Die Vor- und Nachteile des flexiblen Arbeitsplatzes

Desk-Sharing: Bürotraum der Zukunft oder Anarchie?

Besucht ein Arbeitgeber seine Mitarbeiter am Arbeitsplatz beobachtet er häufig, dass vorhandene Arbeitsplätze oft nur zum Teil besetzt sind. Dafür sind nicht  nur Urlaub und Krankheit die Ursache. Oftmals findet Arbeit nicht nur am Arbeitsplatz statt. Aufgrund von beispielsweise Meetings und Außendiensten verlassen Angestellte auch zu Arbeitszwecken ihren Arbeitsplatz für mehrere Stunden. Im Schnitt ist ein Arbeitgeber nur 70% seiner Arbeitszeit anwesend am Arbeitsplatz. Daher greifen mittlerweile auch renommierte deutsche Unternehmen wie  die Lufthansa oder der ADAC aus Desk-Sharing zurück. Was genau Desk Sharing kennzeichnet, welche Vor- und Nachteile es gibt sowie sinnvolle Regeln für die Umsetzung in deinem Unternehmen, erfährst du in unserem Artikel.

Der Arbeitsplatz. Gemeint ist der heilige Ort, an dem sich der Arbeitnehmer bei der Arbeit aufhält. Für gewöhnlich assoziiert man damit einen Schreibtisch inklusive Computer, vielleicht noch ein Drucker und diverse Aktenschränke. Selbstverständlich darf auch der ergonomische Schreibtischstuhl nicht fehlen. Dennoch gibt es viele Alternativen zu dem zuvor beschriebenen „Klassiker“. Aktuell geht die Tendenz in der Arbeitswelt allgemein in Richtung Arbeitsflexibilisierung. Daher bewegt sich die Arbeitswelt vom traditionellen 9-to-5-Job in Richtung Homeoffice und Großraumbüros. Aber noch ein weiteres Konzept taucht immer häufiger auf: Desk-Sharing. Wir beantworten in diesem Artikel folgende Fragen:

Definition: Was ist das Desk-Sharing Konzept?

Morgens ins Büro kommen und erst einmal auf die Suche nach einem Schreibtisch gehen. Das ist Desk Sharing – oft auch als „Shared Desk“, „Flexible Office“ oder „Hot Desking“ betitelt. Der Begriff bezeichnet eine Arbeitsorganisationsform, bei der Mitarbeiter keinen festen Arbeitsplatz haben sondern diesen jeden Tag flexibel auswählen. Das bedeutet im Umkehrschluss, dass innerhalb eines Bürokomplexes oft weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter existierten und sich Mitarbeiter daher Arbeitsplätze teilen. Voraussetzung für die Mehrfachnutzung eines Büroarbeitsplatzes ist, dass die Mitarbeiter unterschiedliche Anwesenheitszeiten haben.

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Wer hat das Desk-Sharing Konzept erfunden?

Ursprünglich leitet sich das Konzept übrigens vom sogenannten „Hot Racking“ ab. Es handelt sich dabei um eine Praxis innerhalb militärischer Organisationen. Dabei werden mehr als einem Besatzungsmitglied ein Bett oder „Rack“ zugewiesen, um Platzmangel auf Schiffen oder an Einsatzorten entgegenzuwirken. Etabliert hat sich das Desk-Sharing-Konzept durch bekannte Tech-Gianten aus dem Silicon Valley wie Google oder Facebook.

Desk-Sharing: Was sind die Vor- und Nachteile?

Desk-Sharing birgt verschiedene Vor- und Nachteile, die wir dir an dieser Stelle einmal zusammengefasst haben, damit du dir einen besseren Überblick über das Konzept machen kannst.

Vorteile

Mit Desk-Sharing lassen sich vor allem Arbeitsplätze und die damit verbundenen Kosten für Ausstattung usw. einsparen. Denn erfahrungsgemäß sind je nach Abteilung zwischen 25-50% der Arbeitsplätze unbesetzt. Dafür gibt es verschiedene Gründe: Termine, Homeoffice, Urlaub oder Krankheit. Mittels Desk-Sharing-Konzepten lassen sich daher jede Menge Einsparungen hinsichtlich Raumkosten, Büroausstattung, Reinigungskosten und Energiekosten realisieren. Außerdem verbessert sich erfahrungsgemäß die interne Kommunikation, da die Mitarbeiter aufgrund flexibler Arbeitsplätze vermehrt im Austausch miteinander stehen.

Doch auch Arbeitsnehmer profitieren von dem Konzept. Infolge der erreichten Flexibilität und den daraus resultierenden Einsparungen lassen sich Arbeitsplätze langfristig sichern. Oftmals ergibt sich zudem zusätzlich die Möglichkeit häufiger im Homeoffice zubleiben, worüber sich vor allem Arbeitnehmer freuen. Auch in Sachen Employer Branding kann ein Unternehmen mit Desk-Sharing punkten. Besonders jüngere und kreative Mitarbeiter fühlen sich von diesem Konzept angezogen.

Nachteile

Gleichzeitig kann Desk-Sharing sowohl für Arbeitgeber als auch für Arbeitgeber ein Stressfaktor sein. Unzureichende Regelung führt unter Umständen zu Chaos und Unzufriedenheit. Auch kann es passieren, dass notwendige Arbeitsmittel wie Aktenordner oder Drucker nicht am gewählten Arbeitsplatz verfügbar sind. Die tägliche Neuorganisation ist mit Aufwand verbunden und nimmt kostbare Arbeitszeit in Anspruch. Das kann zu einem Effizienzverlust führen. Auch wird vermutet, dass durch die ständige Eingewöhnung an den Arbeitsort die Konzentration sinkt und Aufgaben weniger sorgfältig erledigt werden. Sich täglich auf einen neuen Arbeitsplatz einzulassen und einen neuen Platz zu finden bedeutet für viele Stress. Gerade introvertierte Persönlichkeiten ziehen oft den Kürzeren, da es ihnen nicht so leicht fällt sich auf Gespräche mit Kollegen einzulassen. Somit ist der flexible Arbeitsplatz kein Konzept, dass für jeden optimal ist. Einige könnten sich ausgeschlossen fühlen oder gar benachteiligt. Dies kann dazu führen, dass der Teamzusammenhalt nachlässt.

Regeln zur optimalen Umsetzung von Desk-Sharing

Leider ist es so, dass sich Mitarbeiter für ihren Arbeitsplatz weniger verantwortlich fühlen, wenn sie ihn regelmäßig wechseln. Feste Regeln und Struktur sind daher unerlässlich, wenn du das Desk-Sharing Konzept in deinem Unternehmen einführen möchtest. Beispielweise sollte der Schreibtisch nach jeder Nutzung aufgeräumt werden. Das bedeutet, dass alle Papiere entfernt und das Arbeitsmaterial geordnet werden muss, bevor der Arbeitsplatz verlassen wird. Lege Reinigungstücher griffbereit, damit auch die Hygiene gewahrt werden kann. Zudem empfiehlt es sich die Büroräume jeden Tag professional reinigen zulassen. Und damit am Ende kein Material verloren geht, solltest du deine Mitarbeiter anweisen, wie sie mit zugrückgelassenen Arbeitsmaterialen umzugehen haben. Schließlich kommt es immer mal wieder vor, dass man etwas vergisst und ungewollt am Arbeitsplatz zurücklässt.

Grundausstattung für den flexiblen Arbeitsplatz

Da der Arbeitsplatz von jedem Teammitgleid gleichermaßen genutzt wird, ist eine ordentliche Grundausstattung sehr wichtig.

  • Am Desk-Sharing-Arbeitsplatz arbeiten deine Mitarbeiter für gewöhnlich mit einem Laptop. Für diesen sollten Anschlüsse und Lademöglichkeiten vorhaben sein. Das gilt gerade dann, wenn deine Mitarbeiter ihre eigenen Geräte mitbringen.
  • Zusätzlich sind externe Gadgets wie Tastatur, Maus und Bildschirm sinnvoll, da diese die Ergonomie bei der Arbeit verbessern.
  • Lege außerdem Wert auf klassische Arbeitsmaterialien wie zum Beispiel Stifte, Block, Hefter usw.
  • Zudem sollte jeder deiner Mitarbeiter die Möglichkeit haben seine persönlichen Dinge, sowie Arbeitsmaterial ordentlich zu verstauen. Hierbei sind Rollcontainer nützlich.

Buchungssystem für Desk-Sharing

Bedenke, dass es Stress verursacht, wenn man sich morgens als zu Beginn auf die Suche nach einem Arbeitsplatz machen muss. Daher ist der Einsatz eines digitalen Buchungssystems, auf das jeder beispielsweise via App Zugriff hat, nützlich. Auf diese Weise lässt sich die Belegung transparent planen und Chaos wird vermieden.

Fazit zum Desk-Sharing: Das Konzept der Zukunft?

So schön die Vorstellung vom flexiblen Arbeitsplatz auch ist: Geeignet ist das Desk-Sharing-Konzept sich nicht immer. Wenn du als Gründer überlegst dein Büro flexibel einzurichten, dann sollest du auf jeden Fall darauf achten sämtliche Schreibtische gleich und optimal einzurichten. Nur so kann effizient und ohne Ablenkung gearbeitet werden. Hilfreich ist zudem ein Desk-Sharing-Buchungssystem, dass deinen Mitarbeitern vorab die Reservierung eines Arbeitsplatzes ermöglicht. Das verkürzt die Arbeitsplatzsuche und vermeidet zudem Stress. Desk-Sharing funktioniert gut, wenn die Mitarbeiter auf möglichst viele Informationen elektronisch zugreifen können und wenn den Mitarbeitern unterschiedliche, an ihre Bedürfnisse und Aufgaben angepasste Arbeitsorte, wie beispielsweise Einzelbüros und offene Großraumbüros, zur Verfügung stehen.

Häufige Fragen (FAQ) zu Desk-Sharing

Was meint flexibles Arbeiten?

Flexibles Arbeiten ist ein Oberbegriff für diverse moderne Arbeitsformen. Einerseits bezieht der Begriff sich auf flexible Arbeitszeitmodelle wie Gleitzeit oder Vertrauensarbeitszeit. Andererseits beschreibt er die flexible Wahl des Arbeitsortes und bezieht sich auf Konzepte wie Homeoffice oder Desk-Sharing.

Was ist Desk-Sharing?

Der Begriff Desk-Sharing bezeichnet eine Arbeitsorganisationsform, bei der Mitarbeiter keinen festen Arbeitsplatz haben sondern diesen flexibel auswählen. Charakteristisch ist, dass im Büro selbst weniger Arbeitsplätze als Mitarbeiter existierten und sich Mitarbeiter daher Arbeitsplätze teilen.

Wie kann Desk-Sharing funktionieren?

Desk-Sharing kann funktionieren, wenn Voraussetzungen geschaffen werden, die die Arbeitsplatzsuche vereinfachen und zudem an den Arbeitsplätzen selbst sämtliche Arbeitsutensilien vorhanden sind. Auch solltest du im Vorfeld mit deinen Mitarbeitern abstimmen, ob sie das Konzept gut finden und vor der Einführung eine Testphase durchführen.

Was ist ein non-territoriales Büro?

Ein non-territoriales Büro sind Büroräume ohne oder mit nur teilweise fester Belegung durch zugewiesene Arbeitsplätze. Charakteristisch ist, dass sich die Arbeitnehmer bei ihrer Ankunft im Büro immer an einen anderen freien Platz setzen und es keine festen Schreibtische gibt.

Was wird als Hot Desking bezeichnet?

Hot Desking bezeichnet eine Büroraumverwaltung, bei der sich verschiedene Mitarbeiter einen Büroarbeitsplatz teilen. Der Begriff ist ein Synonym zu Desk-Sharing.

Was ist Clean-Desk-Politik bzw. Clean-Desk-Policy?

Dabei handelt es sich um eine unternehmensinterne Richtlinie. Dabei dürfen Mitarbeiter nichts am Arbeitsplatz haben, was nicht im Zusammenhang mit ihren Aufgaben steht, und alle Arbeitsutensilien müssen bei Feierabend in der richtigen Ordnung hinterlassen werden. Meistens müssen mindestens alle Papiere vom Schreibtisch entfernt werden.

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Über den Autor

Autorenprofil: Luisa Kleinen

Luisa Kleinen

Luisa wurde 1996 in Bonn geboren und studierte nach ihrem Abitur Rechtswissenschaften mit Abschluss des ersten Staatsexamen (Schwerpunkt Internationales Strafrecht und Medienstrafrecht) an der Universität zu Köln. Parallel zu ihrem Studium war sie einige Jahre als Studentische Hilfskraft in der Forschungsstelle für Medienrecht an der TH-Köln tätig. Dadurch erhielt sie einen tiefen Einblick in das Medien-, IT- und Datenschutzrecht und sammelte erste redaktionelle Erfahrungen. Später arbeitete sie als Assistenz der Geschäftsführung in einem Gastronomiebetrieb und erweiterte hier ihre Kenntnisse im Personal- und Projektmanagement. Seit August 2021 ist sie als Praktikantin in der Online-Redaktion von Gründer.de tätig.

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