Geschäftsessen absetzen: So erstellst du einen gültigen Bewirtungsbeleg

Definition Geschäftsessen

Wie die Bezeichnung es schon vermuten lässt, handelt es sich beim Geschäftsessen auch tatsächlich um ein Essen, das einen geschäftlichen Anlass vorweisen muss. Diese Grundlage ist wichtig, wenn Unternehmer oder Selbstständige das Betriebsessen beim Finanzamt absetzen möchten. Denn nur dann gelten die Kosten beim Firmenessen als Betriebsausgaben. Doch diese Forderung lässt sich schnell erfüllen, denn grundsätzlich gelten alle geschäftlichen Besprechungen in einem Restaurant als Geschäftsessen. Als Businesspartner sind dabei zum Beispiel Personen definiert, die nicht zum eigenen Unternehmen gehören. Dazu zählen beim Business-Essen:

• Businesspartner, mit denen Geschäfte abgeschlossen werden
• andere Unternehmer oder deren Mitarbeiter
• Freiberufler
• Behördenvertreter und andere für dich wichtige Personen des öffentlichen Lebens
• Journalisten und Firmenbesucher, die sich im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit verpflegen lassen
• Prüfer der Finanzverwaltung
• Steuerberater
• externe Berater

Aber ebenso können die eigenen Mitarbeiter zu einem Geschäftsessen eingeladen werden. Denn auch in diesem Fall handelt es sich um einen geschäftlichen Anlass eines Betriebsessens, wenn beispielsweise neue Strategien oder der Abschluss eines Vertrags beim Firmenessen im Fokus stehen.

Gilt ein Geschäftsessen als Arbeitszeit?

Auf die Frage, ob ein Geschäftsessen als Arbeitszeit gilt, gibt es keine allgemeingültige Aussage. Vielmehr handelt es sich um eine Auslegungssache. Da im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) nicht eindeutig geklärt ist, wie Geschäftsessen arbeitszeitrechtlich zu bewerten sind, lässt sich keine allgemeingültige Definition darüber herleiten, ob ein Geschäftsessen generell der Arbeitszeit zuzurechnen ist oder nicht. Wenn das Geschäftsessen zur Haupttätigkeit eines Beschäftigten gehört oder ausdrücklich vom Arbeitgeber angeordnet wird, dann kann es zur Arbeitszeit im Sinne des ArbZG gezählt werden. Dient das Geschäftsessen hingegen überwiegend der Pflege sozialer Beziehungen, kann es auch als Freizeit angesehen werden.

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Die erlaubten Bewirtungskosten für das Geschäftsessen

Wer sein Geschäftsessen von der Steuer absetzen möchte, muss dem Finanzamt beweisen, dass es sich bei den Ausgaben um sogenannte Bewirtungskosten handelt. Darunter versteht das Finanzamt die Ausgaben für Essen und Getränke, aber auch Trinkgeld, Garderoben-Kosten, Ausgaben für die Zigarre nach dem Dinner sowie Unterhaltungskosten bei einem Business-Essen. Dabei unterscheidet das Finanzamt zwischen zwei verschiedenen Bewirtungsarten beim Betriebsessen:

Betrieblich veranlasste Bewirtungen beim Firmenessen

Bei den betrieblich veranlassten Bewirtungen ist das Essen mit den Mitarbeitern oder auf einer Betriebsfeier gemeint. Dafür anfallende Ausgaben lassen sich bei einem Firmenessen komplett als Bewirtungskosten absetzen. Auch die Mehrwertsteuer gilt als Betriebsausgabe und ist beim Business-Essen vollständig absetzbar.

Geschäftlich veranlasste Bewirtungen beim Business-Essen

Die geschäftlich veranlassten Bewirtungen sind die klassischen Geschäftsessen mit Businesspartnern. In solchen Fällen können Unternehmer laut § 4 Abs. 5 Nr. 2 des Einkommensteuergesetzes 70 Prozent der Bewirtungskosten absetzen. Die restlichen 30 Prozent müssen jedoch selbst übernommen werden und gelten als private Ausgaben. Die Begründung ist, dass ein Unternehmer durch den Restaurantbesuch Kosten für den eigenen Haushalt spart, da er ebenfalls Essen bestellt und damit verpflegt wird.

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Tipps für den korrekten Bewirtungsbeleg beim Geschäftsessen

Neben den erlaubten Bewirtungsarten ist beim Absetzen des Geschäftsessens auch entscheidend, dass der Bewirtungsbeleg für das Firmenessen korrekt ausgefüllt vorliegt. Denn es reicht nicht, nur eine Quittung des Restaurants für das Betriebsessen beim Finanzamt abzugeben.

Was ist ein Bewirtungsbeleg?

Ein Bewirtungsbeleg wird bei einem Geschäftsessen vom Restaurant ausgegeben. Dazu wird bei einem Business-Essen oftmals die Rückseite einer normalen Rechnung verwendet, auf der sich ein entsprechender Vordruck befindet. Sollte dieser Vordruck nicht existieren, lässt sich auch ein separater Beleg ausfüllen, dem dann die Rechnung des Restaurants angeheftet wird.

Welche Infos benötigt ein gültiger Bewirtungsbeleg?

Auf jeden Bewirtungsbeleg eines Geschäftsessens gehören die folgenden Angaben:

• Ort der Bewirtung
• Datum der Bewirtung
• bewirtete Person
• Namen und Firma der bewirteten Personen
• Anlass der Bewirtung beim Firmenessen
• für die Bewirtung angefallene Kosten
• Höhe des Trinkgeldes beim Business-Essen

Zusätzlich muss auch das Restaurant bestimmte Informationen für den Bewirtungsbeleg beim Geschäftsessen beisteuern. Diese Angaben unterscheiden sich allerdings nicht von denen einer gewöhnlichen Rechnung. Trotzdem sollten die folgenden Informationen bei einem Betriebsessen vorhanden sein:

• Name und Anschrift des Restaurants
• Bewirtungsdatum des Business-Essens
• Angaben über die verzehrten Speisen und Getränke
• Preise für die einzelnen Speisen und Getränke
• Nettobetrag
• Umsatzsteuersatz
• Bruttobetrag des Firmenessens

Der Bewirtungsbeleg des Business-Essens benötigt zudem noch eine Unterschrift des Unternehmers. Generell unterscheidet das Finanzamt zudem zwischen „Kleinbetragsrechnungen“ mit weniger als 150 Euro und „normale Rechnungen“ mit einem Betrag von mehr als 150 Euro.

Mögliche Fehler beim Absetzen des Geschäftsessens

Es ist verlockend, jeden Tag im Unternehmen ein Geschäftsessen stattfinden zu lassen oder sogar noch weitere Ausgaben als Betriebsausgaben anzugeben. Doch das Finanzamt überprüft beim Firmenessen, ob die Kosten generell noch im Rahmen liegen. Dafür nutzt es die sogenannten Einkommensteuer-Richtlinien und orientiert sich an folgenden Fragen für ein Business-Essen:

• Wie groß ist das Unternehmen?
• Ist der Umfang der Bewirtung branchenüblich?
• Wie hoch sind Umsatz und Gewinn des Unternehmens?
• Wie wichtig ist es für das Unternehmen, sich nach außen zu repräsentieren?

Die Fragen sind dabei sehr allgemein gehalten, weshalb zahlreiche Möglichkeiten existieren, mit guten Argumenten die ungewöhnlich hohen Betriebsausgaben für ein Geschäftsessen zu rechtfertigen. Doch es gibt auch Grenzen, wenn beim Firmenessen beispielsweise das Essen und Trinken nicht mehr im Vordergrund steht und plötzlich ein Nachtclub-Besuch auf dem Bewirtungsbeleg auftaucht.

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Welches Restaurant eignet sich für ein Geschäftsessen?

Generell sollte der Gastgeber bei einem Geschäftsessen immer das Restaurant aussuchen und dabei bieten sich bekannte Restaurants mit einer größeren Speisekarte an. Wichtig ist es, sich vorab von der guten Qualität des Services und des Essens zu überzeugen. Nur dann fühlen sich die Gäste bzw. die Geschäftspartner wohl. Außerdem sollten Vorlieben oder Lebensmittelallergien bei der Planung mit einbezogen werden, das kommt insgesamt gut an und sorgt für einen positiven Eindruck. Bei der Tischwahl gilt dann: Besser einen Tisch reservieren, der sich weder am Eingang noch im Bereich der Toiletten befindet. Und generell sollte ein guter Gastgeber pünktlich vor Ort auftauchen. Denn es gehört sich, noch vor den Gästen da zu sein, um diese beim Geschäftsessen in Empfang nehmen zu können.

Tipps für Knigge beim Geschäftsessen

Wer sich für ein Geschäftsessen entscheidet, sollte neben den formalen Gegebenheiten auch die Tipps und Knigge für gutes Benehmen beim Firmenessen kennen:

1. Alkohol muss nicht sein: Jeder darf beim Firmenessen selbst entscheiden, ob er oder sie Alkohol trinken möchte, ein Verzicht gilt nicht als unhöflich.
2. Tischmanieren kennen: Das Besteck und die Gläser werden beim Business-Essen von außen nach innen verwendet.
3. Gesprächsthemen bewusst wählen: Kritik ist bei einem Betriebsessen erlaubt, Lästern hingegen nicht.
4. Kleidung sorgfältig aussuchen: Diese Auswahl orientiert sich am ausgewählten Restaurant.
5. Handy ausschalten: Wenn das Smartphone ständig piept oder leuchtet, ist das unhöflich und störend.

Fazit für ein Geschäftsessen

Insgesamt ist es praktisch und wichtig, dass sich die Kosten für Geschäftsessen absetzen lassen. Denn sie sind eine wichtige Chance, um neue Verträge abzuschließen oder Mitarbeiter außerhalb des Büros kennenzulernen. Allerdings sollten Unternehmer und Selbstständige dringend auf die benötigten Angaben beim Bewirtungsbeleg achten und den Beleg für das Betriebsessen noch einmal kontrollieren. Denn schleicht sich zum Beispiel beim Datum ein Fehler ein und das Geschäftsessen fällt dann plötzlich auf einen Sonntagabend, kann das nachträgliche Prüfungen des Finanzamts zur Folge haben.

Häufige Fragen (FAQ) zu Geschäftsessen absetzen