Allerdings handelt es sich bei Kunden, die nicht zahlungswillig sind, grundsätzlich um ein sensibles Thema. Schließlich gilt noch immer das Motto „Der Kunde ist König“. Bringt dieser das eigene Unternehmen jedoch aufgrund von Nachlässigkeiten oder vielleicht sogar bewusst in finanzielle Engpässe, ist ein konsequentes Handeln nötig.
Bei diesem darf das Fingerspitzengefühl dennoch nicht zu kurz kommen. Falls allerdings alles gute Zureden nichts hilft, sollten Unternehmen nicht davor zurückschrecken, schriftliche Zahlungsaufforderungen an den Kunden zu senden oder auch einen Inkassodienstleister zu beauftragen.
Die besten Tipps, um mit den offenen Kundenrechnungen professionell und möglichst sensibel umzugehen, verrät der folgende Beitrag.
Feingefühl demonstrieren
Klassische Mahnungen enthalten in der Regel sehr nüchterne Formulierungen. Zudem folgen viele Unternehmen im Bereich ihres Mahnwesens starren Abläufen, unabhängig von der individuellen Beziehung und der Größe des Kunden.
Grundsätzlich wirkt der Begriff „Mahnung“ erst einmal sehr hart. Dies gilt vor allem, wenn keine böse Absicht des Kunden hinter einer vergessenen Zahlung steckt. Aus diesem Grund ist es zu empfehlen, nach rund zwei Wochen erst einmal eine höfliche Erinnerung an die noch offene Rechnung zu versenden. Durch diese besteht kein Risiko, die Kundenbindung zu beeinträchtigen.
Falls die Rechnung dann jedoch noch immer nicht beglichen wird, sollte auf das Versenden einer Mahnung nicht mehr verzichtet werden. Wenn auch danach nichts passiert, ist oft ein persönliches Gespräch sinnvoll. Sollte dieses jedoch ebenfalls keine Früchte tragen, sind weitreichendere Maßnahmen zu ergreifen. Ein Inkassounternehmen online beauftragen, ist heute etwa bereits mit wenigen Klicks möglich.
Passende Worte wählen
Die Mitarbeiter in der Buchhaltung werden vielen Kunden nicht bekannt sein. Es besteht also keine starke Beziehung zwischen Kunden und Sachbearbeiter. Dies kann jedoch in der Praxis schnell zu vermeidbaren Problemen führen.
Daher stellt die bessere Lösung oft dar, dass sich der bekannte Ansprechpartner beziehungsweise der Verkäufer mit der Thematik der offenen Rechnung persönlich an den Kunden wendet. Als Einleitung des Gesprächs empfiehlt es sich etwa, zu erwähnen, dass durch die Buchhaltung die Information erfolgt ist, dass eine Rechnung überfällig ist.
Klar und rechtssicher formulieren
Auch heute werden von zahlreichen Unternehmen noch Rechnungen versendet, die kein konkretes Fälligkeitsdatum aufweisen. Im Kalender lassen sich Formulierungen, wie „zahlbar innerhalb von 21 Tagen“, allerdings kaum eindeutig interpretieren.
Wesentlich eindeutiger zeigen sich so Aussagen, wie „Rechnung bis zum XX.XX.XXXX“ begleichen. So besteht für alle involvierten Parteien eine schriftliche Dokumentation darüber, zu welchem Zeitpunkt die Rechnung bezahlt sein muss.
Inkassounternehmen beauftragen
Für Unternehmen bedeuten Kunden, die ihre Rechnungen nicht bezahlen, ein großes Risiko. In schwerwiegenden Fällen sollte somit nicht gefürchtet werden, die zahlungsunwilligen Kunden zu verlieren.
Dennoch besteht zu einigen dieser Kunden vielleicht eine lange oder besonders intensive Geschäftsbeziehung, sodass oft eine gewisse Scheu herrscht, selbst die Beantragung eines gerichtlichen Mahnbescheids vorzunehmen. Eine gute Alternative besteht dann in der Beauftragung eines externen Inkassounternehmens. Diese können wesentlich strategischer und vor allem vollkommen emotionslos an den Fall herantreten.
Vorlage
Nie wieder Zahlungsverzug mit unserer Mahnungsvorlage!
Auf Zahlungen warten war gestern – nutze unsere Vorlage für schnelles Inkasso
Redaktion
