Gründer FAQ: So löst du sie durch strukturierte Prozesse

Was sind die größten betrieblichen Herausforderungen als Unternehmer?

Die Lösung von Herausforderungen ist eine tägliche Aufgabe in jedem Unternehmen. Aber was tust du, wenn große Probleme immer wieder auftauchen? Wenn du das Gefühl hast, dass du in deinem Unternehmen ständig Brände löschen musst, liegt das möglicherweise daran, dass du die Ursachen für die wichtigsten Probleme nicht strukturiert löst

Viele Unternehmen verwenden viel Energie auf die Brandbekämpfung, ohne sich jemals mit den Ursachen der Probleme zu befassen. Das Ergebnis ist viel verschwendete Zeit, Ressourcen und Mühen für Probleme, die immer wieder auftauchen und schlimmer werden.

Du solltest folgenden strukturierten Problemlösungsprozess zur Lösung aller Herausforderungen im Unternehmen befolgen:

1. Identifiziere das Problem

Der erste Schritt besteht darin, kritische Probleme in deinem Unternehmen zu identifizieren. Beispiele könnten sein:

  • abnehmende Kundenzufriedenheit
  • hohe Mitarbeiterfluktuation
  • ein Rückgang der Rentabilität oder des Umsatzes
  • Fälle von Verschwendung, wie ineffiziente Abläufe oder Tätigkeiten, untätige Mitarbeiter oder stillstehende Maschinen oder falsch eingesetzte Ressourcen

Die meisten Unternehmer sind sich des vollen Ausmaßes der Verschwendung und anderer Herausforderungen in ihrem Unternehmen nicht bewusst. Daher empfiehlt sich ein physischer Rundgang durch den Betrieb oder Büro.

2. Beschreibe die Situation

Als Nächstes beschreibst du die Herausforderung im Detail. Es reicht zum Beispiel nicht aus zu sagen, dass das Problem darin besteht, dass die Kunden unzufrieden sind. Eine bessere Beschreibung wäre, dass diese mit den Lieferzeiten unzufrieden sind und auf Grund dessen, die Kundenzufriedenheit im Vergleich zum letzten Jahr um 30 Prozent gesunken ist.

Eine klare Problemdefinition ist daher unabkömmlich. Die folgenden sechs Fragen können  dabei helfen, deine betrieblichen Herausforderungen zu beschreiben:

  • Tritt das Problem ständig oder nur gelegentlich auf?
  • Wann ist das Problem aufgetreten?
  • Wo ist das Problem aufgetreten?
  • Um welche Prozesse, Produkte oder Teile handelt es sich?
  • Was hat sich in letzter Zeit geändert? Gibt es neue Beteiligte?
  • Wer ist betroffen oder muss informiert werden?

Bei komplexeren Sachverhalten oder solchen, an denen mehrere Abteilungen beteiligt sind, musst du möglicherweise eine Prozessdarstellung vornehmen. Auf diese Weise kannst du den Arbeitsablauf von Anfang bis Ende visualisieren und herausfinden, welche Prozesse oder Bereiche des Unternehmens verbessert werden müssen.

Wenn deine Kunden beispielsweise aufgrund längerer Vorlaufzeiten unzufrieden sind, musst du besser verstehen, welcher Bereich des Betriebs die Verzögerung verursacht. Mit Hilfe einer Prozessabbildung kannst du die Arbeitsabläufe in den verschiedenen Bereichen aufzeigen, z. B. Konstruktion, Handhabung von Rohstoffen, Fertigung, Montage, Lackierung, Endbearbeitung und Versand. So Kannst du herausfinden, dass die Lackierung am meisten zur Durchlaufzeit beiträgt. Das bedeutet, dass der Lackierbereich der Bereich ist, indem du deine Bemühungen um eine Lösung priorisieren kannst.

Komplexe Probleme erfordern eine umfassendere Bewertung. In solchen Fällen hilft das Mapping nicht nur bei der Visualisierung deiner Prozesse, sondern auch bei der Identifizierung von Problemquellen in allen Betriebsbereichen und den wirkungsvollsten Lösungen.

3. Ergreife Gegenmaßnahmen

Möglicherweise musst du schnelle Maßnahmen ergreifen, um Probleme vorübergehend zu lösen, bis du eine umfassendere Lösung implementieren kannst. Einem unzufriedenen Kunden könnte beispielsweise eine Gutschrift oder ein Preisnachlass angeboten werden, bis die Ursachen des Problems behoben sind.

4. Finde die Grundursache

Es ist wichtig, die Ursache von Problemen zu finden, um die richtigen Lösungen zu entwickeln. Ein einfaches Problem kann mit dem „Warum“-Prozess zu Identifikation der Gründe angegangen werden.

Wenn sich beispielsweise Schutzstreifen von einer Maschine lösen, könnte der Warums-Prozess wie folgt aussehen:

  • Warum lösen sich die Streifen ab? Es ist nicht genug Kleber vorhanden
  • Warum ist nicht genug Kleber vorhanden? Das Klebegerät funktioniert nicht richtig
  • Warum funktioniert das Klebegerät nicht richtig? Der Klebetank wurde gestern Abend nicht gereinigt
  • Warum wurde der Klebetank nicht gereinigt? Es gibt keinen dokumentierten Prozess für die Wartung der Maschine und der neue Mitarbeiter wurde nicht geschult.

5. Schlage Lösungen vor

Wenn die Ursachen des Problems bekannt sind, solltest du dein Team in ein Brainstorming über Lösungen einbeziehen. Berücksichtige dabei, wie sich die Lösungen auf alle Bereiche des Unternehmens auswirken werden.

6. Erstelle einen Aktionsplan und setze ihn um

Entwickele mit deinem Team einen Aktionsplan zur Umsetzung der Lösungen. In diesem Plan sollten die einzelnen Initiativen, die für ihre Durchführung zuständigen Personen und ein Zeitplan aufgeführt sein. Er sollte auch wichtige Leistungsindikatoren enthalten, um die Auswirkungen auf das Unternehmen zu messen.

Die Wirksamkeit Ihrer Lösungen hängt davon ab, wie gut du sie gemeinsam mit deinen Mitarbeitern umsetzt. Deshalb ist es wichtig, einen Aktionsplan zu erstellen und proaktiv umzusetzen. Ein Aktionsplan schafft mehr Eigenverantwortung und Verantwortung im Team.

In dem obigen Beispiel, in dem die Lackierung zu den langen Durchlaufzeiten beigetragen hat, könnte die Ursachenanalyse ergeben, dass der Engpass in der Lackierphase auf die lange Trocknungszeit der Farbe zurückzuführen ist. Die Lösung könnte darin bestehen, den Trocknungsprozess der Farbe zu beschleunigen. Der Aktionsplan könnte Maßnahmen zur Beschleunigung der Trocknungszeit (z. B. den Kauf eines leistungsfähigeren Trocknungsgebläses) und die Messung der Trocknungszeit als Ausgangsbasis für Verbesserungen enthalten.

7. Überprüfe die Ergebnisse

Es ist wichtig, dass du mit deinem Team kontinuierlich nachfasst, um sicherzustellen, dass die Maßnahmen umgesetzt wurden. Zudem solltest du die Verbesserungen überwachen, um die Auswirkungen auf dein Unternehmen zu messen. Sei auch bereit, deinen Aktionsplan bei Bedarf anzupassen und etwaige Lücken zwischen erwarteten und tatsächlichen Ergebnissen zu bewerten.

Wenn sich die Vorlaufzeit verkürzt und die Kunden ihr Produkt früher erhalten, könnte dies dein Problem der Kundenzufriedenheit lösen. Ist dies nicht der Fall, musst du den Prozess erneut überprüfen und nach anderen Ursachen oder Lösungen suchen.

Du hast weitere Fragen zu betrieblichen Herausforderungen? Die Corporate Finance Mittelstandsberatung GmbH (CF-MB) hilft Startups passende Kapitalgeber zu finden und unterstützt dich bei sämtlichen Herausforderungen rund um das Thema Unternehmensverkauf und Finanzierungsberatung.

Nähere Informationen erhältst du auf www.cf-mb.de

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Über den Autor

Autorenprofil: Carsten Häming

Carsten Häming

Carsten Häming, Managing Partner der Corporate Finance Mittelstandsberatung GmbH, verfügt durch seine Tätigkeit in der Corporate Finance Beratung über eine mehrjährige Transaktionserfahrung im deutschsprachigen und internationalen Corporate Finance Markt. Er hat diverse Mandanten bei Finanzierungsrunden, Akquisitionen und Unternehmensverkäufen begleitet. Er war für Startups, Konzerne, für große und mittelständische sowie für öffentliche Unternehmen sowohl auf der Kauf- als auch auf der Verkaufsseite beratend tätig.

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