Rund um Definition, Inhalte und Einsicht der Mitarbeiterakte

Was darf in der Personalakte vermerkt werden?

Rechtlich gesehen ist sie ein Mysterium, aber egal wie groß das Unternehmen: Alle Arbeitgeber führen Personalakten – manche digital, andere in Papierform. Wir erklären, ob man eine solche Akte als Arbeitgeber führen muss und was in dieser Akte stehen darf und was nicht. Zudem gehen wir der Frage nach,  wer in die Personalakte einsehen darf und wer nicht.

Oft wird sie schon vor Beginn des Arbeitsverhältnisses angelegt: Die Personalakte. In ihr sammeln sich zum Beispiel Bewerbungsunterlagen, Zeugnisse, Abschlüsse, Unterlagen zu vermögenswirksamen Leistungen, Lohnabrechnungen und zu guter Letzt der Arbeitsvertrag. Gerade Gründer und angehende Unternehmer fragen sich, was hat es rechtlich eigentlich damit auf sich hat. Zudem gibt es oft Unstimmigkeiten darüber, wer in die Personalakte einsehen darf und wer nicht. Wir helfen dir deshalb dabei, dir einen Überblick über das Thema zu verschaffen und beleuchten die rechtlichen Aspekte! Dafür beantworten wir in diesem Gründer-FAQ diese Fragen:

  • Was ist eine Personalakte?
  • Was darf bzw. gehört in die Personalakte und was nicht?
  • Wie ist eine Personalakte zu führen?
  • Welche Ansprüche hat der Arbeitnehmer in Bezug auf seine Akte?
  • Wer darf in die Personalakte einsehen?

Definition

In Deutschland ist weder die Form noch der Inhalt der Personalakte gesetzlich geregelt. Lediglich im Beamtenrecht etwa in §§ 106 ff. Bundesbeamtengesetz finden sich Regelungen und eine Definition. Laut dieser Definition gehören gehören zur Akte alle Unterlagen, die den Beamte betreffen, soweit sie mit seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen. Diese Definition lässt sich verallgemeinern: In der Akte werden also alle Angaben zur Person und zum Arbeitsverhältnis im Betrieb sammeln.

Was in die Personalakte darf bzw. gehört und was nicht

Grundsätzlich darf der Arbeitgeber in der Personalakte sämtliche Unterlagen über den Arbeitnehmer sammeln, die in Verbindung zu der beruflichen Tätigkeit stehen. Vorausgesetzt sie entsprechen der Wahrheit. Abmahnungen dürfen erst dann aufgenommen werden, wenn außer Frage steht, dass diese berechtigt ausgesprochen wurden. Auch Gedächtnisprotokolle oder Notizen zu Gesprächen mit dem jeweiligen Mitarbeiter darfst du in die Personalakte aufnehmen.

Im Gegensatz dazu haben sensible Unterlagen, zum Beispiel ärztliche Unterlagen – auch die des Betriebsarzt – nichts in der Personalakte verloren. Auch Angaben zur religiösen oder politischen Zugehörigkeit usw. sind tabu. Unrichtige Angaben, falsche Abmahnungen und Ähnliches dürfen ebenfalls nicht in die Akte aufgenommen werden.

Rechte und Pflichten für Arbeitgeber beim Führen einer Personalakte

Aber wie ist eine Personalakte überhaupt zu führen? Der Arbeitgeber muss Mitarbeiter nicht über neue Inhalte oder Vermerke informieren. Auch sind keine Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Steuerlich relevante Dokumente müssen sechs Jahre verwahrt werden und auch Dokumente, aus denen ein Anspruch des Mitarbeiters hervorgeht sind so lange aufzubewahren, bis der Anspruch verjährt ist.

Gegen falsche Angaben oder fehlerhafte Daten steht dem Arbeitnehmer ein Beseitigungs- und Unterlassungsanpruch auf Löschung gemäß § 1004 BGB zu. Die Beweislast hierfür liegt allerdings beim Arbeitgeber. Zudem können Mitarbeiter die Aufnahme von Dokumenten, beispielsweise schriftliche Gegendarstellungen zu Abmahnungen, in die Akte verlangen.

Ansprüche des Arbeitnehmers

Zunächst darf der Arbeitnehmer gemäß § 83 Abs. 1 BetrVG die Akte einsehen. Dieses Recht bezieht sich auf alle Unterlagen, die über die Person des Arbeitnehmers im Betrieb vorhanden sind und besteht zu jeder Zeit und ohne Angabe von Gründen. Dies gilt sogar während der Arbeitszeit und bei laufender Entgeltzahlung. Die Akte darf nicht mit nach Hause genommen werden, aber der Arbeitnehmer darf sich Notizen machen und Kopien anfertigen.

Einsicht in die Personalakte

Zusammenfassend dürfen diese Personen grundsätzlich in die Personalakte einsehen:

  • der Arbeitgeber
  • der Arbeitnehmer
  • Mitarbeiter, die Personalentscheidungen zu fällen haben

Dem Betriebsrat und Dritten ist dies nicht erlaubt. Sie dürfen nur unter besonderen Voraussetzungen bei der Einsichtnahme dabei sein oder selbst Einsicht nehmen.

Häufige Fragen (FAQ) zur Personalakte führen

Gibt es ein Recht auf Einsicht in die Personalakte?

Ja, gemäß § 83 Abs. 1 BetrVG darf jeder Arbeitnehmer seine Personalakte einsehen. Dieses Recht steht ihm zu jeder Zeit und ohne Angaben von Gründen zu.

Was darf nicht in die Personalakte aufgenommen werden?

Falsche und unrichtige Angaben dürfen nicht in die Personalakte aufgenommen werden. Auch sensible Daten wie z.B. Arztberichte, Angaben zur Religionszugehörigkeit usw. sind tabu.

Wer darf die Personalakte einsehen?

Der Arbeitgeber, der Arbeitnehmer und Mitarbeiter, die Personalentscheidungen zu fällen haben, dürfen grundsätzlich in die Akte Einsicht nehmen. Dem Betriebsrat und Dritten ist dies nicht erlaubt. Sie dürfen nur unter besonderen Voraussetzungen bei der Einsichtnahme dabei sein oder selbst Einsicht nehmen.

Was passiert mit der Personalakte nach der Kündigung?

Grundsätzlich haben Arbeitnehmer haben keinen Anspruch auf Herausgabe der Personalakte. Auch nicht nach der Kündigugn. Ehemalige Mitarbeiter behalten jedoch das Recht, Einsicht in diese Akte zu nehmen.

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Über den Autor

Autorenprofil: Luisa Kleinen

Luisa Kleinen

Luisa wurde 1996 in Bonn geboren und studierte nach ihrem Abitur Rechtswissenschaften mit Abschluss des ersten Staatsexamen (Schwerpunkt Internationales Strafrecht und Medienstrafrecht) an der Universität zu Köln. Parallel zu ihrem Studium war sie einige Jahre als Studentische Hilfskraft in der Forschungsstelle für Medienrecht an der TH-Köln tätig. Dadurch erhielt sie einen tiefen Einblick in das Medien-, IT- und Datenschutzrecht und sammelte erste redaktionelle Erfahrungen. Später arbeitete sie als Assistenz der Geschäftsführung in einem Gastronomiebetrieb und erweiterte hier ihre Kenntnisse im Personal- und Projektmanagement. Seit August 2021 ist sie als Praktikantin in der Online-Redaktion von Gründer.de tätig.

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