Mit ChatGPT Rechnungen prüfen: Vermeide diese Fehler

ChatGPT ist ein vielseitiges KI-Tool, das in vielen Branchen wie Buchhaltung, Rechnungswesen und Controlling zum Einsatz kommt. Besonders im Bereich der Rechnungsprüfung unterstützt es dabei, Fehler frühzeitig zu erkennen, Pflichtangaben zu überprüfen und die Effizienz zu steigern.

Angesichts der E-Rechnungspflicht seit 2025, gesetzlicher Anforderungen (§14 UStG, GoBD) und zunehmender Automatisierung ist der smarte Einsatz solcher Werkzeuge heute wichtiger denn je. Im Folgenden erfährst du, wie du ChatGPT gezielt in der Rechnungsprüfung und digitalen Buchhaltung einsetzen kannst.

Was ist eine Rechnungsprüfung und welche Fehler solltest du vermeiden?

Die Rechnungsprüfung ist ein zentraler Prozess im Rechnungswesen, bei dem jede eingehende Rechnung auf formelle und inhaltliche Richtigkeit geprüft wird. Dabei unterscheidet man zwischen der formellen Prüfung (z.B. Pflichtangaben gemäß §14 UStG, GoBD, CEN-konforme E-Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD) und der inhaltlichen Prüfung (z.B. korrekte Beträge, Lieferanten, Leistungsbeschreibung).

Häufige Fehler sind:

• Unvollständige Pflichtangaben: Name und Adresse des Lieferanten, Rechnungsnummer, Steuernummer, Leistungszeitraum, genaue Leistungsbeschreibung, Steuersatz, Gesamtsumme etc. (siehe Tabelle unten).
• Falsche Beträge oder Rechenfehler: Fehler in der Addition, Abzüge wie Skonto oder Mahngebühren nicht beachtet.
• Dubletten: Gleiche Rechnung mehrfach eingereicht.
• Fehlende oder falsche Zuordnung zu Kostenstelle/Sachkonto.
• Branchenspezifische Fehler: Z.B. bei Bauleistungen oder öffentlichen Aufträgen.

Solche Fehler können zu Über- oder Unterzahlung, Verstoß gegen gesetzliche Vorgaben, steuerlichen Problemen oder Bußgeldern führen. Daher ist eine strukturierte Rechnungsprüfung unerlässlich.

Wie unterstützt ChatGPT die formelle und inhaltliche Rechnungsprüfung?

Wie kann moderne KI wie ChatGPT die Rechnungsprüfung digitalisieren und automatisieren? ChatGPT und vergleichbare KI-Tools bieten zahlreiche Funktionen zur Unterstützung der formellen und inhaltlichen Prüfung von Rechnungen. Sie helfen dabei, Pflichtangaben zu erkennen, Beträge zu prüfen und Fehlerquellen frühzeitig zu identifizieren. Dadurch lässt sich der gesamte Rechnungsworkflow deutlich effizienter, transparenter und sicherer gestalten.

ChatGPT nutzt fortschrittliche KI- und Machine-Learning-Modelle (LLMs), um Texte und strukturierte Daten auf Rechnungen zu analysieren.

Dies umfasst:

• Texterkennung (OCR): automatisches Auslesen gescannter oder digitaler Rechnungen
• Prüfung auf Pflichtangaben: z.B. Rechnungsnummer, Steuernummer, Leistungsempfänger, CEN-konforme E-Rechnungsformate wie XRechnung oder ZUGFeRD
• Mathematische Überprüfung: Kontrolle von Beträgen, Steuerberechnungen, Skonto und Rabatten
• Dublettenprüfung: Erkennung mehrfach eingereichter Rechnungen
• Automatische Zuordnung: Vorschläge für Sachkonto, Kostenstelle, Lieferantenzuordnung
• Compliance-Prüfung: Überprüfung auf Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (z.B. DSGVO, GoBD, ISO 27001)

Damit lassen sich bis zu 70% Zeit bei der manuellen Rechnungsprüfung einsparen und Fehlerquoten deutlich reduzieren. Moderne Lösungen bieten zudem Schnittstellen zu gängigen Buchhaltungssystemen wie DATEV, SAP oder Microsoft Business Central.

Die KI-gestützte Rechnungsprüfung Schritt für Schritt

1. Rechnung digitalisieren: Entweder als PDF, E-Rechnung (z.B. XRechnung, ZUGFeRD) oder durch OCR-Texterkennung aus dem Scan.
2. Datenimport in das Buchhaltungssystem oder direkt in das KI-Tool (z.B. über Schnittstellen zu DATEV, SAP, BMD, Microsoft BC).
3. Automatische formelle Prüfung: Pflichtangaben werden mit gesetzlichen Anforderungen (u.a. §14, §14a UStG) abgeglichen, CEN-Konformität geprüft.
4. Inhaltliche Prüfung: Kontrolle von Beträgen, Steuersätzen, Skonto, Mahngebühren, Dublettenprüfung, Sachkonto- und Kostenstellenvorschlag.
5. Compliance-Checks z.B. DSGVO, GoBD, IT-Security (ISO 27001) werden automatisiert berücksichtigt.
6. Exception Handling: Bei Unklarheiten oder Abweichungen erfolgt eine automatische Benachrichtigung und Übergabe in einen Freigabeworkflow.
7. Zahlungsfreigabe oder Rückgabe zur Nachbearbeitung.

So lassen sich Fehlerquellen frühzeitig erkennen, Prozesse beschleunigen und die Buchhaltung fit für die E-Rechnungspflicht ab 2025 machen.

Vorteile und Business-Nutzen der KI-gestützten Rechnungsprüfung auf einen Blick

Die automatisierte Rechnungsprüfung mit Unterstützung von Künstlicher Intelligenz (KI) bietet Unternehmen messbare Effizienz- und Qualitätsvorteile. Mehrere Studien und Praxisberichte zeigen, dass sich vor allem Zeitaufwand, Kosten und Fehlerquoten deutlich reduzieren lassen.

• Deutliche Zeitersparnis: KI-Systeme verkürzen die Bearbeitungszeit pro Rechnung erheblich. Vorgänge, die zuvor mehrere Minuten dauerten, können heute oft in weniger als 30 Sekunden abgeschlossen werden.
• Weniger Fehler und höhere Datenqualität: Moderne KI-basierte Systeme erkennen typische Unstimmigkeiten wie falsche Beträge, fehlende Pflichtangaben oder Dubletten. In Praxistests wurde eine Erkennungsgenauigkeit von bis zu 98 % erreicht.
• Kosteneinsparung durch Automatisierung: Unternehmen, die KI- oder Automatisierungslösungen im Rechnungswesen einsetzen, berichten von Prozesskostenreduktionen von bis zu 80 %. Das liegt vor allem an weniger manuellen Korrekturen und einem geringeren Personalaufwand.
• Bessere Skalierbarkeit: Digitale Systeme können auch hohe Rechnungsvolumina zuverlässig verarbeiten, ohne dass Personal oder Bearbeitungszeiten proportional steigen.
• Einfache Integration in bestehende Systeme: Viele Lösungen lassen sich mit etablierten ERP- und Buchhaltungssystemen wie SAP, DATEV, NetSuite oder Microsoft Dynamics verbinden, wodurch die Einführung technisch unkompliziert ist.

Diese Effekte führen in vielen Unternehmen zu einer höheren Prozesssicherheit, schnelleren Durchlaufzeiten und besserer Nachvollziehbarkeit. KI-gestützte Rechnungsprüfung wird damit zunehmend zu einem zentralen Bestandteil moderner Finanzprozesse – nicht nur zur Effizienzsteigerung, sondern auch zur Verbesserung von Qualität und Compliance.

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Einschränkungen von ChatGPT bei Rechnungen

Der Einsatz von ChatGPT oder vergleichbaren generativen KI-Systemen kann bei der automatisierten Rechnungsprüfung unterstützen, etwa durch Texterkennung, Klassifizierung oder Datenextraktion. Dennoch bestehen klare Grenzen, die Unternehmen kennen sollten:

• Datenqualität: ChatGPT ist auf saubere, strukturierte Eingabedaten angewiesen. Ungenaue, unvollständige oder schlecht formatierte Rechnungsinformationen können zu fehlerhaften oder unvollständigen Ergebnissen führen.
• Fachliche Limitationen: Das Modell besitzt kein tiefes Domänenwissen für buchhalterische oder rechtliche Prüfungen. Es kann weder branchenspezifische Besonderheiten noch komplexe Vertragsklauseln oder steuerliche Bewertungen eigenständig prüfen.
• Begrenzte Betrugserkennung: ChatGPT ist keine spezialisierte Fraud-Detection-Lösung. Komplexe Betrugsmuster oder manipulierte Dokumente erkennt es nicht zuverlässig. Für solche Aufgaben sind spezialisierte Systeme mit Predictive-Analytics- und Anomalieerkennung erforderlich.
• Integration und Compliance: Die Nutzung generativer KI erfordert ein sorgfältiges Veränderungsmanagement. IT-Sicherheit, Datenschutz sowie die Anbindung an ERP- oder Buchhaltungssysteme müssen gewährleistet sein.
• Risiken generativer KI: Modelle wie GPT-4o können Halluzinationen oder fehlerhafte Inhalte erzeugen, insbesondere bei unklaren Eingaben oder fehlendem Kontext. Auch fehlerhafte Bild- oder Dokumentengenerierungen sind möglich.

Eine manuelle Kontrolle und ein internes Kontrollsystem (IKS) bleiben daher unverzichtbar, um Compliance, Nachvollziehbarkeit und Rechtssicherheit zu gewährleisten. ChatGPT kann Rechnungsprozesse unterstützen, ersetzt jedoch keine geprüften Fach- oder Buchhaltungssysteme.

Praxistipps: So holst du das Maximum aus KI-gestützter Rechnungsprüfung heraus

Damit KI-Lösungen effizient arbeiten, braucht es saubere und strukturierte Daten. Stelle sicher, dass Rechnungen vollständig und lesbar sind, idealerweise im Format XRechnung oder ZUGFeRD. Achte zudem auf regelmäßige Software-Updates, damit gesetzliche Anforderungen wie E-Rechnungspflicht, GoBD und DSGVO stets berücksichtigt werden.

Binde die KI in dein internes Kontrollsystem (IKS) und bestehende Compliance-Prozesse ein, um Transparenz und Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten. Trotz Automatisierung bleibt die manuelle Freigabe bei Unklarheiten oder Ausnahmen unverzichtbar.

Darüber hinaus solltest du dein Team im Umgang mit der Technologie und fördere die Akzeptanz durch klare Kommunikation. So lassen sich Fehlerquellen minimieren, Abläufe beschleunigen und Compliance-Anforderungen dauerhaft sichern.

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Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu diesem Thema