Gründer FAQ: So geht datenschutzkonformes Recruiting

Wie gehe ich rechtskonform mit Bewerberdaten um?

Betriebe müssen im Bewerbungsprozess zwingend die Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einhalten. Der richtige Umgang mit Bewerberdaten stellt viele Unternehmer vor eine große Herausforderung. Was müssen Arbeitgeber heute in Sachen Datenschutz bei der Bewerbung beachten? Müssen Bewerber ihre Einwilligung erklären und wenn ja, in was eigentlich? Wie verwahrt man Bewerbungsunterlagen sicher und wer darf darauf zugreifen? In unserem FAQ erfährst du alles über die DSGVO und ihre Auswirkungen aufs Recruiting.

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) regelt den Umgang mit personenbezogenen Daten und tangiert somit auch den Datenschutz bei Bewerberdaten. Als Rechtsgrundlage für die Erhebung und Verarbeitung von Bewerberdaten dient Art. 88 Abs. 1 DSGVO i.V.m. § 26 BDSG. Denn Bewerberdaten sind personenbezogene Daten. Dieser Begriff stammt aus dem Datenschutzrecht und wird in Art. 4 Nr. 1 DSGVO definiert. Danach sind dies alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen. Dazu gehören insbesondere Name, Adresse und sonstige Kontaktdaten. Bevor du also Bewerberdaten entgegen nimmst, solltest du dich unbedingt zunächst mit den Grundsätzen für die Verarbeitung personenbezogener Daten, siehe Art. 5 ff. DSGVO, beschäftigen. Dabei hilft dir dieser Artikel.

Welche Pflichten haben Betriebe gegenüber Bewerbern?

Sobald eine Bewerbung in deinem Betrieb eingeht beginnt die Verarbeitung personenbezogener Daten. Ab diesem Zeitpunkt gilt die Informationspflicht der Betriebe gegenüber dem Bewerber. Auch hier hilft der Blick in die DSGVO: Wie und über was Betriebe zu informieren verpflichtet sind, regeln Art. 12 bis 14 DSGVO. Im besten Fall enthält die Datenschutzerklärung auf der Website Informationen über den Umgang mit Bewerberdaten. Sonst musst du der Informationspflicht nach der ersten Kontaktaufnahme des Bewerbers nachkommen. Egal für welchen Ablauf du dich entschiedest, du musst gegenüber deinen Bewerbern unbedingt folgende Fragen klären, um der Informationspflicht nachzukommen:

  • Wofür werden die Daten verarbeitet?
  • An wen werden die Daten noch weitergegeben?
  • Wie lange werden die Bewerberdaten gespeichert?
  • Welche Rechte stehen dem Bewerber hinsichtlich seiner Daten zu?

Außerdem sind Betriebe an den Grundsatz der Datenminimierung gebunden, vgl. Art. 5 Abs. 1 lit. c) DSGVO. Danach sind nur Daten zu erheben, die für den Zweck der Verarbeitung auch von Relevanz sind.

Dürfen Betriebe Bewerberdaten speichern? Wenn ja, was gilt es zu beachten?

Grundsätzlich: Ja, Betriebe dürfen Bewerberdaten speichern. Allerdings sind sie dabei an bestimmte datenschutzrechtliche Vorgaben gebunden. Essentielle Voraussetzung ist das Vorliegen einer Einwilligung des Bewerbungskandidaten in die Verarbeitung seiner Daten. Weiter darfst du Daten immer nur für einen bestimmten Zweck erheben und speichern. Ein solcher Zweck ist beispielsweise zur Besetzung einer vakanten Stelle.

Müssen Bewerber in die Datenverarbeitung einwilligen?

Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist generell verboten, so lange sie nicht durch ein Gesetz ausdrücklich erlaubt ist oder der Betroffene in die Verarbeitung eingewilligt hat. Im Umkehrschluss heißt das, dass Bewerber dir die Verarbeitung ihrer Bewerberdaten erlauben müssen. Sofern sich die Erlaubnis zur Datenverarbeitung auf die Einwilligung des Kandidaten stützt, musst du nachweisen können, dass der Kandidat diese erteilt hat. Dafür ist ein Formular mit Unterschrift empfehlenswert. Dieser kann dir im Falle eines Rechtsstreit als Nachweis dienen. Der Bewerber muss bei Erteilung der Erlaubnis wissen, dass er in die Verarbeitung seiner Daten einwilligt. Übrigens ist das bloße Einreichen einer Bewerbung – egal auf welchem Weg – keine Einwilligung in die Datenverarbeitung.

Besserer Datenschutz durch ein Bewerberportal?

Bewerbungsportale und Bewerbungsmanagementsysteme bieten aus organisatorischer Sicht und für den Umgang mit Bewerberdaten einige Vorteile. Sie sind daher absolut empfehlenswert, sofern sie die rechtlichen Anforderungen erfüllen. Einerseits kannst du deine Datenschutzerklärung dort einbinden und so deinen Informationspflichten nachkommen. Andererseits kannst du dir auf diesem Wege schnell und einfach die Einwilligung des Bewerbers in die Datenverarbeitung einholen, beispielsweise durch das Setzen eines Hackens in einem entsprechenden Feld. Außerdem helfen Bewerbungsportale dir dabei eingehende Bewerbungen weiterzuleiten und zu strukturieren. Mit ihrer Hilfe kannst du den Bewerbungsprozess insgesamt übersichtlicher und effizienter gestalten.

Wann müssen Bewerberdaten bzw. Bewerbungen gelöscht werden?

Grundsätzlich darfst die Daten von Bewerbern nur so lange speichern, wie der Zweck, für den man sie erhoben hat besteht. Bewerberdaten sind aber spätestens 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens zu löschen. Das Bewerbungsverfahren ist abgeschlossen, wenn der Bewerber eine Zu- oder Absage erhalten hat. Meldet sich also ein Bewerber 7 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens solltest du vorsichtig sein: Das könnte eine Falle sein! Leider versuchen vermeintliche Bewerbungskandidaten auf diesem Wege immer wieder an Entschädigungszahlungen oder dergleichen zu gelangen. Um sicher zu stellen, dass du die Bewerberdaten nicht länger als erlaubt speicherst, empfiehlt sich beispielsweise die Erstellung eines Löschkonzepts.

Findest du einen Bewerber interessant, obwohl du ihm im Zeitpunkt der Bewerbung keine Stelle anbieten kannst und willst seine Daten daher länger aufbewahren? Dann musst du dir nach Ablauf der 6-monatigen Aufbewahrungsfrist eine neue Einwilligung einholen, vgl. Art. 6 Abs. 1 DSGVO. Erst dann darfst du die Daten weiterhin speichern.

Darf man Bewerberdaten weitergeben?

Innerhalb deines Betriebes dürfen Bewerberdaten nur Personen zugänglich sein, die sich mit der Besetzung der vakanten Stelle direkt befassen. Diese Personen müssen in den Bewerbungsprozess eingebunden sein. Das sind üblicherweise Teamleiter, HR-Manager usw. Über eine mögliche Weitergabe ist der Bewerber vorab im Zuge der Informationspflicht zu informieren.

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Bei der Weitergabe von Bewerberdaten an Dritte, also nicht zum Betreib gehörende Personen wie z.B. einen befreundeten Unternehmer, solltest du vorsichtig sein. Auch in diesem Fall brauchst du eine Einwilligung deines Bewerbungskandidaten gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO. Anderenfalls erwarten dich hohe Bußgelder.

Welche Rechte haben Bewerber mit Blick auf das Datenschutzrecht?

Bewerber haben ein Auskunfts- und Berichtigungsrecht. Der Bewerber hat also das Recht zu erfahren, welche Daten du über ihn gespeichert hast. Darüber hinaus besteht das Recht auf Löschung, d.h. der Bewerber darf von dir die vollständige Löschung seiner Bewerberdaten verlangen. Damit dein Bewerber seine Rechte einsehen und Auskunft darüber einholen kann, solltest du ihm einen Ansprechpartner, eine E-Mail-Adresse oder zumindest eine Postanschrift zu Verfügung stellen.

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Über den Autor

Autorenprofil: Luisa Kleinen

Luisa Kleinen

Luisa wurde 1996 in Bonn geboren und studierte nach ihrem Abitur Rechtswissenschaften mit den Abschluss des ersten Staatsexamen (Schwerpunkt Internationales Strafrecht und Medienstrafrecht) an der Universität zu Köln. Parallel zu ihrem Studium war sie einige Jahre als Studentische Hilfskraft in der Forschungsstelle für Medienrecht an der TH-Köln tätig. Dadurch erhielt sie einen tiefen Einblick in das Medien-, IT- und Datenschutzrecht und sammelte erste redaktionelle Erfahrungen. Später arbeitete sie als Assistenz der Geschäftsführung in einem Gastronomiebetrieb und erweiterte hier ihre Kenntnisse im Personal- und Projektmanagement. Seit August 2021 ist sie als Praktikantin in der Online-Redaktion von Gründer.de tätig.

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