Gründer FAQ: 4 Tipps, die Zeit und Geld sparen

Wie kann ich meine Finanzprozesse verbessern?

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Als Leiter eines Unternehmens musst du dafür sorgen, dass du die Rechnungen bezahlst, in die Zukunft investierst und einen gesunden Gewinn erzielst. Und es wird immer schwieriger, den Überblick zu behalten, je mehr dein Unternehmen wächst. Effiziente Finanzprozesse tragen zur Rationalisierung der Aktivitäten in deinem Unternehmen bei und liefern dir die wichtigen Informationen, die du benötigst, wenn du sie brauchen. Darüber hinaus sind gute Sicherheitsvorkehrungen und Kontrollen unerlässlich, um Risiken zu minimieren (z. B. überhöhte Zahlungen an Lieferanten, Betrug und zu niedrige Preise). Darauf kommt es an, wenn du deine Finanzprozesse optimieren möchtest.

Um deine Finanzprozesse zu optimieren, sollte der erste Schritt darin bestehen sich ein klares Bild davon zu machen, wie die Dinge in deinem Unternehmen derzeit ablaufen. Dazu solltest du oder eine Person deines Vertrauens Gespräche führen und beobachten, wie aktuell Aufgaben im Unternehmen ausgeführt werden. So lässt sich feststellen, wie lange die Erledigung dieser Aufgaben dauert. Zudem lassen sich Doppelarbeiten und fehleranfällige Tätigkeiten zu ermitteln. Durch die Darstellung deiner Prozesse kannst du analysieren, wo Verbesserungsmöglichkeiten bestehen.

Was sind die heutigen Prozesse? Wie kannst du diese Prozesse verbessern, insbesondere diejenigen, die eine Herausforderung für deinen Betrieb darstellen? Das Ziel ist es, sie effizienter und effektiver zu machen.

Zur Verbesserung deines Finanzmanagements und deiner Finanzprozesse gibt folgende Tipps:

1. Systematisiere die Beziehungen zu Deinen Kunden

Effiziente und genaue Auftragseingabe und -abwicklung sowie schnelle Zahlungseingänge sind entscheidend für einen guten Cashflow, zufriedene Kunden und die Erstellung der benötigten Finanzinformationen.

Verzögerungen und Fehler können an jeder Stelle auftreten: Von der Auftragserfassung über die Auftragsabwicklung und den Versand bis hin zur Ausstellung von Rechnungen und dem Zahlungseingang. Deshalb ist es wichtig, jeden Schritt zu erfassen und nach Verbesserungsmöglichkeiten zu suchen.

Praxistipp: Ein sehr typisches Beispiel sind Rechnungen, die nicht bezahlt werden, weil das Unternehmen nicht konsequent auf verspätete Zahlungen reagiert. Wenn Du automatische Mahnungen einrichtest, kannst Du bei den Kunden frühzeitig nachfassen, Gebühren für verspätete Zahlungen erheben usw. Andernfalls zieht sich das Inkasso immer weiter in die Länge und du hast nicht genug Kapital, um Ihren Betrieb über Wasser zu halten.

2. Digitalisiere deinen Einkauf

Wenn du deine Prozesse für den Einkauf von Verbrauchsmaterialien – von der Bestellung über den Wareneingang bis hin zur Verwaltung des Bestands und der Bezahlung von Rechnungen – aufzeichnest, wirst Du oft viele Möglichkeiten finden, Geld zu sparen und die Berichterstattung an die Geschäftsleitung zu verbessern. Darüber hinaus hilft die Automatisierung bestimmter Aufgaben mithilfe digitaler Tools deinem Finanzteam im Rechnungswesen, Bestellungen besser zu verfolgen, Lagerbestände zu überwachen, Zahlungen zu tätigen und aktuelle Berichte zu erstellen.

Praxistipp: Wenn Aufgaben automatisiert werden, gibt es weniger Raum für Fehler, wenn Informationen zwischen Abteilungen ausgetauscht werden müssen. Das reduziert die Anzahl der Fehler und beschleunigt den gesamten Prozess. 

Selbst einfache Prozessverbesserungen können einen großen Unterschied machen. So können beispielsweise Fehler bei der Dateneingabe, deren Behebung Stunden in Anspruch nimmt, vermieden werden, wenn die Mitarbeiter statt der manuellen Eingabe ein Dropdown-Menü mit Artikeln aus dem Bestand auswählen können.

3. Sicherstellen, dass du die richtigen Zahlen erhältst 

In deinem Unternehmen ist eine genaue und zeitnahe Datenerfassung Voraussetzung für die Erstellung hochwertiger Berichte, anhand derer das Management finanzielle, operative und strategische Entscheidungen treffen kann. Deshalb ist es wichtig, die Prozesse für die Erfassung und Validierung von Finanz- und Betriebsdaten festzulegen.

Praxistipp: Die Erfassung von Daten und die Erstellung von Berichten ist in hohem Maße davon abhängt, dass die Mitarbeiter korrekte Informationen eingeben und diese rechtzeitig verarbeiten.

Doch während du deine Prozesse abbildest und verbesserungswürdige Bereiche ermittelst, kann es schwierig sein, die Mitarbeiter dazu zu bringen, Veränderungen zu akzeptieren. Schulungen, ständige Kommunikation und Leistungsüberwachung können dir helfen, diese Hürde zu überwinden.

Manche Leute sagen: ‚Hey, ich mache das schon so lange so und es hat für mich funktioniert. Ich sehe nicht wirklich ein, warum wir es anders machen sollten.‘ Was sie nicht erkennen, ist, dass es für den Rest der Organisation nicht funktioniert. Es ist daher sehr wichtig, dass du deine Prozesse heute überprüfst, um festzustellen, welche spezifischen Aufgaben verbessert werden müssen.

4. Fokus auf finanzielle Kontrollmechanismen

Enorm wichtig ist auch die Wirksamkeit der finanziellen Kontrollmechanismen im gesamten Unternehmen zu bewerten, um Fehler zu vermeiden sowie Verschwendung und Betrug zu verhindern.

Wie sieht zum Beispiel das Verfahren zur Genehmigung von Bestellungen aus? Wie sieht es mit der Annahme und dem Versand von Waren an der Laderampe aus?

Gibt es jemanden, der tatsächlich überprüft, ob die Lieferungen mit den Bestellungen übereinstimmen.

Praxistipp: Die Optimierung von Prozessen erfordert Aufwand und Investitionen, aber die Kosteneinsparungen und die verbesserte Kontrolle über das Geschäft sind es wert.

Du beseitigst Verschwendung und Fehler und verbesserst den Informationsfluss. Das bedeutet, dass Du als Unternehmer viel schneller Entscheidungen treffen kannst, um für den nächsten Monat oder das nächste Quartal gerüstet zu sein und profitabler zu werden.

Du hast weitere Fragen zur Optimierung von Finanzprozessen? Die Corporate Finance Mittelstandsberatung GmbH (CF-MB) hilft Startups passende Kapitalgeber zu finden und unterstützt dich bei sämtlichen Herausforderungen rund um das Thema Unternehmensverkauf und Finanzierungsberatung.

Nähere Informationen erhältst du auf www.cf-mb.de

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Über den Autor

Autorenprofil: Carsten Häming

Carsten Häming

Carsten Häming, Managing Partner der Corporate Finance Mittelstandsberatung GmbH, verfügt durch seine Tätigkeit in der Corporate Finance Beratung über eine mehrjährige Transaktionserfahrung im deutschsprachigen und internationalen Corporate Finance Markt. Er hat diverse Mandanten bei Finanzierungsrunden, Akquisitionen und Unternehmensverkäufen begleitet. Er war für Startups, Konzerne, für große und mittelständische sowie für öffentliche Unternehmen sowohl auf der Kauf- als auch auf der Verkaufsseite beratend tätig.

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