Das sind die größten Trends und Chancen im HR-Bereich

Prozessoptimierung, Automatisierung und Digitalisierung

Die Digitalisierung hat sich auch im Personalwesen als Innovationstreiber erwiesen. Ist die Entwicklung zunächst eher unstrukturiert und technologiegetrieben verlaufen, gehen Unternehmen heute vielfach von Digitalisierungsstrategien aus, die gezielt Automatisierungsmöglichkeiten suchen. Ausgangspunkt ist oft, im Unternehmen Systeme und Prozesse zu vereinheitlichen. Paradebeispiel ist die Einführung eines einheitlichen Dokumenten-Management-Systems. Unterschiedliche Ablagesysteme, Dokumentenformate und Workflows gehören damit der Vergangenheit an.

Auch kann bei der Zusammenarbeit angesetzt werden, indem beispielsweise bei elektronisch eingebrachten Anfragen an den Personalbereich Ticketsysteme Anwendung finden. Nachdem das System die Anfrage auf den richtigen Bearbeitungsweg geschickt hat, kann der Mitarbeiter den Status der Bearbeitung verfolgen. Das schafft Transparenz und erhöht nicht selten die Bearbeitungsgeschwindigkeit.

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Stichwort: Employee Self Service

Prozessoptimierung macht vor allem dort Sinn, wo Standardisierung möglich ist. In vielen Fällen bieten sich dann sogar vollautomatische Abwicklungen an. Bedeutung hat in diesem Zusammenhang der Bereich des Employee Self Service. Hier geht es darum, dass Mitarbeiter Unterlagen wie Gehaltsabrechnungen oder Auswertungen über Urlaubsstände und Arbeitszeiten etc. selbst aus den Systemen abrufen oder Stammdatenänderungen vornehmen können.

Einen Schritt weiter geht es, wenn elektronische Workflows installiert werden. Auf diese Weise können beispielsweise Abwesenheitsanträge gestellt und Abrechnungen oder Ausbildungsmaßnahmen beantragt und durch die Führungskraft genehmigt werden. Auch die Ausfertigung von Dokumenten wie Arbeitszeugnissen kann durch elektronische Workflows unterstützt werden.

Selbst Chatbots können in der Kommunikation eingesetzt werden, wenn sich Mitarbeiter mit einfachen Fragen an den HR-Bereich wenden. E-Learning-Systeme finden zunehmend in der betrieblichen Aus- und Weiterbildung Anwendung. Sie ermöglichen zeit- und ortsunabhängiges Lernen und werden oft bei verpflichtenden Schulungen anstelle von Präsenzveranstaltungen eingesetzt.

Einsatz von Künstlicher Intelligenz

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Künstliche Intelligenz (KI) findet in zunehmendem Maße vor allen im Recruiting Anwendung. Bewerbungsprozesse können dadurch effizienter und schneller werden. Es gibt zum Beispiel Systeme, die aus unterschiedlichsten Informationsquellen wie Bewerberunterlagen, Web-Aktivitäten oder demographischen Daten anhand von Algorithmen zu ermitteln versuchen, ob bestimmte Bewerber für konkrete Stellen passend sind. Aber auch der umgekehrte Weg ist möglich. Dann ermittelt das System, ob andere Positionen für den Bewerber relevant sein könnten.

Darüber hinaus können KI-Systeme auch zur gezielten Mitarbeiterförderung und Karriereentwicklung eingesetzt werden. Die Anwendungen sammeln Informationen aus internen und externen Quellen und ermitteln, bei welchem Mitarbeiter sich eine individuelle Potenzialentwicklung anbietet, in welchen Bereichen im Unternehmen eine Vernetzung des Mitarbeiters Sinn macht, wo er aktuell bestmöglich eingesetzt werden kann, und welche Schulungsmaßnahmen Sinn machen.

Misstrauen in KI-Systeme abbauen

Der Vorteil dieser Systeme liegt darin, dass sie oft Wege aufzeigen, an die Mitarbeiter und Führungskräfte in der Hektik des Alltagsgeschäfts gar nicht denken, weil sie nicht unmittelbar auf der Hand liegen. Wichtig ist beim Einsatz von Künstlicher Intelligenz immer, dass die Mitarbeiter dem positiv gegenüberstehen. In vielen Fällen besteht eine gewisse Skepsis. Erfolgreich wird der Einsatz von KI, wenn den Mitarbeitern glaubhaft – und wahrheitsgemäß – vermittelt wird, dass die Systeme dazu dienen, Personen bestmöglich zu entwickeln, und sie sich nicht gegen sie richten.

Zu bedenken ist noch etwas: Die Wirksamkeit von KI-Systemen hängt immer davon ab, welche Daten sie verwenden, und wie die Algorithmen programmiert sind. Entscheidend ist, welche Aspekte wie und in welcher Gewichtung berücksichtigt werden, um zu einer Aussage zu kommen. Daher sollte man viel Aufmerksamkeit darauf verwenden, die Algorithmen so zu gestalten, dass es zu keinen ungewünschten Verzerrungen kommt.

People Analytics

Unter People Analytics versteht man Verfahren zur Analyse von Personaldaten mit dem Ziel, Entwicklungen möglichst frühzeitig zu erkennen und Managemententscheidungen faktenbasiert zu unterstützen. Achtung: Wenn die analysierten Daten personenbezogen sind, also einzelnen Mitarbeitern direkt zugeordnet werden können, musst du bedenken, dass vor der Durchführung diesbezüglicher Analysen in deutschen Unternehmen Mitbestimmungsrechte des Betriebsrats zu berücksichtigen sind.

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Der Anwendungsbereich für People Analytics ist jedenfalls groß. So werden zum Beispiel Algorithmen eingesetzt, die menschliches Verhalten vorhersehbar machen sollen. Es gibt Systeme, die Aussagen darüber treffen, ob bestimmte Mitarbeiter an Karrieresprüngen interessiert sind, oder welche Mitarbeiter oder Mitarbeitergruppen am ehesten ihr Arbeitsverhältnis kündigen. Hier kann man auch noch tiefer gehen und analysieren, warum Personen das Unternehmen verlassen, um daraus Maßnahmen zur Mitarbeiterbindung abzuleiten.

Vielfältige Einsatzgebiete von People Analytics

Im Bereich der Mitarbeitersuche wird etwa untersucht, über welche Kanäle die besten Bewerber kommen. Noch weiter geht es, wenn im Recruiting-Prozess Selektionsschritte unter Zuhilfenahme von Algorithmen gesetzt werden.

Ein ganz wesentlicher Bereich ist jener der Personalstruktur-Analyse. Hier wird anhand von unternehmensbezogenen und allgemeinen demographischen Daten auf zukünftige Szenarien geschlossen. Und es wird simuliert, wie sich unter bestimmten Rahmenbedingungen die Personalstruktur im Unternehmen entwickelt. Anhand dessen können Strategien erarbeitet werden, um dem Unternehmen auch in Zukunft eine ausreichende Personalausstattung zu sichern.

Auch zur Untersuchung der Zusammenarbeitskultur kannst du People Analytics einsetzen, und zum Beispiel ermitteln, wie Unternehmensbereiche und Mitarbeitergruppen zusammenarbeiten und die Kommunikationskanäle im Unternehmen verlaufen. Informationen dazu, wie dich Analyse-Tools bei Entscheidungen im HR-Bereich unterstützen können, und welche Vorteile damit verbunden sind, findest du bei Haufe.

Proaktives Recruiting

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Generationskonflikt am Arbeitsplatz: Wo liegen die Probleme?

Ein Generationskonflikt tritt häufig in der Arbeitswelt auf. Doch wie entsteht dieser bspw. bei der Generation Y und Z?

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Demographische Entwicklungen wie die fortschreitende Überalterung unserer Gesellschaft, der in weiten Bereichen der Wirtschaft zu verzeichnende Mangel an gut ausgebildeten Fachkräften, und der spezielle Zugang der Generationen Y und Z zu Leben und Arbeiten machen es für viele Unternehmen immer schwieriger, geeignete Mitarbeiter zu finden.

Heutzutage reicht es bei weitem nicht mehr, offene Stellen zu inserieren und dann abzuwarten („Post and Pray“). Es ist übrigens auch zu wenig, auf Social Media-Kanälen mit althergebrachten Inhalten aktiv zu werden. Was es braucht, ist eine durchdachte Recruiting-Strategie, entsprechendes Employer Branding und ein aktives Zugehen auf potenzielle Bewerber – vom ersten Kontakt über das Onboarding bis zur laufenden Potenzialentwicklung im Unternehmen.

Active Sourcing ist das Stichwort

Active Sourcing ist also gefragt. Das Unternehmen muss sich so attraktiv wie möglich für den Bewerbermarkt machen und nicht umgekehrt. Beim Active Sourcing kann Künstliche Intelligenz unterstützen, in dem strukturiert in Bewerberpools und Kandidatenprofilen nach potenziellen neuen Mitarbeitern gesucht wird. Methoden der sogenannten Eignungsdiagnostik, wo anhand unterschiedlichster persönlicher Merkmale Rückschlüsse auf Eigenschaften und Fähigkeiten von Personen gezogen werden, finden zunehmend auch in Besetzungsverfahren unterhalb der Management-Ebene Anwendung.

Im Bereich des strategischen Personalmanagements hat sich der sogenannte Talent Relationship Management Ansatz (TRM) etabliert. Er hat vom Grundgedanken her Ähnlichkeit mit dem Costumer Relationship Management. TRM hat das Ziel, sehr frühzeitig in Kontakt mit möglichen Bewerbern zu treten, Beziehungen aufzubauen und qualitativ weiterzuentwickeln. Ziel ist, dass die umworbenen Personen ein gutes Bild vom Unternehmen gewinnen und es als attraktiven potenziellen Arbeitgeber wahrnehmen. Dabei unterstützen Datenbanken und Bewerbermanagement-Systeme.