GoBD – Diese Grundsätze musst du bei steuerlichen Unterlagen beachten

In der heutigen Zeit macht keiner mehr seine Buchhaltung händisch und erstellt Listen auf Papier. Das ist auch gar nicht mehr möglich, denn inzwischen sind für jeden Unternehmer die Meldungen ans Finanzamt nur noch über Elster möglich. Das bedeutet, dass auch für dich die Grundsätze der GoBD gelten. Moderne Buchhaltung gehört heute in jedes Unternehmen, aber man sollte diese Buchhaltung nicht nur dem System überlassen, sondern auch wissen, was dahinter steht und welche Rechte und Pflichten es für dich gibt.

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Das solltest du über GoBD wissen

Die Grundsätze die in der GoBD verankert sind, wurden vom Bundesinnenministerium für Finanzen geschaffen. Jetzt erklärt sich vielleicht auch die Monsterbeschreibung, welche hinter der Abkürzung steht. Doch so lang diese Beschreibung auch sein mag, so haben diese Grundsätze der GoBD einen ganz einfachen Hintergrund. Im Laufe der Jahre wurde die Buchhaltung immer mehr digitalisiert und genau auf diese Entwicklung musst das Finanzministerium reagieren. Deshalb wurden neue Regeln für die digitale Buchführung in Form der GoBD geschaffen.

Eigentlich verständlich, denn jeder der sich mit digitalen Daten auskennt weiß, dass man sie kopieren, verändern und verschieben kann. Digitale Daten können ohne großen Aufwand angepasst werden und haben damit eine sehr geringer Beständigkeit. Für das Finanzamt stellte sich durch die digitale Buchhaltung das Problem, wie sie prüfen sollten, ob Rechnungen wirklich so ausgestellt worden sind und nicht nachträglich noch verändert wurden.

Für die Finanzbehörden hatten deshalb zwei Grundsätze eine ganz fundamentale Bedeutung, wenn es um die Aufzeichnung und die elektronische Datenerfassung geht. Die Daten müssen sicher sein und die Daten dürfen nicht mehr verändert werden können. Im Klartext heißt das für dich, dass du jederzeit in der Lage sein musst, eine Geschäfts-E-Mail an dich so zu sichern, dass man sie nicht löschen oder verändern kann. Genauso gilt dies für die Sicherstellung, dass keine unberechtigte Person darauf zugreifen kann. Und genau all das wird in der GoBD beschrieben und festgelegt.

Diese Regeln musst du bei der GoBD Pflicht einhalten

Es ist klar festgelegt, dass alle elektronischen Aufzeichnungen genau den gleichen Regeln und Prinzipien unterliegen, wie das bei händisch erstellten Büchern oder anderen Aufzeichnungen der Fall ist. Deshalb sollten alle deine Unterlagen wie folgt beschaffen sein:

• sie müssen jederzeit nachprüfbar und nachvollziehbar sein
• Unterlagen müssen der Wahrheit entsprechen und sie müssen fortlaufend geführt werden
• alle Unterlagen müssen vollständig, richtig und zeitgemäß sein
• außerdem müssen sie geordnet sein und es muss ausgeschlossen sein, dass sie veränderbar sind
• alle Geschäftsvorfälle müssen im Jahresabschluss erfasst sei
• die tatsächlichen Bestände müssen jährlich im Rahmen einer Inventur ermitteln werden. Gerade diese Inventur ist bei vielen Unternehmern wie dir nicht sonderlich beliebt, ist aber sehr wichtig für dein Unternehmen.
• außerdem ist es sehr wichtig, dass du zu jedem Geschäftsvorfall auch einen Beleg vorweisen kannst.

Diese Regeln einzuhalten ist nicht ganz einfach

Es mag sein, dass du jetzt denkst, dass diese Regeln im Rahmen der GoBD doch recht einfach und unkompliziert sind. Auf den ersten Blick mag das stimmen, doch wie so oft liegt der Teufel im Detail. Ich will dir dies an paar einfachen Beispielen aus dem deinem Unternehmeralltag veranschaulichen.

GoBD und die zeitnahe Buchung

Die Regeln der GoBD sehen vor, dass eine Zahlung von einem Kunden von dir schnell verbucht werden muss. Doch was heißt „schnell“ konkret? Eine Woche, zwei Wochen? Im Rahmen der GoBD gilt die 10-Tage-Regel. Konkret heißt es für dich, dass du innerhalb von maximal 10 Tagen einen unbaren Geschäftsvorfall erfassen musst. Doch Vorsicht, denn diese 10-Tages-Regel gilt nicht, wenn es sich im Bargeschäfte handelt. Diese müssen, sowohl Einnahmen als auch Ausgaben von dir täglich erfasst werden.

Welche Formate gilt es bei der GOBD zu beachten?

Auch beim Thema Formate welche für die GoBD verwendet werden dürfen, gibt es einiges für dich zu beachten. Vom Bundesfinanzministerium wurde festgelegt, dass Dokumente auf Bildträgern oder anderen Datenträgern aufbewahrt werden dürfen, bis auf ein paar wenige Ausnahmen. Es muss immer gewährleistet sein, dass Unterlagen, die bildlich oder inhaltlich gespeichert wurden, mit allen anderen Unterlagen übereinstimmen müssen. Klingt jetzt wahrscheinlich erst einmal logisch. Aber jetzt kommt das große Aber….Jegliche Form der Aufbewahrung richtet sich immer danach, wie die Daten auch entstanden sind oder in welcher Form du die Daten erhalten hast.

Konkret heißt das für beispielsweise folgendes. Du schreibst eine Rechnung mit Word, dann druckst du diese Rechnung aus und das Dokument überschreibst du dann wieder mit den Daten für eine neue Rechnung. In diesem Fall musst du die Rechnungen als Kopie in Papierform aufbewahren. Solltest du aber die Rechnungen nicht überschreiben, sondern diese in digitaler Form abspeicherst, dann müssen von dir diese in digitaler Form und als Version in Papierform aufbewahrt werden. Diese musst du bei bei einer Betriebsprüfung jederzeit vorlegen können.

Achtung bei der Aufbewahrung einer E-Mail

Besonders vorsichtig musst bei der GoBD ins Sachen E-Mail sein. Hier ist im Rahmen der GoBD geregelt, dass sich die Form der Aufbewahrung nach Inhalt und der Funktion der E-Mail richtet. Im Klartext heißt dies für dich folgendes: Wird von dir eine E-Mail in Form eines Geschäftsbriefes verschickt, dann musst von dir diese E-Mail aufbewahrt werden. Hängst du aber an eine E-Mail eine Rechnung, egal ob als PDF oder Word-Datei, dann muss von dir die Datei aufbewahrt werden und den Ausdruck der Datei, aber nicht die eigentliche E-Mail. Ausnahme ist nur, wenn du in deiner E-Mail außer der Rechnung noch andere relevanten Fakten als Inhalt stehen hast.

Darauf musst du bei der GoBD besonders achten

In erster Linie gelten für die GoBD die steuerrelevanten Daten. Doch für dich als Gründer, der mit einer Kasse arbeitet, also täglich mit Bargeldeingängen und Bargeldausgaben arbeitest, besteht eine besondere Aufzeichnungspflicht. Täglich müssen von dir die Aufzeichnungen dafür gemacht werden und eben auch konform mit den Vorgaben der GoBD sein. Wichtig ist hier für dich, dass du mit einem Kassensystem arbeitest, welches auch konform mit GoBD ist. Gerade wenn du im Einzelhandel tätig bist, brauchst du ein ausgezeichnetes Kassensystem.

GoBD nicht mit GoB verwechseln

GoBD solltest du nicht mit GoB verwechseln. In der GoB werden nur die Grundsätze für eine ordnungsgemäße Buchführung aufgeführt. Dagegen werden in der GOBD die Regeln für die elektronische Buchführung noch genauer spezifiziert. In der GoB hast du eine thematische Aufteilung, die sich in folgende Grundlagen teilt:

• Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung

• Die Grundsätze der ordnungsgemäßen Bilanzierung

• Abgrenzungsgrundsätze

Dies gibt es für dich bei der GoBD grundsätzlich zu beachten

Der Vorgänger von GoBD hieß ja, wie oben schon beschrieben, GoB. In diesen Grundsätzen der GoB wurde klar geregelt, welcher Unternehmer buchführungspflichtig war oder nicht. Du darfst jetzt aber nicht glauben, dass die GoBD für dich nicht relevant ist, weil du bisher nicht GoB-pflichtig gewesen bist. Die GoBD gilt für alle Unternehmer, egal ob eine Bilanz erstellt werden muss oder eine einfache Einnahmen-Überschussrechnung mit der Steuererklärung abgegeben werden muss. Konkret heißt das für dich, dass die GoBD für alle Selbständigen und alle Unternehmer gleichermaßen gilt. Es spielt keine Rolle, wie du deine Gewinne oder Verluste ermittelst. Also auch als Kleinunternehmer nach § 19 UStG setzt eine Anwendung der GoBD voraus.