Wann darf ich Newsletter an Kunden versenden?

Wann darf ich Kunden Newsletter zusenden?

Irrtümlich wird manchmal davon ausgegangen, dass man, sobald man die E-Mail-Adresse eines Kunden hat, diesen dann auch Newsletter zusenden darf. Das stimmt jedoch nicht. Du darfst Kunden erst dann einen Newsletter zusenden, wenn dieser dir dafür seine Einwilligung gegeben hat. Diese Einwilligung muss sich dann auch eindeutig auf das Versenden von Newslettern beziehen und über ein Anmeldeformular angegeben werden.

Anmeldeformular nach DSGVO

Damit dein Anmeldeformular auch nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) rechtssicher ist, zählen wir dir hier die wichtigsten Inhalte auf. Demnach sollte dein Anmeldeformular für den Newsletter

• ein Eingabefeld vorweisen, in du den Nutzer verschiedene Daten abfragen kannst. Doch das einzige Pflichtfeld darf hier nur das Feld für die E-Mail-Adresse sein.
• Nutzungshinweise beinhalten, in denen du erklärst, was mit den Daten der Nutzer passiert und wie oft du den Newsletter versenden wirst.
• offenlegen, mit welcher Software oder welchem Tool du die Newsletter verschickst, wenn du diese nicht selbst versendest. Denn somit gibst du die Daten der Kunden an Dritte weiter.
• einen Link zur Datenschutzerklärung enthalten, sodass der Nutzer sich über weitere Fragen bzgl. Datenverarbeitung informieren kann.

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Die Einwilligung durch das Double-Opt-In-Verfahren

Ganz wichtig für die Einwilligung des Nutzers ist das Double-Opt-In-Verfahren (doi), das rechtlich für den Newsletterversand unabdingbar ist. Demnach muss der Kunde nach Eingabe seiner Daten nochmals seine Einwilligung zum Versenden des Newsletters bestätigen. Dafür erhält der Empfänger dann eine Bestätigungsmail mit einem Link, den er anklicken muss, um seine Einwilligung zu erteilen. Erst dann darfst du auch wirklich Newsletter an ihn versenden. Andernfalls kannst du mit wettbewerbsrechtlichen Abmahnungen rechnen.

Fazit: Newsletter an Kunden versenden

Bevor du dich also für das Versenden von Newslettern entscheidest, sollte du vorher prüfen ob du an alle rechtlichen Bedingungen gedacht hast. Bedenke bitte auch, dass du deinen Kunden die Möglichkeit geben musst, den Newsletter wieder zu kündigen. Dies kannst du ganz leicht durch einen Link am Ende der E-Mails umsetzen. Durch ein simples Klicken kann der Nutzer dann den Newsletterversand einstellen.

Zudem solltest du wissen, dass eine Einwilligung nach vier Jahren wieder erlöschen kann. Doch keine Sorge – du musst  nach vier Jahren keine neue Bewilligung einholen. Diese Regelung gilt nur, wenn der Empfänger in diesem Zeitraum keine einzige Newsletter-E-Mail erhalten hat. Daher musst du stets darauf achten, dass die Einwilligung nicht verjährt.