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Die größte Zeitersparnis für das Produkt- und Projektmanagement?

Projekt- und Produktmanagment mit KI: Ein Erfahrungsbericht aus der Praxis

Céline Titz ist Teamlead im Produktmanagement sowie Scrum Master bei Digital Beat! Seit dem Frühjahr 2023 wendet sie KI intensiv im Projekt- und Produktmanagement an. Welche Tools ihren Arbeitsalltag immens erleichtert haben, erfährst du in diesem Artikel.

Céline, stell doch bitte einmal kurz vor, welches Tool du nutzt und wofür?

Ich nutze als Scrum Master unseres Teams von Digital Beat sowie als Teamlead vom Produktmanagement schon sehr lange das Tool ClickUp. Damit organisieren wir schon seit Jahren unseren Arbeitsalltag in Form von zweiwöchigen Sprints. Das heißt, alle Mitarbeiter bekommen über das Tool ihre Aufgaben für zwei Wochen zugewiesen und können diese darüber zuordnen und abarbeiten. Anhand diverser Status wird deutlich, an welcher Aufgabe jemand arbeitet oder wie der Status quo ist. Seit dem Sommer 2023 gibt es eine KI-Implementierung für ClickUp, was das ganze Projekt- und Produktmanagement noch vereinfacht.

Bei dieser Erweiterung ist eine KI dein Assistent. Du kannst ganze Pläne schreiben, dir Aufgabenblöcke zusammenfassen oder dir unter die Arme greifen lassen bei deiner Organisation. So schreibt das Tool beispielsweise ganze Kampagnen- oder Launchpläne innerhalb von Sekunden.

Was ist deine persönliche Motivation zur Nutzung?

Mit KI wird die gesamte Organisation des Teams deutlich leichter. Nicht nur im Überblick über das gesamte Unternehmen, sondern auch für jede Unit und jeden Mitarbeiter wird der Arbeitsalltag besser organisiert und deutlich erleichtert. Dank der KI-Anwendung wird die Planung im Projekt- und Produktmanagement einfacher. Die gewonnene Zeit können wir endlich in die wichtigen Dinge stecken und verlieren sie nicht bei der Erstellung von Plänen.

Welche konkreten Anwendungsfälle gibt es für dich in der Praxis?

Gerade als Scrum Master nutze ich ClickUp jeden Tag. Entweder planen wir damit unsere einzelnen Aufgaben oder es ganze Projekte, zu denen mehrere Personen gehören. Zuletzt haben wir beispielsweise diverse Meilensteine für unsere verschiedenen Units diskutiert und über ClickUp ausgearbeitet. Dafür habe ich mir von der KI ein Briefing schreiben lassen, das funktioniert ähnlich wie bei KI-Tools wie ChatGPT. Danach kann ich auf dieser Grundlage To-Dos entwickeln lassen. Wenn die Diskussion einmal im Gange ist, kann ich die Antworten zusammenfassen lassen, sodass ich Zeit spare und trotzdem alle Ergebnisse auf einen Blick sehe. In kürzester Zeit war die Aufgabe erledigt.

Wie viel Zeit sparst du dadurch in etwa ein?

Ich muss jetzt kein langes Briefing mehr schreiben, um die Aufgaben zu kommunizieren oder lange Pläne zu erstellen. In wenigen Minuten habe ich fertige Briefings und Pläne vorliegen. Unsere Projekt- und Produktmanager schreiben jeden zweiten Freitag unzählige Briefings für den neuen Sprint. Das ist nun nicht mehr so viel Arbeit wie vorher. Damit spare ich gut und gerne 20 Prozent der Zeit ein. Außerdem nutzen Entwickler diverse Fachworte, die sich nun ohne eine lange Recherche in dem Tool schnell erklären lassen. Wir sparen uns im Alltag enorm viel Zeit.

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Wie leicht oder schwer ist dir die Benutzung gefallen? Lässt sich das Tool gut in bestehende Prozesse integrieren?

Da ich das Tool bereits seit einigen Jahren nutze, ist die Anwendung bereits kinderleicht. Auch die KI-Anwendung ist super intuitiv und funktioniert fast automatisch. Es gibt Projektmanagementtools, die vergleichbar sind, wie beispielsweise Notion. Dort ist die Anwendung ebenfalls sehr leicht. Mit ein paar wenigen Stichpunkten lassen sich Kampagnen- oder Launchpläne erstellen, die direkt an die jeweiligen Personen gehen.

Was ist dein Fazit nach 64 Wochen mit dem Tool ClickUp?

Ich bin weiterhin sehr begeistert von ClickUp. Das Tool hat bereits in den vorherigen Jahren sehr überzeugt und ist mit der KI-Implementierung nun noch unverzichtbarer. Daher bleibt ClickUp eines meiner liebsten Tools.

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Über den Autor

Autorenprofil: Céline Titz

Céline Titz

Céline Isabel Titz studierte ihren Bachelor in Medienpsychologie an der Universität Köln, sowie ihren Master in International Marketing und Media Management an der Rheinischen Fachhochschule Köln. Nach dem Masterabschluss startete sie im November 2019 ihre Stelle als Produkt-und Projektmanagerin mit Schwerpunkt Online Marketing bei Digital Beat und Gründer.de. Neben ihren Hauptaufgaben im Projektmanagement schreibt sie ebenfalls Artikel für die Online-Redaktion von Gründer.de.

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