So findest du die passende Rechnungssoftware für macOS und iOS

Rechnungsprogramm für den Mac: Alles Wichtige für dich als Apple-Nutzer

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Keine Frage: Ohne Word und Excel geht im Arbeitsalltag nichts mehr. Viele Unternehmer nutzen die Standardvorlagen auch, um Rechnungen, Angebote, Lieferscheine oder Mahnungen zu erstellen. Das ist problemlos möglich, kostet aber Zeit. Einfacher und wesentlich schneller arbeitest du mit einem professionellen Rechnungsprogramm für den Mac. Aber: Welche Programme laufen auf dem Apple-Betriebssystem macOS und iOS? Was sind die Unterschiede? Und worauf sollten Mac User achten? Wir verraten es dir.

Für Freiberufler, Selbstständige und Unternehmer ist es gar nicht so leicht sich im Dschungel der Abrechnungstools zurecht zu finden. Denn die Auswahl ist groß. Das wichtigste Suchkriterium für dich als iMac-User ist die Kompatibilität. Das heißt: Informiere dich auf der Seite des Anbieters, ob du die Software auf deinem Mac oder iPad verwenden kannst. Inzwischen gibt es aber auch einige cloudbasierte Rechnungsprogramme, die du unabhängig vom Betriebssystem mit jedem gängigen Browser öffnen kannst. Dazu gehört beispielsweise das Programm von sevDesk.

Checkliste: Worauf musst du als Mac User achten?

Die Rechnungssoftware sollte nicht nur zu deinem Mac, sondern auch zu dir und deinem Unternehmen passen. Schau dir daher die folgenden Punkte vor dem Kauf genauer an:

  • Funktionsumfang: Welche Features sind in dem Paket enthalten? Gibt es Add-ons, die deine Verwaltung zusätzlich erleichtern können? Sind bestimmte Funktionen, die du unbedingt haben willst dabei? Kannst du beispielsweise das Rechnungsdesign individuell anpassen oder musst du dich an die Rechnungsvorlagen halten?
  • GoBD-konform: GoBD ist die Abkürzung für„Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Das bedeutet im Klartext: Du musst deine Rechnungen und Belege ordnungsgemäß archivieren – und zwar in digitaler Form. Achte darauf, dass die ausgewählte Software eine intuitive Belegerfassung enthält und GoBD-konform ist.
  • Schnittstellen: Wenn das Programm Schnittstellen zu verschiedenen Drittanwendungen enthält, sparst du eine Menge Zeit. Manche Software-Anbieter punkten beispielsweise mit einer integrierten Postschnittstelle. Damit kannst du dir die Mühe Rechnungen auszudrucken und zur Post zu bringen, in Zukunft sparen.
  • Service und Support: Wie ist das Kundenmanagement des Software-Anbieters? Gibt es zum Beispiel eine Service-Hotline, an die man sich wenden kann? Unterstützt dich das Unternehmen mit Video-Anleitungen?
  • Benutzeroberfläche: Schau dir auch die Benutzeroberfläche an, bevor du dich entscheidest: Ist sie übersichtlich gestaltet und leicht zu handhaben? Ist es möglich das Layout individuell anzupassen?
  • Branchen: Welche Branchen spricht der Software-Anbieter mit seinem Rechnungsprogramm für den Mac an? Ist er auf bestimmte Unternehmen spezialisiert oder ist er breit aufgestellt?
  • Arbeiten von unterwegs (Multidevice): Egal ob zum Kunden oder auf Geschäftsreise – dein MacBook, iPhone oder iPad begleiten dich. Achte darauf, dass das ausgewählte Rechnungsprogramm weltweit und auf allen drei Geräten funktioniert.
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Übersicht: Rechnungsprogramme für den Mac im Vergleich

Alle Tools haben eines gemeinsam: Sie nehmen dir bei der Rechnungserstellung auf deinem Mac Arbeit ab. Die einen bieten darüber hinaus etwas mehr, die anderen etwas weniger Hilfestellung an. Welche Funktionen in den verschiedenen Programmen enthalten sind und wie groß die Preisunterschiede sind, zeigt der folgende Vergleich.

FunktionsevDeskLexofficePapierkramBillomatFastbillorgaMax
Angebote erstellen ✓ ✓ ✓ ✓ ✓ ✓
Rechnungen schreiben ✓ ✓✓ ✓  ✓ ✓
Zahlungserinnerungen versenden ✓  ✓✓  ✓ ✓
Zahlungsbestätigung per E-Mail ✓     
Individuelle Rabatte ✓✓     
Rechnungen EU und Drittländer ab XL ✓   
Dokumente exportieren ✓  ✓   
Stornorechnung ✓✓ ✓   
Abschlagsrechnung ✓ab XL    
Lieferscheine erstellen ✓ ✓✓  ✓ ✓✓ 
QR-Code auf der Rechnung     
Wiederkehrende Rechnungen ✓ab XL ✓ ✓ ✓Zusatzmodul
KostenDie ersten drei Monate kostenlos, danach 8,90 Euro im MonatAb 5,02 Euro pro Monat und UserKostenlose Basisversion, weitere Funktionen ab 8 Euro im MonatAb 15 Euro im MonatDie ersten 14 Tage kostenlos, danach 8,99 Euro im MonatAb 5 Euro im Monat

Rechnungssoftware nutzen: Das sind deine Vorteile

Egal für welchen Software-Anbieter du dich entscheidest – Rechnungsprogramme für den Mac bieten dir viele Vorteile:

  • Du beschäftigst dich weniger mit Bürokratie und Buchhaltung und hast mehr Zeit für dein gewinnbringendes Tagesgeschäft.
  • Mit einer mobilen App kannst du Rechnungen und Angebote von unterwegs schreiben.
  • Du bringst Ordnung in dein Zettel-Chaos.
  • Dein Rechnungsdesign sieht professioneller aus.
  • Dank Automatisierung und Digitalisierung sind deine Rechnungen weniger anfällig für Fehler.
  • Du sparst Zeit und Nerven.

Kostenlose Rechnungsprogramme für den Mac: Sparst du an der richtigen Stelle?

Qualität hat ihren Preis. Daher sind die meisten Programme für die Rechnungsstellung, auch Fakturierung genannt, kostenpflichtig. Um sie nutzen zu können, musst du daher ein Abonnement abschließen. Einige Anbieter bieten Neukunden zunächst allerdings eine kostenlose Testversion an. Die läuft aber nach ein paar Wochen oder Monaten ab. Danach zahlst du pro Monat einen festen Betrag. Je nachdem für welchen Tarif du dich entscheidest, hast du mehr oder weniger Funktionen.

Es gibt Anbieter, die eine kostenlose Rechnungssoftware oder eine kostenfreie Grundversion zur Verfügung stellen. Dazu zählen beispielsweise:

  • 123Rechnung
  • Billingengine
  • Diabolo
  • Azuro
  • smallinvoice
  • Zervant

Allerdings sind hier nur die Basisfunktionen enthalten – zum Beispiel für das Erstellen von Rechnungen und Angeboten, die Erfassung von Einnahmen und Ausgaben sowie das Archivieren von Belegen. Zusatzfunktionen und Schnittstellen fehlen oft. Auch bei Service und Support musst du bei kostenlosen Angeboten Abstriche machen. Überlege dir daher genau, was dir wichtig ist und ob es nicht sinnvoller ist, in ein umfangreicheres, kostenpflichtiges Modell zu investieren.

Ein gutes Paket hat beispielsweise sevDesk geschnürt: Mit dieser Rechnungssoftware kannst du GoBD-konforme-Angebote und Rechnungen schreiben. Du hast eine große Auswahl an Rechnungsvorlagen, kannst aber auch dein individuelles Rechnungsdesign erstellen. Dank Platzhalter fügst du die Daten deiner Kunden anschließend automatisch ein. Darüber hinaus bietet dir sevDesk viele weitere Möglichkeiten – zum Beispiel eine optionale Anbindung ans Online-Banking, einen Steuerberaterzugang sowie eine iPhone- und iPad-App.

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Fazit: Rechnungsprogramm für den Mac

Es gibt auf dem Markt verschiedene Rechnungsprogramme für den Mac. Wer viel unterwegs ist, sollte auf eine Kombination aus Web-App und mobiler App setzen. Kostenlose Tools klingen zwar für Gründer verlockend. Oftmals fehlen hierbei jedoch wichtige Features. Egal ob kostenlos oder kostenpflichtig – es macht in jedem Fall Sinn das Preis-Leistungsverhältnis und den Funktionsumfang der Anbieter zu vergleichen. So findest du dann das Rechnungsprogramm, das zu dir und deinem Mac passt.

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