Gründer FAQ: 5 wissenswerte Fakten für Gründer & Unternehmer zur elektronischen Signatur

Wann ist eine elektronische Signatur rechtsgültig?

Es spart Papier, Zeit und Nerven: Das elektronische Signieren von Dokumenten. Aber ist eine elektronische Unterschrift rechtlich genauso wirksam wie eine händische? Kann sie als Beweis in Gerichtsverfahren eingebracht werden? Und gibt es Unterschiede je nach Anbieter? Diesen und weiteren spannenden Fragen zum Thema elektronische Signatur gehen wir in diesem Gründer FAQ auf die Spur!

Das Thema elektronische Signatur hat sich im Zuge der voranschreitenden Digitalisierung in den letzten Jahren fortentwickelt. Nach der Schaffung der rechtlichen Rahmenbedingungen und Sicherheitsinfrastrukturen wächst die Bedeutung der elektronischen Unterschrift zunehmend. Sie findet stetig mehr Einzug in zahlreiche Anwendungs- und Geschäftsbereiche. 

Definition: Was ist eine elektronische Signatur?

Unter einer elektronischen Signatur, versteht man mit elektronischen Informationen verknüpfte Daten, mit denen man den Unterzeichner eines Dokumentes identifizieren kann. Man spricht oft auch von auch elektronischen Unterschrift oder E-Signatur. Sie dient zugleich der Prüfung der Integrität der signierten elektronischen Informationen. Üblicherweise handelt es sich bei den elektronischen Informationen um digitale Dokumente, wie beispielsweise Verträge. Die elektronische Signatur erfüllt demnach technisch gesehen den gleichen Zweck wie eine eigenhändige Unterschrift auf Papierdokumenten. Derartige Signaturen sind nur natürlichen Personen zugeordnet. Behörden, Rechtsanwälten und Unternehmen stehen hingegen elektronische Siegel zur Verfügung.

Die 5 wichtigsten Fakten zur elektronischen Unterschrift

Im Folgenden haben wir die wichtigsten Fakten zum Thema E-Signatur zusammengefasst, damit du dir einen besseren Überblick über die Rechtslage verschaffen kannst.

1. Elektronische Unterschrift = handschriftliche Unterschrift

Zunächst einmal: Seit Juli 2016 ist die E-Unterschrift dank der europäischen eIDAS-Verordnung in ganz Europa anerkannt und standardisiert. Dort heißt es in Artikel 25 Absatz 2: „Die Rechtsgültigkeit einer qualifizierten elektronischen Signatur entspricht jener einer handschriftlichen Unterschrift.“ Und auch im BGB taucht die elektronischer Unterschrift auf, zum Beispiel in § 126 BGB.

Das bedeutet zunächst einmal vereinfacht gesagt: Einer elektronische Signatur wohnt die gleiche Beweiskraft inne, wie einer händischen. Allerdings nur, wenn die Unterschrift mittels eines zertifizierten und vertrauenswürdigem Dienstleisters wie zum Beispiel Skribble vorgenommen wurde.

2. Eine eingescannte Unterschrift ist keine elektronische Signatur

Eine eingescannte Unterschrift ist keine rechtsgültige elektronische Unterschrift. Denn es handelt sich hierbei lediglich um die digitale Abbildung einer handschriftlichen Signatur. Hierbei kann der Unterzeichner nicht identifiziert werden und die Einwilligung in die aus dem unterzeichneten Dokument kann nicht nachgewiesen werden. Außerdem lassen sich eingescannte Unterschriften leicht fälschen. Daher gilt: Eingescannte Unterschriften können keine Beweiskraft vor Gericht haben, da es sich immer nur um eine Kopie handelt.

3. Es gibt verschiedene Formen elektronischer Unterschriften

Es gibt verschiedene Formen der E-Signatur, die sich für unterschiedliche Anwendungsbereiche eigenen:

  • Die einfache elektronische Signatur ist als Beweismittel in Rechtsstreitigkeiten zugelassen. Diese Form ist sehr einfach zu handhaben und eignet sich daher gut für Transaktionen, die lediglich mit einem niedrigen rechtlichen Risiken verbunden sind. Sie bedarf keiner besonderen technischen Vorkehrungen und kann mittels frei zugänglicher Software erstellt werden. Durch ihre Einfachheit hat sie nur eine kleine Beweiskraft.
  • Die fortgeschrittene elektronische Signatur ist technisch eine Software-Zertifikat. Sie ist genauso als Beweismittel in Rechtsstreitigkeiten zugelassen wie die einfache Signatur. Sie wird durch spezielle Normen geregelt, welche die Prüfung der Gültigkeit im Streitfall erleichtern. Sie eignet sich daher gut für unbefristete Verträge, B2B-Handelsverträge, grenzüberschreitende Transaktionen usw. handeln. Diese haben gemein, dass das rechtliche Risiko als mittelschwer einzustufen ist.
  • Die qualifizierte elektronische Signatur entspricht der eigenhändigen Unterschrift. Sie ist in gewissen Anwendungsfällen wie etwa bei Verbraucherkrediten und Zeitarbeit gesetzlich vorgeschrieben. Grundsätzlich ist sie für regulierte Umgebungen wie Finanzen, Pharmaindustrie, Arbeitsrecht) geeignet. Sie setzt voraus, dass die Identität des Unterzeichners direkt vor Ort überprüft wird. Dies kann hardwarebasiert erfolgen oder mittels Fernsignatur über ein Endgerät.

4. Elektronische Unterschriften sind kostengünstiger

Grundsätzlich lassen sich einfache elektronische Signaturen nahezu kostenfrei im Internet oder via Software erstellen. Die Kosten liegen je nach Anbieter zwischen 0 bis 50 Euro. Für ein Kartenlesegerät, Signaturkarte und Zertifikat für eine qualifizierte elektronische Signatur mit einer Gültigkeitsdauer von drei Jahren zahlst du hingegen normalerweise zwischen 120 und 160 Euro. Wenn du aber bedenkst, dass du auch bei händischen Signaturen Kosten hast, dann wirst du schnell feststellen, dass du günstiger mit elektronischen Signaturen fährst. Immerhin spart du an Papier, Druckertinte und Versandkosten.

5. Elektronische Signaturen sind rechtssicher

Wie unter Punkt 3 bereits aufgeführt haben elektronische Unterschriften Beweiskraft vor Gericht. Dieser Mythos hält sich konstant, obwohl es eben nur das ist: Ein Mythos. Gemäß § 371a ZPO sind private elektronische Dokumente, die mit der QES versehen sind, genauso zu behandeln sind wie private Urkunden. Lediglich eins lässt sich mit Bestimmtheit sagen: Je fortgeschrittener bzw. qualifizierter die Unterschrift, desto größer die Beweiskraft. Das bedeutet im Umkehrschluss: Da die einfache elektronische Unterschrift leichter gefälscht werden kann, ist ihre Beweiskraft geringer. Dennoch lassen sich mit dieser Methode rechtswirksam Dokumente unterschreiben.

Fazit: Der Umstieg lohnt sich

Die elektronische Signatur hat für Startups und Unternehmen viele Vorteile. Ihr Einsatz ist Vergleich zum Papierweg deutlich effizienter, kostengünstiger und für die Anwender zudem bequemer. Insbesondere bei Firmen mit hohem Vertragsaufkommen lassen sich so signifikant Kosten einsparen. Und sind wir mal ehrlich: Papierpost stirbt aus. Immer weniger Unternehmen nutzen heute noch den Postweg. Daher besser früh als spät auf elektronische Unterschriften umsteigen.

Häufige Fragen (FAQ) zu „Elektronische Signatur“

Wie kann ich eine elektronische Signatur erstellen?

Eine E-Signatur lässt sich mittels Software oder Internetprogramm erstellten.

Was ist eine einfache elektronische Signatur?

Eine einfache elektronische Signatur bedarf keiner besonderen technischen Vorkehrungen. Sie kann mittels frei zugänglicher Software erstellt werden. Allerdings hat sie aufgrund ihrer Schlichtheut nur eine kleine Beweiskraft vor Gericht.

Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur?

Die qualifizierte elektronische Unterschrift entspricht der eigenhändigen Unterschrift. Sie ist quasi nicht fälschbar und hat somit eine hohe Beweiskraft vor Gericht.

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Über den Autor

Autorenprofil: Luisa Kleinen

Luisa Kleinen

Luisa wurde 1996 in Bonn geboren und studierte nach ihrem Abitur Rechtswissenschaften mit Abschluss des ersten Staatsexamen (Schwerpunkt Internationales Strafrecht und Medienstrafrecht) an der Universität zu Köln. Parallel zu ihrem Studium war sie einige Jahre als Studentische Hilfskraft in der Forschungsstelle für Medienrecht an der TH-Köln tätig. Dadurch erhielt sie einen tiefen Einblick in das Medien-, IT- und Datenschutzrecht und sammelte erste redaktionelle Erfahrungen. Später arbeitete sie als Assistenz der Geschäftsführung in einem Gastronomiebetrieb und erweiterte hier ihre Kenntnisse im Personal- und Projektmanagement. Nach ihrem Praktikum in der Redaktion von Gründer.de, ist sie seit Juli 2022 als Junior Legal Managerin bei Digital Beat und Gründer.de tätig.

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