Buchhaltung automatisieren leicht gemacht

Was ist automatisierte Buchhaltung?

Die automatisierte Buchhaltung ist eine Art intelligenter Software-Roboter. Sie kann wiederkehrende Aufgaben – zum Beispiel die digitale Belegerfassung – selbstständig ausführen. Ihr Wissen basiert auf künstlicher Intelligenz und Lerntechnologien.

In den letzten Jahrzehnten hat sich die Buchhaltung in rasantem Tempo weiterentwickelt. Sie tut alles, um den wachsenden Anforderungen der Geschäftswelt gerecht zu werden. Das Ergebnis dieser Entwicklung ist die automatisierte Buchhaltung. Man spricht in diesem Zusammenhang auch vom „Rechnungswesen 4.0“.

Früher wurde noch ganz klassisch „per Hand“ Buch geführt. Seit Mitte der 1940er-Jahre gibt es die elektronische Datenerfassung am PC. Während die Buchhaltungssoftware damals über CDs auf dem Rechner installiert wurde, kamen in den 1980er-Jahren mit der Entwicklung des Internets auch onlinebasierte Buchhaltungsprogramme auf den Markt. Nun markieren digitale und automatisierte Buchhaltung ein neues Zeitalter. Worin sich die beiden unterscheiden, dazu später mehr.

Wie funktioniert die automatisierte Buchhaltung?

Am besten funktioniert die automatisierte Buchhaltung, wenn du eine Buchhaltungssoftware mit deinen Finanzdaten verknüpfst. Gewährst du ihr beispielsweise Zugriff auf dein Geschäftskonto, kann sie wichtige Daten aus deinen Kontobewegungen entnehmen und automatisch Zahlungseingänge verbuchen.

Darüber hinaus kümmert sie sich um

• die Kategorisierung deiner Ausgaben,
• die Rechnungsstellung,
• deine EÜR oder GuV,
• die Belegverwaltung,
• die Zeiterfassung,
• das Mahnwesen,
• die Rechnungsverarbeitung
• und vieles mehr.

Läuft etwas schief, informiert dich die intelligente Software sofort – zum Beispiel, wenn sie Posten nicht eindeutig zuordnen kann. Jetzt liegt es an dir, der Software zu helfen. Oft reichen ein paar Klicks, um einen neuen Standardprozess zu definieren. Beim nächsten Mal weiß das Tool sofort Bescheid – und kann die Aufgabe ohne Unterstützung übernehmen. Grundsätzlich gilt: Durch eine Buchhaltungssoftware lässt sich die Verwaltung aller Finanztransaktionen vereinfachen.

Automatisierte vs. digitale vs. autonome Buchhaltung: Ein Überblick

Vorsicht Verwechslungsgefahr: Autonome und automatisierte Buchhaltung klingen zwar gleich, sind aber keinesfalls identisch. Grundlage für beide ist die digitale Buchhaltung. Die folgende Tabelle verschafft dir einen besseren Überblick über die drei Begriffe:

Digitale Buchhaltung	Automatisierte Buchhaltung	Automatisierte Buchhaltung
Stellt alle Dokumente in elektronischer Form bereit.	Voraussetzung dafür ist die digitale Buchhaltung.	Voraussetzung dafür ist die digitale Buchhaltung.
Verzichtet auf Papier.	Kann wiederkehrende Buchhaltungsprozesse eigenständig bearbeiten.	Kümmert sich allein um die gesamte Buchhaltung.
Quittungen und Eingangsrechnungen werden eingescannt und digitalisiert.	Braucht Unterstützung vom Anwender, zum Beispiel wenn ein unbekannter Geschäftsvorfall eintritt.	Menschliche Unterstützung ist nicht mehr notwendig. Die Software lernt selbstständig dazu und passt sich neuen Gegebenheiten an.
Es gelten spezielle Regelungen, die GoBD. Demnach müssen Dokumente vollständig, unveränderlich und unverlierbar im digitalen Archiv abgelegt sein.	Kommt bereits zum Einsatz und entwickelt sich stetig weiter.	Ist Zukunftsmusik, steckt noch in den Kinderschuhen.

Vor- und Nachteile der automatisierten Buchhaltung

Wie heißt es so schön: Jede Medaille hat zwei Seiten. Das gilt auch für die automatisierte Buchhaltung. Zwar überwiegen die Vorteile. Es gibt allerdings auch ein paar Herausforderungen, die du kennen solltest.

Vorteile der automatisierten Buchhaltung: Ein echter Gewinn

Die automatisierte Buchhaltung nimmt dir und gegebenenfalls deinem Team Arbeit ab. Das hat einige Vorteile:

• Zeitersparnis: Durch die Automatisierung von Buchhaltungsprozessen – zum Beispiel das Verbuchen von Zahlungen – fallen zeitintensive Tätigkeiten weg. So kannst du dich auf produktivere Aufgaben konzentrieren.
• Geringere Kosten: Du brauchst bei Sonderfällen zwar nach wie vor einen Buchhaltungsexperten, um seltene Buchungen durchzuführen –  allerdings minimiert sich dies meist auf Einzelfälle, was viel Geld und Zeit spart.    
• Niedrigere Fehlerquote: Die automatisierte Buchhaltung liefert schnelle und fehlerfreie Ergebnisse – vorausgesetzt bei der Eingabe passiert dir kein Faux-Pas. Normalerweise weist dich die Software aber sofort auf Unstimmigkeiten hin.
• Besserer Überblick über Finanzen: Tägliche Datenanalysen verschaffen dir einen guten Überblick über deine Einnahmen und Ausgaben.
• Personal wird entlastet: Ein automatisiertes System entlastet deine Mitarbeiter. Das führt zu mehr Zufriedenheit und Motivation.

Nachteile der automatisierten Buchhaltung: Das solltest du wissen

Bevor du die automatisierte Buchhaltung in deinem Unternehmen einführst, brauchst du und eventuell deine Mitarbeiter eine Schulung. Das kostet dich zwar Zeit und Geld. Aber du wirst schnell feststellen: Ohne Einarbeitung nützt dir selbst die beste Software nichts. Du und deine Mitarbeiter müssen lernen, wie man die Software optimal nutzt. Nur so kommt dein Unternehmen in den Genuss der oben genannten Vorteile.

Ein weiterer Nachteil ist, dass die automatisierte Buchhaltung noch nicht in allen Bereichen ausgereift ist. Zwar deckt sie Standardprozesse gut ab. Alles Weitere müssen deine Mitarbeiter aber nach wie vor selbst erledigen – wie beispielsweise das Erfassen von handschriftlichen Quittungen.

Wie automatisierte Buchhaltung Zeit und Geld spart

Die Vorteile einer automatisierten Buchhaltung sind sogar messbar. Eine Studie von 2019 zeigt: Deutsche Unternehmen vergeuden 3,9 Prozent ihrer Zeit mit unproduktiven administrativen Tätigkeiten. Dadurch mussten sie Einbußen von rund 30 Milliarden Euro hinnehmen. Besonders zeitraubend war das manuelle Nachverfolgen nicht bezahlter Rechnungen. Im Vergleich dazu können Unternehmen, die mit einer automatisierten Rechnungssoftware arbeiten bis zu 50 Prozent Zeit einsparen.

Das kann Domenico Galizia, CEO von Epic Minutes Produktion, bestätigen. Auch er ist von der automatisierten Buchhaltung überzeugt. Der Gründer hat sich für den Anbieter sevDesk entschieden. „Wir nutzen sevDesk als Rechnungsprogramm“, erzählt er. „Unglaublich, wie sich unsere Buchhaltung dadurch verändert hat. Kein Chaos, kein Papierkram mehr – dafür jede Menge Zeitersparnis und richtig gute Ergebnisse.“

Wichtige Tipps zur automatisierten Buchhaltung

Behalte immer im Hinterkopf: „Tools sind nur so gut wie die Menschen, die sie bedienen.“ Passieren Fehler, wirst du zur Rechenschaft gezogen. Du allein bist für das Ergebnis verantwortlich.

Tipp 1: Achte auf die GoBD

Besonders streng schaut das Finanzamt auf die Einhaltung der GoBD. Doch wir können dich beruhigen: Die meisten Buchhaltungstools arbeiten GoBD-konform und bilden deine Geschäftsprozesse korrekt ab.

Tipp 2: Prüfe, ob die Automatisierung zu deinem Unternehmen passt

Mach dir insbesondere Gedanken über die folgenden Punkte:

• Wie sind die technischen Voraussetzungen deines Unternehmens?
• Wie viel darf die Software kosten?
• Passt die automatisierte Buchhaltung in dein Arbeitsumfeld?
• Wie viele Zugänge brauchst du?
• Welche Buchhaltungsprozesse laufen schon digitalisiert, welche noch analog ab?
• Passt die automatisierte Buchhaltung zur Größe deines Unternehmens?

Tipp 3: Achte auf den Datenschutz

Manche Menschen befürchten, automatisierte System seien anfälliger für Sicherheitsverletzungen – gerade heute, in einer Welt, in der Cyber-Bedrohungen allgegenwärtig sind. Fakt ist aber: Die meisten Systeme sind mit hochmodernen Sicherheitsfunktionen ausgestattet. Insbesondere bei deutschen Buchhaltungssystemen – wie zum Beispiel von sevDesk – musst du dir um deine Daten keine Sorgen machen. sevDesk ist nicht nur „made und hosted in Germany“, sondern verspricht dir auch dank moderner Verschlüsselungstechnologien eine sichere Datenübertragung.

Automatisierte Buchhaltung für Kleinunternehmer und Nebengewerbe – macht das Sinn?

Die Antwort lautet eindeutig: Ja! Denn auch Kleinunternehmer und Nebengewerbler kommen um das Thema Buchhaltung nicht herum. Sie müssen

• Angebote erstellen und Rechnungen schreiben,
• Quittungen sammeln, ordnen und archivieren,
• eine Gewinnermittlung, die sogenannte Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), erstellen und
• am Ende des Jahres eine Einkommenssteuererklärung beim Finanzamt einreichen.

Immerhin: Die Umsatzsteuervoranmeldung fällt meist weg und die doppelte Buchführung ist nicht nötig. Es gibt einige Buchhaltungssysteme, die mit ihrem Funktionsumfang diese Bedürfnisse von Kleinunternehmern und Nebengewerben perfekt abdecken. Beispielsweise greifen dir einige Anbieter mit einer digitalen Rechnungs- und Belegverwaltung unter die Arme. Damit sparst du nicht nur Zeit, sondern auch jede Menge Papierkram.

Mehr zu diesem Thema erfährst du in diesem Artikel.

Dein Wechsel zur automatisierten Buchhaltung: Schritt für Schritt

Du willst das Projekt automatisierte Buchhaltung angehen? Dann solltest du dir zuerst unseren Leitfaden durchlesen. Es ist wichtig, dass du strukturiert an die Sache herangehst.

1. Strategie festlegen: In welchen Bereichen lohnt es sich zu automatisieren? Was sind die größten Zeitfresser? Setze dich ggf. auch mit deinen Mitarbeitern zusammen und überlegt gemeinsam, welche Buchhaltungsprozesse ihr automatisieren wollt.
2. Kriterien definieren: Auf dieser Grundlage erstellt ihr im zweiten Schritt eine Art Anforderungskatalog. Was muss die Software leisten? Welche Funktionen sind besonders wichtig? Soll die Software selbstständig eine EÜR oder GuV erstellen? Oder reicht ein Buchhaltungssystem, das euch bei der Rechnungserstellung hilft? Am besten gliedert ihr euren Anforderungskatalog in zwei Bereiche: „Must-have“ und „Nice-to-have“.
3. Tools vergleichen: Mit dem Anforderungskatalog in der Handmacht ihr euch auf die Suche nach der passenden Software. Wie immer gilt: Vergleichen lohnt sich. Wählt diejenige Software aus, die eure Anforderungen am besten abdeckt. Achtet auch auf die Schnittstellen. Damit könnt ihr Dateien in andere Programme importieren und exportieren.
4. Software testen: Die meisten Anbieter bieten eine kostenlose Testphase an. Nutzt dieses Angebot, um euch mit der Software vertraut zu machen. Tauchen Probleme oder Fragen auf, könnt ihr euch an den Support wenden. Plane Feedback-Meetings mit deinem Buchhaltungsteam oder Steuerberater ein, um herauszufinden, ob du dich für die richtige Software entschieden hast.
5. Kunden informieren: Ihr seid mit der ausgewählten Software zufrieden? Dann sagt den Kunden Bescheid, dass ihr eure Rechnungen in Zukunft digital übermittelt.

So findest du die richtige Software-Lösung!

Die passende Software für deine automatisierte Buchhaltung zu finden ist gar nicht so leicht: Es gibt eine Reihe verschiedener Buchhaltungstools. Sie unterscheiden sich nicht nur im Preis, sondern vor allem im Funktionsumfang. Jeder Anbieter setzt eigene Schwerpunkte.

Es gibt jedoch Funktionen, die eine automatisierte Buchhaltung unbedingt abdecken sollte. Must-Have-Funktionen sind:

• Erstellen, Versenden und Archivieren von Ausgangs- und Eingangsrechnungen
• Rechnungsverarbeitung
• Schnittstelle zum Online-Banking
• Schnittstelle zum Steuerberater
• Schnittstelle zum Finanzamt
• Kontrolle und Verbuchung von Buchungsposten
• Erstellung von Betriebsstatistiken und Auswertungen
• Erstellen einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)
• bei größeren Unternehmen: Unterstützung bei der Bilanzerstellung
• Unterstützung bei der Umsatzsteuervoranmeldung und deren Versand an das Finanzamt

Achte außerdem darauf, dass die Software benutzerfreundlich ist. Sie sollte so konzipiert sein, dass auch Nicht-Buchhalter mit ihr arbeiten können. Wichtig ist auch, dass die Software immer up-to-date ist – also durch regelmäßige Updates den aktuell gültigen rechtlichen Richtlinien entspricht.

Übrigens: Wenn dir eine wichtige Funktion – zum Beispiel die Zeiterfassung oder das Mahnwesen – fehlt, kannst du sie nachträglich dazu buchen und dein ausgewähltes Buchhaltungsprogramm erweitern. Diese sogenannten Add-Ons kosten allerdings extra.

Lösungen im Bereich automatisierte Buchhaltung: Beispiel sevDesk

Eine beliebte Lösung für Selbstständige und Gründer ist sevDesk. Der Anbieter richtet sich sowohl an kleine als auch an mittelständische Unternehmen verschiedener Branchen. sevDesk gehört zu den sogenannten Online-Programmen. Das bedeutet für dich: Du musst keine Software auf deinem Rechner installieren. Du arbeitest direkt im Internet in einer Cloud. So kannst du jederzeit und überall auf deine Daten zugreifen – auch auf dem Weg zum nächsten Kunden.

sevDesk bietet dir drei Tarife an:

1. Rechnung (ab 8,90 Euro pro Monat)
2. Buchhaltung (ab 17,90 Euro pro Monat)
3. Warenwirtschaft (ab 42,90 Euro pro Monat)

Wenn du nicht nur Hilfe bei der Rechnungsstellung brauchst, sondern deine komplette Buchhaltung automatisieren willst, wählst du den Tarif „Buchhaltung“. Er bietet dir alles, was du für ein automatisiertes Rechnungswesen brauchst – zum Beispiel:

• Schnittstelle zum Online-Banking
• digitale Belegverwaltung
• kostenloser Steuerberater-Zugang
• DATEV-Export
• intelligente Belegerkennung
• Stapelverarbeitung
• Umsatzsteuervoranmeldung (UstVA) mit Schnittstelle zum Finanzamt

Du betreibst einen Online-Shop? Dann solltest du bei deiner Buchhaltungssoftware zusätzlich Wert auf die Punkte Lagerverwaltung, Artikelzuordnung und Bestandsbuchungen legen. Der passende Tarif heißt Warenwirtschaft.

Hast du dich für einen Tarif entschieden, steht noch eine Entscheidung an: Willst du sevDesk 1 Monat, 12 Monate oder 24 Monate lang nutzen? Unser Tipp: Um Kosten zu sparen, macht es Sinn sich für eine längere Laufzeit zu entscheiden. Denn dadurch reduzieren sich die Kosten: Buchst du „Buchhaltung“ für 1 Monat bezahlst du 22,90 Euro. Wählst du den Tarif für 24 Monate sind es nur 17,90 Euro pro Monat.

sevDesk punktet außerdem mit zahlreichen Anbindungen an Online-Shop-Systeme, Zahlungsdienstleister und Rechnungsmanagement-Programme. Du kannst die Buchhaltungssoftware beispielsweise mit Qonto, einem smarten Tool für dein Geschäftskonto, verknüpfen.

Fazit

Die automatisierte Buchhaltung punktet mit vielen nützlichen Funktionen. Sie unterstützt dich bei lästigen und zeitaufwändigen Aufgaben – wie etwa der Umsatzsteuervoranmeldung. Zwar kosten die Umstellung und gegebenenfalls die Schulung der Mitarbeiter Zeit. Doch du wirst sehen: Diese Zeit ist gut investiert. Überzeuge dich selbst und teste die automatisierte Buchhaltung von sevDesk 14 Tage lang kostenlos und unverbindlich.