Wer hat Anspruch auf ein Arbeitszeugnis?

Als Arbeitgeber musst du dich mit dem Thema Arbeitszeugnis umfangreich auseinandersetzen, um deine Rechte und Pflichten zu kennen, wenn dein Arbeitnehmer dich nach einem Zeugnis fragt. Denn hier ist es schnell möglich, in Probleme zu geraten. Im schlimmsten Fall kann der Sachverhalt vor Gericht enden. Grundsätzlich unterscheidet man im Arbeitsrecht zwischen einem einfachen und qualifizierten Arbeitszeugnis, zwischen denen sich der Arbeitnehmer entscheiden kann.

Wie muss das Arbeitszeugnis aussehen?

Das Arbeitszeugnis muss gewisse formale Bedingungen erfüllen. So muss das Dokument schriftlich auf Geschäftspapier – also dem Firmenbogen – ausgefertigt werden. Es darf nicht nur mündlich erfolgen. Außerdem muss eine einheitliche Maschinenschrift verwendet werden. Am Ende muss der Arbeitgeber das Dokument eigenhändig unterschreiben. Das Datum des Zeugnisses muss immer der letzte Tag des Arbeitsverhältnisses sein. Dabei ist es unwichtig, wann du als Arbeitgeber das Arbeitszeugnis letztendlich ausgestellt hast.

Was den Inhalt angeht, so kommt es darauf an, ob es sich bei dem Arbeitszeugnis um ein einfaches oder qualifiziertes Arbeitszeugnis handelt. Wir erklären dir den Unterschied.

Was ist der Unterschied zwischen einem einfachen und qualifizierten Arbeitszeugnis?

Der Unterschied zwischen einem einfachen und qualifizierten Arbeitszeugnis liegt in dem Umfang. So beinhaltet das qualifizierte neben den Inhalten des einfachen Zeugnisses außerdem Ausführungen zur Leistung und zum Verhalten des Arbeitnehmers.

Bei einem einfachen Arbeitszeugnis sollten zunächst die Daten zu dem Unternehmen und dem Arbeitnehmer aufgeführt werden. Anschließend solltest du die Art und Dauer der Beschäftigung darstellen. So soll möglichst genau erkennbar werden, welche Tätigkeiten dein Arbeitnehmer bei dir ausgeübt hat.

Hat dich dein Arbeitnehmer hingegen nach einem qualifizierten Arbeitszeugnis gefragt muss zusätzlich eine Leistungs- und Verhaltensbeurteilung vorgenommen werden. Vorsicht aber bei den Formulierungen. Für Arbeitgeber gilt der Grundsatz der Wohlwollenspflicht. Damit ist gemeint, dass das Arbeitszeugnis der weiteren Karriere des Arbeitnehmers keine Steine in den Weg legen soll.

Das qualifizierte Arbeitszeugnis gibt es als Zwischenzeugnis oder als Arbeits- bzw. Endzeugnis. Das Zwischenzeugnis gibt es regelmäßig während einer ungekündigten Tätigkeit auf Wunsch des Arbeitnehmers. Ein gesetzlicher Anspruch besteht darauf aber nicht. Du darfst es also als Arbeitgeber verweigern. Das Arbeits- bzw. Endzeugnis wird – wie der Name verrät – zum Ende oder nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses erteilt.

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Wann besteht ein Anspruch auf Erteilung eines Arbeitszeugnisses?

Nach §630 BGB, §109 GewO haben Arbeitnehmer einen Anspruch auf ein schriftliches Arbeitszeugnis, sobald das Beschäftigungsverhältnis endet. In diesem Fall bist du als Arbeitgeber in der Pflicht, das Zeugnis für den Arbeitnehmer zu schreiben.

Der Anspruch auf ein Arbeitszeugnis besteht für jeden Arbeitnehmer, der in einem Unternehmen beschäftigt ist oder war. Egal ist dabei, welche Art der Beschäftigung er hat – ob Vollzeit, Teilzeit, Praktikant, Werkstudent oder auch Minijob. Wenn der Arbeitnehmer intern die Abteilung wechselt, besteht ebenfalls der Anspruch gegen dich auf Ausstellung eines solchen Zeugnisses. Arbeitnehmer, die nach der Probezeit nicht übernommen werden, haben auch einen solchen Anspruch. Der Dauer eines Arbeitsverhältnisses kommt keine Bedeutung zu.

Aber: Du musst im Falle einer Kündigung nicht die Initiative ergreifen und auf den Arbeitnehmer bezüglich des Arbeitszeugnisses zugehen. Man spricht hier von der sogenannten Holpflicht. Der Arbeitnehmer muss somit ausdrücklich das Arbeitszeugnis verlangen.

Was das Zwischenzeugnis angeht, hat der Arbeitnehmer einen Anspruch darauf, wenn es dafür triftige Gründe gibt. Das kann zum Beispiel bei einer mehrjährigen Beschäftigung der Fall sein oder wenn ein Wechsel in der Unternehmensführung, ein Positionswechsel des Arbeitnehmers selbst oder eine geplante Bewerbung einschlägig ist. Liegt ein solcher triftiger Grund vor, darfst du die Erteilung eines Zwischenzeugnisses nicht verweigern. Im Umkehrschluss darfst du als Arbeitgeber das Zwischenzeugnis verweigern, wenn kein triftiger Grund gegeben ist.

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Welche Frist ist zu beachten?

Das hängt davon ab, ob es sich um ein einfaches oder ein qualifiziertes Arbeitszeugnis handelt.

Bei einem einfachen Arbeitszeugnis kann das Unternehmen bereits dann das Zeugnis ausstellen, sobald es Unterlagen über den Arbeitnehmer hat. Schließlich gibt es ja im Rahmen des einfachen Arbeitszeugnisses keine Beurteilung des Arbeitnehmers, wofür der Arbeitnehmer zumindest einige Wochen schon gearbeitet haben müsste.

Im Falle des qualifizierten Zeugnisses hingegen, können sich Arbeitnehmer nach 6 Wochen der Beschäftigung ein Zeugnis vom Arbeitgeber ausstellen lassen.

Arbeitnehmer müssen das Arbeitszeugnis vom früheren Arbeitgeber abholen. Eine Ausnahme liegt nur dann vor, wenn die Abholung mit einem unverhältnismäßig hohen Aufwand verbunden ist. Das kann der Fall sein, wenn die Strecke zum Arbeitgeber mehrere hundert Kilometer weit ist. Der Arbeitgeber muss hier das Zeugnis auf dem Postweg versenden.

Wann verjährt der Anspruch auf Ausstellen eines Arbeitszeugnisses?

Der Anspruch auf das Ausstellen eines qualifizierten Arbeitszeugnisses kann verwirkt werden oder durch Fristen eingeschränkt werden. Meist ist in Arbeitsverträgen oder Tarifverträgen eine Ausschlussfrist aufgeführt. So richtet es sich nach dem hier angegebenen Zeitraum, bis wann der Arbeitnehmer ein qualifiziertes Arbeitszeugnis bei dir anfordern kann.

Wenn allerdings weder der Arbeitsvertrag noch der Tarifvertrag Ausschlussfristen enthält, verjährt der Anspruch auf das Ausstellen eines qualifizierten Arbeitszeugnisses gemäß §195 BGB nach drei Jahren. Unter bestimmten Bedingungen kann dieser Anspruch also verwirken, wodurch ihn folglich der Arbeitnehmer nicht mehr geltend machen kann. Für eine Verwirkung müssen zwei Voraussetzungen erfüllt sein:

• Der Arbeitnehmer hat nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses eine sehr lange Zeit nicht versucht, den Anspruch auf das Ausstellen eines Arbeitszeugnisses geltend zu machen, wodurch der ehemalige Arbeitgeber den Eindruck gewonnen hat, dass er auch in Zukunft kein Arbeitszeugnis mehr ausstellen muss.
• Weiterhin darf dem Arbeitgeber die Ausstellung des Arbeitszeugnisses nicht mehr zumutbar sein, zum Beispiel weil seit Beendigung des Arbeitsverhältnisses so viel Zeit vergangen ist, dass er die Leistungen und das Verhalten des Arbeitnehmers nicht mehr vernünftig beurteilen kann.

In der Rechtsprechung wird eine Frist von einem Jahr als ausreichend angesehen. In dieser Zeit hat der Arbeitnehmer genug Zeit gehabt, das Arbeitszeugnis beim Arbeitgeber anzufragen. Trotzdem ist die Frist zur Verwirkung abhängig vom Einzelfall.

Wie lange der Arbeitgeber Zeit hat, ein Zeugnis auszustellen, ist nicht festgelegt. Arbeitnehmer sollten daher beim Anfragen eines Arbeitszeugnisses unmittelbar eine Frist setzen. Diese Frist liegt in der Regel bei zwei bis vier Wochen.

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Arbeitszeugnis nicht geschrieben, obwohl der Arbeitnehmer eine Frist gesetzt hat?

Wenn du nicht dazu gekommen bist, das Dokument zu schreiben, obwohl der Arbeitnehmer dir eine Frist gesetzt hat, muss dich der Arbeitnehmer zunächst erneut schriftlich auffordern. Wenn aber die nächsten drei Monate weiterhin nichts geschieht, kann der Arbeitnehmer das Zeugnis vor Gericht einfordern. Erhält der Arbeitnehmer in Bewerbungsverfahren bei anderen Unternehmen eine Absage, weil das Zeugnis nicht eingereicht werden konnte, kann sogar ein Schadensersatzanspruch gegen dich entstehen. Du solltest daher als Arbeitgeber das Zeugnis zügig ausstellen.

Wer erteilt das Zeugnis?

Der Arbeitgeber erteilt das Arbeitszeugnis, doch muss es nicht unbedingt von der Firmenleitung formuliert und unterzeichnet werden. In größeren Unternehmen stellt es die Personalabteilung gewöhnlich aus. Du kannst die Tätigkeit daher an sie delegieren. Unterschreiben kann das Arbeitszeugnis auch der direkte Vorgesetzte.