann man outsourcen?

Anhand der Prozesse solltest du schon ein gutes Bild davon bekommen haben, welche Aufgaben als Unternehmer du auslagern kannst. Insbesondere die Aufgabenbereiche Marketing und Kundenservice werden gerne outgesourct. Diese Aufgaben kann man outsourcen:

• Buchhaltung, Steuerberatung
• Außendienst, Kundendienst
• Marketing und Werbemittelerstellung
• Grafik- und Webdesign
• Social-Media-Marketing
• IT, Computer-Wartung und Datenverarbeitung
• Catering/Kantine, Versorgungsleistungen
• Logistik, Fuhrpark, Reise-Management

Outsourcing: Das sind die Vorteile und Nachteile

Das Outsourcing von verschiedenen Aufgaben bringt viele Vorteile aber auch Nachteile mit sich. Gerade wenn ein Unternehmen noch am Anfang steht, sollte es über das Abgeben von Aufgaben nachdenken, weil es oft nicht zu schaffen ist, als kleines Unternehmen alle Aufgaben zu bewältigen. Was gibt es aber noch für Vor- und Nachteile?

Vorteile

• Kostenreduzierung: Dienstleister oft andere Größenvorteile nutzen können
• Risikominimierung: Junge Unternehmen sind von wirtschaftlichen Schwankungen stärker betroffen. Durch das Outsourcing können sie mit ihrer Belegschaft flexibler agieren.
• Zeitgewinn: Bis man sich in einen neuen Bereich eingelesen hat, kann viel Zeit vergehen. Mit dem Outsourcing umgeht man dies.
• Höhere Qualität: Dienstleister, die sich auf einen Bereich spezialisiert haben, liefern in der Regel eine höhere Qualität als Unternehmen, die versuchen es selbst hinzubekommen.
• Freie Ressourcen: Durch das Auslagern von Aufgaben kann das Unternehmen seine Ressourcen auf die Hauptaufgaben legen, um das Geschäft weiter zu entwickeln.

Nachteile

• Abhängigkeit: Durch das Auslagern entstehen Abhängigkeiten vom Dienstleister. Man muss sich darauf verlassen, dass dieser seine Aufgaben fristgerecht und in guter Qualität erledigt.
• Vertragsbindung: Durch das Abschließen von Verträgen mit Dienstleistern, ist man eine gewisse Zeit an diese gebunden. So kann man nicht spontan den Anbieter wechseln.
• Datenschutz: Wer Aufgaben an Dienstleister abgibt, gibt auch einen Teil seines Datenschutzes mit ab. Man muss sich darauf verlassen, dass die Dienstleister sorgsam mit diesen Daten umgehen.
• Aufwendige Kommunikation: Die Kommunikationswege sind mit externen Anbietern deutlich länger, als intern. Das kann zu Zeitverzögerungen führen.
• Mitarbeiter werden nicht gefördert: Wer nur Aufgaben abgibt und keine Mitarbeiter mit diesen konfrontiert, riskiert gleichzeitig, dass diese sich nicht weiterentwickeln. Wenn diese aber genau das wollen, riskiert man, dass sie das Unternehmen wechseln.

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Fehler, die man vermeiden sollte

Beim Outsourcing können viele Fehler auf einen zukommen, sodass nicht immer unbedingt alles nach Plan läuft. Besser ist es daher, die größten Fehler direkt zu vermeiden, wenn man Prozesse outsourct.

1. Falsche Anbieter

Möchte man eine Aufgabe Outsourcen, hat man oft eine Auswahl an vielen verschiedenen Anbietern. Gar nicht mal so einfach, sich da für einen zu entscheiden. Sei daher sehr gründlich in der Auswahl und vergleiche viele Angebote verschiedener Anbieter, um das beste für sich zu finden.

2. Nicht einfach alles Auslagern

Wer einmal auf den Geschmack gekommen ist, ungemütliche Aufgaben abzugeben, wird oft dazu verleitet, es wieder zu tun. Wirf hier nochmal einen Blick auf die Vorteile und Nachteile und wäge den Kosten und Nutzen des Outsourcings genau ab. Bei vielen Aufgaben muss es sich nicht unbedingt lohnen, diese abzugeben.

3. Unklare absprachen

Sowohl intern als auch extern sollte man darauf achten, dass alle Aufgaben klar verteilt sind. Wenn du also vor hast, einen Aufgabenbereich abzugeben, solltest du sowohl mit deinen Mitarbeitern als auch mit den Dienstleistern genau Absprache halten. Es muss jedem klar sein, was genau in seinem Aufgabenbereich fällt und was eben nicht.

Fazit: Outgesourcte Prozesse bringen dich nicht immer weiter

Das Outsourcing kann für viele Unternehmen, gerade für Startups, sehr wertvoll sein. Man gibt Aufgaben ab, in denen man keine Expertise hat, spart sich damit Kosten und Zeit. Allerdings muss es nicht immer nur von Vorteil sein, alles an externe Dienstleister abzugeben. In vielen Fällen sollte man es sich zweimal überlegen, ob man externe Unternehmen mit ins Boot holt oder ob man die Aufgaben nicht lieber intern abbildet. So sollte man zwischen den Vorteilen und Nachteilen gründlich abwägen, um dann für das eigene Unternehmen die beste Lösung zu finden.

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Häufige Fragen (FAQ) zum Outsourcing

Jan Truch

Headfound

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