Steuerfalle: Das solltest du wissen, wenn du dir als Geschäftsführer Geld zahlst

Wie viel Gehalt darf ein Geschäftsführer sich selber zahlen?

Du erwirtschaftest mit deinem Unternehmen gerade richtig viel Umsatz, da ist es doch verlockend, sich auch ein fettes Gehalt auszuzahlen, oder? Aber Achtung, dass du dabei nicht in die Steuerfalle tappst! Was du beim Auszahlen von Gehalt an dich selbst beachten solltest, möchten wir dir in unserem folgenden Beitrag näher erläutern.

Normalerweise kann jeder Gründer und Selbstständige festlegen, wie hoch sein Gehalt für die erbrachte Leistung sein darf. Dabei ist die Höhe der Gehaltszahlung natürlich davon abhängig, wie das Unternehmen wirtschaftlich dasteht, das heißt, wie hoch die Einnahmen sind. Allerdings solltest du wissen, dass die Grenzen deiner Gehaltszahlungen im Steuerrecht liegen, abhängig von der Unternehmensform. Vor allem für Kapitalgesellschaften wie GmbH oder UG, stellt das angemessene Gehalt für den Geschäftsführer eine wichtige steuerrechtliche Frage dar.
Ist der Gründer dagegen als Einzelunternehmer tätig oder hat sich mit anderen Firmen zu einer Personengesellschaft zusammengeschlossen, ist die steuerliche Problematik im Hinblick auf das angemessene Gehalt nicht relevant. In diesen Fällen unterliegen die Einkünfte der Unternehmer der Gewerbe- und Einkommensteuer. Auch bei Mitarbeiterbeteiligungen bei Mitarbeitern, die keine Gesellschafter des Unternehmens sind, ist dies kein relevanter Faktor.

Angemessenes Gehalt: das steuerliche Risiko

Betreibst du als Gründer – oder auch schon als langjähriger Selbstständiger – dein Unternehmen in Form einer Kapitalgesellschaft, musst du unbedingt die steuerrechtlichen Vorgaben der richtigen Gehaltshöhe kennen. Bei Kapitalgesellschaften vermutet das Finanzamt, dass unangemessen hohe Gehaltsauszahlungen an dich als Gesellschafter, zu einer Gewinnverlagerung von der Kapitalgesellschaft zu dem Gesellschafter führen.

Überhöhte Gehaltszahlungen erhöhen den Aufwand der Kapitalgesellschaft, welcher zu einem geringeren Gewinn führt und somit auch eine geringere Körperschaftssteuer und vor allen Dingen eine geringere Gewerbesteuerzahlung nach sich zieht. Ist dies der Fall, wird die Gewinnverlagerung wieder rückgängig gemacht. Dafür nimmt das Finanzamt bei der Besteuerung den unangemessenen Anteil des Gehalts und behandelt diesen als verdeckte Gewinnausschüttung. Die Folge: bei dem Gesellschafter-Geschäftsführer wird in Höhe des unangemessenen ausgezahlten Gehalts eine Dividendenzahlung fingiert. Zudem wird bei der Kapitalgesellschaft der Gewinn in gleicher Höhe erhöht.

Beachte: Eine verdeckte Gewinnausschüttung kommt in der Regel erst im Rahmen einer Betriebsprüfung zutage. Deckt das Finanzamt eine solche Gewinnausschüttung auf, wird eine nachträgliche Steuernachzahlung erhoben. Zusätzlich fallen Zinsen in Höhe von jährlich 6 Prozent an, die du ebenfalls zahlen musst.
Dieses Risiko solltest du vermeiden, indem du bei der Vereinbarung zu deinem Gehalt die Grundsätze, die die Finanzverwaltung und die Rechtsprechung im Bezug auf die verdeckte Gewinnausschüttung ermittelt haben, auf jeden Fall beachtest.

Voraussetzung: der schriftliche Anstellungsvertrag

Die Angemessenheit des Gehalts des Geschäftsführers darf nicht nur auf die Höhe der Gehaltszahlung beschränkt werden. Das Finanzamt setzt voraus, dass eine angemessene Vergütung ordnungsgemäß und formell vereinbart wurde und demnach in ihrer Höhe gerechtfertigt ist. Um die Gehaltszahlungen an den Gesellschafter-Geschäftsführer anzuerkennen, ist ein Anstellungsverhältnis nötig. Für die Wirksamkeit des Anstellungsvertrags ist zivilrechtlich die Schriftform allerdings nicht erforderlich. Allerdings ist aus steuerrechtlichen Gründen und aus Nachweisgründen ein gesonderter schriftlicher Vertrag sehr empfehlenswert.
Bei Gesellschaftern, die über die Mehrheit der Stimmrechte verfügen, werden zum einen als beherrschende Gesellschafter bezeichnet und müssen zum anderen, für die steuerliche Anerkennung, einen schriftlichen Vertrag vorweisen können. Das heißt, bei diesen Personen ist ein schriftlicher Vertrag zwingend erforderlich. In diesem Vertrag müssen die Vergütungsvereinbarungen klar und eindeutig vereinbart und aufgeführt werden – und zwar muss dies vor Beginn des Wirtschaftsjahres, für welches die Leistung vom Gesellschafter erbracht wird, fixiert werden.

Im Klartext bedeutet dies, dass es nicht möglich ist, das Gehalt nachträglich für einen Zeitraum, der bereits abgelaufen ist, zu vereinbaren. Ganz wichtig ist, dass die Vereinbarungen, die mit dem beherrschenden Gesellschafter vereinbart wurden, auch zwingend durchgeführt werden.

Die drei Schritte zur Ermittlung des angemessenen Gehalts

Sind die formellen Vorgaben erfüllt, wird die Angemessenheitsprüfung durchgeführt. Diese erfolgt in drei Schritten und betrifft alle Bezüge wie Festgehalt, gegebenenfalls Einmalzahlungen (Urlaubsgeld), variable Gehaltsbestandteile (Gratifikationen, Tantiemen), Sachbezüge (Firmenfahrzeug und private Nutzung), Pensionszusagen und mehr.

# Schritt 1: Würde ein Dritter ebenfalls in dieser Höhe begünstigt werden?

Die vereinbarten Vergütungsbestandteile sind im Einzelnen danach zu beurteilen, ob diese von einem gewissenhaften und ordentlichen Geschäftsführer getroffen worden wäre. Es ist demnach zu klären, ob diese Vereinbarung fremdüblich ist und somit den Gewinninteressen des Unternehmens widerspricht. Unangemessen und somit fremdunüblich wäre es zum Beispiel, wenn die Vereinbarung zwischen der GmbH und dem Gesellschafter eine gesonderte Umsatztantieme oder eine gesonderte Vergütung von Überstunden beinhalten würde.
Bei der Festlegung der Vergütung ist also nicht nur die Höhe auf Angemessenheit zu prüfen, sondern auch die Frage zu beantworten, was vergütet wird.

# Schritt 2: Die einzelne Vergütung und deren angemessene Höhe

Beim zweiten Schritt werden die verbleibenden Vergütungsbestandteile in ihrer Höhe auf Angemessenheit geprüft. Dabei ist gerade bei den Bonuszahlungen und Tantiemen und deren Vereinbarung ist oberste Sorgfalt geboten. Die Grundregel besagt, dass die Bezüge wenigstens zu 75 Prozent aus einem festen Bestandteil und zu 25 Prozent aus einem erfolgsabhängigen Bestandteil bestehen müssen. Generell ist eine Einzelfallbetrachtung durchzuführen, so dass es auch zu Ausnahmen kommen kann – beispielsweise während der Gründungsphase einer Gesellschaft. In diesem Fall kann von dieser 75:25-Grenze abgewichen werden, wenn es zugunsten des Tantiemenanteils abgewickelt wird. Die Höhe der Abweichung wird im einzelnen Fall entschieden.

# Schritt 3: Die Angemessenheit der Höhe der gesamten Vergütung

Als letzter Schritt wird die Angemessenheit der Summe der einzelnen Vergütungen (die so genannte Gesamtausstattung) geprüft. Dabei erfolgt diese Überprüfung, ob das Gehalt angemessen ist, anhand eines internen und externen Gehaltsvergleichs. Generell wird immer nach der Einzelfallprüfung entschieden, bei der die berufliche Vorerfahrung des Geschäftsführers und auch die branchentypische Üblichkeit berücksichtigt wird.
Bei der Bewertung der Angemessenheit der Bezüge spielen Faktoren wie Mitarbeiterzahl, Umsatz, Branche, Lebensalter, Dienstzugehörigkeit, individuelle Leistungsstärke und die Ausbildung eine gewisse Rolle. Je größer das Unternehmen ist, um so höher kann das angemessene Gehalt des Geschäftsführers sein.

Allerdings spielt die Ertragssituation des Unternehmens eine tragende Rolle bei der Festlegung dieser Angemessenheitsgrenze. Dabei ist vor allem das Verhältnis der Gesamtheit der Geschäftsführerbezüge zu dem Gesamtgewinn des Unternehmens und der verbleibenden Eigenkapitalverzinsung maßgebend. Im Falle, dass durch die Gesamtvergütung fast der gesamte Gewinn der Kapitalgesellschaft aufgesaugt wird, ist dies ein wichtiges Indiz für die Annahme einer unangemessenen Gesamtvergütung.

Dies sind laut Oberfinanzdirektion Koblenz angemessene Bezüge (Stand 2017 und nur für Baden-Württemberg gültig):

  • Bei weniger als 20 Mitarbeitern und einem Umsatz von 2.500.000 Euro ist ein Gesamtgehalt zwischen 164.000 und 220.000 Euro angemessen.
  • Bei 20 bis 50 Mitarbeitern und einem Umsatz von 2.500.000 bis 5.000.000 Euro ist das Gesamtgehalt zwischen 227.000 und 278.000 Euro als angemessen einzustufen.

Diese Zahlen sollen dir lediglich als Orientierungshilfe dienen. Um spätere Streitigkeiten mit dem Finanzamt zu vermeiden, dass du bei deiner Gründung schon an den schriftlich verfassten Anstellungsvertrag denkst. Und was du dabei beachten solltest, hast du in unserem Beitrag erfahren.

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Über den Autor

Alexandra Jankowiak

Gelernte Bürokauffrau mit Weiterbildung zur IHK-geprüften Wirtschaftsinformatikerin mit Schritt in die Selbstständigkeit im Jahre 2005.
Seitdem texte ich mit viel Spaß zu den unterschiedlichsten Themen. Blogtexte, Ratgebertexte und Testberichte gehören zu meinem täglich-Brot des Texter-Daseins.
Dazu biete ich Dienstleistungen im Bürobereich an, die vorbereitende Kontierung für Kunden gehört ebenfalls zu meinem Tätigkeitsfeld.
Langweilig wird es mir nie - das ist Fakt :)

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