Für manch einen jungen Unternehmer ist sie ein Schock, der einem nicht selten bis in die Glieder fährt. Gemeint ist die Ankündigung einer Betriebsprüfung durch das liebe Finanzamt. Doch keine Panik. Erstens ist für dich eine solche Ankündigung kein Grund dafür, dass du etwas falsch gemacht hast und zweitens sind in vielen Fällen solche Betriebsprüfungen eher harmlos. Wenn du nichts falsch gemacht hast und deine Bücher sauber geführt hast, ordentlich deine Steuern bezahlt hast, dann kann dir auch nichts passieren. Also nicht verrückt machen lassen und sich einfach gut auf die Betriebsprüfung vorbereiten. Wie man das machen kann, werde ich dir hier in diesem Artikel genau erklären.

Welche Gründe gibt es für eine Betriebsprüfung?

Auch wenn du dein Unternehmen erst gegründet hast, musst du jederzeit mit einer Betriebsprüfung rechnen und dich eben auch dementsprechend vorbereiten. Dazu musst du aber bitte nicht warten, bis eine schriftliche Ankündigung ins Haus flattert. Das kannst du vorher schon alles vorbereiten. Von der Gründung eines jungen Startups bis hin zu einem soliden Unternehmen musst du im Schnitt mit ein bis zu drei Betriebsprüfungen rechnen. Überprüft wird dabei ein Zeitraum von nicht mehr als drei zusammenhängenden Jahren. Rechtsgrundlage ist dafür für das Finanzamt die sogenannte Abgabenordnung. In juristischen Worten heißt das dann, dass eine Betriebsprüfung dazu dient, um gemäß §§ 85, 199 Abs. 1 AO die „Ermittlung und Beurteilung steuerlich bedeutsamer Sachverhalte, um die Gleichmäßigkeit der Besteuerung sicherzustellen.“

So kannst du dich auf eine Betriebsprüfung vorbereiten

Gleich zu Anfang soll gesagt sein, dass du die wichtigsten Grundlagen für eine ordentlich ablaufende Betriebsprüfung eigentlich gleich am Anfang deines Startups legen kannst, bzw. dies auch gleich tun solltest. Einfach immer die Unterlagen für die Buchhaltung ordentlich abheften. Konkret bedeutet dies für dich

  • korrekte Darstellung aller Geschäftsvorfälle
  • Berechnung von Umsatz, Ausgaben und Gewinn muss vollständig vorliegen
  • Ein- und Ausgangsrechnungen, Reisebelege und alle anderen für die Buchhaltung relevanten Belege müssen ordentlich sortiert und abgeheftet sein

Alle Vereinbarungen gut aufbewahren

Für dich als Gründer ist es auch wichtig, dass bestimmte Abmachungen und Verträge aus der Gründungszeit deines Startups sauber dokumentiert bei dir einen Ordner abgeheftet sind. Damit ist gemeint, dass du vielleicht gerade in der Anfangszeit Unterstützung von Freunden oder Verwandten bekommen hast. Beispielsweise in Form von Finanzierungshilfen oder auch durch Mithilfe im Büro. Normalerweise erfolgt zwar eine Lohnsteuerprüfung separat, aber ein Betriebsprüfer will natürlich auch Lohnkosten und sonstige Aufwendungen erklärt bekommen.

Tipp 1: Sollten dir bestimmte Unterlagen fehlen oder unvollständig sein, dann kümmere dich jetzt darum. Macht dich der Betriebsprüfer bei der Prüfung darauf aufmerksam, dann kommst du sonst schnell in Erklärungsnot.

Tipp 2: Solltest du noch keinen Steuerberater haben, dann wäre es jetzt der ideale Zeitpunkt, dir einen zu suchen. Der kann dir gerade im Hinblick auf eine Betriebsprüfung eine wichtige Hilfe sein.

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Wie ist der Ablauf einer Betriebsprüfung?

Der Ablauf einer Betriebsprüfung ist für alle Unternehmen gleich und auch bei dir wird diese nach einem einheitlichen Muster vorgenommen. Man kann eigentlich sagen, dass sie sich in drei Phasen gliedert.

  • Phase 1: Du bekommst eine schriftliche Ankündigung zu einer Betriebsprüfung

  • Phase 2: Vor Ort findet die Betriebsprüfung statt

  • Phase 3: Nach der abgeschlossenen Betriebsprüfung gibt es eine Schlussbesprechung

Wichtig für dich ist es, dass du dir darüber im Klaren bisst, dass du bei einer solchen Betriebsprüfung den Prüfer aktiv unterstützen musst. Das bedeutet für dich konkret, dass du ihm alle relevanten Dokumente und Unterlagen zur Verfügung stellen musst, die er von dir verlangt. Vergiss schnell den Gedanken, dass er sich ja selbst die Unterlagen suchen kann. Aber bleib ganz ruhig. In den meisten Fällen wird er dir im Vorfeld der Betriebsprüfung schon mitteilen, welche Unterlagen er sehen will und was für ihn von Interesse ist.

In der Regel hast du zwei Wochen Zeit

Im Normalfall vergehen zwischen der schriftlichen Ankündigung der Betriebsprüfung und dem Erscheinen des Prüfers bei dir im Unternehmen etwa zwei Wochen Zeit. In dieser Zeit solltest du dich sehr gut und vor allem gründlich auf die Prüfung vorbereiten. Ziel für dich sollte sein, dass du bei der Prüfung alle Fragen schnell beantworten und belegen kannst. Desto besser läuft alles ab. Mit dem nächsten Hinweis will ich dir nichts unterstellen, dich aber darauf aufmerksam machen. Solltest du es in der Vergangenheit mit der Buchhaltung nicht so genau genommen haben und bestimmte Sachverhalte bisher verschwiegen hast, dann solltest du in der Zeit zwischen Ankündigung und der Durchführung der Betriebsprüfung dies schnell in Ordnung bringen.

Betriebsprüfung findet in der Regel vor Ort statt

In der Regel findet eine Betriebsprüfung vor Ort bei dir im Unternehmen statt. In Ausnahmefällen ist es auch möglich, dass du alle Unterlagen vollständig und geordnet beim Finanzamt abgibst. Aber wie gesagt, im Normalfall findet die Prüfung bei dir vor Ort statt. Dazu braucht der Betriebsprüfer einen Raum, in dem er ungestört seiner Prüfung nachgehen kann. Wichtig ist auch, dass du ihm immer als Ansprechpartner zur Verfügung steht, falls es Fragen gibt oder er weitere Unterlagen von dir benötigt.

Schlussbesprechung ist wichtig für dich

Nach Abschluss der Betriebsprüfung wird mit dem Prüfer eine Schlussbesprechung durchgeführt. Diese Besprechung solltest du nutzen, damit fragliche Punkte noch einmal in Ruhe besprochen werden können und du vor allem für Betriebsprüfungen in der Zukunft lernen kannst. Hast du dich auf die Betriebsprüfung gut vorbereitet, dann hast du auch die Chance, bestimmte Sachverhalte so zu klären, dass sie zu deinen Gunsten entschieden werden.

Hilfreiche Tipps zur Vorbereitung auf eine Betriebsprüfung

Also keine Angst vor der Betriebsprüfung. Bereite dich einfach gut und gewissenhaft vor und dann dürfte das Ding wie geschmiert ablaufen. Alle wichtigen Punkte, auf die du achten solltest, habe ich hier für dich noch einmal kurz und einfach zusammengefasst:

  • Belege: Bewahre alle deine Belege, egal ob in Papierform oder in Form von elektronischen Daten sorgfältig auf und sichere vor allem deine Daten. Deine Papierbelege solltest du übersichtlich und fortlaufend nummeriert sauber in einem Ordner abheften. Wichtig! Der Betriebsprüfer will immer Originaldokumente sehen.

  • Unterlagen für die Prüfung: Bei der Betriebsprüfung werden Bücher wie Grund- und Hauptbuch oder auch das Kassenbuch, sowie Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Belege für Electronic-Cash-Zahlungen und deine Geschäftskorrespondenz unter die Lupe genommen. Für dich bedeutet dies, dass du alle E-Mails oder Schreiben von einem Auftrag immer bis zum Verkauf aufbewahren solltest. Gibt es Absprachen wegen Preisen oder Rabatten, dann solltest du auch diese in schriftlicher Form vorlegen können.
  • Deine Konten: Für dich ist es sehr empfehlenswert, wenn du gleich von Beginn deiner unternehmerischen Tätigkeit an zwei getrennten Konten hast. Ein Privatkonto und ein Geschäftskonto. Bei der Betriebsprüfung hat der Prüfer nur Einblick in dein Geschäftskonto.
  • Elektrische Kontoauszüge: Du solltest dem Betriebsprüfer deine Kontoauszüge als elektronische Datei zur Verfügung stellen. Das können ohne Probleme PDF-Dateien deiner Bank sein. Hintergrund: Damit vermeidest du einen Zugriff des Prüfers auf deine eigene EDV.
  • Sammeln von Belegen: Oft heißt es ja, weniger ist mehr. Doch hier im Rahmen einer Betriebsprüfung trifft dies nicht zu. Hier ist das Gegenteil der Fall. Du solltest besser alles sammeln, was mit Belegen oder Korrespondenz zu tun hat. Gibt es für eine Buchung nämlich keinen Beleg dafür, wird dies der Prüfer sofort beanstanden. Denkt daran: Keine Buchung ohne Beleg!
  • Storno-Rechnungen: Wirf bitte nie Storno-Belege weg. Auch diese musst du immer zwingend mit abheften, weil du bei jeder ordnungsgemäßen Buchführung auch Storno-Buchungen belegen musst.
  • Rabatte und Preisnachlass: Du solltest in der Lage sein, jeden Preisnachlass oder Rabatt auch plausibel erklären können. Wichtig ist dies vor allem für Mengenrabatte, Treuebonus, Sonderrabatt und Skonti. Stellt der Prüfer hohe Sonderrabatte fest, wird er sofort misstrauisch werden und wird unangenehme Fragen stellen. Also musst du diese belegen und auch begründen.
  • Vorsicht mit Informationen: Du solltest dem Betriebsprüfer nur die Informationen überlassen, die im Rahmen einer Betriebsprüfung benötigt werden. Gibst du beispielsweise aus Versehen dem Prüfer Unterlagen von deinem privaten Konto, so kann dieser diese Daten ebenfalls für seine Prüfung verwenden.

Damit habe ich für dich die wichtigsten Punkte zusammengefasst, auf die du im Rahmen einer Betriebsprüfung achten solltest. Wenn du das alles befolgst und von Anfang an kein Chaos in deinen Büchern herrscht, dann kannst du dieser Betriebsprüfung gelassen entgegen schauen. Klar ist die erste immer ein besonderes Erlebnis, aber du wirst sehen, dass dies bei gründlicher Vorbereitung für dich überhaupt kein Problem darstellen wird.

So überstehst du die Betriebsprüfung vom Finanzamt
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