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Das musst du beachten!

Welche Geschenke du von der Steuer absetzen kannst

Zu Weihnachten eine Flasche Wein, zum Jahreswechsel ein Kalender oder eine elegante Pralinenschachtel – solche Aufmerksamkeiten stärken nicht nur private Beziehungen. Sie sind auch im Geschäftsleben verbreitet, wo Unternehmen und Kunden durch kleine Geschenke ihre gegenseitige Anerkennung ausdrücken. Auch Mitarbeiter freuen sich über eine freundliche Geste. Oft können diese Aufwendungen von der Steuer abgesetzt werden. Allerdings macht der Fiskus hier eine Unterscheidung: Es kommt darauf an, ob das Geschenk an einen Geschäftspartner oder einen Mitarbeiter geht.

Wann Kundengeschenke absetzbar sind

Als Firmeninhaber kannst du Geschenke an Geschäftspartner steuerlich als Betriebsausgaben absetzen, vorausgesetzt, sie dienen betrieblichen Zwecken und sind nicht an eine Gegenleistung gekoppelt.

Der absetzbare Betrag ist jedoch auf maximal 35 Euro pro Jahr und Person beschränkt. Überschreitest du dieses Limit, verlierst du die Möglichkeit, auch nur einen Teil des Betrags als Betriebsausgabe zu deklarieren. In solchen Fällen gelten diese Ausgaben als nicht abzugsfähige Betriebsausgaben und müssen wie private Ausgaben behandelt werden, was einer Entnahme aus dem Betriebsvermögen gleichkommt. Diese müssen gemäß § 4 Abs. 5 Nr. 1 EStG als Gewinn versteuert werden.

Bei kleineren Geschenken wie Kugelschreibern oder USB-Sticks, die weniger als 10 Euro wert sind, entsteht keine steuerliche Belastung, weder für den Geber noch für den Empfänger. Diese Artikel, die als Streuartikel bezeichnet werden, zählen nicht zum geldwerten Vorteil.

Für Buchhaltungszwecke muss ein Unternehmen bei Kundengeschenken ab einem Wert von 10 Euro Angaben zu den Ausgaben, der begünstigten Person und dem Anlass dokumentieren, um sie als Betriebsausgaben geltend zu machen. Der Beleg muss den Empfänger eindeutig identifizieren. Wenn du im Firmennamen ein Geschenk machst, das ausschließlich beruflich genutzt werden kann, gilt die 35-Euro-Grenze nicht. Beispielsweise dürfen teurere berufliche Geschenke wie spezielle Software oder Werkzeuge den Betrag von 35 Euro übersteigen.

Ob bei der 35-Euro-Grenze für Kundengeschenke die Umsatzsteuer miteinbezogen wird, ist davon abhängig, ob das schenkende Unternehmen Anspruch auf den Vorsteuerabzug hat. Wenn das Unternehmen zum Vorsteuerabzug berechtigt ist, wird der Nettopreis des Geschenks zur Berechnung der 35-Euro-Grenze herangezogen. Ist das Unternehmen jedoch nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt, muss die Umsatzsteuer zum Gesamtwert des Geschenks hinzugerechnet werden.

Geschäftliche Weihnachtskarte als Beispiel – beachte die persönliche Wirkung

Geschäftliche Weihnachtskarten sind ein Beispiel dafür, warum es sich in mehrfacher Hinsicht lohnt, kleine Geschenke an Geschäftspartner einzuplanen. In unserer modernen, digitalen Welt, geprägt von Internet, E-Mails, SMS und Instant Messengern, könntest du als Firmeninhaber versucht sein, Weihnachtsgrüße auf diesem Weg zu versenden. Aber im geschäftlichen Kontext ist das eher ungeeignet, da diese Kommunikationsmittel meist als unpersönlich wahrgenommen werden. Sie vermitteln den Eindruck, dass du nur schnell und mit geringem Aufwand deine Pflichten erfüllen möchtest.

Es ist besser, sich für eine persönliche Karte zu entscheiden. Eine handschriftliche Unterschrift ist bei Weihnachtskarten natürlich ein Muss. Außerdem kannst du der per Post versandten Karte ein kleines Geschenk beifügen, wie beispielsweise einen Weihnachtskalender, einen Taschenkalender für das kommende Jahr oder einen Kugelschreiber mit dem Werbeaufdruck deiner Firma.

Heute ist es leicht, geschäftliche Weihnachtskarten zu entwerfen und drucken zu lassen. Ein Beispiel dafür ist der Anbieter Kartenliebe, der einen Online-Konfigurator an die Hand gibt. Dieser ermöglicht es dir, aus einer Vielzahl von Designs in unterschiedlichen Stilrichtungen zu wählen. Du hast eine breite Auswahl an weihnachtlichen Motiven und Farbtönen. Zudem kannst du den Text deiner Weihnachtskarte selbst verfassen. Falls du Unterstützung bei der Formulierung benötigst, steht dir eine Auswahl an vorformulierten Textbausteinen zur Verfügung.

Pauschale Versteuerung – so hilfst du dem Beschenkten

Wie bereits erwähnt, sind Streuartikel sowohl für dich als auch für den Beschenkten steuerfrei. Wird der Betrag von 10 Euro allerdings überschritten, ist das Geschenk von dem Beschenkten wie eine Einnahme zu behandeln, zu verbuchen und zu versteuern. Dies gilt bei Geschäftspartnern, die selbst ein Unternehmen sind. Um eine Belastung des Geschäftspartners durch unerwartete Steuern auf Geschenke zu vermeiden, besteht die Option, das Geschenk mit einem Pauschalsatz von 30 Prozent des Kaufpreises vorab zu versteuern. Hinzu kommen möglicherweise Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer.

Die übernommenen Steuern werden als zusätzliches Geschenk betrachtet und steuerlich ähnlich wie das Kundengeschenk selbst behandelt. Wenn der Gesamtbetrag, einschließlich des „Steuergeschenks“, die 35-Euro-Grenze nicht überschreitet, ist er als Betriebsausgabe abzugsfähig. Übersteigt die Gesamtsumme dieses Limit, gelten die Kosten als nicht absetzbare Betriebsausgaben. Der Bundesfinanzhof hat in seinem Urteil vom 30. März 2017 (Aktenzeichen IV R 13/14 diese Entscheidung getroffen.

Liegt der Geschenkwert nur geringfügig unter 35 Euro, kann die übernommene Steuer bewirken, dass die Kombination aus Geschenk und „Steuergeschenk“ die Abzugsfähigkeit verliert. Allerdings zeigt sich die Finanzverwaltung in der Praxis relativ großzügig: Die Pauschalsteuer führt nicht zur Überschreitung der Wertgrenze, wenn das Geschenk selbst 35 Euro nicht übersteigt. In solch einem Szenario ist die übernommene Steuer ebenfalls als Betriebsausgabe steuerlich absetzbar. Maßgeblich für die Berechnung der Pauschalsteuer sind die Bruttoausgaben einschließlich Mehrwertsteuer.

Das beschenkte Unternehmen muss nach Abführung des Pauschalsatzes keine Steuern auf das Geschenk zahlen. Es ist ratsam, den Geschäftspartner darüber zu informieren, dass die Steuer bereits entrichtet wurde, um Doppelbesteuerung zu vermeiden. Laut § 37b EStG bist du sogar dazu verpflichtet. Wenn ein Geschenk pauschal versteuert wird, muss dies für alle Kundengeschenke erfolgen, ohne Ausnahmen. Die Pauschalsteuer ist bis zu einem Höchstbetrag von 10.000 Euro pro Jahr und Person anwendbar, was auch für einzelne Geschenke gilt.

Wenn Privatkunden oder Endverbraucher Weihnachtsgeschenke von einem Unternehmen erhalten, entsteht in der Regel keine Steuerpflicht für die Beschenkten. Da diese Empfänger das Weihnachtsgeschenk nicht als Einnahme versteuern müssen, ist eine Pauschalversteuerung durch den Schenkenden nicht erforderlich.

Geschenke an Mitarbeiter – das ist steuerrechtlich zu beachten

Wenn du als Unternehmer deinen Angestellten aus Anlass eines persönlichen Ereignisses wie der Geburt eines Kindes, einem Jubiläum oder einer Hochzeit eine Flasche Rotwein, einen Blumenstrauß oder einen Geschenkkorb schenkst, kannst du diese Geste stets als Betriebsausgaben absetzen, unabhängig von ihrem Wert. Wichtig ist, dass es sich um reine Sachleistungen handelt.

Das Geschenk bleibt für die beschenkten Mitarbeiter steuerfrei, solange der Kaufpreis einschließlich Mehrwertsteuer die Grenze von 60 Euro nicht überschreitet. Überreicht der Chef jedoch ein Präsent mit höherem Wert, muss der Empfänger es als Arbeitslohn versteuern, einschließlich der Sozialversicherungsbeiträge. Unabhängig von ihrem Betrag unterliegen Geldgeschenke stets der Steuerpflicht.

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