Kalkulation in der Logistik – wie Gründer von Start an kostensparend arbeiten

Eigene Lagerhaltung oder Fullfillment-Anbieter?

Zu den besonders wichtigen Fragen, die sich Start-Ups mit eigener Produktpalette stellen müssen, gehört die Lagerhaltung sowie die gesamte Logistik. Anders formuliert: Soll das Unternehmen diesen Aspekt selbst übernehmen oder auslagern. Bekannt ist letzterer Schritt als sogenanntes Fullfillment. Hier übernehmen Dienstleister alle Schritte nach dem eigentlichen Bestellvorgang.

Fullfillment bedeutet, dass:

• Lagerhaltung
• Kommissionierung
• Verpackung
• Versand

dem Dienstleister übergeben wird. Zusätzlich kann dieser auch Aufgaben im Retourenmanagement sowie beim Service – im Sinne von Reparaturen oder Ersatzlieferungen – übernehmen.

Diese Full-Service-Dienstleistungen haben verschiedene Vorteile – aber auch einige negative Seiten. Start-Ups, welche ihr Lager selbst in die Hand nehmen, binden damit erhebliche Kapitalsummen. Hintergrund: Eine selbständige Lagerhaltung erfordert das entsprechende Personal und den nötigen Platz.

Gerade, wenn ein zu Beginn sehr kleines Unternehmen sehr schnell wächst, kann das Lager schnell an Grenzen stoßen. Fullfillment hat den Vorteil, dass erfahrene Logistikfirmen die Abwicklung übernehmen – mit entsprechend modern eingerichteten Hochregallagern auf tausenden Quadratmetern.

Auf der anderen Seite ist dieser Service natürlich nicht kostenlos. Fullfillment-Anbieter verlangen Gebühren. Zudem verliert man mit dem Beauftragen eines Fullfillment-Dienstleisters die Kontrolle über:

• Verpackung
• Versand
• Kundenbetreuung bei Retouren

aus der Hand. Und Fullfillment hat einen weiteren Nachteil. Gehen hergestellte Waren direkt von der Fabrik ins Fullfillment-Center und von dort zum Kunden, wird das Qualitätsmanagement sehr viel schwieriger. Wer diesen Aspekt nicht hinreichend beachtet, dem fallen Produktionsmängel erst durch schlechte Bewertungen und eine hohe Retourenquote auf – was die Kundenzufriedenheit letztlich extrem belastet.

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Lagerhaltung vom Start weg optimieren

Bei zwei Produkten im Sortiment lässt sich alles vielleicht noch von Hand machen. Sehr schnell kommt diese „manuelle“ Methode an Grenzen. Um als Start-Up nicht im laufenden Geschäft die Lagerhaltung und Logistik „auf links drehen“ zu müssen, ist vom ersten Tag auf leistungsfähige Systeme zu setzen. Wie sehen diese in der Praxis aus? Generell sind pauschale Tipps und Ratschläge schwierig.

Anzuraten ist aber das Setzen auf digitale Lagersysteme. Hintergrund: Jeder Artikel, der ins Lager kommt, erhält ein Etikett. Letzteres enthält Infos zum Lagerplatz. Auf diese Weise kann mit einem Blick ins System nicht nur der Bestand geprüft werden. Jeder Mitarbeiter sieht dann sofort, wo der betreffende Artikel zu finden ist.

Fakt ist: Lagersysteme auf diesem Niveau kosten Geld. Auf der anderen Seite hilft die Technik aber auch dabei, den verfügbaren Platz optimal auszunutzen – Stichwort Lagerzins. Auf der anderen Seite muss niemand mehr Regalreihen auf der Suche nach einem Artikel ablaufen, was am Ende Geld – über die Personalkosten – spart. Und die Personalkosten gehören immer noch zu den großen Belastungen für Unternehmen.

Lagerhaltung schließt auch das Handling von Retouren ein. In einigen Branchen ist die Rückläuferquote relativ überschaubar. Laut EHI Retail Institute sind besonders Unternehmen im Bereich der Modebranche von einer hohen Retourenquote betroffen. Hier liegt diese mitunter über 50 Prozent – was durchaus einen erheblichen Aufwand darstellt und letztlich in der Logistik und für das Unternehmen Ressourcen bindet.

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Verpackungen optimieren

Wie lassen sich die Kosten für Lagerhaltung und Logistik senken? Zwei Ansätze sind bereits genannt. Moderne Lagersysteme sind letztlich aber nur eine Seite der Medaille. Artikel mit sperrigen Verpackungen einfach schrumpfen lassen kann die beste Software nicht. Unternehmer, die gezielt auf günstige Lagerkosten setzen wollen, werden sich ebenfalls rund um das Thema Verpackung Gedanken machen müssen.

Hier kommt es auf verschiedene Gesichtspunkte an. Auf der einen Seite kostet jede Verpackung Geld. Kann durch den Griff zu speziellen Verpackungsmaterialien der eine oder andere Euro gespart werden, macht sich dies positiv in der Bilanz bemerkbar. Auf der anderen Seite lässt sich auch an der Stellschraube Kostenfaktor über die abgenommene Menge drehen. Hersteller von Verpackungen sind bereit, für eine große Abnahmemenge den Preis pro Einheit zu reduzieren. Innovative Anbieter in diesem Bereich bieten mittlerweile eine umfangreiche Online-Kalkulation mit der vorab genau berechnet werden kann, welche Verpackungen überhaupt benötigt werden und wie man hier die bestmöglichen Einkaufspreise/Mengenabnahmen erzielen kann.

Ein dritter Punkt ist das Verpackungsdesign. Letzteres kann den Kostenfaktor mit aktiv beeinflussen. Sperrige Verpackungen, die viel Platz wegnehmen, sorgen letztlich dafür, dass die Artikel – im Vergleich mit anderen Verpackungsgrößen – Mehrkosten in der Lagerhaltung verursachen. Zudem steigt der Transportaufwand. Hierfür können wiederum höhere Kosten entstehen. Ein Zusammenhang, über den jedes frische Unternehmen schon im Verpackungsdesign nachdenken sollte.

Mit der Verpackung sparen – so kann es funktionieren:

• Verpackungsmaterial einsetzen, das günstig ist
• Abnahmemenge kann für Rabatte genutzt werden
• Verpackungsdesign beeinflusst Lagerzins und Transportkosten

Versandkosten prüfen

Ein nicht zu unterschätzender Kostenfaktor sind zudem die Versandkosten. Bei einem Versandvolumen von 300 Standardpaketen zu 3 Euro Versandpauschale pro Monat ergeben sich so Kosten von 900 Euro. Bei einer Versandgebühr von 2,90 Euro spart das Unternehmen 30 Euro. Auf den ersten Blick kein wirklich großer Sprung.

Allerdings sollte die Entwicklung über einen Zeitraum von 12 Monaten betrachtet werden. Hier liegt die Differenz bei 360 Euro. Gerade für kleine Unternehmen durchaus ein Unterschied. Angenommen, es werden nicht 300, sondern 1.000 Pakete im Monat verschickt. Hier liegt der Unterschied bei 100 Euro im Monat – oder 1.200 Euro im Geschäftsjahr. Die Kernaussage dieser Beispiele lässt sich beliebig nach oben skalieren: Gelingt es, sich günstige Versandkonditionen zu sichern, lässt sich mitunter viel Geld mit der Logistik sparen.

Dieser Grundsatz ist auf den ersten Blick trivial. In der Praxis ist es allerdings schwierig, günstige Preise beim Versand durchzusetzen. Welche Möglichkeiten bieten sich?

1. Kleinere Verpackung wählen

Die Versandpauschalen der Logistik-Branche werden allgemein über die Abmessung der Sendungen sowie deren Gewicht ermittelt. Start-Ups, die im Hinblick auf die Sendungsgröße nachlässig werden, zahlen am Ende mehr. Und über die richtigen Verpackungsmaterialien lässt sich am Gewicht sparen. Achtung: Der Optimierungseifer darf hier nicht zu weit gehen. Es muss nach wie vor ein sicherer Versand der Artikel möglich sein.

2. Logistikpartner überprüfen

In der Logistikbranche stehen heute verschiedene Unternehmen im Wettbewerb miteinander. Heißt auf der anderen Seite, dass Firmen durchaus bessere Konditionen als beim bisherigen Logistiker realisieren können. Aus diesem Grund ist es durchaus empfehlenswert, die Angebote der Konkurrenzen im Auge zu behalten – und nach Möglichkeit auf die beste Offerte zu setzen.

Fazit: Sparpotenzial bei Lager und Logistik ausreizen

Jedes Jahr gehen in Deutschland hunderttausende Start-Ups ins Rennen. Für alle Unternehmen gilt, dass eine gute Geschäftsidee nicht alles ist. Zum betriebswirtschaftlichen Know-how gehört die Suche nach Einsparpotenzial. Letzteres kann sich zum Beispiel in der Lagerhaltung und Logistik bieten. In den letzten Jahren zunehmend beliebter ist beispielsweise das Fullfillment geworden. Ganz aus der Mode wird das eigene Lager trotzdem nicht kommen. Wer als Start-Up Kosten sparen will, geht am besten vom ersten Tag an den richtigen Weg. Digitale Systeme helfen dabei, das Lager optimal auszunutzen. Und dank eines weitsichtigen Verpackungsdesigns kann das Start-Up ebenfalls in Bezug auf die Versandkosten Geld sparen. Es gibt letztlich verschiedene Möglichkeiten, um Kosten zu sparen. Start-Ups müssen nur bereits sein, diese auch auszunutzen.