So schaffst du dir eine Struktur in der Buchführung

Buchhaltung für Selbstständige – die fünf besten Tipps

Ein Unternehmen steht und fällt mit seiner Buchhaltung. Doch viele Menschen haben davor sehr viel Respekt und scheuen sich vor dieser unliebsamen Aufgabe. Es gibt jedoch Menschen, die ihre Buchhaltung tatsächlich gerne und dazu spielend einfach erledigen. Wie du dies auch schaffen kannst und es dir sogar leicht von der Hand geht, erklären wir dir in diesem Beitrag.

Insbesondere Unternehmer, die ihr Unternehmen gerade erst gegründet haben, haben viele Ideen im Kopf und vergessen das Wichtigste: die Buchhaltung. Dabei ist es ratsam, dass du dir zuvor eine Struktur bei der Buchführung erschaffst. Denn nur wenn du deine Zahlen kennst, weißt du auch, ob es deinem neu gegründetem Unternehmen gut geht.

Daher haben wir hier die wichtigsten Buchhaltungs-Tipps für dich zusammengefasst, damit du nie den Überblick verlierst.

Wann solltest du mit der Buchführung überhaupt beginnen?

Eine vernachlässigte Buchhaltung ist gefühlt ein Fass ohne Boden, um diese wieder aufzuarbeiten. Aufgrund dessen ist es sinnvoll, direkt zu Beginn am Ball zu bleiben. Bedenke, dass schon vor der Gründung Kosten entstehen, die du steuerlich geltend machen kannst. Im ersten Jahr nach der Gründung lässt sich dann mit den Kosten, die bei der Gründung entstanden sind und den Betriebsausgaben der zu versteuernde Betrag reduzieren. Daher ist es ratsam, direkt zu Beginn schon eine geordnete sowie strukturelle Buchführung zu haben und diese auch beizubehalten.

Tipp 1: Immer auf dem neusten Stand bei der Buchhaltung sein

Führst du ein Unternehmen, besteht eine deiner Pflichten darin, dass du die aktuellen Gesetze und Regelungen zur Buchhaltung kennst. Wer ein Unternehmen führt, ist laut Gesetzgeber dazu verpflichtet, sein Wissen dahingehend auf dem neusten Stand zu halten. Die Finanzen müssen fachgerecht aufgelistet und einsehbar sein.

Es gibt für geänderte Regelungen Übergangsfristen, dennoch solltest du diese nicht erst übernehmen, wenn die Zeiten abgelaufen sind. Behörden haben dahingehend zwar eine Frist, in der sowohl die Alte wie auch die neue Regelung gilt, jedoch solltest du diese nicht ausreizen. Und auch in diesem Fall gilt: Unwissenheit schützt nicht vor Strafen. Dies können beispielsweise Strafen für Versäumnisse sein und diese sind empfindlich. Daher solltest du solche unnötigen Strafen vermeiden und dich immer auf dem aktuellen Stand halten.

Eine moderne Buchhaltungssoftware wie die Cloud von Sevdesk erleichtert dir den Überblick über deine Finanzen.

Tipp 2: Fristen und Rechnungen

Gründer und Unternehmer müssen bei ihrer Buchführung stets die entsprechenden Fristen für Umsatzsteuervoranmeldung, Steuererklärung und vieles mehr im Kopf haben. Der Ärger mit den entsprechenden Behörden kann sehr schnell aufkommen, wenn du diese verpasst. Aufgrund dessen solltest du diese Fristen immer im Hinterkopf haben, bzw. dir noch besser im Kalender mit Erinnerung und Pufferzeit einspeichern.

Ebenso solltest du jedoch bei deinen Kunden wiederum auf die zeitnahe Begleichung deiner Rechnungen bestehen. Für das Schreiben deiner Rechnungen solltest du dir daher ebenfalls Termine setzen, die für deine Branche sinnvoll und gängig sind. Ebenso ist es wichtig zu prüfen, ob deine Kunden deine Rechnungen auch bezahlt haben. Sollte dies nicht der Fall sein, solltest du nachhaken und entsprechende Mahnungen herausschicken.

In einer Rechnung, die du ausstellst, müssen bestimmte Pflichtangaben enthalten sein, damit die Rechnung formal auch korrekt ist. Denn nur dann kann auch der Kunde seine Vorteile der Rechnung nutzen und diese beim Finanzamt einreichen.

Pflichtangaben in einer Rechnung sind:

  • Kundenname und dessen Anschrift
  • Lieferzeitraum
  • die korrekte Warenbezeichnung
  • ausgewiesene Umsatzsteuer
  • Steuernummer und dergleichen mehr

Eine entsprechende Software für Rechnungen ist sehr hilfreich und kann Chaos vermeiden und die Arbeit extrem vereinfachen und verkürzen. Das Unternehmen Epic Minutes Production von Domenico Galizia ist beispielsweise Kunde bei sevDesk und sehr zufrieden mit den unterschiedlichen Leistungen, die sevDesk bietet. Neben der enormen Zeitersparnis, die eine Buchhaltungs-Software bietet, ist es für Domenico’s Team auch kein Problem von vier verschiedenen Standorten aus zu arbeiten, da sie die Buchhaltung mit sevDesk auf einem Cloud Speicher immer mit dabei haben und die Buchhaltung so von jedem Ort der Welt ganz einfach erledigen können.

Tipp 3: Belege sammeln für die Buchhaltung

Um die Buchhaltung korrekt auszuführen, brauchst du die entsprechenden Belege zu den Einnahmen und Ausgaben deines Unternehmens. Diese solltest du digital archivieren, jedoch muss dies nach den Grundsätzen der neuen GoBD geschehen. Daher ist es wichtig, diese zu kennen. Im GoBD sind das ordnungsgemäße Führen und Aufbewahren der Unterlagen für ein Unternehmen festgehalten.

Tipp 4: Steuern und Gewinne

Viele Gründer rechnen im ersten Jahr nicht mit hohen Gewinnen und aufgrund dessen setzen sie die Steuervorauszahlung oftmals gering an. Allerdings ist dies ein schwieriges Unterfangen, denn wenn du doch deutlich mehr Gewinn machen solltest als zunächst gedacht, kommt eine Nachzahlung auf dich zu. Das Problem an dem Sachverhalt besteht darin, dass das Finanzamt das ausstehende Geld dann auch sofort anfordern kann und die regelmäßigen Vorauszahlungen zudem heraufgesetzt werden. Für solche Fälle gestaltet es sich dann problematisch, wenn du keine Rücklagen hast.

Hast du dich von Beginn an mit deiner Buchführung auseinandergesetzt und diese auch korrekt geführt, wirst du zeitnah erkennen, ob deine Einschätzung für die Steuervorauszahlung stimmt oder nicht. Somit kannst du dann auch zeitnah das benötigte Geld zurücklegen und bist für eine eventuelle Nachzahlung perfekt gerüstet. Ebenso hast du dann die Möglichkeit, dein Steueraufkommen an das tatsächliche durch einen formlosen Antrag anzupassen.

Tipp 5: Ein guter Steuerberater ist Gold wert

Als Selbstständiger brauchst du in den meisten Fällen einen Steuerberater, es sei denn, du hast selbst in diesem Bereich gearbeitet und kennst dich damit bestens aus. Sobald du dich selbstständig gemacht hast, solltest du dir einen Steuerberater suchen. In den meisten Fällen erhältst du von diesen Personen auch direkt Informationen, wie du deine Buchhaltung am besten anlegen kannst, sodass du und der Steuerberater damit einfach und schnell arbeiten können.

Lasse dir zudem von deinem Steuerberater erklären, was Vorsteuer, Gewerbesteuer und auch Einkommenssteuer sind, wenn dies für dich anfällt. Es ist schwer, Bescheide auf Richtigkeit zu überprüfen, wenn du nicht weißt, was dort geschrieben steht. Ebenso ist es ratsam, mit deinem Steuerberater im Vorfeld zu sprechen, wenn eine wichtige Entscheidung ansteht, um so Fehler zu vermeiden.

Fazit

Die Buchhaltung ist im Unternehmen ein wichtiger Teil, doch da dieser nicht im Fokus vieler Unternehmer steht, wird sie oftmals vernachlässigt. Es ist jedoch problemlos möglich, diese mittels einer Buchhaltungssoftware wie beispielsweise die von sevDesk und einem Steuerberater stets auf dem neusten Stand zu halten.

Jedoch ist auch die Vorarbeit für den Steuerberater sehr wichtig, damit dieser so wenig Arbeit wie möglich hat. Eine gute und richtige Buchführung ist wichtig, um Ärger mit dem Finanzamt zu vermeiden.

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