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Lasse keine Fristen verstreichen

Gewerbliche Nebenkostenabrechnung- diese Fristen gelten

Bei einer konsequenten Gründung gehört auch ein Büro oder eine andere Gewerbefläche zum Unternehmen. Natürlich hast du dann nicht nur einen gewerblichen Mietvertrag unterschrieben. Du bezahlst auch Betriebskosten bzw. Nebenkosten. Der Vermieter schickt dir regelmäßig eine Nebenkostenabrechnung. Damit werden die Vorauszahlungen mit den tatsächlich angefallenen Aufwendungen abgeglichen. Es entsteht fast immer eine Nachzahlung oder ein Guthaben.

Diese Berechnung solltest du intensiv prüfen. Denn viele der Berechnungen sind fehlerhaft, unschlüssig oder gar nicht zulässig. Die daraus resultierende Nachzahlung kann daher unrechtmäßig sein. Allerdings solltest du nach der Nebenkostenabrechnung Fristen beachten. Denn nur dann kannst du wirklich Geld sparen. Doch welche Zeiträume gelten bei einem gewerblichen Mietvertrag? Bis wann muss die Abrechnung vorliegen? Bis wann kannst du Einspruch erheben und wie schnell musst eine mögliche Nachzahlung ausgeglichen sein?

Die Fristen bei gewerblichen Nebenkostenabrechnungen im Detail

Die wichtigste Frist ist die Abrechnungsfrist. Schon hier wird ein deutlicher Unterschied zu einem privaten Mietvertrag deutlich. Denn das Recht sieht bei einem gewerblichen Mietvertrag beide Partner als Kaufleute und damit auf Augenhöhe an. Es gilt weitgehend Vertragsfreiheit. Das kann sich in den ausgehandelten Klauseln zeigen. Aber auch in der Auslegung von rechtlichen Vorgaben.

Wie bei einem privaten Mietvertrag soll der Vermieter die Nebenkostenabrechnung spätestens ein Jahr nach Ende der gewählten Abrechnungsperiode an die Mieter aushändigen. Das besagt § 556 Absatz 3 Satz 2 BGB. Aber: Diese Ausschlussfrist gilt bei gewerblichen Vermietungen nur eingeschränkt. Du musst also damit rechnen, dass der Vermieter entweder bei verzögert abrechnen darf oder die Abrechnung später korrigieren kann. Dazu hat er nach Ansicht vieler Rechtsexperten bis zu drei Jahre Zeit. Allerdings müssen Gründe vorliegen, die er nicht zu vertreten hat.

Nachzahlungspflicht bleibt bestehen

Die Abrechnungsfrist gilt also ohne die Ausschlussfrist für private Mieter. Damit bist du auch dann zur Zahlung verpflichtet, wenn die Abrechnung später erfolgt. Du kannst aber auf eine Abrechnung bestehen und dem Vermieter eine Frist setzen. Stellt er dann keine Nebenkostenabrechnung bereit, kannst du die Vorauszahlungen nach Ankündigung einbehalten. Du bleibst jedoch weiter zur Zahlung verpflichtet, wenn sich eine Nachzahlung ergibt.

Abrechnung prüfen

Du kannst die Abrechnung nur kontrollieren oder prüfen lassen, wenn du die Belege einsehen kannst. Gerade im Gewerbebereich werden teilweise gern Pauschalen abgerechnet, was aber nicht rechtmäßig ist. Daher solltest du alle Beleg begutachten. Das ist nur mit den Belegen oder einer Kopie möglich. Fehlt diese, kannst du den Vermieter auffordern, dir die Einsichtnahme zu gewähren. Dem muss er innerhalb von ca. 14 Tagen nachkommen. Anderenfalls kannst du die Zahlung ganz verweigern.

Widerspruch bis zu drei Jahre möglich

Solltest du Abrechnungsfehler entdecken, beginnt deine Widerrufsfrist nach §199 Absatz 1 BGB am Ende des Kalenderjahres, in dem die Nebenkostenabrechnung angefertigt wurde. Sie beträgt gemäß §195 BGB drei Kalenderjahre.

Aber: Du bist unabhängig davon (sofort) bei Abrechnung zu einer möglichen Nachzahlung verpflichtet. Kommt dir die Abrechnung also auf den Tisch, musst du eine Nachzahlung ausgleichen, kannst aber später noch Widerspruch einlegen.

Frist für Nachzahlungen bei gewerblichen Nebenkostenabrechnungen

Nachzahlungen oder Guthaben sind spätestens nach 30 Tagen auszugleichen. Allerdings sind 14 Tage üblich. Im Mietvertrag können darüber hinaus anderen Zahlungsfristen vereinbart sein.

Fristen im Mietvertrag können Vorrang haben

Wichtig für dich zu wissen: Da Vertragsfreiheit besteht, können Klauseln im gewerblichen Mietvertrag kürzere Fristen für einzelne Punkte enthalten. Das ist im gewerblichen Bereich unter Umständen zulässig. Lies daher den Mietvertrag genau, um alle vereinbarten Klauseln bezüglich der Zeitspannen nachzuvollziehen.

Das Recht ist bei gewerblichen Mietverträgen relativ komplex. Im Einzelfall können daher Vereinbarungen gelten, obwohl das generelle Recht andere Regeln trifft. Solche Punkte sind am besten mit einem Fachanwalt zu klären.

Nebenkosten prüfen, um Geld zu sparen

Eine Alternative besteht darin, erfahrene Dienstleister zu beauftragen, die Nebenkostenabrechnung zu prüfen. Im Internet findest du eine Reihe von Anbietern. Diese stehen dir fachlich zur Seite und übernehmen das Prüfen der gewerblichen Nebenkostenabrechnung unter Einhalten der Fristen und geltenden Rechtsprechung.

Gewerbliche Nebenkosten basieren fast immer auf einer Abrechnung nach Fläche. Das kann auch bei Start-ups und Gründern ein erheblicher Multiplikator sein, der Nachzahlungen zu einer erheblichen Summe anwachsen lässt. Es lohnt sich in vielen Fällen, die Abrechnung streng zu prüfen und rechtzeitig Belege einzusehen, einen Widerspruch zu formulieren und die Berechnung korrigieren zu lassen.

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