Als Unternehmer musst du nicht alles selber machen
Outsourcing: Wann es sinnvoll ist, Aufgaben abzugeben

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Outsourcing kann vielen Unternehmen beim Bewältigen ihrer Aufgaben sehr gut helfen.
Inhaltsverzeichnis
- Definition: Outsourcing
- Online-Outsourcing
- Geballtes Praxiswissen gibt es auch im nächsten DRX Deep Dive
- Warum und wann Outsourcing sinnvoll ist
- Outsourcing: Typische outgesourcte Prozesse
- Was kann man outsourcen?
- Outsourcing: Das sind die Vorteile und Nachteile
- Fehler, die man vermeiden sollte
- Fazit: Outgesourcte Prozesse bringen dich nicht immer weiter
- Unsere Empfehlung: Die DRX – sichere dir dein Ticket mit bis zu 70 % Rabatt!
- Häufige Fragen (FAQ) zum Outsourcing
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Outgesourcte Bereiche oder Prozesse – davon hört man in der Wirtschaft oder vergleichbaren Bereichen immer wieder. Da fallen Begriffe wie „office-outsourcing“ oder „complete outsourcing“. Es geht also darum, Aufgaben auszulagern. Und irgendwann kommt fast immer der Tag, an dem man selbst als Gründer abwägt, ob Outsourcing sinnvoll für das eigene Vorhaben ist. Wir klären den Begriff und wegen ab, wann ein Outsourcing von Aufgaben sinnvoll sein kann:
- Was ist Outsourcing?
- Was ist der Unterschied beim Online-Outsourcing?
- Warum sollte man Outsourcing nutzen?
- Welche Arten von Outsourcing gibt es?
- Was sind die Vor- und Nachteile von Outsourcing?
- Welche Fehlerquellen gibt es?
Definition: Outsourcing
Der Begriff Outsourcing setzt sich aus den Begriffen „outside“, auf deutsch außen, „resource“, also Quelle und „using“, auf deutsch nutzen, zusammen. Beim Outsourcing wird dabei ein externer Dienstleister engagiert, der bestimmte Aufgaben übernimmt. Das kann beispielsweise der Fall sein, wenn man die Aufgaben im eigenen Unternehmen nicht gut erledigen kann. Vielleicht weil einem die Erfahrungen dafür fehlen oder weil es sich vom Aufwand her nicht rechnet. Somit holt man sich mit dem Outsourcing einen externen Dienstleister ins Unternehmen, der Aufgaben übernimmt und der Firma somit Arbeit abnimmt. Typische Bereiche, die häufig outgesourced werden, sind der Kundensupport oder die Buchhaltung.
Online-Outsourcing
Auch für ein Online-Business gibt es Outsourcing als Möglichkeit, Aufgaben abzugeben. Zu diesen Aufgaben gehören besonders das Auslagern von Marketing-Dienstleistungen oder IT- Aufgaben, die über das Internet erbracht werden können. Beispiele hierfür sind die SEO-Optimierung, Programmieraufträge oder Multimedia-Produktionen. Interessant ist das Online-Outsourcing vor allem für kleine und mittlere Unternehmen, die finanziell noch nicht ganz so gut aufgestellt sind.
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Warum und wann Outsourcing sinnvoll ist
Outsourcing ist im Vorfeld mit viel Arbeit verbunden. Schließlich muss man erstmal einen geeigneten Dienstleister finden, mit ihm die Verträge aushandeln und am Ende muss man trotzdem selbst die Qualität der Arbeit prüfen. Trotzdem lohnt es sich in vielen Bereichen, die Arbeit an andere Firmen abzugeben. Oft steht der Aufwand, den man betreiben müsste, um sich die Fähigkeiten der Aufgaben anzueignen oder die benötigten Gerätschaften dafür zu besorgen, in keinem Verhältnis zum Aufwand, einen externen Dienstleiter mit an Bord zu holen. Und auch, wenn sich viele Unternehmen dazu entscheiden, alle Aufgaben selbst zu übernehmen, ist es nicht selten der Fall, dass die Qualität darunter leidet. Häufig ist es also der Fall, dass es günstiger und qualitativ besser ist, sich Unterstützung von außerhalb zu holen.
Outsourcing: Typische outgesourcte Prozesse
Outsourcing kann je nach Bereich und Aufgaben variieren und anders kombiniert werden. Die folgenden Formen gehören zu den häufigsten, wenn es um das Thema Outsourcing geht.
Outtasking
Während es beim Outsourcing oft um sehr große Aufgaben und Aufgabenbereiche geht, die an externe Dienstleister abgegeben werden, sind es beim Outtasking eher bestimmte Teilaufgaben, die abgegeben werden. Man gibt also nicht gleich ein ganzes Projekt ab, welches man außerhalb erledigt haben möchte, sondern nur einen Teil eines großen Projektes, für welches man vielleicht nicht die Kapazitäten hat.
Out-Servicing
Beim Out-Servicing lagert man alle Aufgaben aus, die mit dem Kontakt zum Kunden zu tun haben. Das wäre beispielsweise beim Kundensupport, Callcentern oder Beratungsstellen der Fall. Dies fällt auch in den Bereich der sogenannten Managed Services, die sich um die Wartung der Informations- und Kommunikationstechnik kümmern. Hier ist es wichtig, den Dienstleister genau unter die Lupe zu nehmen. Schließlich ist der Kundenservice das Aushängeschild nach außen und Fehler und Pannen fallen auf dein Unternehmen zurück.
Transitional Outsourcing
Muss man eine Abteilung im Unternehmen komplett umstrukturieren, stehen die Aufgabenbereiche dieser Abteilung für eine Weile still. Damit das nicht passiert, lassen sich die Abteilungen vorübergehend an externe Dienstleister abgeben. Somit können Verluste während der Zeit der Umstrukturierung vermieden werden.
Application Service Providing
Unter diesem Begriff sind die sogenannten Anwendungsdienstleister gemeint, die Softwaredienste für Unternehmen bereitstellen. Diese Softwares laufen meistens über ein externes Datacenter. Somit können Unternehmen die Software nutzen, ohne sie auf jeden einzelnen Computer installieren zu müssen.
Business Process Outsourcing
Das Business Process Outsourcing bedeutet, dass ganze Geschäftsprozesse an einen Dienstleister abgegeben werden. Das kann beispielsweise in den Bereichen Finanzen, Recruiting oder Logistik der Fall sein. Hierbei handelt es sich dadurch um Dienstleistungsbetreiber und nicht Dienstleistungslieferanten, wie bei den anderen Arten des Outsourcings.
Business Transformation Outsourcing
Diese Form wird vor allem dann genutzt, wenn neue Geschäftsmodelle eingeführt werden. In dem Fall unterstützt der Dienstleister das Unternehmen, in dem er die Aufgaben übernimmt und hilft dem Unternehmen ebenfalls mit einer Unternehmensberatung. Ziel ist hierbei die Transformation und Optimierung des Unternehmens.
Offshore-Outsourcing
Beim Offshoring werden bestimmte Aufgabenbereiche eines Unternehmens ins Ausland abgegeben. Das bietet zum einen den Vorteil, dass der Wettbewerb international stattfindet und so zu noch mehr Reichweite für das Unternehmen führt. Zudem kann man in vielen Fällen von günstigeren Produktionskosten und niedrigeren Löhnen für hochqualifiziertes Personal profitieren.
Complete Outsourcing
Beim Complete Outsourcing werden komplette Aufgabenbereiche ausgelagert. Der Unterschied zum übergeordneten Outsourcing besteht hier darin, dass das Personal des ausgelagerten Bereichs oft mit ausgelagert wird. Das ist beispielsweise häufig im EDV- oder IT-Bereich der Fall.
Was kann man outsourcen?
Anhand der Prozesse solltest du schon ein gutes Bild davon bekommen haben, welche Aufgaben als Unternehmer du auslagern kannst. Insbesondere die Aufgabenbereiche Marketing und Kundenservice werden gerne outgesourct. Diese Aufgaben kann man outsourcen:
- Buchhaltung, Steuerberatung
- Außendienst, Kundendienst
- Marketing und Werbemittelerstellung
- Grafik- und Webdesign
- Social-Media-Marketing
- IT, Computer-Wartung und Datenverarbeitung
- Catering/Kantine, Versorgungsleistungen
- Logistik, Fuhrpark, Reise-Management
Outsourcing: Das sind die Vorteile und Nachteile
Das Outsourcing von verschiedenen Aufgaben bringt viele Vorteile aber auch Nachteile mit sich. Gerade wenn ein Unternehmen noch am Anfang steht, sollte es über das Abgeben von Aufgaben nachdenken, weil es oft nicht zu schaffen ist, als kleines Unternehmen alle Aufgaben zu bewältigen. Was gibt es aber noch für Vor- und Nachteile?
Vorteile
- Kostenreduzierung: Dienstleister oft andere Größenvorteile nutzen können
- Risikominimierung: Junge Unternehmen sind von wirtschaftlichen Schwankungen stärker betroffen. Durch das Outsourcing können sie mit ihrer Belegschaft flexibler agieren.
- Zeitgewinn: Bis man sich in einen neuen Bereich eingelesen hat, kann viel Zeit vergehen. Mit dem Outsourcing umgeht man dies.
- Höhere Qualität: Dienstleister, die sich auf einen Bereich spezialisiert haben, liefern in der Regel eine höhere Qualität als Unternehmen, die versuchen es selbst hinzubekommen.
- Freie Ressourcen: Durch das Auslagern von Aufgaben kann das Unternehmen seine Ressourcen auf die Hauptaufgaben legen, um das Geschäft weiter zu entwickeln.
Nachteile
- Abhängigkeit: Durch das Auslagern entstehen Abhängigkeiten vom Dienstleister. Man muss sich darauf verlassen, dass dieser seine Aufgaben fristgerecht und in guter Qualität erledigt.
- Vertragsbindung: Durch das Abschließen von Verträgen mit Dienstleistern, ist man eine gewisse Zeit an diese gebunden. So kann man nicht spontan den Anbieter wechseln.
- Datenschutz: Wer Aufgaben an Dienstleister abgibt, gibt auch einen Teil seines Datenschutzes mit ab. Man muss sich darauf verlassen, dass die Dienstleister sorgsam mit diesen Daten umgehen.
- Aufwendige Kommunikation: Die Kommunikationswege sind mit externen Anbietern deutlich länger, als intern. Das kann zu Zeitverzögerungen führen.
- Mitarbeiter werden nicht gefördert: Wer nur Aufgaben abgibt und keine Mitarbeiter mit diesen konfrontiert, riskiert gleichzeitig, dass diese sich nicht weiterentwickeln. Wenn diese aber genau das wollen, riskiert man, dass sie das Unternehmen wechseln.
Fehler, die man vermeiden sollte
Beim Outsourcing können viele Fehler auf einen zukommen, sodass nicht immer unbedingt alles nach Plan läuft. Besser ist es daher, die größten Fehler direkt zu vermeiden, wenn man Prozesse outsourct.
1. Falsche Anbieter
Möchte man eine Aufgabe Outsourcen, hat man oft eine Auswahl an vielen verschiedenen Anbietern. Gar nicht mal so einfach, sich da für einen zu entscheiden. Sei daher sehr gründlich in der Auswahl und vergleiche viele Angebote verschiedener Anbieter, um das beste für sich zu finden.
2. Nicht einfach alles Auslagern
Wer einmal auf den Geschmack gekommen ist, ungemütliche Aufgaben abzugeben, wird oft dazu verleitet, es wieder zu tun. Wirf hier nochmal einen Blick auf die Vorteile und Nachteile und wäge den Kosten und Nutzen des Outsourcings genau ab. Bei vielen Aufgaben muss es sich nicht unbedingt lohnen, diese abzugeben.
3. Unklare absprachen
Sowohl intern als auch extern sollte man darauf achten, dass alle Aufgaben klar verteilt sind. Wenn du also vor hast, einen Aufgabenbereich abzugeben, solltest du sowohl mit deinen Mitarbeitern als auch mit den Dienstleistern genau Absprache halten. Es muss jedem klar sein, was genau in seinem Aufgabenbereich fällt und was eben nicht.
Fazit: Outgesourcte Prozesse bringen dich nicht immer weiter
Das Outsourcing kann für viele Unternehmen, gerade für Startups, sehr wertvoll sein. Man gibt Aufgaben ab, in denen man keine Expertise hat, spart sich damit Kosten und Zeit. Allerdings muss es nicht immer nur von Vorteil sein, alles an externe Dienstleister abzugeben. In vielen Fällen sollte man es sich zweimal überlegen, ob man externe Unternehmen mit ins Boot holt oder ob man die Aufgaben nicht lieber intern abbildet. So sollte man zwischen den Vorteilen und Nachteilen gründlich abwägen, um dann für das eigene Unternehmen die beste Lösung zu finden.
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Häufige Fragen (FAQ) zum Outsourcing
Der Begriff setzt sich aus den Wörtern „outside“ (auf deutsch: außen), „resource“ (auf deutsch: Quelle) und „using“ (auf deutsch: nutzen) zusammen. Es bedeutet, dass ein externer Dienstleister engagiert wird, der für ein Unternehmen bestimmte Aufgaben erledigt. Dieser Prozess kommt beispielsweise dann zum Einsatz, wenn man die Aufgaben im eigenen Unternehmen nicht erledigen kann.
Auch wenn man ein Online-Business betreibt, hat man die Möglichkeit, Aufgaben abzugeben. Das können beispielsweise Marketing- oder IT- Aufgaben sein.
Mit zu den häufigsten Outsourcing-Arten gehören die folgenden:
1. Outtasking
2. Out-Servicing
3. Transitional Outsourcing
4. Application Service Providing
5. Business Process Outsourcing
6. Business Transformation Outsourcing
7. Offshore-Outsourcing
8. Complete Outsourcing
Zu den Zielen beim Outsourcing gehören die Konzentration auf das Kerngeschäft, Kostenreduktion, Verbesserung der Flexibilität, Steigerung der Qualität, das Erzielen von State of the Art-Know-how sowie Risikovermeidung bzw. -minimierung.
Diese Aufgaben werden besonders oft outgesourced:
– Buchhaltung, Steuerberatung
– Außendienst, Kundendienst
– Marketing und Werbemittelerstellung
– Grafik- und Webdesign
– Social-Media-Marketing
IT, Computer-Wartung und Datenverarbeitung
Catering/Kantine, Versorgungsleistungen
Logistik, Fuhrpark, Reise-Management

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Über den Autor

Luisa Färber
Luisa macht seit Februar 2022 ihr Volontariat in der Online-Redaktion von Gründer.de. Hier ist sie immer auf der Suche nach den neusten Startups mit bahnbrechenden Ideen und spannenden Businessmodellen. Ob Nachhaltigkeit, Food oder FinTech – Luisa recherchiert und schreibt über die Unternehmen von morgen! Außerdem ist sie mitverantwortlich für unsere Kooperationen und bringt Gründer.de auch als Marke voran. Ursprünglich kommt sie aus einem kleinen Dorf in Oberfranken und entschied sich nach dem Abitur für ein Studium der Angewandten Medien- und Kommunikationswissenschaft an der Technischen Universität Ilmenau in Thüringen. Nach ihrem Bachelor, in dem sie ihre Leidenschaft für die redaktionelle Arbeit entdeckte, hat es sie nun nach Köln und in die Redaktion von Gründer.de verschlagen.