So findest du den idealen Drucker für dein Büro

Der Ratgeber für Bürodrucker für Unternehmen

Ohne ihn geht in zahlreichen Büros und Privathaushalten nichts – der Drucker. Insbesondere im Büroalltag stellt er einen wesentlichen Bestandteil dar. Dokumente, Verträge sowie weitere Schriftstücke werden tagtäglich in großer Zahl benötigt. Ein qualitativ hochwertiger Drucker ist somit essenziell. Doch woran erkennt man ein geeignetes Gerät und welche Aspekte stellen ebenfalls entscheidende Faktoren dar?

Bürodrucker – welche Druckerfunktionen sind wichtig?

Der Drucker ist ein wichtiges Arbeitsgerät in vielen Büros. Zahlreiche Arbeiten können ohne ihn nicht richtig ausgeführt werden. Je nach Bürogröße sowie Verwendungszweck muss der Kopierer über unterschiedliche Funktionen verfügen. Private Büros oder kleinere Bürogemeinschaften benötigen meist nur einen einzelnen Bürodrucker, wohingegen Großraumbüros ein Multifunktionsgerät benötigen. Bei der großen Auswahl an qualitativ hochwertigen Geräten fällt es jedoch nicht immer leicht, auf Anhieb das passende Gerät zu finden. Zudem ist neben dem Drucker an sich weiteres Druckerzubehör vonnöten. Doch zuallererst sollte festgelegt werden, über welche Druckerfunktionen, Eigenschaften und Formatwahl das Gerät verfügen sollte.

Multifunktionsdrucker erleichtern vielen Menschen tagtäglich die Arbeit. Sie können sowohl drucken als auch scannen und kopieren. Einige Geräte verfügen zusätzlich über eine Funktion, um zu faxen. Speziell für große Unternehmen stellt Letztere eine relevante Eigenschaft dar. Bei der Wahl eines geeigneten Druckers sollte jedoch ebenfalls ein besonderes Augenmerk auf den Tonerverbrauch gelegt werden. Ohne eine ausreichende Menge an Tinte ist kein Drucker uneingeschränkt funktionsfähig. Bei einem Druckerspezialisten wie TonerPartner erhalten Unternehmen sowie Privatpersonen stets die passenden Patronen für ihren Drucker. Verschiedene Such- und Filterfunktionen ermöglichen es zudem, in wenigen Augenblicken die optimalen Druckerpatronen für das vorhandene Gerät zu finden.

Speziell Unternehmen sollten zudem auf das Format achten, welches das Gerät ausdrucken kann. Die gängigsten Geräte können bis zu einem Format DIN A4 drucken. In einigen Fällen, insbesondere bei Präsentationen oder Plakaten, werden jedoch größere Formate benötigt. Wer zudem über ein eigenes Gerät verfügt, spart sowohl Zeit als auch Geld. Das Erstellen von Großformaten muss in diesem Fall nicht bei einer externen Druckerei in Auftrag gegeben werden.

Druckerpapier – welche Eigenschaften sollte es haben?

Ein Drucker benötigt stets Papier, um kopieren und ausdrucken zu können. In der heutigen Zeit stehen Unternehmen und Privatpersonen eine große Auswahl an unterschiedlichen Papiervarianten zur Verfügung. Doch was ist das beste Papier für den Druck von Fotos und Dokumenten? Da es sich hierbei um verschiedene Ausdrucke handelt, sollte unterschiedliches Papier verwendet werden. Für den Ausdruck von Fotos in ausgezeichneter Qualität sollte auf beschichtetes Fotopapier zurückgegriffen werden. Diese Papierart verfügt über einen angenehmen Glanz und weist eine gewisse Stärke auf. Je nach gewählter Papierart können die Ausdrucke, denen eines Fotostudios gleichen.

Für das Ausdrucken von Dokumenten können verschiedene Papiervarianten infrage kommen. Handelt es sich lediglich um Notizen, eignet sich dünneres oder recyceltes Papier. Verträge sowie weitere wichtige Dokumente und Geschäftsbriefe sollten jedoch ausschließlich auf Kopierpapier in hoch weiß gedruckt werden. Weißes Kopierpapier ist ebenfalls in verschiedenen Stärken erhältlich. Je stärker die bevorzugte Papierart ist, desto hochwertiger und angenehmer ist die Haptik. Ein wichtiger Aspekt, speziell im Hinblick auf potenzielle Geschäftspartner.

Welche Faktoren beeinflussen die Druckqualität?

Mit einem hochwertigen Multifunktionsdrucker kann eine Optimierung des Arbeitsplatzes erfolgen. Schreib- und Kopierarbeiten können schneller und angenehmer verrichtet werden. Meist werden wichtige Schriftstücke zeitnah benötigt, sodass nur wenig Zeit zur Verfügung steht, um erst einmal durch das ganze Büro zu laufen. Doch neben der Platzierung des Gerätes sollte stets auf die Druckqualität geachtet werden. Verschiedene Faktoren haben einen großen Einfluss auf die Qualität und die Druckeigenschaften des Ausdruckes.

Häufig stellt sich auch die Frage: „Welches Dateiformat sollte meine Datei für den Druck haben?“. In den meisten Fällen werden Dokumente, geschäftliche Briefe sowie weitere Schriftstücke im DIN-A4-Format gedruckt. Hierbei handelt es sich entweder um die Formatwahl der PDF-Datei oder des Word-Dokuments. Beide Dateiformate eignen sich für das Ausdrucken. Sollte der Ausdruck einmal nicht erfolgen, kann es an den Einstellungen des Gerätes liegen. Einige Geräte drucken nur PDF-Dateien, da dies in den Werkseinstellungen verankert ist. In wenigen Schritten kann dies aber mehrheitlich geändert werden. Neben dem Format kann auch das ausgewählte Papier einen Einfluss auf die Druckqualität haben. Das gilt ebenfalls für die Druckerpatrone oder die Tonerkartusche. Der Tonerverbrauch sollte in regelmäßigen Abständen kontrolliert werden. Bei einem Tintentiefstand sollte frühzeitig reagiert und für Nachschub gesorgt werden.

Worauf gilt es beim Kauf von Bürodruckern zu achten?

Bei der Anschaffung eines neuen Druckers für die Bürogemeinschaft sollten verschiedene Faktoren berücksichtigt werden.

  • Druckerfunktionen: Bei der Kaufentscheidung sollten die unterschiedlichen Funktionen des bevorzugten Gerätes berücksichtigt werden. Für kleinere Bürogemeinschaften genügen Modelle, die sowohl das Drucken als auch das Scannen sowie das Kopieren ermöglichen. Für Großraumbüros sollte hingegen ein Multifunktionsgerät mit der Eigenschaft zum Faxen in Betracht gezogen werden.
  • Druckeigenschaften: Die Druckeigenschaften entscheiden über die Druckqualität. Diese wird sowohl von den bevorzugten Papiervarianten als auch von den Druckereinstellungen und den Druckerpatronen beeinflusst.
  • Druckerzubehör: Ohne ausreichendes Druckerzubehör ist das Gerät nicht funktionsfähig. Neben der Druckerpatrone oder der Tonerkartusche wird oftmals ein zusätzliches Verbindungskabel benötigt.

Fazit

Der Drucker ist aus dem heutigen Büroalltag nicht mehr wegzudenken. Er stellt einen wesentlichen Bestandteil dar. Bei der Wahl eines geeigneten Modells sollten die Druckerfunktionen sowie der Tonerverbrauch berücksichtigt werden. Ebenfalls relevant ist die verfügbare Formatwahl. In den meisten Fällen genügen Ausdrucke im DIN-A4-Format. Große Unternehmen benötigen manchmal jedoch größere Formate für das Ausdrucken von Arbeitsblättern oder Plakaten.

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