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Die Trumpfkarten im Online-Eventmanagement

KI für die Recherche: So nutzt sie eine Eventmanagerin

Kathrin ist als Teamlead im Bereich Online-Eventmanagement immer auf der Suche nach neuen Kooperationspartnern. Die Recherche dafür nimmt aber viel Zeit in Anspruch. Außerdem möchte sie bei der Speaker- und Partneranfrage nicht immer das Gleiche schreiben und will deshalb variieren. In beiden Aufgabenbereichen nutzt sie sich nun KI zur Unterstützung – erfolgreich. Welche Tools sie wie nutzt, erfährst du nachfolgend.

Stell doch bitte einmal kurz vor: Welches Tool nutzt du in deinem Arbeitsalltag und wofür?

Ich nutze die KI-Suchmaschine You.com vor allem für Recherchezwecke. Das ist eine Suchmaschine kombiniert mit einem KI-Chat. Ich frage zum Beispiel „Welche Marketing Events gibt es 2024 in Deutschland“ und das Tool spuckt mir eine Zusammenfassung aus und auch die verschiedenen Quellen dazu direkt mit Links, sodass ich dort auch nochmal weiterlesen kann. Außerdem nutze ich zum Beispiel GPT for Docs, um Anfragen für Speaker oder Partner umzuformulieren oder zu verbessern. Ich habe zum Beispiel eine Vorlage, aber möchte nicht immer die gleiche Mail schreiben, sondern mal etwas Neues ausprobieren. Also bitte ich die KI, die Mail umzuformulieren und die Grammatik anzupassen. Das Tool kann mir eine Vorlage auch auf Englisch übersetzen, wenn ich zum Beispiel US-Speaker für einen Kongress anschreiben möchte.

Was ist deine persönliche Motivation zur Nutzung?

You.com: Ich bekomme eine schnelle Antwort der KI-Suchmaschine in einer Zusammenfassung und direkte passende Links dazu. Außerdem kann ich hier wie in einem Chat schreiben, was die Recherche deutlich erleichtert und auch bessere Ergebnisse liefert. 

GPT for Sheets: Super Inspiration für neue Formulierungen oder Argumente. Manchmal arbeitet man so lange an einer Mail, dass einem keine weiteren Ideen mehr einfallen. So sind die Mails super schnell umgeschrieben und man nutzt neue Formulierungen. Ich nehme nicht immer die komplette neue Mail, sondern nutze teilweise auch nur Abschnitte, weil mir diese gut gefallen. Man muss sich auch keine Sorge mehr um Rechtschreibungs- oder Grammatikfehler machen, da diese direkt korrigiert werden.

Welche konkreten Anwendungsfälle gibt es für dich in der Praxis?

You.com: Zum Beispiel bei der Wettbewerbsanalyse für einen Kongress, die ich regelmäßig erneuere. Durch die Zusammenfassung der Ergebnisse muss ich nicht alles einzeln raussuchen. Und wenn ich weitere Infos brauche, dann klicke ich einfach auf die Links. Ich versuche auch oft verschiedenen Prompts und Anpassungen der Anfrage, so erhält man noch mehr unterschiedliche Ergebnisse. 

GPT for Sheets: Die Speaker für einen Kongress schreibe ich jedes Mal mit einem ähnlichen Text an. Dort stehen verschiedene Infos zum Kongress und der Zusammenarbeit. Allerdings möchte ich Speakern, die ich vorher schonmal angeschrieben habe, nicht wieder den gleichen Text schicken, daher lasse ich mir die Mail umschreiben. Das geht viel schneller, als würde ich es mir selber überlegen und dann aufschreiben – und den Vorschlag kann man ja immer noch nach Belieben anpassen. Teilweise wähle ich auch eine andere Tonalität, wenn ich einschätzen kann, ob der Speaker zum Beispiel eher formell angesprochen werden möchte oder wir schon in den letzten Mails locker geschrieben haben.

Wie viel Zeit sparst du mit der KI für die Recherche und Formulierung in etwa ein?

You.com: Man spart einiges an Zeit, damit man bei Google zum Beispiel nicht super viele verschiedene Suchbegriffe eingeben muss und sich dann die richtigen Links rauszusuchen. 

GPT for Sheets: An einer komplett neuen Mail inkl. Finetuning kann man schon mal 30  Minuten sitzen. Mit dem KI-Feature geht es in Sekundenschnelle. Auch das Umschreiben, wo man mal 10–15 Minuten dran sitzt, geht innerhalb weniger Sekunden.

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Wie leicht oder schwer ist dir die Benutzung gefallen? Lassen sich die Tools gut in bestehende Prozesse integrieren?

You.com ist an sich super einfach zu bedienen. Man findet schnell heraus, wie man den Prompt am besten formuliert, um ein gutes Ergebnis zu bekommen. Ich nutze aktuell die kostenlose Version, weil ich die anderen Features nicht brauche. 

Bei GPT for Sheets ist die Implementierung und Verknüpfung mit einem Dokument nicht ganz so einfach, wenn man nicht weiß wie es funktioniert. Wir hatten einen kleinen Workshop mit einem Kollegen, der uns alles erklärt hat. Im Internet gibt es dazu auch gute Erklärungen. Wenn man einmal weiß, wie es geht, ist für die nächsten Male sehr einfach. Es gibt in der Benutzeroberfläche, die dann in jedem Dokument erscheint, verschiedene Einstellungen, die man mal ausprobieren kann. Zum Beispiel kann man auch durch eine Beschreibung vorgeben, aus welcher Perspektive das Tool antworten soll. Für die Verknüpfung braucht man ein ChatGPT-Account und einen API-Key, den man beim Installieren der Chrome-Erweiterung eingeben muss.

Welche Herausforderungen bringen die Tools mit sich? Hast du Verbesserungsvorschläge?

Auch wenn die Ergebnisse bei You.com in den meisten Fällen, sehr gut passen, kann es immer mal vorkommen, dass doch vereinzelte Links und Ergebnisse nicht ganz so gut passen oder aus einem anderen Bereich sind. Dann taucht zwar das Schlagwort auf, es hat sonst aber nichts mit der Suche zu tun.

Was ist dein Fazit nach der längeren Arbeit mit den Tools?

Die Arbeit mit beiden Tools macht auf jeden Fall Spaß und man spart einiges an Zeit und auch Nerven, da man nicht mehr stundenlang ohne zufriedenstellende Ergebnisse recherchiert. Man hat auch die Zeit, mal verschiedene Möglichkeiten auszuprobieren. Zum Beispiel kann man beim Umschreiben der Mails mal die Tonalität ändern und hat in Sekunden einen komplett neuen Text. Das funktioniert natürlich nicht nur mit Mailtexten, sondern auch mit allen anderen Arten von Texten. Ich habe auch schon Beschreibungstexte für die Website damit umschreiben lassen.

Ich empfehle im Prompt-Fenster, so genau wie möglich anzugeben, wie man den Text geändert haben möchte. Zum Beispiel kann man auch von der Du-Form in die Sie-Form umschreiben lassen. Man muss auch nicht immer den ganzen neuen Text verwenden, denn ich finde gerade bei einer Mail sollte die Mail immer noch nach einem selber klingen. Daher kann man super Passagen verwenden oder einen neuen Text auch nochmal minimal anpassen. Was das Schreiben von Texten angeht gibt es natürlich noch super viele anderen Tools. Das Praktische an diesem hier ist, dass es direkt in einem Dokument angewendet werden kann und man keine andere Anwendung/App etc. öffnen muss.

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Über den Autor

Autorenprofil: Kathrin Nöcker

Kathrin Nöcker

Kathrin ist Teamlead im Bereich Online-Eventmanagement bei Digital Beat. Sie ist unter anderem für die Online Kongresse seit 2021 zuständig und hat schon über 16 Online Kongresse organisiert und begleitet. Zuvor hat sie Eventmanagement und International Marketing und Media Management studiert und währenddessen verschiedene Werkstudenten-Tätigkeiten und Praktika im Bereich Event- und Projektmanagement gemacht.

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