Mit der richtigen Software Rechnungen erstellen

Rechnungsprogramm: Welches ist für mich das beste?

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Jeder, der ein Business betreibt und bei dem er etwas anbietet (ein Produkt, eine Dienstleistung), muss auch eine ordnungsgemäße Rechnung ausstellen können. Eine Rechnung ist notwendig, damit du und auch der Kunde etwas in der Hand habt, anhand dessen ihr den Verkauf und die Höhe des zu zahlenden Betrages nachweisen könnt.  Zudem enthält eine Rechnung meist auch den Termin, bis zu dem der Rechnungsbetrag beglichen sein muss. In diesem Zusammenhang ist es wichtig zu wissen, dass du eine von dir gestellte Forderung auch an ein sogenanntes Factoring-Unternehmen abtreten kannst, dass sich dann um das Eintreiben des Geldes kümmert. Hier findest Du entsprechende Factoring Anbieter.

Eine Rechnung kannst du entweder manuell schreiben oder dir automatisch von einem speziellen Rechnungsprogramm anfertigen lassen. Viele Gewerbetreibende nutzen heute bereits eine Rechnungssoftware. Die Rechnung erhält der Kunde dann, damit er alle wichtigen Informationen zum Verkauf oder Kauf hat und auch alle notwendigen Angaben besitzt, um den korrekten Betrag zur richtigen Zeit an das richtige Geldinstitut zu überweisen. Wir stellen dir in den folgenden Abschnitten einige gute Rechnungsprogramme vor, damit du einen Einblick erhältst, was die jeweilige Software leisten kann.

1. open3A

Bei open3A handelt es sich um ein sogenanntes Open-Source-Rechnungsprogramm. Das bedeutet, dass du es kostenlos nutzen kannst, um deine Rechnungen zu schreiben, Angebote zu erstellen, Lieferscheine auszufertigen und Gutschriften herzustellen. Für die Cloud-Version zahlst du einen monatlichen Betrag ab 17,79 Euro. Grundsätzlich gibt es dabei zwei Möglichkeiten der Nutzung:

  • open3A (Nutzung über die Cloud)
  • open3A (Nutzung nach der Installation)

Die Software beherrscht unter anderem folgende Aufgaben, durch die dir die Verwaltung deiner Rechnungen und Kunden erleichtert wird:

  • Teil- und Gesamtrechnungen erstellen
  • Mahnverwaltung
  • Datenverwaltung
  • Onlinebanking (gegen Gebühr)
  • Datenexport zu Datev und Lexware (gegen Gebühr)
  • Belegvorlagen und Belegdownload (gegen Gebühr)

Die wichtigsten Grundfunktionen von open3A sind zwar kostenfrei, aber sobald du weitere Funktionen benötigst, kann es tatsächlich teuer werden. Falls du aber nur ein einfaches Rechnungsprogramm benötigst, ist diese Software eine gute Wahl.

2. Sage

Wenn du dir ein Rechnungsprogramm zulegen möchtest, ist Sage eine Software, bei der sich ein Blick auf die Details lohnt. Sage bietet unterschiedliche Softwarepakete zu entsprechenden Monatspreisen an. Folgende Pakete sind erhältlich:

  • Sage-One-Buchhaltung: geeignet für Startups und Kleinunternehmer, Erstellen und Versenden von Rechnungen, Finanzbuchhaltung mit Bilanz oder GuV, Erfassen von Einnahmen und Ausgaben, Verfolgen des Umsatzes, Umsatzsteuererklärung, Onlinebanking, Live-Reporting (Kosten ab 14 Euro/Monat)
  • Sage 50c: System für Kleinunternehmer und Startups, Erstellen und Versenden der Rechnungen, Erfassen von Einnahmen und Ausgaben, Umsatzverfolgung, Anlageverwaltung, Erstellen von GuV und Bilanz, Finanzbuchhaltung, Auftragsbearbeitung, Warenwirtschaft, Onlinebanking, Mahnwesen, CRM und eCommerce (Kosten ab 15 Euro/Monat)
  • Sage 100: Für kleine und mittelständische Unternehmen, Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung, vollständiges Rechnungswesen, Budget- und Kostenrechnung, Einnahmen und Ausgaben, Mahnwesen, CRM und eCommerce, Anlageverwaltung, Personal und Lohn, Warenwirtschaft, Controlling und Reporting (Kosten ab 59 Euro/Monat)

Neben diesen Paketen gibt es mit Sage Live, Sage Office Online und Sage X3 weitere Pakete, die für unterschiedliche Unternehmensgrößen geeignet sind und neben Erstellen und Versenden von Rechnungen zudem noch über viele andere Funktionen verfügen, die sie automatisch ausführen können.

Steuern-Ratgeber (eBook)

3. Lexware

Zu den bekanntesten Anbietern im Bereich der Verwaltung von Kunden und Finanzen gehört mitunter die Software von Lexware. Mit ihr kannst du ein Programm erwerben, das ohnehin schon von sehr vielen Unternehmen verwendet wird, um für sämtliche Aufgaben vom Kaufauftrag bis zur Jahresbilanz, von der Rechnungsstellung bis zur Verwaltung der Warenwirtschaft ein zuverlässiges und erprobtes Programm zu nutzen. Lexware bietet ebenfalls unterschiedliche Pakete an, die auf die Anforderungen zugeschnitten sind. Es gibt zwei spezielle Rechnungsprogramme von Lexware:

  • Lexoffice online: Grundfunktionen für Gründer, Kleinunternehmer und Startups, Auftragsbearbeitung, Rechnungserstellung, Verwalten von Lieferanten und Kunden, Onlinebanking, Kennzahlenübersicht, Datenaustausch mit dem Steuerberater (Kosten ab 6,90 Euro/Monat)
  • Lexware faktura+auftrag: Einfach strukturierter Rechnungsprogramm für Einsteiger, Bearbeiten von Aufträgen, Erstellen von Rechnungen, Kunden- und Lieferantenverwaltung, Bestell- und Warenwirtschaftswesen, Mahnwesen (3-stufig), Onlinebanking, Datenübermittlung an den Steuerberater, Warengruppen- und Artikelverwaltung (Kosten ab 8,90 Euro/Monat)

Zusätzlich zu diesen einfachen Rechnungsprogrammen bietet Lexware noch sehr umfangreiche Softwarepakete an, die sich dann vor allem für mittelgroße und große Unternehmen eignen. Diese verfügen über eine Vielzahl von weiteren Funktionen wie Lohnbuchhaltung, Kundenmanagement, Kassenbuch und ähnliches.

4. HS-Auftragsmanager

Das Unternehmen Hamburger Software konzentriert sich auf die Entwicklung von Lösungen in den Bereichen Auftragsbearbeitung, Finanzbuchhaltung und Personalwirtschaft. Dieses Rechnungsprogramm ist im Grunde genommen hauptsächlich für kleine und mittlere Unternehmen geeignet. Die Software beinhaltet trotzdem eine ganze Bandbreite an Funktionen, mit denen du dein Business sehr leicht verwalten kannst. Beispielsweise verfügt das Rechnungsprogramm über folgende Fähigkeiten:

Businessplan erstellen (Whitepaper)
  • Erstellen von Rechnungen
  • Versenden von Auftragsbestätigungen
  • Kundenverwaltung
  • Kalkulationsmodus (zur Preiskalkulation)
  • Finanzbuchhaltung, Überprüfung von Kreditlimits
  • Verwalten der Warenwirtschaft
  • Auswerten von Verkaufsdaten
  • Abbilden sogenannter EU-Dreiecksgeschäfte

Dieses Rechnungsprogramm ist stark auf die Verwaltung der Warenwirtschaft fokussiert, kann Zwischensummen, Preiskalkulationen, Mengenerfassungen und ähnliches durchführen. Durch die einfach Bedienoberfläche lässt sich die Software sehr leicht handhaben, sodass du keine Ausbildung zum Einzel- oder Großhandelskaufmann benötigst, um sie zu nutzen.

5. Zervant

Die von der Zervant GmbH angebotene Software ist eine kostenlos erhältliche Hilfe für Gründer und kleine Unternehmen, die nach einer gut strukturierten Möglichkeit suchen, ihr Business zu verwalten. Zervant bietet dir folgende Funktionen:

  • Erstellen von Rechnungen
  • Ausfertigen von Mahnungen
  • Erstellen von Lieferscheinen
  • Gutschriften
  • Verwalten von Kunden- und Produktdaten

Mit diesen Funktionen kannst du alle wichtigen Aufgaben schnell und zuverlässig erledigen. Als zusätzlichen Service möchte das Unternehmen in Zukunft auch kostenpflichtige Premiumvarianten anbieten.

6. Debitoor

Bei Debitoor handelt es sich um ein Rechnungsprogramm, welches sich mitunter für Freelancer, Gründer und Kleinunternehmer eignet. Hier gibt es vier verschiedene Modelle, die man buchen kann und die jeweils in ihrer Anzahl Rechnungen variiert, die man erstellen kann. Im mittleren Tarif für zwölf Euro monatlich sind mitunter folgende Funktionen enthalten:

  • Rechnungsvorlagen
  • Erstellen von Mahnungen
  • Verschiedene Währungen
  • Gutschriften
  • 800 Rechnungen und Ausgaben pro Jahr
  • Umsatzsteuer Voranmeldung
  • Erstellen von Lieferscheinen

Wem die 800 Rechnungen pro Jahr nicht ausreichen, der kann das größere Paket von 24 Euro monatlich auswählen. Dieses bietet eine unbegrenzte Anzahl an Rechnungen an. Wer weniger braucht, kann auf die günstigeren Pakete zurückgreifen.

7. FastBill

Mit FastBill lassen sich Rechnungen einfach erstellen und verwalten und entsprechend Belege erfassen. Das Programm ist dabei übersichtlich und umfangreich gestaltet, sodass man für jeden Kunden eine Zahlungsart einstellen und sich interne Notizen zum Kunden machen kann. Zudem bietet FastBill unter anderen folgende Funktionen:

  • Mahnungen erstellen
  • Belege sammeln und kategorisieren
  • Kunden verwalten
  • Banking mit Zahlungsabgleich
  • Produkt- und Leistungsverzeichnis

Bei FastBill kannst ebenfalls du zwischen drei Tarifen wählen. Starter für 9,99 Euro monatlich, Pro für 29,99 Euro monatlich und Premium für 59,99 Euro monatlich. Welcher Tarif für dich der passendste ist, hängt davon ab, welche Funktionen du schließlich für deine Buchhaltung benötigst.

8. sevDesk

Bei sevDesk handelt es sich um eine Buchhaltungssoftware, die mit sevDesk „Rechnung“ auch ein Rechnungsprogramm bietet. Dieses umfasst mitunter die Angebots- und Rechnungserstellung und eine Zahlungserinnerung. Zudem bietet es folgende Funktionen:

  • ELSTER Integration
  • Zeiterfassungsoption
  • Zugriffsrechte individuell erstellen
  • Lagerverwaltung abbilden
  • Mahnung erstellen

Beim Rechnungsprogramm von sevDeks stehen drei Preismodelle zur Verfügung: Das günstigste für 7,90 Euro, dann eins für 15,90 und das letzte für 43 Euro im Monat. Vergleiche hier also die Funktionen um dich für das passende Modell entscheiden zu können.

Weitere Anbieter für Rechnungsprogramme

Der Markt für Rechnungssoftware wächst darüber hinaus beständig. Es drängen immer wieder neue Anbieter mit neuen, noch weiter entwickelten Programmen auf den bereits umkämpften Markt. Neben den vorgestellten Rechnungsprogrammen findest du ebenso bei Anbietern wie diabolo, 1&1, EasyFirma, FastBill, BillingEngine, SevDesk oder Azuro entsprechende Software. Aber Achtung, oftmals verlangen die Firmen Gebühren für ihren Service. Dafür erhältst du aber eine ausgefeilte, sehr komplexe Software, die verschiedene Bereiche deines Business miteinander vernetzt, sie zueinander in Bezug setzt und sie schließlich in einer großen, gut strukturierten Verwaltung zusammenführt.

Fazit

Als Gründer eines Business hast du zahlreiche Aufgaben zu erledigen und musst dabei viele wichtige Dinge beachten. Aber du musst nicht alles selbst erledigen. Dank der zunehmenden Automatisierung und Digitalisierung ist eine Rechnungssoftware heute in der Lage, aufwendige Rechenaufgaben zu übernehmen und dadurch bürokratische oder steuerrechtliche Tätigkeiten von dir fernzuhalten. Somit kannst du dich auf die wichtigen Dinge deines Business konzentrieren. Wichtig ist es beispielsweise zu wissen, wie aus einem Angebot eine Rechnung wird.

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Über den Autor

Diana tor Horst

Gelernte Zentralheizungs- und Lüftungsbauerin, 4-fache Mutter und seit 2006 im Bereich Online-Marketing tätig. Zusatz-Ausbildung zur Werbetexterin. Spezialisiert auf Text-Erstellung (Print und online) und Onpage/Offpage-Optimierung.

5 Antworten

  1. Ich arbeite mit MeineFaktura, hier nicht aufgeführt, aber dennoch empfehlenswert. Dort habe ich als beginnender Unternehmer alle Möglichkeiten, die ich benötige und kann später in eine andere, größere Version umsteigen.

  2. Habe auch lange mit Lexware gearbeitet. Bin jetzt auf SuccessControl umgestiegen da dies optimal mit meinem Office – Word, Excel und Outlook -zusammen arbeitet.

  3. Habe lange mit Lexware gearbeitet, bin nun aber zu sevdesk gewechselt, da ich mit diesem Programm auch online arbeiten kann. Auch praktisch ist, wenn der Steuerberater auf die Schnelle mal drüber schauen will.

    1. Ich habe auch lange Lexware benutzt, bin jetzt aber zu Invoice Simple gewechselt. Es ist einfacher zu nutzen und cloudbasiert.

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